Κοινή χρήση παρουσιάσεων: Εξαγωγή περιεχομένου στο PowerPoint

Μεταφορά παρουσιάσεων με βίντεο και ήχο

Ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε μια παρουσίαση για ένα ραντεβού πελάτη ή θέλετε να κάνετε την παρουσίαση στους συμμετέχοντες της διαδικτυακής σας κατάρτισης στη συνέχεια: Εάν μεταφέρετε μια παρουσίαση στο PowerPoint, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι εξάγετε την παρουσίαση σωστά, έτσι ώστε να ακούγεται ολόκληρος ο ήχος είναι επίσης διαθέσιμα - και μοιράζονται αρχεία βίντεο. Άλλωστε, θα ήταν ενοχλητικό αν στην παρουσίασή σας έλειπαν κρίσιμα στοιχεία.

Για να μην χρειάζεται καν να σκέφτεστε αν όλα τα στοιχεία περιλαμβάνονται πραγματικά στη μεταφορά ή αν η παρουσίασή σας μπορεί να παιχτεί σε υπολογιστή τρίτου κατασκευαστή στον οποίο το Microsoft PowerPoint ενδέχεται να μην έχει εγκατασταθεί καθόλου - για παράδειγμα σε Mac - μπορείτε να ετοιμάσετε. Υπάρχουν διαφορετικές επιλογές ανάλογα με το αν εργάζεστε με παλαιότερη έκδοση του PowerPoint ή του Microsoft 365.

Όσο πιο πρόσφατη είναι η έκδοση του PowerPoint, τόσο πιο βολικό είναι να μοιράζεστε αρχεία

Με παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, τα στοιχεία πολυμέσων πρέπει επίσης να αποθηκεύονται σε μια παρουσίαση και επίσης να μεταβιβάζονται. Για να γίνει αυτό, πρέπει να δημιουργηθεί ένας σύνδεσμος μεταξύ της παρουσίασης και του φακέλου με τα στοιχεία βίντεο ή ήχου. Ωστόσο, τα στοιχεία μπορούν επίσης να ενσωματωθούν στην παρουσίαση με λίγα μόνο κλικ, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να σταλούν ξεχωριστά.

Είναι πιο εύκολο με τις νεότερες παρουσιάσεις του PowerPoint. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το PowerPoint μέσω του Microsoft 365, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις παρουσιάσεις σας στο cloud. Εκεί μπορείτε να το καλέσετε ξανά ανά πάσα στιγμή και να το μοιραστείτε με άλλους - συμπεριλαμβανομένων όλων των παρεχόμενων στοιχείων πολυμέσων. Εκτός από τη συνδρομή Microsoft 365, το μόνο που απαιτείται για αυτό είναι η πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Πώς να εξάγετε την παρουσίαση του PowerPoint με ήχο και βίντεο σε νεότερες εκδόσεις PPT

Για να εξάγετε μια παρουσίαση του PowerPoint στην έκδοση 2016, μεταβείτε στο στοιχείο μενού Αρχείο. Παρακάτω θα βρείτε το σημείο στη γραμμή που ανοίγει στα αριστερά ΕξαγωγήΤο Στη συνέχεια, θα σας προταθούν διαφορετικές εκδόσεις στις οποίες μπορείτε να μετατρέψετε την παρουσίασή σας.

Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS:

Με αυτήν την επιλογή μπορείτε είτε να μετατρέψετε μεμονωμένες διαφάνειες είτε ολόκληρο το αρχείο σε PDF και να το αποθηκεύσετε. Στις επιλογές έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε το έγγραφο συμβατό με PDF / A. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να ανοίξει από οποιοδήποτε πρόγραμμα προβολής PDF. Για να δημιουργήσετε το έγγραφο:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS.

2. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου για την παρουσίασή σας.

3. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη μορφή PDF.

4. Επιλέξτε ή διαγράψτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση, όποιο προτιμάτε.

5. Επιλέξτε Standard (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση) εάν το έγγραφό σας απαιτείται σε υψηλή ανάλυση.

