Πλαίσιο ελέγχου στο Word: Καθορίστε την απάντηση που πρέπει να σημειωθεί

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Γιατί είναι δύσκολο να εισαγάγετε κείμενο σε μια φόρμα ή ένα πρότυπο εγγράφου, όταν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πλαίσια ελέγχου για να καθορίσετε τις απαντήσεις που πρέπει να επισημανθούν; Αυτό όχι μόνο σας εξοικονομεί πολύ χρόνο κατά τη συμπλήρωση της φόρμας, αλλά είναι επίσης πολύ πιο γρήγορη και πιο στοχευμένη όταν αξιολογείτε τις φόρμες αργότερα.

Ομολογουμένως, το Word δεν φαίνεται να μας διευκολύνει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για «πλαίσια επιλογής», η χρήση του πεδίου φόρμας πλαισίου ελέγχου, το οποίο είναι διαθέσιμο από το 1993, έχει τις παγίδες του. Οχι πια! Επειδή έχετε πάντα διαθέσιμες τουλάχιστον δύο λύσεις πλαισίου ελέγχου, στο Word 2010 ακόμη και τρεις: με και χωρίς προστασία φόρμας ή με ελεύθερα επιλέξιμα σύμβολα - όπως θέλετε.

Μάθετε εδώ πώς μπορείτε τώρα να χρησιμοποιήσετε και τις τρεις πιθανές λύσεις σε χρόνο μηδέν.

Το κλασικό: το πεδίο φόρμας του πλαισίου ελέγχου

Χρειάζεστε πλαίσια ελέγχου για να κάνετε κλικ σε μια φόρμα ή σε ένα πρότυπο εγγράφου; Χρησιμοποιούνται πρόσθετα πεδία τύπου «πεδίο φόρμας κειμένου» στο έγγραφο για την εισαγωγή κειμένου ή ημερομηνιών ή αναπτυσσόμενα πεδία φόρμας για την επιλογή προκαθορισμένων στοιχείων; Στη συνέχεια, τα πεδία φόρμας του πλαισίου ελέγχου είναι η τέλεια επιλογή. Το πεδίο φόρμας του πλαισίου ελέγχου συμπεριφέρεται ακριβώς όπως τα άλλα πεδία φόρμας και ενεργοποιείται μόνο όταν το έγγραφο προστατεύεται, δηλαδή μόνο τότε μπορεί να ενεργοποιηθεί και απενεργοποιηθεί με ένα κλικ του ποντικιού.

Το γεγονός ότι το πεδίο φόρμας του πλαισίου ελέγχου μπορεί να ενεργοποιηθεί και απενεργοποιηθεί μόνο με την κατάλληλη προστασία εγγράφων μπορεί να είναι μειονέκτημα αυτής της λύσης. Επειδή στις προστατευμένες φόρμες μπορούν να αντιμετωπιστούν μόνο τα πεδία φόρμας και μόνο το περιεχόμενό τους μπορεί να αλλάξει. Πρέπει η φόρμα φόρμας να έχει επίσης την επιλογή εισαγωγής εκτεταμένων σχολίων ή εισαγωγής εικόνων; Στη συνέχεια, πρέπει να εργαστείτε με συνεχείς αλλαγές τμημάτων και να προστατεύσετε επιλεκτικά τις ενότητες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν σχεδιάζετε φόρμες, καθώς μπορείτε να εργαστείτε σε περιορισμένο βαθμό μόνο με πίνακες για την ευθυγράμμιση της φόρμας.

Εισαγωγή πεδίων φόρμας πλαισίου ελέγχου

Και με αυτόν τον τρόπο εισάγετε πεδία φόρμας πλαίσιο ελέγχου στο έγγραφό σας και στη συνέχεια διασφαλίζετε την κατάλληλη προστασία εγγράφων:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το πλαίσιο ελέγχου στο έγγραφό σας.

2. Word 2010 και 2007: Μεταβείτε στην καρτέλα DEVELOPER TOOLS και κάντε κλικ στο κουμπί PREVERSION TOOLS (Word 2010) ή LEGACYTOOLS (Word 2007) στην ομάδα CONTROLS. Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί CONTROL BOX.
   Word 2003, 2002 και 2000: Στη γραμμή εργαλείων FORM, κάντε κλικ στο εικονίδιο CHECK BOX.

3. Το πλαίσιο ελέγχου εισάγεται στο έγγραφο. Για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου με ένα κλικ του ποντικιού, πρέπει τώρα να προστατεύσετε το έγγραφο και να το αφήσετε για εισαγωγή στη φόρμα.

