Ρυθμίσεις Outlook: Πώς να βρείτε και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Εκατοντάδες ή χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνημμένα, καταχωρήσεις ημερολογίου και δεδομένα συσσωρεύονται στο Microsoft Outlook κατά τη διάρκεια μηνών ή ετών. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αυτά τα δεδομένα και τις ρυθμίσεις του Outlook για να τα μεταφέρετε σε νέο υπολογιστή ή να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, υπάρχουν διάφορες επιλογές και τρόποι για να το κάνετε αυτό.

Είναι ζωτικής σημασίας τα δεδομένα σας στο Microsoft Outlook και οι ρυθμίσεις στο Outlook να αποθηκεύονται σε διαφορετικά αρχεία. Ενώ όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι καταχωρήσεις ημερολογίου και τα δεδομένα αποθηκεύονται σε αποκαλούμενα αρχεία PST ή OST, οι ρυθμίσεις λειτουργίας αποθηκεύονται στο μητρώο των Windows. Προκειμένου να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας τόσο των ρυθμίσεων όσο και των δεδομένων, τα αρχεία στο μητρώο και τα αρχεία κοντέινερ με δεδομένα του Outlook πρέπει πάντα να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων απευθείας από το Microsoft Outlook

Είναι δυνατή η αποθήκευση όλων των δεδομένων, όπως e-mail, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων, των ραντεβού, των εργασιών, των επαφών, των σημειώσεων και των δεδομένων περιοδικού απευθείας από το Outlook, καθώς το Microsoft Outlook αποθηκεύει αυτές τις πληροφορίες σε ένα κεντρικό αρχείο με την επέκταση * .PST ή * .OST Το Από προεπιλογή, το αρχείο ονομάζεται Outlook.pst ή Outlook.ost. Εάν χρησιμοποιείτε πολλά προφίλ ή διαχειρίζεστε διαφορετικούς λογαριασμούς e-mail στο Microsoft Outlook, δημιουργείται ξεχωριστό αρχείο PST ή αρχείο OST για κάθε προφίλ ή λογαριασμό. Όλα τα αρχειοθετημένα δεδομένα αποθηκεύονται επίσης σε αρχεία PST.

Τα αρχεία PST (προσωπικά αρχεία καταστήματος) είναι τα λεγόμενα αρχεία κοντέινερ που μπορούν να αποθηκεύσουν διάφορες πληροφορίες από το Microsoft Outlook. Το πιο σημαντικό, οι λογαριασμοί POP-3 αποθηκεύουν τις πληροφορίες τους σε αρχεία PST. Μέχρι το Outlook 2013, τα δεδομένα από τους λογαριασμούς IMAP αποθηκεύονταν επίσης σε αρχεία PST. Από το Microsoft Outlook 2016, τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα αρχείο OST (αρχείο εκτός σύνδεσης Outlook). Εκτός από τα αρχεία OST και PST, το Outlook πρέπει επίσης να κάνει διάκριση μεταξύ αρχείων NST. Αυτά είναι αρχεία αποθήκευσης ομάδας Outlook. Ομαδικές συνομιλίες ή δεδομένα τοπικής ομάδας αρχειοθετούνται σε αυτό.

Όλα τα αρχεία PST που δημιουργούνται από το Outlook μπορούν να βρεθούν στον ακόλουθο φάκελο από προεπιλογή, ανάλογα με το λειτουργικό σύστημα:

Windows 10: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Τα αρχεία κοντέινερ είναι συνήθως κρυμμένα έτσι ώστε να μην μπορούν να εμφανιστούν με μια κανονική αναζήτηση στην Εξερεύνηση των Windows. Για να κάνετε τα αρχεία κοντέινερ ορατά στον Explorer, καλέστε την εντολή "Εργαλεία Options Επιλογές φακέλου → Προβολή"Και αλλάξτε την επιλογή"Εμφάνιση κρυφών αρχείων, φακέλων και μονάδων δίσκου" ένα. Οι χρήστες των Windows XP επιλέγουν: "Κρυφά αρχεία και φάκελοι: Εμφάνιση όλων των αρχείων και φακέλων“.

Τοποθετήστε διαδρομές αποθήκευσης στο Outlook

Ένας άλλος τρόπος εντοπισμού των διαδρομών αποθήκευσης των αρχείων κοντέινερ μπορεί να βρεθεί απευθείας στο Outlook. Τα ακόλουθα τρία βήματα θα σας δώσουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία PST ή OST που αποθηκεύονται τοπικά στον υπολογιστή σας:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" στο Outlook και μεταβείτε στο μενού "Πληροφορίες".

   

2. Στο επόμενο βήμα, μεταβείτε στο μενού επιλογών "Ρυθμίσεις λογαριασμού".

   

3. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο δεδομένων" για να βρείτε τα μεμονωμένα αρχεία OST ή PST και τις διαδρομές τους στον υπολογιστή σας.

   

Διαφορετική αποθήκευση δεδομένων των πληροφοριών του Outlook

Η καρδιά του Microsoft Outlook είναι τα αρχεία PST ή OST. Τα δεδομένα, τα συνημμένα σε e-mail, οι καταχωρήσεις ημερολογίου και πολλά άλλα αποθηκεύονται σε αυτά. Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ αρχείων PST και OST είναι η διαθεσιμότητά τους. Τα αρχεία PST περιέχουν όλα τα δεδομένα που αποστέλλονται και λαμβάνονται από το Microsoft Outlook. Τα αρχεία OST, από την άλλη πλευρά, μπορούν να θεωρηθούν ως τοπικό αντίγραφο των δεδομένων του Outlook. Το διπλότυπο αρχείου απαιτείται σε περίπτωση διακοπής της λήψης στο Διαδίκτυο, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε με το Outlook. Το πραγματικό κύριο αρχείο βρίσκεται γενικά στους διακομιστές της Microsoft, για παράδειγμα με λογαριασμό Microsoft Exchange. Έχει πρόσβαση αυτόματα και ενημερώνεται διαδικτυακά.

Εκτός από τα αρχεία OST και PST, οι ρυθμίσεις λογαριασμού Outlook αποθηκεύονται στο μητρώο των Windows.

Δημιουργήστε και αποθηκεύστε ένα αρχείο PST - αυτό είναι εύκολο από το Outlook

1. Για να αποθηκεύσετε ένα εξατομικευμένο αρχείο PST από το Microsoft Outlook, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" και μεταβείτε στην περιοχή μενού "Άνοιγμα και εξαγωγή".

   

2. Στο επόμενο βήμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή / Εξαγωγή" και επιλέξτε την καταχώρηση "Εξαγωγή στο αρχείο" στο ακόλουθο παράθυρο επιλογής.

   

3. Το επόμενο βήμα σάς δίνει την επιλογή να δημιουργήσετε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook ή ένα αρχείο διαχωρισμένο με κόμμα. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook (PST).

   

4. Στο τελευταίο βήμα μπορείτε να επιλέξετε ποια δεδομένα και πληροφορίες θέλετε να αποθηκεύσετε σε ένα αρχείο PST. Μπορείτε να καθορίσετε το εύρος των δεδομένων επιλέγοντας τους μεμονωμένους φακέλους.

   

Το αρχείο PST μπορεί να αποθηκευτεί σε μια θέση αποθήκευσης, όπως μαζική αποθήκευση, DVD ή στον σκληρό σας δίσκο. Εάν το αρχικό σας αρχείο PST είναι κατεστραμμένο, για παράδειγμα από ένα σφάλμα προγράμματος και δεν είναι πλέον δυνατό να ανοίξετε, μπορείτε να το αντικαταστήσετε με το αντίγραφο ασφαλείας PST. Εάν θέλετε να διαβάσετε το αρχείο PST στο Microsoft Outlook σε νέο υπολογιστή, αυτό γίνεται επίσης στο βοηθό εισαγωγής και εξαγωγής στο στοιχείο μενού "Εισαγωγή από άλλα προγράμματα ή αρχεία".

Ενδέχεται να εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος κατά τη φόρτωση του αρχείου PST από ένα DVD. Το Outlook αναφέρει ότι το αρχείο PST προστατεύεται από εγγραφή και δεν διαβάζει τα δεδομένα. Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να αφαιρέσετε την προστασία εγγραφής. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο αφού το αντιγράψετε στο σκληρό δίσκο στην Εξερεύνηση των Windows, επιλέξτε το στοιχείο μενού "Ιδιότητες" και απενεργοποιήστε το χαρακτηριστικό "Μόνο για ανάγνωση".

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των ρυθμίσεων λογαριασμού Outlook - έτσι λειτουργεί

Αφού δημιουργήσετε και δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός αρχείου PST, θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ρυθμίσεων λογαριασμού του Outlook. Οι ρυθμίσεις λογαριασμού και προφίλ βρίσκονται στο μητρώο των Windows. Για την τρέχουσα έκδοση του Microsoft Outlook αποθηκεύονται στο ακόλουθο κλειδί:

HKEY_CURRENT_USER \ Λογισμικό \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Προφίλ
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Οι χρήστες του Outlook 2010 μπορούν να βρουν τις ρυθμίσεις στην ακόλουθη διαδρομή:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profiles \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Η διαδρομή περιέχει έναν ξεχωριστό φάκελο για καθένα από τα προφίλ που χρησιμοποιείτε. Οι ρυθμίσεις για τους λογαριασμούς e -mail αποθηκεύονται σε καθένα από αυτούς τους φακέλους προφίλ στο φάκελο 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Αποθηκεύστε το αρχείο καταχώρισης σε τρία βήματα

Για να αποθηκεύσετε το σχετικό αρχείο, προχωρήστε ως εξής:

1. Κλείστε όλες τις εφαρμογές του Office και ειδικά το Microsoft Outlook.