6. Επιλέξτε Minimum Size (Online Publishing) εάν ένα μικρότερο μέγεθος αρχείου είναι πιο σημαντικό από την ποιότητα εκτύπωσης.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές για να καθορίσετε τις λεπτομέρειες, όπως τις σελίδες που θα εκτυπωθούν, την εκτύπωση σημάνσεων ή τις επιλογές εξόδου.

8. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Πακέτο διαφανειών για CD:

Οι παρουσιάσεις μπορούν να συσκευαστούν ανάλογα όχι μόνο για CD, αλλά και για USB sticks. Μία ή περισσότερες παρουσιάσεις και άλλα επιθυμητά αρχεία συνδυάζονται και εγγράφονται σε ένα CD. Εάν τα αρχεία αποθηκευτούν σε ένα φάκελο, μπορούν στη συνέχεια να αντιγραφούν από εκεί στο USB stick.

Δημιουργία φυλλαδίου:

Μια άλλη λειτουργία εξαγωγής είναι η δημιουργία φυλλαδίων, τα οποία αποτελούνται από διαφάνειες με τις σημειώσεις σας. Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή, θα ανοίξει ένα πλαϊνό πλαίσιο στο οποίο μπορείτε να ορίσετε τη διάταξη των σημειώσεων και των διαφανειών. Στη συνέχεια, το PowerPoint δημιουργεί ένα αρχείο Word της επιλογής σας στο οποίο μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε.

Αλλαγή τύπου αρχείου:

Κάτω από αυτήν την επιλογή έχετε πολλές επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή της παρουσίασής σας στην παλιά μορφή του PowerPoint 97-2003. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη μορφή OpenDocument εάν η παρουσίασή σας πρέπει να είναι κατάλληλη για το OpenOffice. Μια μετατροπή σε εικόνες JPEG.webp ή PNG είναι επίσης δυνατή χρησιμοποιώντας το κουμπί Αλλαγή τύπου αρχείου. Εάν επιλέξετε Αποθήκευση ως διαφορετικού τύπου αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως, μπορείτε επίσης να μετατρέψετε μεμονωμένες διαφάνειες σε άλλες μορφές, όπως GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF ή TIFF.

Δημιουργία βίντεο:

Τα βίντεο αποθηκεύονται τακτικά σε μορφή MP4. Εναλλακτικά, μπορεί επίσης να επιλεγεί η μορφή WMV. Όλα τα στοιχεία πολυμέσων, κινούμενα σχέδια και χρονοδιαγράμματα περιλαμβάνονται στην εξαγωγή. Όσον αφορά την ποιότητα της εικόνας, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ:

• Τυπικό = 640x480 εικονοστοιχεία
• HD = 960x720 εικονοστοιχεία
• Full HD = 1400x1080 εικονοστοιχεία
• Ultra HD = 2880x2160 εικονοστοιχεία

Προσοχή όμως: όσο μεγαλύτερη είναι η ανάλυση, τόσο μεγαλύτερο είναι το εξαγόμενο αρχείο. Εάν θέλετε να στείλετε την παρουσίασή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, θα πρέπει να σημειώσετε ότι πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνουν συνημμένα μόνο έως ένα ορισμένο μέγεθος. Περάστε από έναν πάροχο όπως το WeTransfer για να στείλετε μεγαλύτερα συνημμένα.

Η μετατροπή μιας παρουσίασης του PowerPoint σε βίντεο σας απαλλάσσει από το έργο να μάθετε ποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούν οι παραλήπτες. Επειδή μια παρουσίαση που είναι διαθέσιμη ως βίντεο σε μορφή WMV μπορεί να αναπαραχθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή Windows με αντίστοιχο πρόγραμμα αναπαραγωγής βίντεο. Και αυτό μπορεί να εγκατασταθεί γρήγορα αν δεν είναι ήδη εκεί.

