Πώς μπορείτε να λαμβάνετε αυτόματα αναφορές κατάστασης κατά τη μεταφορά εργασιών μέσω του Outlook

Για να γνωρίζετε πάντα το τρέχον status quo μετά την ανάθεση εργασιών μέσω του Outlook, μπορείτε να καθορίσετε ότι θέλετε να λαμβάνετε μια αναφορά κατάστασης για μεταφερόμενες εργασίες. Μπορεί επίσης να έχει νόημα, ειδικά με εκτεταμένες εργασίες

Πώς να μετατρέψετε μια εργασία σε αίτημα εργασίας αργότερα

Εάν γνωρίζετε ήδη κατά την εισαγωγή μιας εργασίας που θέλετε να της αναθέσετε, μην δημιουργήσετε μια εργασία, αλλά ένα αίτημα εργασίας. Ωστόσο, θα συμβαίνει πάντα να έχετε εισαγάγει μια εργασία στον προγραμματιστή εργασιών σας και στη συνέχεια να θέλετε να τη μεταφέρετε σε κάποιον άλλο αργότερα. Στο Outlook λειτουργεί ως εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ στην εργασία στον προγραμματιστή εργασιών και καλέστε την εντολή Ανάθεση εργασίας επί. Or μπορείτε να ανοίξετε την εργασία. Στο Outlook έως την έκδοση 2003 καλέστε την εντολή Δράση - ανάθεση εργασίας επί; στο Outlook 2007 ή νεότερη έκδοση κάντε κλικ στο κουμπί Ανάθεση εργασίας[1].
   
2. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία, γράψτε ένα σύντομο μήνυμα και προσαρμόστε την ημερομηνία λήξης (έτσι ώστε να έχετε ακόμα χρόνο για να ελέγξετε το αποτέλεσμα).
3. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις δύο επιλογές Αποθηκεύστε το ενημερωμένο αντίγραφο αυτής της εργασίας στη λίστα εργασιών μου και Στείλτε μου αναφορά κατάστασης μόλις ολοκληρωθεί η εργασία είναι ενεργοποιημένα. Διαφορετικά, η εργασία δεν θα εμφανιστεί στον προγραμματιστή εργασιών. Επιπλέον, δεν θα ειδοποιηθείτε αυτόματα όταν ολοκληρωθεί η εργασία.
4. Υποβάλετε το αίτημα εργασίας.

Πρέπει να κάνετε αυτές τις ρυθμίσεις σε κάθε περίπτωση

Για να εμφανίζονται πάντοτε οι κατ 'εξουσιοδότηση εργασίες στον προγραμματιστή εργασιών και να ειδοποιείστε όταν ολοκληρωθεί η εργασία, σας συνιστώ να ενεργοποιήσετε δύο ρυθμίσεις στο Outlook. Στη συνέχεια, δεν χρειάζεται πάντα να θυμάστε να ενεργοποιείτε τις επιλογές από το βήμα 3 από την προηγούμενη ενότητα κατά την ανάθεση:

1. Στο Outlook έως το 2007 καλείτε Εργαλεία - Επιλογές - Επιλογές εργασιών σε, στο Outlook 2010 και αργότερα, την εντολή Αρχείο - Επιλογές - Εργασίες.
2. Στο Outlook έως το 2007, απενεργοποιήστε τις δύο επιλογές Κρατήστε ενημερωμένες εργασίες ενημερωμένες στη λίστα εργασιών και Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν ολοκληρωθούν οι εργασίες που έχουν ανατεθεί ένα.
   Στο Outlook 2010 και νεότερες εκδόσεις, ενεργοποιήστε τις ακόλουθες επιλογές:
   Ενημερώστε τη λίστα υποχρεώσεών μου με αντίγραφα εργασιών που αναθέτω σε άλλα άτομα και Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν έχω ολοκληρώσει μια εργασία που έχει ανατεθεί.
3. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εμφανίσετε την κατάσταση ολοκλήρωσης στο πρόγραμμα εργασίας σας

Στη λίστα δραστηριοτήτων (προβολή Απλή λίστα) λείπει η στήλη % ολοκληρώθηκεότι στη θέα Λίστα λεπτομερειών εμφανίζεται. Εάν αναθέτετε συχνά εκτεταμένες εργασίες και οι υπάλληλοί σας τεκμηριώνουν τακτικά στο Outlook τι ποσοστό της εργασίας έχουν ήδη ολοκληρώσει, τότε σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε το % ολοκληρώθηκε επίσης στη θέα Απλή λίστα για εισαγωγή. Αυτός είναι ένας καλύτερος τρόπος για να ενημερώνεστε. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Επιλέξτε την προβολή στον προγραμματιστή εργασιών Απλή λίστα.
2. Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις επικεφαλίδες της στήλης, για παράδειγμα στην Θέμα εργασίαςκαι να επικαλεστεί την εντολή Επιλογή πεδίου επί.
3. Σύρετε το κουμπί % ολοκληρώθηκε από το παράθυρο διαλόγου με το αριστερό κουμπί του ποντικιού πατημένο στη σειρά με τις επικεφαλίδες στηλών. Για παράδειγμα, σύρετε το κουμπί πίσω από την επικεφαλίδα Οφείλεται στιςΤο Τα κόκκινα βέλη υποδεικνύουν πού θα εισαχθεί το κουμπί ως επικεφαλίδα νέας στήλης. Μόλις έχετε το κουμπί στην επιθυμητή θέση, αφήστε το κουμπί του ποντικιού.
4. Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε άλλες στήλες, κλείστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου.