Πώς να αναθεωρήσετε έγγραφα στο Word

Έτσι μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα έγγραφα του Word

Κατά κανόνα, κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου κειμένου, βεβαιωθείτε ότι η διάταξη είναι σωστή και ότι αποφεύγετε ορθογραφικά, γραμματικά και σημεία στίξης. Μόλις ολοκληρωθούν οι εργασίες για το περιεχόμενο και τη μορφή του κειμένου, συχνά υπάρχουν ακόμα μεμονωμένες ελλείψεις. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό να αναθεωρήσετε ξανά τα έγγραφα στο τέλος και να κάνετε αλλαγές εάν είναι απαραίτητο.

Word: Παρακολούθηση, αναθεώρηση και διόρθωση αλλαγών

Το Microsoft Word περιλαμβάνει διάφορες επιλογές για την επεξεργασία κειμένων. Ειδικά όταν τα κείμενα πρόκειται να διορθωθούν όχι μόνο από τον συγγραφέα αλλά και από άλλα άτομα, οι διάφορες λειτουργίες του προγράμματος Γραφεία είναι ιδανικές για έλεγχο.

Ενώ τα διαθέσιμα πρότυπα καθιστούν ήδη δυνατή τη συμμόρφωση με τυπικές πτυχές, το Word ελέγχει επίσης αυτόματα την ορθογραφία και τη στίξη στο έγγραφο κειμένου. Αυτές οι λειτουργίες στο Word είναι γνωστές στους περισσότερους χρήστες και υποδεικνύονται με κόκκινο ή μπλε υπογράμμιση της συγκεκριμένης θέσης. Ποιες δυνατότητες, δηλαδή ενσωματωμένα εργαλεία του προγράμματος, μπορούν ακόμα να χρησιμοποιηθούν; Για παράδειγμα, πώς λειτουργεί η παρακολούθηση των αλλαγών;

Όταν λαμβάνετε κείμενο που πρέπει να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε στο Word, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να κάνετε διορθώσεις και να παρακολουθήσετε αλλαγές:

Ανοίξτε την καρτέλα "Έλεγχος" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word.

Εδώ θα βρείτε διάφορες επιλογές για την εισαγωγή αλλαγών και τη σήμανση τους ανάλογα. Για παράδειγμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση" για να ανοίξετε την κατάλληλη καρτέλα.

Σε αυτό το σημείο, έχετε μια επιλογή για το αν θέλετε ή όχι να παρακολουθείτε τις αλλαγές. Εάν κάνετε κλικ στο αντίστοιχο σύμβολο, οι τροποποιήσεις στο κείμενο που πραγματοποιείτε στη συνέχεια επισημαίνονται ως λεγόμενες σημάνσεις. Με αυτόν τον τρόπο, ο συγγραφέας μπορεί να κατανοήσει και να παρακολουθήσει ποιος επεξεργάστηκε το κείμενο, πού και πότε και έκανε τις αλλαγές.

Τα σχόλιά σας μπορούν στη συνέχεια να μεταφερθούν στο κείμενο χρησιμοποιώντας το πεδίο "Αποδοχή".

Εάν αναθεωρήσετε ένα έγγραφο στη λειτουργία διόρθωσης, χάρη στο έντονο χρώμα, είναι πιο εύκολο για τον επεξεργαστή να δει τις αλλαγές και πιθανώς να τις διατηρήσει αμέσως. Εάν αρκετοί αναθεωρητές εργάζονται σε ένα αρχείο, ο συγγραφέας μπορεί τελικά να καταλάβει καλύτερα ποιος πρότεινε τις διορθώσεις.

Αποδοχή αλλαγών στο Word: Έτσι λειτουργεί

Λαμβάνετε ένα έγγραφο με πολλές αλλαγές και θα θέλατε να παρακολουθείτε και να αποδέχεστε τις αλλαγές διαδοχικά; Στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αναθεώρηση" στην κορδέλα.

2. Κάνοντας κλικ στο "Αποδοχή" αποδέχεστε την αλλαγή, το "Απόρριψη" απορρίπτει την αλλαγή.

   

3. Μπορείτε να μεταβείτε από αναθεώρηση σε αναθεώρηση κάνοντας κλικ στα κουμπιά "πίσω" και "επόμενο".

