Περισσότερο από το 50% των πινάκων στις διαφάνειες έχουν την προέλευσή τους στο Excel. Αλλά οι χρήστες ενοχλούνται για τους τεντωμένους αριθμούς ή για τις στήλες που λείπουν. Οι θεατές παραπονιούνται ότι οι αριθμοί είναι συχνά δυσανάγνωστα μικροί.
Μεταφορά πινάκων από το Excel - οι επιλογές εισαγωγής
Κατά την επικόλληση δεδομένων από το Excel, έχετε πολλές επιλογές, καθεμία με τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Διαβάστε πρώτα μια επισκόπηση εδώ και έπειτα μάθετε περισσότερα για τις ιδιότητες των επιμέρους παραλλαγών στις επόμενες εκδόσεις.
Μόλις εισαγάγετε τα δεδομένα από το Excel στο PowerPoint, το μικρό σύμβολο για εμφανίζεται στα δεξιά κάτω από την εισαγόμενη περιοχή Επικόλληση επιλογών (αντίστοιχα. Επικόλληση επιλογών) επί. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, διατίθενται τέσσερις έως πέντε διαφορετικές επιλογές, ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint:
Στο PowerPoint 2003:
Από το PowerPoint 2007
1 = χρήση προτύπων μορφής στόχου (εισάγει τον πίνακα και τον προσαρμόζει στη μορφή της παρουσίασης)
2 = Διατηρήστε την αρχική μορφοποίηση (εισάγει τον πίνακα στην αρχική μορφή)
3 = ενσωμάτωση (αντιστοιχεί στην επιλογή Πίνακας Excel)
4 = γραφικό (αντιστοιχεί στην επιλογή Εικόνα του πίνακα)
5 = Αντιγράψτε μόνο το κείμενο (εισάγει τα δεδομένα του πίνακα σε ένα πεδίο κειμένου, χωρισμένο με καρτέλες)
Ακόμα περισσότερες επιλογές για επικόλληση
Εκτός από τις επιλογές εισαγωγής που μπορούν να κληθούν απευθείας, υπάρχουν και άλλες επιλογές που είναι κάπως κρυμμένες. Όταν αντιγράψετε τα δεδομένα από το Excel και μεταβείτε στην παρουσίαση του PowerPoint, κάντε κλικ στην καρτέλα να αρχίσει στο κάτω μέρος του κουμπιού Επικόλληση - επικόλληση περιεχομένου (στο PowerPoint 2003: Επεξεργασία - επικόλληση περιεχομένου).
Εάν στα αριστερά η επιλογή Εισάγετε είναι επιλεγμένο, έχετε τις ακόλουθες επιλογές:
Αντικείμενο του βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel: αντιστοιχεί στην επιλογή Πίνακας Excel
Μορφή HTML: το περιεχόμενο του πρόχειρου επικολλάται ως πίνακας
Χάρτης bitm ανεξάρτητος από τη συσκευή και bitmap: ο πίνακας εισάγεται ως γραφικό ράστερ
Εικόνα (εκτεταμένο μετα -αρχείο) και Εικόνα (Μετα -αρχείο Windows): ο πίνακας εισάγεται ως διανυσματικό γραφικό, μπορεί να ομαδοποιηθεί και να ξαναχρωματιστεί
Μορφοποιημένο κείμενο (RTF) και Μη μορφοποιημένο κείμενο: το περιεχόμενο του πρόχειρου επικολλάται σε ένα μεγάλο πεδίο κειμένου, υιοθετούνται μορφές αριθμών
Πώς να εισαγάγετε τα δεδομένα από το Excel ως έναν εύκολο στην επεξεργασία πίνακα
Τις περισσότερες φορές, τα δεδομένα πρέπει να λαμβάνονται από το αρχείο Excel, αλλά να μεταφέρονται στο PowerPoint σε έναν ελκυστικά μορφοποιημένο πίνακα. Για το σκοπό αυτό συνιστάται η ακόλουθη διαδικασία:
Για να μεταφέρετε έναν πίνακα Excel στο PowerPoint, επιλέξτε τον στο Excel και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον Ctrl + C στο πρόχειρο.
Στο PowerPoint, επιλέξτε μια διαφάνεια με κατάλληλη διάταξη - για παράδειγμα Μόνο τίτλος - και προσθέστε το περιεχόμενο του πρόχειρου Ctrl + V ένα.
Σημαντικό: Αμέσως μετά την εισαγωγή, το Επικόλληση επιλογών εκτεθειμένος. Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε την επιλογή Ετικέτα (αντίστοιχα. Χρησιμοποιήστε στυλ στόχου).
Τι συμβαίνει όταν επικολλάτε τα δεδομένα ως υπολογιστικό φύλλο Excel
Για τις επιλογές επικόλλησης θα χρησιμοποιούσατε την εντολή Πίνακας Excel (αντίστοιχα. Ενθέτω), όχι μόνο ο επιλεγμένος πίνακας αλλά και ο πλήρης φάκελος Excel θα αποθηκευτούν με το αρχείο PowerPoint.
Αυτό σημαίνει ότι όποιος λαμβάνει το αρχείο PowerPoint έχει πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel. Εάν ο φάκελος Excel περιέχει εμπιστευτικούς υπολογισμούς ή δεδομένα έργου και η παρουσίαση περάσει στους πελάτες, το πρόβλημα είναι αναπόφευκτο.
Εάν ο πελάτης ανοίξει τον πίνακα με διπλό κλικ, ξαφνικά δεν βλέπει μόνο τα εισαγόμενα δεδομένα, αλλά και άλλα φύλλα Excel με εσωτερικές πληροφορίες, όπως φαίνεται στο σχήμα.