4. Word 2010: Στην καρτέλα ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ομάδα ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ, κάντε κλικ στο κουμπί ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ.
   Word 2007: Στην καρτέλα DEVELOPER TOOLS, PROTECT group, κάντε κλικ στο κουμπί PROTECT DOCUMENT.
   Word 2003: Καλέστε το μενού EXTRAS, ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ.
   Word 2002 και 2000: Καλέστε το μενού EXTRAS, ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ. Στο παράθυρο διαλόγου Προστασία, επιλέξτε το κουμπί επιλογής FORMS. Εάν θέλετε να προστατεύσετε μόνο ορισμένα τμήματα, μπορείτε να τα ορίσετε χρησιμοποιώντας το κουμπί ΕΝΟΤΗΤΕΣ. Εάν είναι απαραίτητο, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και επιβεβαιώστε το παράθυρο διαλόγου με το OK.

5. Μόνο Word 2010, 2007 και 2003: Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου για 2. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΩΝ στην περιοχή εργασιών. Στη συνέχεια, επιλέξτε την καταχώρηση ΠΛΗΡΩΜΗ ΣΕ ΜΟΡΦΕΣ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο παρακάτω. Εάν θέλετε να προστατεύσετε μόνο ορισμένες ενότητες, μπορείτε στη συνέχεια να τις ορίσετε χρησιμοποιώντας ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΝΟΤΗΤΩΝ. Κάντε κλικ στο κουμπί ΝΑΙ, ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΡΑ και εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, εάν είναι απαραίτητο.

6. Προς το παρόν, η φόρμα προστατεύεται και το πλαίσιο ελέγχου είναι έτοιμο για χρήση.

Νέο στο Word 2010: Το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος περιεχομένου

Τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου που εισήχθησαν για πρώτη φορά στο Word 2007 έχουν ενισχυθεί στο Word 2010, ώστε να περιλαμβάνουν το πλαίσιο ελέγχου το περιεχόμενο. Το πλεονέκτημα των στοιχείων ελέγχου περιεχομένου είναι ότι τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου είναι "ενεργά" αμέσως και δεν χρειάζεστε πρόσθετη προστασία εγγράφων. Επομένως, δεν υπάρχουν περιορισμοί, όπως στην προστασία εγγράφων για πεδία φόρμας με τη μορφή ανενεργών συναρτήσεων στην απροστάτευτη ενότητα (ανάλογα με την έκδοση του Word, δεν είναι δυνατά σχόλια, προσαρμογές περιθωρίου, προσαρμογές στους αριθμούς σελίδων και πολλά άλλα). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου περιεχομένου για να προσδιορίσετε ότι το στοιχείο ελέγχου περιεχομένου δεν μπορεί να διαγραφεί. Αυτό θα αποφύγει την κατά λάθος κατάργηση του ελέγχου περιεχομένου κατά την επεξεργασία του κειμένου.

Ένα άλλο πλεονέκτημα του ελέγχου περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου είναι ότι δεν χρειάζεται να περιοριστείτε στα παρεχόμενα σύμβολα "κενό πλαίσιο ελέγχου" και "πλαίσιο ελέγχου". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ιδιότητες για να καθορίσετε μεμονωμένα ανάμεσα σε ποια δύο σύμβολα αλλάζετε μπρος -πίσω με ένα κλικ του ποντικιού. Το περιεχόμενο των στοιχείων ελέγχου περιεχομένου - και επομένως και η κατάσταση του πλαισίου ελέγχου - μπορεί να συνδεθεί με ένα «DataStore», το οποίο αποθηκεύεται απευθείας στο αρχείο Word στο φάκελο »CustomXML«. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να αξιολογήσετε αυτά τα δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως η Access ή το Excel.

Το μειονέκτημα του ελέγχου περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου είναι ότι η λύση είναι προς το παρόν διαθέσιμη μόνο στο Word 2010. Όταν ανοίγει ένα έγγραφο με στοιχείο ελέγχου περιεχομένου πλαισίου ελέγχου στο Word 2007, το Word 2007 μετατρέπει το πλαίσιο ελέγχου σε στοιχείο ελέγχου περιεχομένου απλού κειμένου - η ιδιότητα του πλαισίου ελέγχου χάνεται. Κατά το άνοιγμα του αρχείου 2010 στο Word 2003, 2002 και 2000, όλα τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου μετατρέπονται σε απλό κείμενο. Επιπλέον, πρέπει να σημειωθεί ότι τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου δεν μπορούν να μετακινηθούν το ένα μετά το άλλο, όπως τα πεδία φόρμας με το πλήκτρο Tab ή το πλήκτρο F11 ή το Shift + F11. Η χρήση του ποντικιού είναι πάντα απαραίτητη εδώ.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου ελέγχου περιεχομένου

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον έλεγχο περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου στο Word 2010:

1. Ο έλεγχος περιεχομένου του πλαισίου ελέγχου βρίσκεται στην καρτέλα DEVELOPER TOOLS, η οποία δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt + X + O (γράμμα O) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου WOR OPTIONS.

