Outlook: Αποθήκευση email ως αρχείο PDF: PDFCreator

Έτσι γίνεται!

Θα θέλατε να αποθηκεύσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους αρχειοθέτησης σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία στο σκληρό δίσκο; Για παράδειγμα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τιμολόγια, ευαίσθητα δεδομένα πελατών ή περιεχόμενο που, από νομική άποψη, πρέπει να διατηρούνται μακροπρόθεσμα. Η γνωστή και δημοφιλής μορφή PDF είναι κατάλληλη για το σκοπό αυτό ως αξιόπιστη και μακροχρόνια μορφή αρχείου. Καταλαμβάνει λίγο χώρο στο σκληρό δίσκο, μπορεί να ανοίξει σε διαφορετικές συσκευές και προσφέρει υψηλό επίπεδο ασφάλειας.

Αποθήκευση αρχείων PDF στο Outlook: αυτά είναι κατάλληλα προγράμματα

Σε αντίθεση με το Microsoft Word ή το Microsoft PowerPoint, το Microsoft Outlook δεν προσφέρει ενσωματωμένη επιλογή για αποθήκευση ή μετατροπή αρχείων PDF. Μια επιλογή είναι το πρόγραμμα επί πληρωμή "Adobe Acrobat", το οποίο είναι σε θέση να δημιουργήσει αρχεία PDF από το Outlook. Εάν ενδιαφέρεστε για μια δωρεάν λύση με παρόμοια λειτουργικότητα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το PDFCreator ως εναλλακτική λύση.

Το εργαλείο είναι διαθέσιμο σε γερμανική έκδοση και αναπτύσσεται συνεχώς. Εγκαθιστά ένα εικονικό πρόγραμμα οδήγησης εκτυπωτή και δημιουργεί αρχεία PDF χρησιμοποιώντας την εντολή "Εκτύπωση". Με το PDFCreator μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα ως αρχεία PDF από οποιοδήποτε πρόγραμμα Windows. Εάν εργάζεστε τακτικά με συνδέσμους σε έγγραφα, το PDF Creator δεν είναι η πρώτη επιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή το λογισμικό δεν δέχεται υπερσυνδέσμους και δεν μπορούν να γίνουν κλικ στο δημιουργημένο αρχείο PDF. Σε αυτήν την περίπτωση, οι χρήστες των Windows 10 μπορούν να χρησιμοποιήσουν το δωρεάν εργαλείο "Microsoft Print to PDF" που παρέχεται. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, το PDFCreator ως δωρεάν εργαλείο PDF είναι η σωστή επιλογή λόγω της ταχύτητας και της ευκολίας χρήσης του.

Εγκαταστήστε το PDF Creator

1. Το πρώτο βήμα είναι να εγκαταστήσετε το PDFCreator σε λίγα δευτερόλεπτα ανοίγοντας τη διεύθυνση https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Στη συνέχεια, κάντε λήψη της πιο πρόσφατης έκδοσης του PDFCreator. Έχετε την επιλογή μεταξύ της δωρεάν έκδοσης ενός χρήστη ή των πληρωμένων εκδόσεων πολλών χρηστών και διακομιστών.

   

2. Αφού φορτωθεί το αρχείο εγκατάστασης, ξεκινήστε το με διπλό κλικ.

   

3. Ο οδηγός εγκατάστασης σας καθοδηγεί στη ρύθμιση και σας δίνει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη σωστή εγκατάσταση. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να ορίσετε τη γλώσσα του προγράμματος και να εμφανίσετε πληροφορίες σχετικά με τη σύμβαση άδειας χρήσης ή τις ρυθμίσεις προστασίας δεδομένων.

   

4. Το λογισμικό θα εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Μετά την εγκατάσταση, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό εγχειρίδιο ή να αναζητήσετε τη βάση γνώσεων για θέματα βοήθειας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις κατά τη χρήση του PDF Creator, διατίθεται επίσης πολύγλωσση υποστήριξη κοινότητας. Το PDFCreator είναι έτοιμο για χρήση και μπορεί να μετατρέψει μηνύματα email σε αρχεία PDF με λίγα μόνο κλικ στο Microsoft Outlook.

