Έτσι γίνεται σαφές το Microsoft Outlook!

Με χρήσιμες συμβουλές και βοήθεια

Ξέρετε το συναίσθημα; Έχετε προετοιμαστεί επαγγελματικά, τα ραντεβού και οι εργασίες σας έχουν οργανωθεί αυστηρά και παρά την καλύτερη προπαρασκευαστική εργασία έχετε ξεχάσει ένα σημαντικό ραντεβού. Παρά το στεγανό και δομημένο σύστημα σχεδιασμού, μπορεί να συμβεί να αγνοηθούν σημαντικά πράγματα. Είναι ενοχλητικό όταν ξεχνιούνται τα ραντεβού, οι προθεσμίες ή η ολοκλήρωση μιας εργασίας. Το Outlook διαθέτει μια σειρά από δυνατότητες για να σας βοηθήσει:

• Δώστε προτεραιότητα σε σημαντικά πράγματα και
• Έγκαιρα για ραντεβού ή
• Σκεφτείτε την προετοιμασία τους.

Χρησιμοποιήστε τις υπενθυμίσεις στο Outlook

Το Outlook διευκολύνει τους χρήστες να θυμούνται σημαντικές εργασίες ή ραντεβού. Με τη λειτουργία υπενθύμισης ενσωματωμένη στο Outlook, δεν χρειάζεται πλέον να καταγράφετε ένα ραντεβού ή την ολοκλήρωση μιας εργασίας σε ένα Post-it ή χειρόγραφο στο ημερολόγιο. Το Outlook θα σας υπενθυμίζει αυτόματα όλα όσα είναι σημαντικά. Για το σκοπό αυτό, το λογισμικό εμφανίζει ένα παράθυρο με τις πληροφορίες σχετικά με το ραντεβού ή την εργασία και εκπέμπει επίσης ένα ηχητικό σήμα. Αυτό λειτουργεί τόσο στον υπολογιστή όσο και σε συγχρονισμένα smartphone ή tablet.

Ορίστε υπενθυμίσεις σε νέα ραντεβού

Για να ορίσετε υπενθυμίσεις για νέα ραντεβού, προχωρήστε ως εξής:

1. Δημιουργήστε ένα νέο ραντεβού στο Outlook.

2. Στο πεδίο επιλογής "Υπενθύμιση", επιλέξτε τον επιθυμητό χρόνο παράδοσης. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε λίγα λεπτά, ώρες, ημέρες ή εβδομάδες.

3. Για εργασίες και παρακολούθηση, επιλέξτε το πλαίσιο "Υπενθύμιση" και επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα που θέλετε να εμφανίζεται η ειδοποίηση.

Με υπενθυμίσεις στο Outlook σας υπενθυμίζονται αξιόπιστα ραντεβού και εργασίες ή ραντεβού με άλλους. Το Outlook προσφέρει επίσης την επιλογή αυτόματης ενεργοποίησης μιας υπενθύμισης για κάθε ραντεβού ή εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την εντολή: "Αρχείο"> "Επιλογές"> "Ημερολόγιο ή Εργασίες". Η υπενθύμιση για εργασίες την ημερομηνία λήξης εμφανίζεται σε καθορισμένη ώρα.

Δεδομένου ότι κάθε ραντεβού ή κάθε εργασία δεν έχει την ίδια σημασία, οι χρήστες θα πρέπει να εξετάσουν εάν μια τυπική ρύθμιση έχει νόημα σε αυτή την περίπτωση.

Υπόδειξη:

Κατά την εγκατάσταση για πρώτη φορά, το Outlook εμφανίζει το παράθυρο υπενθύμισης 30 λεπτά πριν από κάθε συνάντηση από προεπιλογή. Εάν θέλετε να το αλλάξετε και να ορίσετε μεμονωμένες υπενθυμίσεις, πρέπει να απενεργοποιήσετε την τυπική υπενθύμιση. Αυτό λειτουργεί με τη μετάβαση στις ρυθμίσεις ημερολογίου όπως περιγράφεται παραπάνω και απενεργοποίηση του πλαισίου ελέγχου για τυπικές υπενθυμίσεις.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία παρακολούθησης για υποβολές

Η λειτουργία εργασιών στο Outlook είναι εύκολη στη χρήση και αποτελεσματική. Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε μια εργασία με ή υπενθύμιση για κάθε τηλεφωνική κλήση σε εκκρεμότητα ή για απλές απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις πρακτικές λειτουργίες υπενθύμισης στο Outlook ως εναλλακτική λύση.

Για να χρησιμοποιήσετε τη συνέχεια στο Microsoft Outlook, προχωρήστε ως εξής:

Εισαγάγετε μια εργασία στον προγραμματιστή εργασιών και συνδέστε την με τα δεδομένα επαφής ή το e-mail στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επαφή ή το e-mail και καλέστε την εντολή: "Έναρξη"> "Παρακολούθηση". Κάντε κλικ στο "Προσαρμοσμένο" και επιλέξτε την ημερομηνία λήξης στο επόμενο βήμα. Εάν επιθυμείτε, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια υπενθύμιση ως επιλογή.