2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται τώρα, κάντε κλικ στο CUSTOMIZE THE RIBBON στα αριστερά και ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου DEVELOPER TOOLS στη δεξιά πλευρά για τους MAIN TABS. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το OK.

3. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το πλαίσιο ελέγχου στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα DEVELOPER TOOLS και κάντε κλικ στο κουμπί CONTROL BOX στην ομάδα CONTROLS.

4. Το Word εισάγει το πλαίσιο ελέγχου το περιεχόμενο ελέγχου. Εφόσον είναι επιλεγμένο το στοιχείο ελέγχου περιεχομένου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ στην καρτέλα DEVELOPER TOOLS, ομάδα ΕΛΕΓΧΟΣ. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, έχετε την επιλογή ενεργοποίησης του πλαισίου ελέγχου ΜΟΝΑΔΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΔΕΝ ΔΙΑΓΡΑΦΕΙΤΕ για να προστατευτείτε από τη διαγραφή.

5. Αν θέλετε να αντικαταστήσετε τα σύμβολα του πλαισίου με άλλα σύμβολα, επιλέξτε το επιθυμητό σύμβολο τόσο για το ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΣΥΜΒΟΛΟ όσο και για το ΑΠΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΣΥΜΒΟΛΟ στην ομάδα ΕΛΕΓΧΟΣ ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ στο πλαίσιο διαλόγου κάνοντας κλικ στο κουμπί ΑΛΛΑΓΗ.

6. Μόλις κλείσετε το παράθυρο διαλόγου ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ, το πλαίσιο ελέγχου είναι έτοιμο για χρήση.

Η εναλλακτική λύση: μεμονωμένα πλαίσια ελέγχου χρησιμοποιώντας λειτουργίες πεδίου

Θα θέλατε να δημιουργήσετε φόρμες και πρότυπα εγγράφων που μπορούν να εκτελούνται με όλες τις εκδόσεις του Word χωρίς περιορισμούς; Θέλετε πραγματικά να παραιτηθείτε από όλα τα μέτρα προστασίας εγγράφων; Στη συνέχεια, το πλαίσιο ελέγχου λειτουργίας πεδίου είναι η τέλεια λύση. Χρησιμοποιείται η λειτουργία πεδίου »MacroButton«, η οποία σας επιτρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ δύο κειμένων που μπορείτε να επιλέξετε ελεύθερα στη μέση του κειμένου. Αυτό επιτυγχάνεται με δύο ρουτίνες VBA και δύο αυτόματα κείμενα που χρησιμοποιούνται εναλλάξ. Και εδώ, δεν είστε σταθεροποιημένοι στα δύο σύμβολα πλαισίου ελέγχου "σταθερά", αλλά μπορείτε να καθορίσετε τα σύμβολα που θα εμφανίζονται μεμονωμένα, όπως στο Word 2010.

Εφόσον απαιτείται πάντα ο κώδικας προγράμματος VBA για το πλαίσιο ελέγχου λειτουργίας πεδίου, πρέπει να επιτρέπεται η εκτέλεση μακροεντολών στο Word. Το Word 2003, 2002 και 2000 αποθηκεύει μόνο τα Αυτόματα κείμενα σε πρότυπα εγγράφων. Με το Word 2010 και 2007, είναι επίσης δυνατό να καθορίσετε το BUILDING BLOCKS.DOTX ως θέση αποθήκευσης (η οποία δεν συνιστάται για αυτόν τον τομέα εφαρμογής). Συνεπώς, η λύση μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για φόρμες που αποθηκεύονται επίσης ως πρότυπα εγγράφων. Δεν είναι δυνατή η χρήση σε καθαρά αρχεία εγγράφων του τύπου »* .doc« ή »* .docm«. Τα πλαίσια ελέγχου λειτουργίας πεδίου μετακινούνται το ένα μετά το άλλο όταν πατάτε F11 ή Shift + F11, όπως κάθε λειτουργία πεδίου στο έγγραφο. Ωστόσο, για να αλλάξετε την κατάσταση του πλαισίου ελέγχου, είναι απαραίτητο να κάνετε διπλό κλικ με το ποντίκι.

Για να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου κωδικού πεδίου, κάντε τα εξής:

1. Δημιουργήστε πρώτα ένα νέο, κενό πρότυπο εγγράφου και αποθηκεύστε το με το όνομα KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), για παράδειγμα. Στο Word 2010 και 2007, η επιλογή με μακροεντολές πρέπει να επιλεγεί ως τύπος αρχείου!

2. Εναλλαγή με τώρα Alt + F11 στον επεξεργαστή VBA. Κάντε δεξί κλικ στην καταχώριση MICROSOFT WORD OBJECTS στην Εξερεύνηση έργου στη δεξιά πλευρά. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή INSERT και, στη συνέχεια, το MODULE.

