Δημιουργήστε εύκολα γράμματα φόρμας με αυτές τις οδηγίες
Πρέπει να γίνουν μερικά βήματα προτού ένα έγγραφο κειμένου ικανοποιήσει τις συγκεκριμένες απαιτήσεις ή τις ατομικές σας επιθυμίες. Αυτό μπορεί να πάρει χρόνο. Αλλά το έργο αξίζει τον κόπο εάν το τελικό αρχείο φαίνεται ελκυστικό στο τέλος και είναι επίσης πειστικό από την άποψη του περιεχομένου. Ειδικά εάν θέλετε να στείλετε το έγγραφο σε διαφορετικούς παραλήπτες ή το χρειάζεστε σε διαφορετικές περιπτώσεις, επωφεληθείτε από τη λειτουργία "γράμματα φόρμας" του Microsoft Word. Πώς όμως μπορούν να δημιουργηθούν αυτές οι συγχωνεύσεις αλληλογραφίας;
Δημιουργήστε γράμματα φόρμας στο Word: Πρακτικός βοηθός στο πρόγραμμα του Office
Ας υποθέσουμε ότι έχετε σχεδιάσει ένα κείμενο αποκλειστικά σύμφωνα με τις ιδέες σας - οι ρυθμίσεις μορφής και γλώσσας καθώς και γραφικά, κεφαλίδες, υποσέλιδα και υπερσυνδέσεις αντιστοιχούν στις αντίστοιχες προδιαγραφές. Έχετε συμπεριλάβει επίσης σημαντικές παραθέσεις και έχετε ήδη ετοιμάσει τον πίνακα περιεχομένων και τη λίστα των πηγών και τις προσθέσατε στο κείμενο. Το αρχείο είναι έτοιμο και πρέπει να σταλεί σε μια μεγάλη λίστα ατόμων.
Εάν επρόκειτο να προσαρμόσετε ξανά το κείμενο σε κάθε παραλήπτη, σημαντικές ρυθμίσεις όπως οι αριθμοί σελίδων ή η ημερομηνία θα μπορούσαν να αλλάξουν ή να αλλάξουν αυτόματα. Ευτυχώς, το Microsoft Word διαθέτει επίσης πρακτικές δυνατότητες για τη δημιουργία γραμμάτων φόρμας σε αυτό το σημείο.
Ένα τέτοιο χαρακτηριστικό πρέπει να νοηθεί ως μια συνάρτηση που είναι ενσωματωμένη στο πρόγραμμα του Office και είναι διαθέσιμη στον χρήστη προκειμένου να επεξεργαστεί ένα κείμενο. Εκτός από τη δυνατότητα επιστολής φόρμας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές, για παράδειγμα. Με έναν συγκεκριμένο συνδυασμό πλήκτρων μπορείτε να εκτελέσετε ταχύτερα τις τακτικά χρησιμοποιούμενες εντολές. Η λειτουργία "Εύρεση & αντικατάσταση" είναι επίσης μια δημοφιλής λειτουργία: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να διορθώσετε κοινά σφάλματα σε ένα μόνο βήμα.
Βήμα προς βήμα για συγχώνευση αλληλογραφίας: Οδηγίες και συμβουλές
Το Microsoft Word διευκολύνει την εργασία σας με έγγραφα κειμένου με διάφορους τρόπους. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη λειτουργία της σειριακής επιστολής. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή, κάντε πρώτα κλικ στην καρτέλα "Προγράμματα" στην κορδέλα μενού του προγράμματος Office. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφορετικών επιλογών: Εκτός από γράμματα, άλλα είδη εγγράφων, για παράδειγμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ετικέτες, μπορούν επίσης να παραχθούν σε σειρά. Ακόμα και ένα βιβλίο διευθύνσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Πώς να προχωρήσετε εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράμμα φόρμας:
Ανοίξτε την καρτέλα "Αποστολές" στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Μεταβείτε στο "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και επιλέξτε, για παράδειγμα, "Letter".
Αφού το Word πραγματοποιήσει αυτόματες προεπιλογές, κάντε κλικ στο πεδίο "Επιλογή παραλήπτη".
Δημιουργήστε μια νέα λίστα ή χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα ή επαφές Outlook - Το Word δημιουργεί αυτόματα εξατομικευμένα επιστολόχαρτα κ.λπ. για κάθε παραλήπτη.
Ελέγξτε τα πάντα στην προεπισκόπηση και εκτυπώστε τα γράμματα συλλογικά.
Αυτός είναι ένας πολύ εξοικονομητικός τρόπος δημιουργίας και εκτύπωσης γραμμάτων φόρμας. Με την αποθήκευση επαφών, μπορείτε να αναμένετε μια εξατομικευμένη διεπαφή χρήστη με το επόμενο γράμμα. Διαδώστε μηνύματα σε συναδέλφους, πελάτες, φίλους και οικογένεια σε χρόνο μηδέν.
υπόδειξη: Πρόσβαση στον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αυτό σας καθοδηγεί στη δημιουργία του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας σε έξι βήματα. Αυτό παρακάμπτει αυτόματα πιθανά προβλήματα κατά την αποστολή σειριακών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να αποφύγετε μηνύματα σφάλματος που σχετίζονται με το σύστημα, ορίζοντας ορισμένες ρυθμίσεις.