Παρουσιάσεις PowerPoint στο cloud: απλές και πρακτικές

Με τη νέα παραλλαγή του PowerPoint, η οποία αποτελεί μέρος της συνδρομής Microsoft 365, η κοινή χρήση αρχείων PowerPoint που περιέχουν στοιχεία βίντεο ή ήχου είναι πολύ πιο εύκολη. Τέλος, η Microsoft αποθηκεύει το δημιουργημένο PowerPoint στο cloud, στο οποίο όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μοιραστείτε την παρουσίαση με άλλα άτομα ή να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διαδρομή προς το cloud σας.

Άλλα άτομα μπορούν να δουν την παρουσίαση του PowerPoint, ακόμη και αν δεν είναι οι ίδιοι πελάτες του Microsoft 365. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε, να συνδέσετε ή να αντιγράψετε επιπλέον φακέλους. Ένα άλλο πλεονέκτημα: Η παρουσίαση δεν μπορεί να προβληθεί μόνο από άλλα άτομα, αλλά και να επεξεργαστεί. Αυτό είναι δυνατό σε πραγματικό χρόνο, έτσι ώστε να μπορείτε να εργαστείτε με πολλά άτομα ταυτόχρονα σε μια παρουσίαση του PowerPoint.

Εάν δεν διαθέτετε την έκδοση cloud του PowerPoint, μπορείτε είτε να μοιραστείτε τις παρουσιάσεις σας σε USB stick ή CD, είτε απλά να τις στείλετε μέσω email. Εάν εργάζεστε με παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, έχουμε δημιουργήσει μερικές συμβουλές για εσάς.

Πώς να στείλετε παρουσιάσεις σε εκδόσεις PowerPoint έως το 2007

Με παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, η μεταφορά λειτουργεί λίγο διαφορετικά. Σε εκδόσεις PowerPoint έως το 2007, όλα τα αρχεία πολυμέσων (με εξαίρεση τα μικρά αρχεία WAV) συνδέονται μόνο με την παρουσίαση. Κατά την προώθησή τους, πρέπει να διασφαλίσετε ότι αυτοί οι σύνδεσμοι εξακολουθούν να λειτουργούν σε άλλους υπολογιστές στέλνοντας όλα τα συνδεδεμένα αρχεία.

Ακόμα κι αν το PowerPoint 2007 ακούγεται σαν το παρελθόν: Πολλοί ιδιώτες και χρήστες παλαιότερων υπολογιστών εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αυτές τις παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, γι 'αυτό είναι λογικό να εξοικειωθείτε με τις λειτουργίες και τις επιλογές.

Διαφορές και παρασκευές εκδόσεων

Σε όλες τις παλαιότερες εκδόσεις, διευκολύνετε τη δουλειά σας δημιουργώντας έναν φάκελο πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε στην παρουσίαση, στον οποίο μπορείτε να αντιγράψετε όλα τα αρχεία πολυμέσων εκτός από την παρουσίαση, πριν τα εισαγάγετε στην παρουσίαση.

Σχετικές διαδρομές δημιουργούνται για τους συνδέσμους στους οποίους δεν αποθηκεύεται το πραγματικό όνομα διαδρομής (μονάδα δίσκου \ φάκελος \ υποφάκελος) και εξακολουθούν να λειτουργούν σε άλλους υπολογιστές. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι όλα τα στοιχεία πολυμέσων της παρουσίασής σας μπορούν να αναπαραχθούν και τίποτα δεν έχει χαθεί.

Αυτόματη συσκευασία αρχείων για CD

Η λειτουργία Pack for CD είναι διαθέσιμη από το PowerPoint 2003 και μετά. Επιτρέπει την κοινή χρήση παρουσιάσεων χωρίς να χρειάζεται να αποθηκεύσετε και να συνδέσετε αρχεία πολυμέσων σε ξεχωριστό φάκελο. Κατά τη συσκευασία για CD, τα αρχεία ενσωματώνονται στην παρουσίαση και εξάγονται επίσης αυτόματα. Σήμερα είναι πιο συνηθισμένο να το μεταδίδετε σε USB stick παρά σε CD - είναι ακόμα πιο εύκολο μέσω e -mail ή μέσω cloud.

