Τι είναι οι μακροεντολές και πώς τις δημιουργώ;

Η εργασία με προγράμματα του Microsoft Office είναι πρακτική και αποτελεσματική. Αλλά ειδικά στο Microsoft Excel, τα επαναλαμβανόμενα βήματα εργασίας μπορεί να είναι κουραστικά. Μπορείτε να εγγράψετε και να δημιουργήσετε τις λεγόμενες "μακροεντολές" στο Microsoft Excel και σε άλλα προγράμματα του Office για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες πιο γρήγορα και ακόμη και να τις εκτελέσετε αυτόματα. Τι είναι όμως ακριβώς οι μακροεντολές; Και πώς καταφέρνετε να δημιουργήσετε μακροεντολές σε διαφορετικά προγράμματα του Office;

Τι είναι οι μακροεντολές στη Microsoft;

Για να το θέσω απλά, οι μακροεντολές είναι μικρά προγράμματα λογισμικού που υπάρχουν στο Microsoft Office cosmos.Με τη βοήθεια αυτών των μακροεντολών είναι δυνατό να αυτοματοποιηθούν οι λεγόμενες «εργασίες ρουτίνας». Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, ότι οι χρονοβόρες, επαναλαμβανόμενες εργασίες που εκτελείτε στο Microsoft Excel μπορούν να απλοποιηθούν με μακροεντολές.

Ο όρος «macro» προέρχεται από τα ελληνικά και σημαίνει «μεγάλος». Οι μακροεντολές στη Microsoft ονομάζονται έτσι επειδή θεωρούνται μεγάλες εντολές. Αυτά με τη σειρά τους συνδυάζουν πολλές μικρές εντολές από τα προγράμματα λογισμικού και τις εκτελούν ταυτόχρονα μόλις δοθεί η σχετική οδηγία. Το πρώτο βήμα είναι να βρείτε μια συγκεκριμένη διαδικασία για τη μακροεντολή σας που θέλετε να αυτοματοποιήσετε στο Excel, στο Word ή σε άλλο πρόγραμμα της Microsoft.

Ομαδοποίηση και αναπαραγωγή βημάτων εργασίας: Έτσι λειτουργούν οι μακροεντολές

Αυτό που είναι θεμελιώδες για τις μακροεντολές είναι ότι υπάρχει μια συγκεκριμένη σειρά βημάτων εργασίας που εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο ξανά και ξανά. Με μια μακροεντολή, δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε αυτά τα βήματα εργασίας μεμονωμένα, αλλά μπορείτε να τα ηχογραφήσετε σαν ταινία.Αυτός ο σταθερός προγραμματισμός μπορεί στη συνέχεια να αναπαραχθεί χρησιμοποιώντας έναν συγκεκριμένο συνδυασμό πλήκτρων, έτσι ώστε τα βήματα εργασίας σας να εκτελούνται αυτόματα και να ομαδοποιούνται με ελάχιστο χρόνο.

Μια μακροεντολή βασίζεται στην ακόλουθη λειτουργικότητα:

1. Εντοπίζετε μια συγκεκριμένη ροή εργασίας που εμφανίζεται συχνά και θα πρέπει να αυτοματοποιηθεί. Μια μακροεντολή είναι χρήσιμη, για παράδειγμα, εάν πρέπει να συνεχίσετε να εισάγετε δεδομένα υπαλλήλου, μέλους ή φίλων σε υπολογιστικά φύλλα.
2. Τώρα δημιουργήστε τη μακροεντολή. Με αυτόν τον τρόπο, καταγράφετε τα βήματα εργασίας που κανονικά θα έπρεπε να εκτελέσετε χειροκίνητα ξανά και ξανά. Με αυτόν τον τρόπο το πρόγραμμα του Office μπορεί αργότερα να έχει πρόσβαση σε αυτόν τον οδηγό και στη συνέχεια να τον αναπαράγει αυτόματα.
3. Έπειτα έχετε την επιλογή να εκτελέσετε τη μακροεντολή που δημιουργήθηκε απευθείας με ένα μόνο κλικ του ποντικιού ή με μια συγκεκριμένη συντόμευση πληκτρολογίου. Αυτό σας εξοικονομεί τα πολλά μικρά βήματα εργασίας.

Συμβουλή: Ακόμα κι αν δεν εργάζεστε με προγράμματα του Microsoft Office για πολύ, οι μακροεντολές μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας πιο εύκολη. Επειδή ακόμη και οι πιο συνηθισμένες λειτουργίες μπορούν να απλοποιηθούν με τις μεγάλες εντολές.

