Πρόσφατα ένας αναγνώστης ανέφερε: Είχε διαγράψει αρκετές εκατοντάδες megabytes συνημμένων αρχείων στο Outlook του, αλλά το αρχείο δεδομένων ήταν εξίσου μεγάλο μετά τον «ανοιξιάτικο καθαρισμό» όπως ήταν πριν.
Αυτό συμβαίνει επειδή το Outlook δεν απελευθερώνει αμέσως τον χώρο που καταλάμβαναν τα διαγραμμένα στοιχεία μετά από μια ενέργεια διαγραφής. Για να γίνει αυτό, απαιτείται πρώτα μια αναδιοργάνωση του αρχείου δεδομένων. Εάν το Outlook επρόκειτο να αναδιοργανώσει το αρχείο δεδομένων μετά από κάθε διαγραφή ή μετά την προσθήκη δεδομένων, το πρόγραμμα θα ήταν συνεχώς απασχολημένο, ο σκληρός σας δίσκος θα λειτουργούσε συνεχώς, γεγονός που θα αύξανε δραστικά τη φθορά. Το Outlook επομένως επισημαίνει τον χώρο που καταλαμβάνουν τα διαγραμμένα στοιχεία ως "αχρησιμοποίητο" και καθαρίζει αυτόματα μόνο όταν τα διαγραμμένα στοιχεία αποτελούν το 20 τοις εκατό του αρχείου δεδομένων. Για να γίνει αυτό, το πρόγραμμα χρησιμοποιεί χρόνους αδράνειας, ώστε να μην παρατηρήσετε την αναδιοργάνωση.
Επειδή μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για την αυτόματη αναδιοργάνωση του αρχείου από το Outlook, σας συνιστώ να ενεργοποιήσετε τη συμπίεση του αρχείου δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο μετά από μια σημαντική λειτουργία διαγραφής. Αυτό θα συρρικνώσει το αρχείο δεδομένων αμέσως. Αυτό είναι επίσης αισθητό σε μελλοντικές διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, καθώς αυτές δεν διαρκούν τόσο πολύ. Για να συμπιέσετε το αρχείο δεδομένων:
- Καλέστε στο Outlook από το 2010 Αρχείο - Ρυθμίσεις λογαριασμού - Ρυθμίσεις λογαριασμού επί. Στο Outlook 2007 και 2003, καλείτε Εργαλεία - Επιλογές - Ρύθμιση email επί.
- κάντε κλικ στο Αρχεία δεδομένων, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ Ρυθμίσεις.
- κάντε κλικ στο Συμπίεση τώρα ΕΝΑ..
- Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που δείχνει την πρόοδο της ενέργειας συμπίεσης. Μόλις εξαφανιστεί το παράθυρο, κλείστε το παράθυρο διαλόγου από την εικόνα.
- Εάν έχετε πολλά αρχεία δεδομένων (επειδή έχετε πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook), συμπιέστε όλα τα αρχεία δεδομένων στα οποία έχετε διαγράψει στο παρελθόν στοιχεία.