Λεπτομέρειες με μια ματιά: Έτσι παρακολουθείτε τα πράγματα
Για να διορθώσετε τα σφάλματα, είναι σημαντικό να εξετάσετε λεπτομερώς το έγγραφο. Δεδομένου ότι προετοιμάζετε ένα αρχείο που πρόκειται να σταλεί ως επιστολή σε πολλούς διαφορετικούς παραλήπτες, όχι μόνο το περιεχόμενο, ο χαιρετισμός και η γραμμή χαιρετισμού πρέπει να είναι σωστά. Κατά την αυτόματη δημιουργία στοιχείων κειμένου, ο οδηγός χρησιμοποιεί την πηγή δεδομένων σας, η οποία περιέχει τα δεδομένα του παραλήπτη. Επομένως, τα ονόματα και οι διευθύνσεις πρέπει να εισαχθούν σωστά, έτσι ώστε κανένα μπλοκ διευθύνσεων να μην είναι εσφαλμένο στο τέλος.
Για να αποφύγετε το τέλος του εγγράφου που περιέχει σφάλματα, είναι επίσης χρήσιμο να λάβετε υπόψη τη μορφή της προέλευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για αρχείο Excel, θα πρέπει να μορφοποιήσετε τους αριθμούς στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Η προσοχή σας απαιτείται εδώ. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν προβλήματα με τις πληροφορίες νομίσματος σε γράμματα φόρμας. Η υποστήριξη βήμα προς βήμα του οδηγού σας υποστηρίζει ενώ δημιουργείτε την αντίστοιχη σελίδα.
Απλή διαδικασία: αποθηκεύστε μεμονωμένες ιδέες και καλέστε τις ανά πάσα στιγμή
Σε κάθε εταιρεία και σύμφωνα με προσωπικές επιθυμίες, ο χαιρετισμός, τα δεδομένα του παραλήπτη, η γραμμή χαιρετισμού, αλλά και το μπλοκ διευθύνσεων μπορούν να τοποθετηθούν σε διαφορετικά σημεία του εγγράφου. Εάν χρησιμοποιείτε πάντα την ίδια δομή, μπορείτε, για παράδειγμα, να αγκυρώσετε σταθερά τη θέση της γραμμής χαιρετισμού στο γράμμα της φόρμας.
Επιπλέον, μπορείτε να αριθμήσετε τα σειριακά γράμματα που έχουν δημιουργηθεί διαδοχικά και έτσι να παρέχετε μεγαλύτερη σαφήνεια. Οι απαιτήσεις και οι μεμονωμένες επιθυμίες μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα πρότυπο. Η επιλογή είναι μία από τις πολλές συναρτήσεις στο Word που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την απλοποίηση και επιτάχυνση των διαδικασιών γραφής.
Εκτός από την επιλογή επιλογής πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας από τις πηγές προσωπικών δεδομένων σας και ενσωμάτωσής τους στο κείμενό σας σε λίγα μόνο βήματα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word για να εισαγάγετε μεταφράσεις ή να αποθηκεύσετε ένα αρχείο ως PDF.
Προσαρμογές και διορθώσεις - είναι τόσο εύκολο
Πριν αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word ως PDF, ελέγξτε ξανά εάν θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρείτε πιο συγκεκριμένα τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας επισημαίνοντάς τα. Οι διάφορες λειτουργίες πεδίου του προγράμματος Office μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εισαγωγή στοιχείων από διαφορετικές πηγές δεδομένων: πίνακες από το Excel, πεδία κειμένου από άλλα δεδομένα και γραφικά μπορούν εύκολα να ενσωματωθούν στη συγχώνευση αλληλογραφίας σας.
Σε μια προεπισκόπηση, μπορείτε να δείτε πώς θα ταιριάζουν οι νέες ενότητες στο αρχικό έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, οι αντίστοιχες διευθύνσεις ή ονόματα μπορούν στη συνέχεια να αναθεωρηθούν.
Καλό να ξέρω: Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο επιστολής φόρμας από ένα κανονικό έγγραφο, αυτή η διαδικασία μπορεί επίσης να εφαρμοστεί αντίστροφα. Αντίθετα, το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορεί επίσης να μετατραπεί σε κανονικό έγγραφο.
Σειριακές επιστολές: ο γρηγορότερος τρόπος για πολλά στοιχεία αλληλογραφίας
Τα γράμματα φόρμας προσφέρουν τη δυνατότητα δημιουργίας στοιχείων αλληλογραφίας για διαφορετικούς παραλήπτες γρήγορα και αποτελεσματικά. Χάρη στις συγκεκριμένες ρυθμίσεις του προγράμματος, επωφελείστε από μια ομοιόμορφη διάταξη - ανεξάρτητα από το αν γράφετε γράμματα, δημιουργείτε ετικέτες ή κάνετε άλλη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί χρειάζεστε μια επιστολή φόρμας;
Εάν πρόκειται να σταλούν έγγραφα σε διαφορετικούς παραλήπτες και χρησιμοποιούνται παρόμοια στοιχεία κειμένου, η χρήση της λειτουργίας σειριακής επιστολής αξίζει τον κόπο. Εδώ μπορείτε να εισαγάγετε μεμονωμένα μπλοκ απευθείας στο κείμενο και να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια πηγή δεδομένων που περιέχει διευθύνσεις και ονόματα των παραληπτών. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο κατά τη δημιουργία εξατομικευμένων μηνυμάτων.
Πώς μπορώ να ελέγξω αν το συμπληρωμένο γράμμα φόρμας ταιριάζει;
Με τη λειτουργία προεπισκόπησης, το περιεχόμενο και η μορφή μιας σειριακής επιστολής μπορούν να εμφανιστούν και να ελεγχθούν στην τελική τους έκδοση.