Σπουδαίος: Μην αποδέχεστε οποιεσδήποτε αλλαγές χρησιμοποιώντας "πίσω" και "επόμενο".

Ρύθμιση σήμανσης: οδηγίες

Ένα αναθεωρημένο έγγραφο είναι πολύ μπερδεμένο για εσάς; Ρυθμίζοντας ποιες σημάνσεις θα εμφανίζονται, μπορείτε να παρακολουθείτε τα πράγματα: επιλέξτε μεταξύ όλων των σχολιασμών, αναθεωρήσεων σε επίπεδο μορφής και κειμένου ή απλώς εμφανίστε όπου κάτι έχει αλλάξει απευθείας στο κείμενο. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αναθεώρηση" στην κορδέλα.

2. Στο αναπτυσσόμενο μενού για "Εμφάνιση σήμανσης", επιλέξτε ποιες σημάνσεις θέλετε να δείτε: Σχόλια, εισαγωγές και διαγραφές και μορφοποίηση.

   

3. Στην ενότητα "Σήμανση: όλα" μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να δείτε όλες τις αλλαγές απευθείας στο κείμενο ή απλώς να δείτε ότι κάτι έχει αλλάξει.

υπόδειξη: Θέλετε να εκτυπώσετε ένα έγγραφο χωρίς σχόλια ή αναθεωρήσεις; Στη συνέχεια, επιλέξτε "Σήμανση: κανένα".

Έτσι μπορείτε να εισαγάγετε σχόλια και να διορθώσετε λάθη

Διαφορετικοί τύποι σημάνσεων μπορούν να βρεθούν στο Word. Πρώτον, το ίδιο το πρόγραμμα επισημαίνει λέξεις που περιέχουν σφάλματα. Από την άλλη πλευρά, οι συντάκτες μπορούν επίσης να κάνουν χρήση της λειτουργίας διόρθωσης. Με μια πιο προσεκτική ματιά στη σήμανση, μπορείτε γρήγορα να δείτε ποιες προτάσεις θέλετε να αποδεχτείτε και ποιες θέλετε να απορρίψετε.

Εάν, για παράδειγμα, φαίνεται ότι το Word έχει επισημάνει επανειλημμένα ένα όνομα ή έναν τεχνικό όρο που δεν μπορεί να βρεθεί στο λεξικό, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει, μπορείτε εύκολα να το προσθέσετε στο λεξικό. Κατ 'αρχήν, τα κόκκινα κύματα που επισημαίνουν τα σφάλματα μπορούν να απενεργοποιηθούν, για παράδειγμα εάν σας ενοχλήσουν κατά την ανάγνωση.

Άλλες σημάνσεις μπορούν επίσης να προέλθουν από τη διόρθωση των αναγνωστών που έχουν χρησιμοποιήσει τη λειτουργία διόρθωσης. Εάν στη συνέχεια χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αναθεώρησης, έχετε την επιλογή να αποδεχτείτε τα σχόλια των συντακτών. Είναι πιθανό ότι πολλοί άνθρωποι έχουν εργαστεί σε ένα έγγραφο ταυτόχρονα. Οι σημάνσεις και τα σχόλια μπορούν επομένως να προσδιοριστούν σε διαφορετικά χρώματα. Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε τα χρώματα σχολίων όπως θέλετε να διακρίνετε τα σχόλια.

Εκτός από τις σημάνσεις, η λειτουργία σχολίου μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να προτείνει αλλαγές ιδεών ή προτάσεις για βελτίωση σε ένα έγγραφο. Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σχολίου στο Word:

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Έλεγχος".

2. Στην περιοχή Σχόλια θα βρείτε το κουμπί "Νέο σχόλιο". Με ένα κλικ του ποντικιού στην περιοχή, μια άλλη στήλη και ένα συννεφάκι ομιλίας θα ανοίξουν στην άκρη της περιοχής που έχετε επιλέξει. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε γρήγορα να προσθέσετε συγκεκριμένες οριακές σημειώσεις στο κείμενο, τις οποίες στη συνέχεια ο συντάκτης μπορεί να λάβει υπόψη κατά την αναθεώρησή του.

   

3. Στην ίδια περιοχή της κορδέλας του αρχείου σας, μπορείτε να διαγράψετε σχόλια εάν τα έχετε ήδη ενσωματώσει.

