Όποιος έχει προσπαθήσει ποτέ να συντονίσει ραντεβού με πολλά άτομα γνωρίζει πόσα e-mail και κλήσεις μπορεί να κοστίσει αυτό, ειδικά αν δεν έχουν όλοι πρόσβαση σε κοινόχρηστο ημερολόγιο μέσω του Exchange. Διαβάστε αυτήν την ανάρτηση για να μάθετε πώς να φύγετε
Εάν έχετε πρόσβαση στα ημερολόγια όλων των συμμετεχόντων μέσω του Exchange, δεν είναι δύσκολο (ανάλογα με τον φόρτο εργασίας) να βρείτε ένα ραντεβού που όλοι έχουν χρόνο. Ωστόσο, γίνεται δύσκολο όταν πρέπει να βρεις ένα κοινό ραντεβού «στα τυφλά». Στη συνέχεια, είναι πρώτα απ 'όλα: να κάνετε προτάσεις ραντεβού, να συλλέξετε τα σχόλια, πιθανώς να διευκρινίσετε μέσω τηλεφώνου εάν ένας συμμετέχων δεν μπορεί να αναβάλει ένα ραντεβού που έχει προγραμματιστεί αλλού και, στη συνέχεια, να ορίσετε το κοινό ραντεβού. Ανάλογα με την έκδοση του Outlook, έχετε πολλές επιλογές για την υποβολή των προτεινόμενων ημερομηνιών:
Στέλνετε στους συμμετέχοντες μια επιλογή πιθανών ημερομηνιών μέσω e -mail - αλλά αυτό έχει νόημα μόνο εάν όλοι οι συμμετέχοντες χρησιμοποιούν το Outlook.
Στέλνετε στους συμμετέχοντες μια επιλογή πιθανών ραντεβού με τη μορφή αρχείων iCalendar, τα οποία μπορούν να ανοίξουν με το Outlook και άλλα προγράμματα ημερολογίου. Αυτό είναι επίσης δυνατό με παλαιότερες εκδόσεις του Outlook.
Στέλνετε ένα απόσπασμα από το ημερολόγιό σας με τη σχετική περίοδο στους άλλους συμμετέχοντες. Μπορούν είτε να δουν πού υπάρχουν ακόμη ραντεβού στο ημερολόγιό σας είτε ποια ραντεβού προτείνετε. Δεδομένου ότι τα δεδομένα εγγράφονται απευθείας στο κείμενο e-mail και επισυνάπτονται ως αρχείο iCalender, αυτή είναι η πιο "φιλική προς το χρήστη" παραλλαγή, για την οποία οι χρήστες που διατηρούν χάρτινο ημερολόγιο είναι επίσης ευχαριστημένοι. Ωστόσο, αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο από το Outlook 2007 και μετά.
Εναλλακτικά, είναι διαθέσιμο το διαδικτυακό εργαλείο ραντεβού "Doodle"-αυτό ταιριάζει επίσης σε όσους αρνούνται τα ηλεκτρονικά ημερολόγια.
Σύμφωνα με μια έρευνα στην Ελβετία, περίπου οι μισοί από τους χρήστες του Διαδικτύου έχουν χάρτινο ημερολόγιο - οι γυναίκες προτιμούν κυρίως τα χάρτινα ημερολόγια. Φυσικά, τα αποσπάσματα ημερολογίου από αρχεία Outlook ή iCalendar δεν μπορούν να εισαχθούν σε ένα τέτοιο "αναλογικό" ημερολόγιο. Μια διαδικτυακή υπηρεσία όπως η www.doodle.com μπορεί να βοηθήσει εδώ. Σε αυτό δημιουργείτε έναν πίνακα με πιθανές ημερομηνίες και στέλνετε έναν σύνδεσμο προς τον πίνακα σε όλους τους αποδέκτες. Ανοίγουν το σύνδεσμο και σημειώνουν όλες τις ημερομηνίες για τις οποίες έχουν χρόνο. Μόλις ένα από τα προσκεκλημένα άτομα καταχωρήσει τις ημερομηνίες, θα λάβετε μια ειδοποίηση ως το προσκεκλημένο μέρος. Αυτό θα σας επιτρέψει να συμπληρώσετε την έρευνα μόλις απαντήσουν όλοι.
Τώρα υπάρχουν επίσης πρόσθετα Doodle για Outlook, Exchange και άλλα εργαλεία ημερολογίου. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγχρονίσετε τις καταχωρίσεις σας στο Doodle με το ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Μια πρόσθετη προσθήκη προγράμματος περιήγησης επιτρέπει την πρόσβαση στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, διευκολύνοντας την αποστολή προσκλήσεων στους συμμετέχοντες.
