Outlook: Πώς να πραγματοποιήσετε τηλεφωνικές διασκέψεις και βίντεο

Μέσω τηλεφωνικού συστήματος ή τηλεδιάσκεψης, μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν συναντήσεις με άτομα που βρίσκονται σε άλλες πόλεις ή ακόμη και χώρες. Αυτό εξοικονομεί έξοδα ταξιδιού και χρόνο. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες τεχνικές και επίσης επικοινωνιακές προκλήσεις

Οι τηλεφωνικές και τηλεδιασκέψεις είναι φυσικά κατάλληλες για συναντήσεις στις οποίες οι συμμετέχοντες δεν συγκεντρώνονται σε ένα μέρος. Έχετε επιπλέον πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να κληθείτε σύντομα.
• Τα άτομα μπορούν να προστεθούν αργότερα ή για μέρος της συνάντησης.

Θα πρέπει να το έχετε υπόψη σας για τηλεφωνικές και τηλεδιασκέψεις

• Τεστ τεχνικής (αρχηγός): Ως ηγέτης, ξεκινάτε το σύστημα εκ των προτέρων και δοκιμάζετε εάν η σύνδεση έχει τελειώσει πριν από την ένταξη των άλλων συμμετεχόντων. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να ξεκινήσετε με δυσκολία, επειδή μπορεί να χρειαστεί πρώτα ένας έλεγχος ήχου ή πρέπει να προσαρμοστούν οι ρυθμίσεις.
• Τεστ τεχνικής (συμμετέχοντες): Ζητήστε από όλους τους συμμετέχοντες να κάνουν εκ των προτέρων μια δοκιμή συστήματος. Τα συστήματα βίντεο έχουν συνήθως έναν σύνδεσμο για αυτό που στέλνετε στους συμμετέχοντες. Διαφορετικά, θα περάσετε τα πρώτα λεπτά για να λύσετε τα τεχνικά προβλήματα των συμμετεχόντων.
• Εισαγωγή: Εάν είναι απαραίτητο, δώστε μια σύντομη εισαγωγή στην τεχνολογία: Πώς μπορώ να μιλήσω; Πώς μπορώ να γυρίσω πάνω / κάτω; Πώς μπορώ να θέσω σε σίγαση το μικρόφωνο / τηλέφωνο; Τι άλλες επιλογές έχω, π.χ. Β. Για να ανεβάσετε αρχεία ή να μοιραστείτε τη δική σας οθόνη;
• Εξαλείψτε τις παρεμβολές: Βεβαιωθείτε (και οι συμμετέχοντες) ότι δεν υπάρχει θόρυβος στο παρασκήνιο. Αυτό σημαίνει: κλείστε τα παράθυρα, απενεργοποιήστε τον κλιματισμό ή τον εκτυπωτή, αποφύγετε την ηχώ των δωματίων, απενεργοποιήστε το smartphone σας.
• Παύσεις ομιλίας: Επισημάνετε στους συμμετέχοντες ότι είναι λογικό να δώσετε σε άλλους την ευκαιρία να απαντήσουν περισσότερο από ό, τι στις προσωπικές συναντήσεις. Εάν κάποιος αρχίσει να μιλάει πολύ γρήγορα (για να μπορεί να μιλήσει), μπορεί να συμβεί να μην φτάσουν οι πρώτες λέξεις (π.χ. επειδή το άτομο πατάει το κουμπί ομιλίας πολύ αργά).
• Άμεση προσέγγιση: Εάν θέλετε να απευθυνθείτε σε ένα συγκεκριμένο άτομο, απευθυνθείτε στο όνομά του. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο γνωρίζει ότι προορίζονταν και δεν χρειάζεται να επαναλάβετε την ερώτηση επειδή το άτομο κατάλαβε ότι του μιλούσατε πολύ αργά.

Πώς να κυριαρχήσετε στις κλήσεις συνδιάσκεψης

• Όνομα ονόματος: Οι συμμετέχοντες δεν βλέπουν ο ένας τον άλλον. Εάν οι συμμετέχοντες δεν γνωρίζουν ήδη ο ένας τον άλλον, θα πρέπει να δώσουν τα ονόματά τους στις πρώτες λίγες συνεισφορές. Διαφορετικά οι άλλοι δεν θα ξέρουν ποιος μιλάει.
• Λεκτικές χειρονομίες / εκφράσεις του προσώπου: Τα άλλα μέρη δεν μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον σε μια τηλεδιάσκεψη. Έτσι δεν βλέπετε ούτε τις εκφράσεις του προσώπου και τις χειρονομίες των άλλων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να είστε σαφείς για όλα όσα θέλετε να εκφράσετε.

Συμβουλές για τις ειδικές δυνατότητες των τηλεδιάσκεψης

• Ακουστικά αντί για μεγάφωνο: Σε περίπτωση τηλεδιάσκεψης στον υπολογιστή, ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι πρέπει να απενεργοποιήσουν το μεγάφωνο του υπολογιστή τους και να χρησιμοποιήσουν ακουστικά. Διαφορετικά θα υπάρξουν ηχητικά εφέ όταν ο συμμετέχων μιλάει και η φωνή του αναπαράγεται μέσω του μεγαφώνου και ακούγεται από το μικρόφωνο.
• Συντονισμός ομιλίας: Με ορισμένα συστήματα, μόνο ένα άτομο μπορεί να μιλήσει κάθε φορά · ο συντονιστής πρέπει να του δώσει τον λόγο (διαβάστε: αφήστε το μικρόφωνό του). Αυτό είναι υπέροχο γιατί γίνεται γρήγορα χαοτικό όταν αρκετοί συμμετέχοντες μιλούν ο ένας στον άλλο. Επιπλέον, μερικές φορές υπάρχουν επίσης χρονικές καθυστερήσεις, γεγονός που οδηγεί σε μια περίεργη, επειδή καθυστερεί η επικοινωνία. Εάν η τεχνική σας επιτρέπει να μιλάτε ταυτόχρονα: Δείτε αν οι συμμετέχοντες είναι αρκετά πειθαρχημένοι. Εάν δεν είστε, μεταβείτε στη συγκρατημένη ομιλία.