Είναι εύκολο, βήμα βήμα
Τα έγγραφα συγχώνευσης αλληλογραφίας αποτελούν συχνά τη βάση για συγχώνευση αλληλογραφίας που θέλετε να στείλετε σε πελάτες μέσω του Outlook, για παράδειγμα. Η προσπάθεια χρήσης μεμονωμένων υπερσυνδέσμων σε τέτοια έγγραφα αποτυγχάνει επειδή οι σύνδεσμοι εξάγονται ως εντελώς κανονικό κείμενο, αν και έχουν διαμορφωθεί σωστά ως υπερσυνδέσεις στην προέλευση δεδομένων. Ο παραλήπτης του e-mail δεν μπορεί να κάνει κλικ στην υπερ-σύνδεση και να εμφανίσει τη σχετική σελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης. Το Word αγνοεί οποιαδήποτε μορφοποίηση κατά την ανάληψη των πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας από την πηγή δεδομένων και αναλαμβάνει μόνο το καθαρό κείμενο από το πεδίο δεδομένων.
Ένας τρόπος επίλυσης αυτού του προβλήματος είναι να διασφαλίσετε ότι έχει διαμορφωθεί ως υπερ -σύνδεσμος στο Word. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε μια ειδική συνάρτηση πεδίου που έχει ρυθμιστεί ως εξής:
- Αρχικά δημιουργήστε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας ως συνήθως.
- Χρησιμοποιήστε το μενού VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων »Συγχώνευση αλληλογραφίας«. Στο Word 2010 και 2007 θα βρείτε τα αντίστοιχα στοιχεία ελέγχου στην καρτέλα »Ταχυδρομεία«.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε να εμφανίζεται ο υπερσύνδεσμος και επιλέξτε το μενού INSERT FIELD (Word 2003, 2002 / XP, 2000) ή κάντε κλικ στην καρτέλα »Εισαγωγή« στην »Ομάδα κειμένου« On FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 και 2007 ).
- Στο παράθυρο διαλόγου που ακολουθεί, επιλέξτε την καταχώρηση »Υπερσύνδεση« στη λίστα FIELD NAMES και κάντε κλικ στο OK. Αγνοήστε το "Σφάλμα! Μη έγκυρη αναφορά υπερσύνδεσης. «.
- Τώρα σημειώστε το μήνυμα σφάλματος μέχρι και το σημείο και εκχωρήστε το στυλ »Υπερσύνδεση« (μπλε, υπογραμμισμένο κείμενο).
- Κάντε δεξί κλικ στο πεδίο και επιλέξτε EDIT HYPERLINK.
- Στο πεδίο ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ AS, εισαγάγετε το κείμενο που πρέπει να εμφανίζεται αντί της υπερ -σύνδεσης, για παράδειγμα »Περισσότερα …« ή »Κάντε κλικ εδώ για περισσότερες πληροφορίες …«.
- Στο πεδίο ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, πληκτρολογήστε οποιαδήποτε διεύθυνση όπως "http://www.address.de" και κάντε κλικ στο OK. Αυτή η διεύθυνση θα αντικατασταθεί αργότερα από το πραγματικό περιεχόμενο από το πεδίο προέλευσης δεδομένων.
- Πατήστε Alt + F9 για να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση των κωδικών πεδίου. Τώρα θα δείτε την ακόλουθη συνάρτηση πεδίου στο έγγραφο του Word:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Επιλέξτε το κείμενο μεταξύ των εισαγωγικών (εδώ "http: // www. Adresse.de") και εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας από την πηγή δεδομένων που περιέχει τον υπερσύνδεσμο, για παράδειγμα ένα πεδίο "Link" ή "URL". Η συνάρτηση πεδίου μοιάζει τώρα με αυτήν:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Πατήστε Alt + F9 για να απενεργοποιήσετε ξανά την εμφάνιση των κωδικών πεδίου, τοποθετήστε τον κέρσορα οπουδήποτε στον κωδικό πεδίου και πατήστε F9.
Το Word ενημερώνει τώρα τον κωδικό πεδίου σύμφωνα με τις πληροφορίες στην τρέχουσα εγγραφή. Εάν τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από τον υπερσύνδεσμο, το Word εμφανίζει την αντίστοιχη διεύθυνση υπερσύνδεσης της τρέχουσας εγγραφής δεδομένων ως επεξήγηση εργαλείου και το μήνυμα »Ctrl-click to follow link«.
Μπορείτε τώρα να ξεκινήσετε την έξοδο της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Outlook και θα βρείτε σωστά μορφοποιημένους υπερ-συνδέσμους "με δυνατότητα κλικ" στα e-mail στα εισερχόμενα.