Υποβολή επιλεγμένων ημερομηνιών
Η απλούστερη παραλλαγή, υπό την προϋπόθεση ότι όλοι οι παραλήπτες χρησιμοποιούν το Outlook: Εισάγετε προτεινόμενες ημερομηνίες στο ημερολόγιό σας και τις στέλνετε στα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε. Τα ραντεβού επισυνάπτονται στο e-mail ως αρχεία συναντήσεων του Outlook και μπορούν να μεταφερθούν στο ημερολόγιο από τον παραλήπτη με διπλό κλικ. Εάν ο αποστολέας διαθέτει Outlook 2007 ή 2010, μπορεί επίσης να εισαγάγει τα δεδομένα ραντεβού με τη μορφή κειμένου στο μήνυμα (ή / και να τα επισυνάψει ως αρχείο Outlook).
- Καταχωρίστε πρώτα τις προτεινόμενες ημερομηνίες στο ημερολόγιο.
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα.
- Συμπληρώστε τον αποστολέα και το θέμα.
- Στο Outlook έως την έκδοση 2003 κάντε κλικ στο μικρό βέλος στα δεξιά του εικονιδίου αγκύλης (εισαγωγή αρχείου) και μετά στοιχείο (στο Εισάγετε-Μενού δεν υπάρχει εντολή στοιχείο). Στο Outlook 2007 και 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισάγετε στην ομάδα Κλειδώσει επί Στοιχείο Outlook.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο.
- Στο Outlook έως την έκδοση 2003 υπάρχει μόνο η επιλογή στα δεξιά κάτω από τα κουμπιά Εισαγωγή ως: συνημμένο επέλεξε. (Σε τι χρησιμεύει η δεύτερη επιλογή Μόνο κείμενο το οποίο είναι κυρίως γκρι, δεν μπορέσαμε να το μάθουμε.) Αυτό σημαίνει ότι οι συναντήσεις επισυνάπτονται ως αρχείο ημερολογίου του Outlook. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2007/2010, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα ραντεβού (θέμα, ημερομηνία, ώρα) χρησιμοποιώντας την επιλογή Επικόλληση ως: Μόνο κείμενο αντιγραφή στο σώμα του μηνύματος.
- κάντε κλικ στο Εντάξειγια να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο παράθυρο του μηνύματος.
- Εάν έχετε Outlook 2007/2010, μπορείτε να επισυνάψετε τα ραντεβού ως αρχεία και να γράψετε τα δεδομένα στο e-mail ως κείμενο. Για να το κάνετε αυτό, επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 7 και καλέστε μία φορά Επικόλληση ως απλό κείμενο και μια φορά Εισαγωγή ως: συνημμένο το τέλος.
- Ολοκληρώστε και στείλτε το μήνυμα.
Αποστολή αποσπασμάτων ημερολογίου με το Outlook 2007/2010
Με το Outlook 2007 και 2010, δεν μπορούν μόνο να αποσταλούν μεμονωμένα ραντεβού μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και αποσπάσματα ημερολογίου, δηλαδή όλα τα ραντεβού από μια επιλεγμένη περίοδο. Μπορείτε να καθορίσετε ποιες λεπτομέρειες πρόκειται να μεταδοθούν:
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα.
- Συμπληρώστε τον αποστολέα και το θέμα.
- Επιλέξτε στην καρτέλα Επιλογές ο Μορφή HTML - Τα αποσπάσματα ημερολογίου μπορούν να σταλούν μόνο με αλληλογραφία HTML.
- Κάντε κλικ στο πεδίο κειμένου.
- Ανοίξτε το μητρώο Εισάγετε και κάντε κλικ εδώ κάτω Κλειδώσει επί Ημερολόγιο.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε.
- Εισαγάγετε στο πεδίο Εύρος ημερομηνιών την περίοδο που πρέπει να ληφθεί υπόψη. Εάν έχετε την επιλογή εδώ Καθορίστε την ημερομηνία μπορείτε ελεύθερα να επιλέξετε την ώρα έναρξης και λήξης.
- στο πεδίο λεπτομέρεια υποδείξτε εάν όλες οι λεπτομέρειες σχετικά με τα ραντεβού, μόνο η διαθεσιμότητα και το θέμα ή μόνο η κατάσταση (Δωρεάν, κρατημένο, απόν αντίστοιχα. Με επιφύλαξη) πρέπει να εμφανίζεται.