2. Στα Microsoft Windows, κάντε δεξί κλικ στο "Έναρξη" και επιλέξτε το στοιχείο μενού "Εκτέλεση". Ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο εισάγετε την ακόλουθη εντολή: Regedit.

   

3. Αναζητήστε την κατάλληλη καταχώριση στον επεξεργαστή μητρώου. Με ένα κλικ στο δεξί κουμπί του ποντικιού, μπορείτε να αντιγράψετε το αρχείο και να το αποθηκεύσετε προσωρινά σε ασφαλές μέρος.

   

Εάν θέλετε να εισαγάγετε ξανά τα δεδομένα προφίλ που έχουν αποθηκευτεί με αυτόν τον τρόπο μετά την επανεγκατάσταση των Windows ή του Outlook, αρκεί ένα διπλό κλικ στο αρχείο REG στην Εξερεύνηση των Windows.

Σπουδαίος: Κάθε φορά που εισάγετε, αντικαθιστάτε τις ρυθμίσεις προφίλ στο μητρώο. Προκειμένου να αποφευχθεί η απώλεια δεδομένων και τα σφάλματα συστήματος, θα πρέπει να κάνετε αλλαγές στο μητρώο μόνο εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας και είστε βέβαιοι ότι η εισαγωγή αρχείων μητρώου έχει νόημα και είναι σκόπιμη.

Περίληψη: Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων και ρυθμίσεων του Outlook από δύο διαφορετικές διαδρομές

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων και των ρυθμίσεών σας από το Microsoft Outlook, πρέπει να αρχειοθετήσετε τουλάχιστον δύο διαφορετικά αρχεία. Αυτό συμβαίνει επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι καταχωρήσεις ημερολογίου και όλα τα δεδομένα του Outlook δημιουργούνται γενικά σε αρχεία PST ή OST. Αντίθετα, οι ρυθμίσεις σας αποθηκεύονται και αποθηκεύονται στο μητρώο των Windows. Μπορείτε είτε να αντιγράψετε ένα υπάρχον αρχείο PST απευθείας από την Εξερεύνηση των Windows και να το αποθηκεύσετε προσωρινά σε μια ασφαλή τοποθεσία αποθήκευσης.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το αρχείο PST απευθείας χρησιμοποιώντας τον βοηθό εισαγωγής / εξαγωγής του Outlook. Μπορείτε να βρείτε το αντίστοιχο αρχείο μητρώου εισάγοντας την εντολή "regedit" στο παράθυρο "Εκτέλεση".

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των αρχείων, μπορείτε να εγκαταστήσετε το Outlook σε νέο υπολογιστή και να συνεχίσετε με τα υπάρχοντα δεδομένα και τις ρυθμίσεις σας. Η συνεχής δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων των αρχείων είναι επίσης σκόπιμη, προκειμένου να προστατεύεται από απώλεια δεδομένων, ιούς ή επιθέσεις χάκερ ανά πάσα στιγμή.

Συχνές ερωτήσεις

Τι αποθηκεύεται στο μητρώο στα Microsoft Windows;

Η βάση δεδομένων μητρώου ή μητρώου μπορεί να αναφέρεται ως κεντρική βάση δεδομένων διαμόρφωσης. Αποθηκεύει τις συγκεκριμένες ρυθμίσεις για το Microsoft Outlook καθώς και τις ρυθμίσεις για τα Windows. Εκτός από τις ρυθμίσεις προγράμματος, τα προγράμματα αυτόματης εκκίνησης και πληροφορίες σχετικές με το σύστημα αποθηκεύονται επίσης στο μητρώο.

Σε τι χρησιμοποιείται η εντολή regedit;

Χρησιμοποιήστε την εντολή Regedit ή Regedit.exe για να ανοίξετε τον επεξεργαστή μητρώου στα Microsoft Windows. Στη συνέχεια, μπορείτε να προβάλετε, να επεξεργαστείτε ή να αντιγράψετε τις μεμονωμένες καταχωρίσεις στο μητρώο των Windows.

Τι περιεχόμενο αποθηκεύεται σε αρχεία OST;

Οι περισσότεροι σύγχρονοι λογαριασμοί email λειτουργούν με αρχεία δεδομένων εκτός σύνδεσης (OST). Τα συγχρονισμένα αντίγραφα των πληροφοριών του γραμματοκιβωτίου αποθηκεύονται τοπικά σε αυτά. Το κύριο αντίγραφο βρίσκεται γενικά σε διαδικτυακό διακομιστή, για παράδειγμα στην περίπτωση λογαριασμών Microsoft Exchange σε διακομιστή Microsoft.