Συγκέντρωση δεδομένων με το χέρι

• Η συσκευασία για CD είναι χρήσιμη όταν θέλετε να διορθώνονται αυτόματα οι σύνδεσμοι. Εάν όλα τα αρχεία είναι συγκεντρωμένα σε ένα φάκελο, μπορείτε να εγγράψετε τα περιεχόμενα του φακέλου σε CD χωρίς αυτήν τη λειτουργία.
• Εάν θέλετε να μεταβιβάσετε την παρουσίαση σε ένα USB stick, θα πρέπει πρώτα να την τοποθετήσετε στον σκληρό σας δίσκο και στη συνέχεια να την αντιγράψετε. Η αποθήκευση απευθείας σε φορείς δεδομένων κινητής τηλεφωνίας είναι επιρρεπής σε σφάλματα.
• Τα αρχεία ταχυδρομείου αποστέλλονται μέσω email για να διασφαλιστεί ότι παραμένουν μαζί.
• Δοκιμάστε το CD ή το USB stick σε άλλο υπολογιστή πριν μεταφέρετε ή αναπαράγετε οτιδήποτε.
• Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας στο προσωπικό σας Dropbox ή σε άλλη υπηρεσία cloud και να την μοιραστείτε με συγκεκριμένα άτομα. Στη συνέχεια, μπορείτε να έχετε πρόσβαση μόνο στην παρουσίαση, αλλά όχι στο άλλο περιεχόμενό σας.

Επιλέξτε τη σωστή μορφή αρχείου και αυξήστε το μέγεθος των δεδομένων

Εάν η ενσωμάτωση των αρχείων δεν λειτουργεί, μπορεί να οφείλεται, για παράδειγμα, στην επιλογή λανθασμένης μορφής αρχείου. Ένας ήχος πρέπει να αποθηκεύεται ως αρχείο wav και όχι ως αρχείο wmv. Το μέγεθος δεδομένων για αρχεία wav μπορεί επίσης να αυξηθεί στις επιλογές του PowerPoint στην ενότητα Advanced και Save. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμη μεγαλύτερα αρχεία μπορούν να ενσωματωθούν στην παρουσίαση, τα οποία στη συνέχεια δεν χρειάζεται πλέον να αποστέλλονται μαζί με αυτήν.

Για νεότερες παρουσιάσεις του PowerPoint από το 2016 και μετά, υπάρχει η δυνατότητα όχι μόνο αποθήκευσης παρουσιάσεων με κατάλληλους συνδέσμους. Έχετε πολλές επιλογές για κοινή χρήση παρουσιάσεων, συγκεκριμένα:

• Ως PDF: Οι διαφάνειες μπορούν στη συνέχεια να ανοίξουν με ένα πρόγραμμα προβολής PDF που έχει σχεδόν κάθε υπολογιστής
• Ως μεμονωμένες διαφάνειες: Οι μεμονωμένες διαφάνειες μπορούν να αποθηκευτούν ως γραφικά. Δεν είναι δυνατή η αναπαραγωγή μόνο των στοιχείων πολυμέσων σε αυτές τις διαφάνειες.
• Ως βίντεο: Οι παρουσιάσεις του PowerPoint μπορούν να εξαχθούν ως βίντεο ή ταινία.

Μεταδώστε τις παρουσιάσεις του PowerPoint ως βίντεο: Δείτε πώς λειτουργεί

Για την παλαιότερη έκδοση του PowerPoint από το 2010, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες μας για να δημιουργήσετε ένα βίντεο από την παρουσίασή σας.

Εισαγάγετε ένα αρχείο ήχου για μια διαφάνεια

1. Μεταβείτε στη διαφάνεια που θέλετε να έχει μουσικό υπόβαθρο.

2. Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα πολυμέσων, κάντε κλικ στην επιλογή ioχος.

3. Επιλέξτε ioχος από το αρχείο.

4. Μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο μουσικής και επιλέξτε το αρχείο μουσικής που θέλετε.