   

Αποθηκεύστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF - έτσι λειτουργεί

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα email σε μορφή PDF με λίγα μόνο κλικ και ρυθμίσεις. Με τα ακόλουθα 6 βήματα μπορείτε να δημιουργήσετε επαγγελματικά αρχεία PDF με συγκεκριμένους τίτλους εγγράφων και πληροφορίες σχετικά με τον συντάκτη και λέξεις -κλειδιά, που διευκολύνουν την μετέπειτα αναζήτηση:

1. Ανοίξτε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θέλετε να αποθηκεύσετε ως PDF.

2. Στην καρτέλα Αρχείο, μεταβείτε στο μενού → Εκτύπωση.

3. Επιλέξτε PDFCreator ως εκτυπωτή.

   

4. Στην περίπτωση e-mail πολλών σελίδων, μπορείτε να καθορίσετε ποιες σελίδες πρέπει να αποθηκευτούν. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές εκτύπωσης και εισαγάγετε τους αριθμούς σελίδων. Η αποθήκευση μόνο μιας επισημασμένης περιοχής ή τμημάτων ενός επισημασμένου κειμένου δεν είναι δυνατή στο PDFCreator.

   

5. Στο επόμενο βήμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση". Ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε τις προδιαγραφές για την αποθήκευση του εγγράφου.

   

6. Στην επάνω περιοχή του παραθύρου επιλογής μπορείτε να καθορίσετε τη μορφή στην οποία θα αποθηκευτεί το έγγραφο. Εκτός από ένα τυπικό αρχείο PDF, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ:

   • διαφορετικά επίπεδα συμπίεσης,
   • αποθήκευση ως αρχείο γραφικών ή
   • αρχειοθέτηση ως προστατευμένο αρχείο PDF.
   

7. Στη μεσαία περιοχή του παραθύρου επιλογής, πρέπει να καθοριστεί η διαδρομή και το όνομα του αρχείου κάτω από το οποίο θα αποθηκευτεί το αρχείο PDF.

8. Στο κάτω μέρος είναι σημαντικό να εισαγάγετε έναν τίτλο εγγράφου με νόημα. Αυτή η διαδικασία θα σας διευκολύνει να βρείτε το έγγραφο αργότερα. Ταυτόχρονα, βοηθά τους παραλήπτες να εκχωρήσουν το αρχείο. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχικό θέμα του email ή να χρησιμοποιήσετε έναν μεμονωμένο τίτλο. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα θέμα ή / και λέξεις -κλειδιά. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να προβληθούν στην Εξερεύνηση των Windows ή να χρησιμοποιηθούν ως λέξεις αναζήτησης.

   Υπάρχει επίσης η δυνατότητα συγχώνευσης του δημιουργημένου αρχείου PDF απευθείας με άλλο αρχείο. Αν το θέλετε, ενεργοποιήστε το κουμπί Συγχώνευση. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε το αρχείο PDF απευθείας σε ένα email ή να το προωθήσετε ή να το ανεβάσετε μέσω Dropbox ή FTP.

   

9. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο από προεπιλογή, κάντε κλικ στο πράσινο πλαίσιο ελέγχου "Αποθήκευση". Ο τίτλος του εγγράφου χρησιμοποιείται ως όνομα αρχείου. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα για τελευταία φορά πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία αποθήκευσης.

   Στη συνέχεια, ο "Αρχιτέκτονας PDF" δημιουργεί το αρχείο PDF σας στο παρασκήνιο. Εάν διαθέτετε λογαριασμό χρήστη με τον κατασκευαστή PDFForge, μπορείτε να συνδεθείτε και να αποθηκεύσετε το αρχείο και σε αυτόν τον λογαριασμό. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό χρήστη. Το σχεδιασμένο αρχείο PDF εμφανίζεται στο "Αρχιτέκτονας PDF".