Σε τι μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι μακροεντολές στο Excel;

Με την πρώτη ματιά, το θέμα των μακροεντολών φαίνεται αρκετά αφηρημένο. Αλλά με μια πιο προσεκτική εξέταση και με μερικά παραδείγματα, γίνεται γρήγορα σαφές ότι τα μικρά προγράμματα λογισμικού μπορούν να είναι χρήσιμα σε πολλούς τομείς. Στο πρόγραμμα Microsoft Excel, για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές για τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Ερωτήματα δεδομένων από βάσεις δεδομένων
• Μεταφορά βιβλίων ή φύλλων εργασίας
• Μορφοποίηση κειμένου, κελιών ή γραφημάτων
• Προσαρμογή περιεχομένου, συνδέσμων ή τύπων κελιών
• Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων
• Δημιουργία πινάκων, αρχείων PDF ή γραφικών
• Μετατροπή δεδομένων

Η ποικιλία των μεγάλων εντολών δείχνει: Σχεδόν όλες οι ενέργειες που είναι δυνατές στο Microsoft Excel μπορούν επίσης να αναπαραχθούν αυτόματα ως μακροεντολή. Αλλά και στο πρόγραμμα Microsoft Word, τα ειδικά εκχωρημένα πλήκτρα macro προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών.

Πρακτικό στην καθημερινή ζωή: παραδείγματα επιλογών μακροεντολών στο Microsoft Word

Στο Microsoft Word, το δημοφιλές πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, υπάρχει επίσης η επιλογή εγγραφής ενεργειών και ορισμού τους ως μακροεντολής με συγκεκριμένη εντολή. Τα παραδείγματα εφαρμογών δείχνουν ότι οι μεγάλες εντολές μπορούν να είναι χρήσιμες στην καθημερινή ζωή, για παράδειγμα για:

• αυτόματη προσαρμογή της ημερομηνίας ή του ονόματος αρχείου
• Απόκρυψη μεμονωμένων στοιχείων, για παράδειγμα όλες οι εικόνες σε ένα έγγραφο
• Επικολλήστε ονόματα, διευθύνσεις ή αριθμούς τηλεφώνου στα κατάλληλα πεδία
• υπολογισμός μέσου μήκους προτάσεων
• Διορθώστε τα συχνά στριμμένα γράμματα

Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε τα προγράμματα του Office σε επαγγελματικό ή ιδιωτικό πλαίσιο: οι μακροεντολές μπορούν να αφαιρέσουν μέρος της εργασίας από τα χέρια σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε εξατομικευμένες εντολές που εξυπηρετούν τις προσωπικές σας ανάγκες ανά πάσα στιγμή.

Πώς δημιουργείτε μια μακροεντολή στο Excel;

Η δημιουργία μιας μακροεντολής λειτουργεί με διαφορετικούς τρόπους. Τα άτομα που είναι εξοικειωμένα με τη γλώσσα προγραμματισμού μπορούν να δημιουργήσουν μακροεντολές στη Microsoft με τα λεγόμενα εργαλεία προγραμματιστών με VBA (" Visual Basic for Applications" ).

Η VBA είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που χρησιμοποιείται ειδικά για τη Microsoft. Αλλά ακόμη και χρήστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με τον προγραμματισμό μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν μακροεντολές στο Microsoft Excel ή στο Word.Επειδή η εγγραφή πραγματοποιείται σε λίγα μόλις βήματα - και σας εξοικονομεί πολλή δουλειά με καλά σχεδιασμένα πλήκτρα macro στο πληκτρολόγιο.

Δημιουργία μακροεντολής: Πώς να προχωρήσετε

Ακόμη και χωρίς VBA, μπορείτε εύκολα να εγγράψετε μια μακροεντολή σε προγράμματα της Microsoft όπως το Excel. Για να το κάνετε αυτό, θα βρείτε το στοιχείο "Εργαλεία προγραμματιστή" στην καρτέλα "Προβολή" στην κορδέλα. Σε άλλες εκδόσεις, η καρτέλα μπορεί επίσης να περιέχει το δικό της στοιχείο "Μακροεντολές" . Μόλις έχετε μια ιδέα για τη λειτουργία που θέλετε να εκτελεί η μακροεντολή σας, κάντε τα εξής:

1. Στην καρτέλα Προβολή, στην περιοχή Μακροεντολές, κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής.
2. Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να καθορίσετε το όνομα της μακροεντολής. Αυτό θα σας δώσει μια καλύτερη επισκόπηση αργότερα και μπορεί, για παράδειγμα, να υποδείξει τι κάνει η μακροεντολή. Εάν δεν ονομάσετε τη μακροεντολή, το όνομα της μακροεντολής θα αριθμηθεί αυτόματα.
3. Στο παράθυρο ορίζετε επίσης ποιο συνδυασμό πλήκτρων πρέπει να έχει η μακροεντολή. Στο αντίστοιχο πεδίο θα βρείτε προκαθορισμένα πλήκτρα με τους χαρακτηρισμούς «κλειδί επιλογής» και «κλειδί εντολών» (π.χ. CTRL) καθώς και ένα πεδίο εισαγωγής για άλλο κλειδί της επιλογής σας. Αργότερα, πατήστε όλα τα πλήκτρα μακροεντολής που εμφανίζονται ταυτόχρονα, δίνοντας την εντολή να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή.
4. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε σε ποια περιοχή Excel θα είναι διαθέσιμη η μακροεντολή σας. Εάν το χρειάζεστε μόνο στο βιβλίο εργασίας στο οποίο το καταγράφετε, κάντε κλικ στο Αυτό το βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση σε αυτό όποτε χρησιμοποιείτε το Excel, επιλέξτε "Personal Macro Workbook" .
5. Σε ένα λευκό πεδίο έχετε επίσης την επιλογή να εισαγάγετε μια σύντομη περιγραφή της μακροεντολής. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν δεν χρησιμοποιείτε το Excel πολύ συχνά και θέλετε να δείτε ποιες μακροεντολές έχετε ήδη δημιουργήσει και σε τι χρησιμοποιούνται.
6. Τώρα κάντε κλικ στο "Ok" . Στη συνέχεια, η μακροεντολή σας θα ξεκινήσει την εγγραφή.
7. Τώρα εκτελέστε ακριβώς τα βήματα εργασίας που θα πρέπει να αναλάβει αργότερα η μακροεντολή για εσάς.
8. Μόλις ολοκληρώσετε όλα τα βήματα εργασίας, απλώς κάντε κλικ στη λειτουργία «Διακοπή εγγραφής» στην καρτέλα Μακροεντολές.

Μόλις ακολουθήσετε όλα αυτά τα βήματα, η μακροεντολή που προγραμματίσατε θα είναι διαθέσιμη στο Excel. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ανά πάσα στιγμή πατώντας τα πλήκτρα macro και να βελτιστοποιήσετε τα βήματα εργασίας σας. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε μόνο τα κλειδιά μακροεντολής που έχετε ορίσει.

Για προχωρημένους: Η καρτέλα Προγραμματιστής

Εάν εγγράφετε μακροεντολές συχνά, συνιστάται να ενσωματώσετε την καρτέλα "Εργαλεία προγραμματιστή" στην κορδέλα. Δεν χρειάζεται πλέον να περάσετε από την κάρτα "Προβολή" , αλλά μπορείτε να αποκτήσετε απευθείας πρόσβαση στη δημιουργία μακροεντολής. Στο Office 365, κάντε τα εξής:

1. Στο Excel, δώστε προσοχή στην πράσινη γραμμή στο επάνω μέρος πάνω από τις καρτέλες σας. Εκτός από τα σύμβολα για την αποθήκευση ή την αποστολή του αρχείου μέσω email, θα δείτε επίσης τρεις τελείες. (Σε άλλες εκδόσεις του Office, το εικονίδιο μπορεί επίσης να μοιάζει με παύλα με κάτω βέλος). Κάντε κλικ σε αυτό το μικρό κουμπί.
2. Τώρα ανοίγει ένα γκρι παράθυρο, όπου επιλέγετε το πεδίο κειμένου "Περισσότερες εντολές" στο κάτω μέρος.
3. Στο παράθυρο "Περισσότερες εντολές" που εμφανίζεται τώρα, έχετε την επιλογή στα αριστερά να επιλέξετε μεταξύ "Κορδέλα (προσαρμογή)" και "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" . Εδώ, κάντε κλικ στη στήλη "Κορδέλα (προσαρμογή)" .
4. Στη δεξιά πλευρά θα δείτε τώρα τους χαρακτηρισμούς διαφορετικών καρτελών. Ορισμένα από αυτά επισημαίνονται με μπλε σημάδι - αυτά είναι αυτά που σας εμφανίζονται στο Excel. Τώρα αναζητήστε τα "Εργαλεία προγραμματιστή" στο κάτω μέρος της λίστας και τοποθετήστε ένα άλλο μπλε τικ εκεί.
5. Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί "OK" κάτω δεξιά για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Αφού ακολουθήσετε αυτά τα βήματα, μπορείτε πλέον να βρείτε τα Εργαλεία προγραμματιστή για το Excel στις κύριες καρτέλες σας. Η διαδικασία στο Word ή σε άλλα προγράμματα του Office λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Με ένα κλικ στην καρτέλα θα δείτε τώρα τις επιλογές που απαιτούνται για τη δημιουργία μακροεντολών: "Εγγραφή μακροεντολής" .

Πώς δημιουργείτε μια μακροεντολή στο Word;

Εάν θέλετε να προγραμματίσετε μια μακροεντολή σε άλλα προγράμματα του Office, όπως το Microsoft Word, το LibreOffice ή το OpenOffice, μπορείτε να το κάνετε με παρόμοιο τρόπο με το Microsoft Excel. Αυτό γίνεται σαφές χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του Word:

1. Προσανατολιστείτε μέσα στην κορδέλα σας και επιλέξτε την καρτέλα "Προβολή" .
2. Εκεί θα βρείτε "Μακροεντολές" στην άκρη δεξιά. Με ένα κλικ μπορείτε πλέον να επιλέξετε μεταξύ "Εμφάνιση μακροεντολών" ή "Εγγραφή μακροεντολών" .
3. Κάνοντας κλικ στο "Εγγραφή μακροεντολών" ανοίγει ένα παράθυρο. Εισαγάγετε το όνομα της μακροεντολής, τον συνδυασμό πλήκτρων και μια σύντομη περιγραφή εκεί.
4. Ξεκινήστε την εγγραφή της μακροεντολής κάνοντας κλικ στο "Ok" .
5. Επιλέγοντας «Διακοπή εγγραφής» θα σταματήσετε να προγραμματίζετε τη μακροεντολή και μπορείτε πλέον να τη χρησιμοποιήσετε στο Microsoft Word.

Στις άλλες εφαρμογές του Microsoft Office, οι μεμονωμένες προβολές ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς, αλλά η διαδικασία είναι ως επί το πλείστον η ίδια. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργείτε εύκολα μακροεντολές χωρίς να χρησιμοποιείτε VBA ή οποιαδήποτε άλλη γλώσσα προγραμματισμού.

Πώς να επεξεργαστείτε μακροεντολές με Visual Basics;

Αν έχετε εγγράψει μια μακροεντολή και τη χρησιμοποιείτε πολλές φορές, μπορεί να μην είστε απόλυτα ικανοποιημένοι. Ίσως θέλετε να προσθέσετε ένα βήμα ή να αλλάξετε κάποιες εντολές.Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι δυνατό να επεξεργαστείτε ξανά τη μακροεντολή στη συνέχεια. Ωστόσο, αυτό είναι λίγο πιο περίπλοκο από τη δημιουργία μιας μακροεντολής, επειδή χρειάζεστε τη γλώσσα προγραμματισμού Visual Basics (VB) για αυτό.

Στο Excel, μπορείτε να πάρετε μια γεύση από το VB κάνοντας κλικ στις Μακροεντολές στην καρτέλα Προγραμματιστής (εμφανίζεται παραπάνω), επιλέγοντας το κατάλληλο όνομα μακροεντολής και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην Επεξεργασία. Τώρα ανοίγει το "Visual Basics Editor" . Σε αυτό βλέπετε τις εντολές και τα βήματα εργασίας που έχετε καταγράψει ως μακροεντολή στη γλώσσα προγραμματισμού, δηλαδή ως κώδικα. Αν κάποιος καταλαβαίνει λίγα αγγλικά, είναι πολύ γρήγορα δυνατό να κατανοήσει τα κείμενα VB και πιθανώς να τα διαγράψει ή να τα ανταλλάξει. Ωστόσο, εάν δεν έχετε καμία γνώση εδώ, μπορείτε απλά να ηχογραφήσετε ξανά τη μακροεντολή σας με τον γνωστό τρόπο.

Συμπέρασμα: Δημιουργία μακροεντολών – κανένα πρόβλημα με το Microsoft Office

Αν εργάζεστε πολύ με τα προγράμματα του Microsoft Office, μπορείτε να απλοποιήσετε πολλά με τις μεγάλες εντολές. Αφού συγκεντρωθούν όλα τα βήματα εργασίας, μπορούν να εκτελεστούν σε σύντομο χρονικό διάστημα όταν πατηθεί ένας συγκεκριμένος συνδυασμός πλήκτρων.

Ιδιαίτερα πρακτικό: Κάθε χρήστης του Microsoft Office μπορεί να καταγράφει ο ίδιος τις μακροεντολές. Αυτό καθιστά δυνατό να προσδιορίσετε μεμονωμένα ποια βήματα εργασίας θα εκτελούνται αυτόματα για ποιον χρήστη. Αυτό όχι μόνο σας εξοικονομεί πολύ χρόνο, αλλά και περιττό φόρτο εργασίας.