- Στο παρακάτω πεδίο μπορείτε να καθορίσετε εάν πρέπει να κοινοποιούνται μόνο ραντεβού εντός των ωρών εργασίας που ορίζονται στο Outlook.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Ξεθωριάζω.
- Εδώ έχετε την επιλογή να εμφανίσετε λεπτομέρειες για τα ραντεβού που έχουν επισημανθεί ως "ιδιωτικά" και να στείλετε συνημμένα ραντεβού.
- Τέλος, καθορίστε εάν τα ραντεβού πρέπει να εμφανίζονται με τη μορφή ημερήσιων χρονοδιαγραμμάτων ή απλώς ως λίστα. Η προβολή λίστας είναι σαφέστερη.
- Κλείστε το διάλογο με Εντάξει.
- Το Outlook εισάγει τώρα τα δεδομένα στο κείμενο του μηνύματος με τη μορφή αρχείου iCalendar (επέκταση ".ICS"), το οποίο μπορούν να διαβάσουν και άλλα προγράμματα ημερολογίου. Ολοκληρώστε και στείλτε το μήνυμα.
Συντονισμός ραντεβού
Το πώς αξιολογείτε τις απαντήσεις των προσκεκλημένων για να δείτε σε ποιες ώρες είναι όλοι ελεύθεροι εξαρτάται από τις προτιμήσεις σας και τον αριθμό των προσκεκλημένων - και φυσικά επίσης από τη μορφή με την οποία οι απαντήσεις επιστρέφουν:
- Εάν οι περισσότερες από τις απαντήσεις περιέχουν αρχεία Outlook ή iCalendar, σας συνιστούμε να τα εισάγετε σε ένα δεύτερο ημερολόγιο του Outlook, π.χ. Β. "Προγραμματισμός" ονομάζεται και το οποίο ανοίγει για το σκοπό αυτό δίπλα στο πραγματικό ημερολόγιο.
- Εάν υπάρχουν περισσότεροι από πέντε προσκεκλημένοι και πολλές προτεινόμενες ημερομηνίες, η λύση του Outlook δημιουργεί σύγχυση. Στη συνέχεια, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel: τα ονόματα των συμμετεχόντων οριζόντια, οι προτεινόμενες ημερομηνίες κάθετα (ή αντίστροφα, εάν υπάρχουν περισσότερα ραντεβού από τους συμμετέχοντες). Στα κελιά, σημειώστε ποιο άτομο θα μπορούσε να παρευρεθεί σε ποιο ραντεβού.
Στείλτε επιβεβαιωμένα ραντεβού
Μόλις αποφασίσετε για ένα ραντεβού, ενημερώστε τους άλλους συμμετέχοντες. Συνιστάται η αποστολή του ραντεβού στους συμμετέχοντες με τη μορφή αρχείου iCalendar. Μπορείτε να το μεταφέρετε στο ημερολόγιό σας κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο ICS. Επιπλέον, γράψτε τα στοιχεία του ραντεβού στο e-mail για όσους ανθρώπους δεν έχουν ηλεκτρονικό ημερολόγιο.
Μπορείτε φυσικά να στείλετε το ραντεβού με τη μορφή αιτήματος συνάντησης. Αλλά μόνο οι χρήστες του Outook μπορούν να κάνουν κάτι με αυτό. Επιπλέον, ορισμένοι παραλήπτες είναι λίγο περίεργοι εάν λάβουν ένα e-mail με τις επιλογές "Αποδοχή", "Με επιφυλάξεις", "Απόρριψη" και "Πρόταση άλλη φορά", παρόλο που έχετε ήδη συμφωνήσει.
Παρεμπιπτόντως, αυτό δεν λειτουργεί μόνο στις νεότερες εκδόσεις του Outlook, αλλά ήδη στο Outlook 2000.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο iCalendar ως εξής:
- Ανοίξτε την καταχώρηση ραντεβού.
- Καλέστε την εντολή Αρχείο → Αποθήκευση ως επί.
- Επιλέξτε ως τύπο αρχείου μορφή iCalendar (* .ics).
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε την επιλογή Αποθηκεύστε το τρέχον ραντεβού είναι επιλεγμένο (στο Outlook 2007/2010).
- Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε την τοποθεσία.
- Αποθηκεύστε το αρχείο.
- Συμπεριλάβετε το αρχείο ICS ως συνημμένο στο email που στέλνετε στους συμμετέχοντες.