Στο μενού "Για παρακολούθηση" θα βρείτε επίσης προκαθορισμένες ημερομηνίες λήξης για να διαλέξετε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε την καταχώριση "Επόμενη εβδομάδα", θα λάβετε πληροφορίες υπενθύμισης για την επόμενη εβδομάδα. Επιπλέον, πρέπει να κάνετε κλικ στο σύμβολο του κουδουνιού και να προσθέσετε την υπενθύμιση έτσι ώστε να ενεργοποιηθεί η αυτόματη υπενθύμιση.

Αφήστε τον εαυτό σας και τους άλλους να θυμηθούν σημαντικές ημερομηνίες

Υπάρχουν ημερομηνίες και προθεσμίες που είναι εξαιρετικά σημαντικές και καθοριστικές για την περαιτέρω ροή εργασίας. Εάν θέλετε να υπενθυμίσετε αυτόματα στον παραλήπτη ένα μήνυμα ότι περιμένετε απάντηση, μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση παρακολούθησης στο μήνυμα στο Outlook. Ξεκινώντας από την έκδοση του Outlook 2007, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε μια δεύτερη συνέχεια για τον εαυτό σας προσωπικά. Με αυτήν τη διαδικασία δημιουργείτε μια ιδιωτική, ψηφιακή επανυποβολή.

Για να σημειώσετε ένα σημαντικό ραντεβού με αυτόν τον τρόπο, κάντε τα εξής:

1. Στην καρτέλα ΜΗΝΥΜΑ του ραντεβού που θέλετε να στείλετε, κάντε κλικ στο FOLLOW UP.

2. Στη συνέχεια, επιλέξτε USER-DEFINED.

3. Ορίστε μια ετικέτα για τον παραλήπτη στο κάτω μέρος του παραθύρου. Για παράδειγμα, θα πρέπει να απαντήσετε στο μήνυμα έως τις 16:00 το απόγευμα της Πέμπτης.

4. Ένα επίπεδο πάνω από την παρακολούθηση του παραλήπτη, ενεργοποιείτε την παρακολούθηση για τον εαυτό σας προσωπικά. Για παράδειγμα, αφήστε τον εαυτό σας να σας θυμίσει την ζητούμενη απάντηση το επόμενο πρωί. Με αυτήν τη διαδικασία και μια προληπτική παρακολούθηση, έχετε την εγγύηση ότι θα υπάρχει αρκετός χρόνος για να παρακολουθήσετε τον παραλήπτη εάν δεν έχει ακόμη απαντήσει.

Από το Outlook 2010: Έτσι μπορείτε να υπενθυμίζετε τις επερχόμενες εργασίες

Εάν θέλετε το Outlook να σας υπενθυμίζει αυτόματα εργασίες που έχουν ημερομηνία λήξης, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη λειτουργία υπενθύμισης με την ακόλουθη ρύθμιση:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές.

2. Ανοίξτε την καρτέλα "Εργασίες".

3. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Ενεργοποίηση υπενθυμίσεων για εργασίες με ημερομηνία λήξης".

4. Επιλέξτε την επιθυμητή ώρα στην ενότητα "Τυπική ώρα υπενθύμισης".

Χρησιμοποιήστε φακέλους ή φακέλους αναζήτησης

Οι διαφορετικοί φάκελοι στο Outlook μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να μην παραβλέπονται σημαντικές εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν προσωπικό φάκελο "Εκκρεμότητες" στον οποίο μπορείτε να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξακολουθούν να απαιτούν δράση. Σε αντίθεση με την παρακολούθηση, δεν έχει οριστεί ημερομηνία λήξης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχονται στο φάκελο. Πρέπει προσωπικά να θυμηθείτε να κοιτάξετε στο φάκελο και να απαντήσετε σε τυχόν εκκρεμή e-mail. Εάν φορτώνετε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα και τα απαντάτε, οι προσωπικοί φάκελοι είναι χρήσιμοι για τη δομή της δικής σας εργασίας. Μετά την απάντηση, το μήνυμα μπορεί να μετακινηθεί στο φάκελο στον οποίο πρόκειται να αποθηκευτεί ή να αρχειοθετηθεί για μακροπρόθεσμο ορίζοντα.

Ο φάκελος αναζήτησης "Για παρακολούθηση", ο οποίος ήταν προκαθορισμένος σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook και μπορεί να βρεθεί στο τέλος της λίστας φακέλων, είναι πρακτικός και φιλικός προς το χρήστη. Στην τρέχουσα έκδοση του Outlook 365 θα βρείτε το φάκελο με το όνομα "Αναζήτηση φακέλου" στο τέλος του δέντρου φακέλων.

Ανοίξτε αυτόν τον φάκελο και εισαγάγετε τις παραμέτρους αναζήτησης, το Outlook θα βρει όλα τα e-mail που έχετε επισημάνει για παρακολούθηση σε δευτερόλεπτα και θα τα εμφανίσει. Με αυτόν τον τρόπο έχετε μια άμεση επισκόπηση παρόμοια με αυτήν στο φάκελο "Εκκρεμότητες". Μια σημαντική διαφορά είναι ότι ο φάκελος αναζήτησης συλλέγει τα e-mail που έχουν επισημανθεί για παρακολούθηση από ολόκληρο το φάκελο εισερχομένων και τους φακέλους που περιέχει. Εμφανίζονται επίσης τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αποθηκεύσει στον αντίστοιχο φάκελο πελατών.