3. Στη λειτουργική μονάδα που δημιουργείται με αυτόν τον τρόπο, δημιουργείτε τις ακόλουθες δύο ρουτίνες VBA:

   

4. Στη συνέχεια, βγείτε από τον επεξεργαστή VBA μέσω του μενού VBA editor FILE, εντολή ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΟ MICROSOFT WORD.

5. Τώρα δημιουργήστε δύο αυτόματα κείμενα με τις αντίστοιχες λειτουργίες πεδίου. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + F9, μετά τον οποίο εμφανίζεται ένας κενός κωδικός πεδίου, ο οποίος αποτελείται από έναν ανοιχτό και έναν κλειστό σγουρό βραχίονα. Καταχωρίστε πρώτα το κείμενο MACROBUTTON στη λειτουργία πεδίου, ακολουθούμενο από ένα κενό και το κείμενο KKAUSSCHALTEN. Ακολουθεί ένα άλλο διάστημα πριν εισαγάγετε το χαρακτήρα για το πλαίσιο ελέγχου. Το πλαίσιο ελέγχου βρίσκεται στη λειτουργία συμβόλων της λέξης (Word 2010 και 2007: Καρτέλα INSERT, ομάδα SYMBOLS, κουμπί SYMBOLS. Word 2003, 2002 και 2000: INSERT menu, ICON).

   

6. Μόλις εισαγάγετε πλήρως τη συνάρτηση πεδίου, επιλέξτε την πλήρη συνάρτηση πεδίου και δημιουργήστε την ως Αυτόματο κείμενο με το όνομα KKAUSSCHALTEN. Στο Word 2010 και 2007, ο ευκολότερος τρόπος για να ορίσετε αυτόματα κείμενα είναι με τη συντόμευση πληκτρολογίου Alt + F3 στο; το Αυτόματο κείμενο καταλήγει αυτόματα στο τρέχον πρότυπο εγγράφου. Στο Word 2003, 2002 και 2000 δημιουργείτε το αυτόματο κείμενο μέσω του μενού INSERT-AUTOTEXT, εντολή AUTO-TEXT. Βεβαιωθείτε ότι το τρέχον πρότυπο εγγράφου πρέπει να επιλεγεί στο πλαίσιο διαλόγου στο κάτω μέρος για ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ!

7. Επαναλάβετε τα βήματα 5 και 6 για τον δεύτερο κωδικό πεδίου. Αυτή τη φορά, το κείμενο στη συνάρτηση πεδίου είναι KKNSCHALTEN και εισάγετε το κενό πλαίσιο ελέγχου. Ως όνομα για το Αυτόματο κείμενο, επιλέξτε KDO SWITCH ON.

   

8. Τέλος, αποθηκεύστε το πρότυπο εγγράφου. Το πλαίσιο ελέγχου είναι τώρα διαθέσιμο σε εσάς στο νέο πρότυπο εγγράφου: Απλώς τοποθετήστε το Αυτόματο κείμενο KKEINSCHALTEN εκεί που το θέλετε. Στη συνέχεια, το Word εμφανίζει το κενό πλαίσιο ελέγχου.
   Ένα διπλό κλικ στο πλαίσιο ελέγχου εκτελεί τη μακροεντολή KKEINSCHALTEN, οπότε το Αυτόματο κείμενο με τη λειτουργία πεδίου αντικαθίσταται από το αντίστοιχο KKAUSSCHALTEN μέσω της μακροεντολής και εμφανίζεται το ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχου.

Συχνές ερωτήσεις: Πλαίσια ελέγχου στο Word

1. Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω τα πλαίσια ελέγχου στο Word;

Κάντε κλικ όπου θέλετε στο έγγραφο του Word. Μεταβείτε στο μενού προγραμματιστή και κάντε κλικ στο εικονίδιο ελέγχου πλαισίου ελέγχου. Το πλαίσιο ελέγχου εμφανίζεται τώρα στο έγγραφο. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε το με ένα κλικ του ποντικιού.

2. Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω εργαλεία προγραμματιστή στο Word;

Ανοίξτε ένα έγγραφο στο Word και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή "Επιλογές" στα αριστερά. Στη συνέχεια ανοίγει ένα νέο παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ στο "Προσαρμογή της κορδέλας" και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Προγραμματιστής". Τέλος, επιβεβαιώστε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο "OK".

3. Τι είναι τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου στο Word;

Τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου είναι μεμονωμένα στοιχεία ελέγχου που μπορείτε να προσθέσετε και να προσαρμόσετε για χρήση σε πρότυπα, φόρμες και έγγραφα. Για παράδειγμα, πολλές διαδικτυακές φόρμες έχουν μια αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει ένα περιορισμένο σύνολο επιλογών για τον χρήστη της φόρμας.