5. Ολοκληρώστε την επιλογή κάνοντας κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

6. Το PowerPoint τοποθετεί ένα σύμβολο μεγαφώνου στη διαφάνεια για το εισαγόμενο αρχείο ήχου.

ΥΠΟΔΕΙΞΗ: Εάν δεν είστε σίγουροι ποιο αρχείο ήχου είναι το σωστό, απλώς κάντε δεξιό κλικ στο αρχείο στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή ήχου και κάντε κλικ στην επιλογή Αναπαραγωγή στο μενού περιβάλλοντος. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε για το σωστό αρχείο ήχου χωρίς καμία αμφιβολία.

Διαμορφώστε την αναπαραγωγή του αρχείου ήχου

Σύρετε το εικονίδιο του ηχείου δίπλα στη διαφάνεια και αφήστε το επισημασμένο.

Αναπτύξτε την καρτέλα Εργαλεία ήχου / Αναπαραγωγή.

Στην ομάδα Επιλογές ήχου, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματο στη λίστα στα δεξιά της Έναρξης, έτσι ώστε η μουσική να αναπαράγεται αυτόματα όταν εμφανίζεται η διαφάνεια.

Τοποθετήστε ένα κομμάτι μουσικής για ολόκληρη την παρουσίαση

Εάν το αρχείο ήχου πρόκειται να χρησιμεύσει ως μουσική υπόκρουση για ολόκληρη την παρουσίαση, τότε προχωρήστε ως εξής:

Μεταβείτε στην πρώτη διαφάνεια της παρουσίασης.

Τοποθετήστε το αρχείο ήχου όπως περιγράφεται παραπάνω.

Αυτή τη φορά, στην καρτέλα Εργαλεία ήχου / Αναπαραγωγή, επιλέξτε Αναπαραγωγή σε διαφάνειες στη λίστα στα δεξιά της Έναρξης.

ΣΠΟΥΔΑΙΟΣ: Εάν στη συνέχεια μετατρέψετε την παρουσίαση σε βίντεο, το μουσικό κομμάτι πρέπει να έχει την ίδια διάρκεια με την παρουσίαση.

Η ενεργοποίηση του πλαισίου ελέγχου "Αναπαραγωγή χωρίς τέλος" για μικρότερο αρχείο ήχου δεν βοηθά, επειδή η επανάληψη δεν λειτουργεί στο βίντεο.

Συμπέρασμα: Έτσι μεταφέρετε τις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint με όλα τα στοιχεία πολυμέσων

Για να μεταβιβάσετε μια παρουσίαση με όλα τα στοιχεία βίντεο και ήχου που περιέχει, έχετε διαφορετικές επιλογές ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint. Ενώ στις παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint πρέπει επίσης να αποθηκεύσετε τα στοιχεία πολυμέσων που χρησιμοποιούνται και να ρυθμίσετε συνδέσμους, στις νεότερες εκδόσεις μπορείτε απλά να εξάγετε ολόκληρο το αρχείο. Όλα τα στοιχεία που περιέχονται στην παρουσίαση λαμβάνονται μαζί.

Κατά την εξαγωγή παρουσιάσεων, έχετε διάφορες επιλογές και μπορείτε να τις εξάγετε ως PDF, βίντεο ή μεμονωμένα γραφικά. Η μεταφορά σε CD ή USB stick ήταν χωρίς προβλήματα από την έκδοση του PowerPoint 2003.

Η μεταφορά της παρουσίασης είναι πρακτική και απλή με το Microsoft 365 που βασίζεται στο cloud. Εκεί, οι παρουσιάσεις του PowerPoint μπορούν να αποθηκευτούν στο διαδίκτυο και άλλοι χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτές μέσω συνδέσμου. Είναι ακόμη δυνατό να επεξεργαστείτε μια παρουσίαση μαζί. Τα πολύτιμα στοιχεία βίντεο και ήχου δεν χάνονται στην έκδοση που βασίζεται στο cloud.