Υπόδειξη: Από προεπιλογή, το λογισμικό PDFForge "PDF Architect" χρησιμοποιείται ως πρόγραμμα εμφάνισης αρχείων PDF που δημιουργούνται με το PDFCreater. Εάν θέλετε να συνεχίσετε την ανάγνωση αρχείων PDF με το δωρεάν "Adobe Acrobat Reader" ή άλλο εργαλείο, μπορείτε να το αποθηκεύσετε στις ρυθμίσεις PDFCreator. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την επιλογή για τυπικές εφαρμογές στις ρυθμίσεις των Windows.

Τα αρχεία PDF προσφέρουν βασικά αυτά τα πλεονεκτήματα

Είναι εύκολο να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook ως αρχείο PDF. Εκτός από τη δυνατότητα αποθήκευσης, τα αρχεία PDF προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με άλλες μορφές, όπως η μορφή αποθήκευσης MSG Outlook. Ενώ τα αρχεία MSG μπορούν να διαβαστούν μόνο από το Outlook και μερικά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μετατροπών, η μορφή PDF χρησιμοποιείται παγκοσμίως.

Τα δωρεάν προγράμματα ανάγνωσης PDF όπως το Adobe Acrobat Reader εγγυώνται ότι οι παραλήπτες ενός αρχείου PDF μπορούν να το διαβάσουν σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή. Τα αρχεία PDF συμπιέζονται επίσης καθώς αποθηκεύονται και είναι στις περισσότερες περιπτώσεις μικρότερα από το έγγραφο προέλευσης. Επιπλέον, διατηρείται η μορφοποίηση, οι εικόνες, οι ενσωματωμένες γραμματοσειρές και η γενική εμφάνιση.

Η ασφάλεια των εγγράφων είναι απαραίτητη, ειδικά κατά την αποστολή τους μέσω Διαδικτύου. Με τη ρύθμιση επιλογών, τα αρχεία με ευαίσθητο περιεχόμενο μπορούν να προστατευθούν από μη εξουσιοδοτημένη κλοπή δεδομένων. Το ίδιο συμβαίνει με την εκχώρηση κωδικού πρόσβασης. Σε αυτήν την περίπτωση, μη εξουσιοδοτημένα άτομα δεν θα μπορούν να ανοίξουν το αρχείο και να διαβάσουν το περιεχόμενό του.

Με την προστιθέμενη αξία των αρχείων PDF και τη δυνατότητα χρήσης λέξεων -κλειδιών και έναν ουσιαστικό τίτλο για να διευκολύνετε την εύρεση αρχείων PDF, τα αρχεία PDF είναι ιδανικά για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Περίληψη: Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook με το PDF Creator - γρήγορα και εύκολα

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ασφάλεια μακροπρόθεσμα, η μορφή PDF είναι ιδιαίτερα κατάλληλη για αυτό. Δεδομένου ότι το Microsoft Outlook δεν προσφέρει ενσωματωμένη μετατροπή σε μορφή PDF, πρέπει να χρησιμοποιηθεί εξωτερικό λογισμικό. Ένα πρόγραμμα προσανατολισμένο προς το στόχο και φιλικό προς το χρήστη που έχει χρησιμοποιηθεί εκατομμύρια φορές είναι το PDFCreator. Μόλις εγκατασταθεί ως εικονικό πρόγραμμα οδήγησης εκτυπωτή, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετατροπή εγγράφων σε αρχεία PDF από οποιαδήποτε εφαρμογή των Windows.

Στο Outlook επιλέγετε τη λειτουργία εκτύπωσης, εισάγετε τον τίτλο του εγγράφου, τις λέξεις-κλειδιά και τη διαδρομή αποθήκευσης και μπορείτε να αρχειοθετήσετε το e-mail σας με λίγα μόνο κλικ. Το PDFCreator λειτουργεί εξίσου αξιόπιστα με τα προγράμματα επί πληρωμή και ως εκ τούτου συνιστάται ως εικονικό πρόγραμμα οδήγησης εκτυπωτή PDF για Windows και Microsoft Outlook.