Είναι επίσης καλό να γνωρίζετε ότι μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ μεμονωμένων σχολίων και έτσι να παραλείψετε σχόλια και να επεξεργαστείτε άλλα προς το παρόν. Μπορείτε επίσης να δείτε απευθείας την τελευταία αλλαγή. Αυτό καθιστά την επεξεργασία του αρχείου ακόμη πιο αποτελεσματική.

Λειτουργίες στο Word: Αυτές οι ρυθμίσεις απλοποιούν την εργασία σας

Το Microsoft Word όχι μόνο σας διευκολύνει να σχεδιάσετε το κείμενό σας όταν γράφετε. Το πρόγραμμα σας παρέχει επίσης ορισμένες λειτουργίες που επιταχύνουν την αναθεώρηση στο τέλος της διαδικασίας. Εκτός από την επιλογή διόρθωσης συχνών σφαλμάτων σε λίγα μόνο βήματα χρησιμοποιώντας το "Εύρεση & Αντικατάσταση", το Word επιτρέπει επίσης μεγαλύτερη ποικιλία στο κείμενο χάρη στο συνώνυμο λεξικό. Άλλες λειτουργίες και δυνατότητες που πρέπει να γνωρίζετε στο Word είναι:

• Λειτουργίες πεδίου
• Μακροεντολές
• Αποσπάσματα
• Αριθμοί σελίδων
• ημερομηνία
• Υπερσύνδεσμοι

Συμπέρασμα: Έτσι μπορείτε να κάνετε αναθεωρήσεις στο Word

Κατά τη δημιουργία μιας σελίδας, όχι μόνο βεβαιώνεστε ότι έχετε τακτοποιήσει σωστά την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, τον πίνακα περιεχομένων, τις μεταφράσεις και τη λίστα πηγών, αλλά το περιεχόμενο και η ορθογραφία πρέπει επίσης να είναι σωστά. Με τη δεξιά πλευρική προβολή, δεν θα χάσετε πλέον καμία σήμανση σφάλματος. Ένας νέος ορθογραφικός έλεγχος στο τέλος της εργασίας του κειμένου φαίνεται επίσης χρήσιμος.

Εάν υπάρχει μια προδιαγραφή για τον αριθμό των λέξεων ή των χαρακτήρων, μπορείτε να ζητήσετε από το Word να τις μετρά και να τις ελέγχει γρήγορα και εύκολα. Είναι επίσης δυνατή η εκτύπωση μόνο των διορθώσεων κειμένου. Συνολικά, οι ρυθμίσεις του προγράμματος προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών για την αναθεώρηση εγγράφων κειμένου.

Παρακολουθώντας τις αλλαγές, μπορείτε να δείτε το ακριβές ιστορικό αλλαγών στο έγγραφο. Οι λεγόμενες σημάνσεις είναι χρήσιμοι βοηθοί: Απεικονίζουν τις αλλαγές στο τεστ. Τέλος, όταν έχουν γίνει όλες οι αναθεωρήσεις, μπορείτε να αποθηκεύσετε το τελικό αρχείο ως PDF ή να στείλετε έγγραφα με τη μορφή επιστολών φόρμας.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να εμφανίσω τις αλλαγές που έγιναν από άλλους συντάκτες;

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο άλλοι συντάκτες έχουν διορθώσει ή σχολιάσει το αντίστοιχο έγγραφο, τα σχόλια μπορούν να εμφανιστούν με διαφορετικούς τρόπους. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να αποφασίσετε ποιες προτάσεις θα εξετάσετε. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε την καρτέλα "Παρακολούθηση" στην καρτέλα "Έλεγχος". Εδώ μπορείτε να ορίσετε τσιμπούρια για τις διαφορετικές ομάδες σφαλμάτων.

Πώς μπορώ να εισαγάγω σχόλια σε ένα κείμενο;

Η καρτέλα "Επισκόπηση" σας μεταφέρει στο κουμπί "Σχόλια". Σε αυτό το σημείο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο σχόλιο σημειώνοντας το απαιτούμενο απόσπασμα κειμένου και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο πεδίο "Νέο σχόλιο". Γράψτε τη σημείωσή σας στο συννεφάκι ομιλίας. Το Word προσφέρει την επιλογή ενσωμάτωσης σχολίων μελάνης. Μπορείτε να σχολιάσετε έγγραφα χωρίς πληκτρολόγιο.