Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας και μοιραστείτε το βιβλίο διευθύνσεων

Είτε θέλετε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων επαφών από το Outlook σας τακτικά είτε θέλετε να τα μεταφέρετε από το Outlook στο γραφείο στο ιδιωτικό σας Outlook ή να τα διαθέσετε σε έναν συνάδελφο: Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεων

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας ή να μεταφέρετε τα εξαγόμενα δεδομένα σε άλλο Outlook, συνιστάται να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε ένα αρχείο PST. Στη συνέχεια, μπορείτε απλά να διαβάσετε στο αρχείο PST με άλλο Outlook.

Εάν θέλετε να διαβιβάσετε τα δεδομένα σε έναν συνάδελφο που δεν έχει Outlook, δεν μπορούν να κάνουν τίποτα με ένα αρχείο PST. Στη συνέχεια, θα πρέπει να εξάγετε τις διευθύνσεις είτε σε μορφή Excel είτε σε μορφή CSV (στο Outlook αυτό ονομάζεται "τιμές διαχωρισμένες με κόμμα").

Εξαγωγή του βιβλίου διευθύνσεων εντελώς

Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή Αρχείο → Εισαγωγή / Εξαγωγή επί. Στο Outlook 2010, καλείτε Αρχείο → Άνοιγμα → Εισαγωγή επί.
2. Επιλέγω Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
3. Επιλέγω Προσωπικό αρχείο φακέλου (.pst) (ή στο Outlook 2010 Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)) και κάντε κλικ Περαιτέρω.
4. Επιλέγω επαφές και εναλλαγή της επιλογής Συμπεριλάβετε υποφακέλους ένα. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
   
5. Επιλέξτε από πάνω Αναζήτηση επιλέξτε το φάκελο στον οποίο πρόκειται να αποθηκευτεί το αρχείο PST και εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα αρχείου, όπως π.χ. contact-backup.pst.
6. Κρατήστε την επιλογή Αντικαταστήστε τα διπλότυπα με εξαγόμενα στοιχεία στο και κάντε κλικ στο Πλήρης.
7. Εάν τα δεδομένα δεν είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα, επιλέξτε Χωρίς κρυπτογράφηση και κάντε κλικ στο ΕντάξειΤο Στο Outlook 2010, απλώς αφήστε κενά τα πεδία κωδικού πρόσβασης και κάντε κλικ ΕντάξειΤο Εάν πρέπει να προστατεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας, επιλέξτε Ισχυρή κρυπτογράφηση και εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης δύο φορές. Η επιλογή Αποθηκεύστε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης στη λίστα κωδικών πρόσβασης αφήστε το απενεργοποιημένο, φυσικά, διαφορετικά οποιοσδήποτε μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στον υπολογιστή σας μπορεί να ανοίξει το αρχείο χωρίς να χρειαστεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης. Κλείστε το διάλογο με Εντάξει.

Στη διαδικασία που περιγράφεται, το στο φάκελο Προτεινόμενες επαφές οι καταχωρήσεις δεν αποθηκεύτηκαν. Αυτά βρίσκονται στο τέλος της λίστας επιλογής στο βήμα 4. Δεν είναι δυνατή η επιλογή τους μαζί με τις επαφές ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL. Εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε, πρέπει να επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 7 παρακάτω.

Εισαγάγετε ξανά το αντίγραφο ασφαλείας

Εάν θέλετε να (ξανα) διαβάσετε τις διευθύνσεις στον ίδιο ή άλλο υπολογιστή, προχωρήστε ως εξής:

1. Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή Αρχείο → Εισαγωγή / Εξαγωγή επί. Στο Outlook 2010, επιλέξτε Αρχείο → Άνοιγμα → Εισαγωγή.
2. Επιλέγω Εισαγωγή από άλλα προγράμματα ή αρχεία και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
3. Επιλέγω Προσωπικό αρχείο φακέλου (.pst) και κάντε κλικ Περαιτέρω.
4. Επιλέξτε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου PST.
5. Εάν έχετε αλλάξει ορισμένες επαφές στο Outlook από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, επιλέξτε στο παράθυρο διαλόγου εισαγωγής Μην εισάγετε διπλότυπα διαφορετικά οι αλλαγές στις επαφές θα αντικατασταθούν από τα παλιά δεδομένα. Εάν θέλετε να αποφασίσετε μόνοι σας ποια έκδοση θα κρατήσετε στο βιβλίο διευθύνσεων σε περίπτωση διπλότυπων, επιλέξτε Επιτρέψτε τη δημιουργία διπλότυπων το τέλος. Στη συνέχεια, πρέπει να κοιτάξετε το βιβλίο διευθύνσεων μετά την εισαγωγή και να διαγράψετε τα περιττά διπλότυπα.
   
6. κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
7. Εναλλαγή της επιλογής Συμπεριλάβετε υποφακέλους και επιλέξτε την επιλογή Εισαγωγή στοιχείων στον ίδιο φάκελο στο: Personal Folders (εάν έχετε πολλούς προσωπικούς φακέλους στο Outlook 2010, πάρτε αυτόν που θέλετε).
8. κάντε κλικ στο Πλήρης.