Το πλεονέκτημα των αρχείων PDF είναι ότι το Adobe Reader είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα προβολής αρχείων PDF. Το Adobe Reader είναι διαθέσιμο για όλες τις εκδόσεις των Windows και για πολλά άλλα λειτουργικά συστήματα, όπως Linux / Unix ή Mac OS
Εάν οι πληροφορίες αποθηκεύονται ως κείμενο σε ένα απροστάτευτο αρχείο PDF, μπορούν εύκολα να μεταφερθούν στο Word χρησιμοποιώντας το ακόλουθο κόλπο. Οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες ως "κείμενο" εάν ο δημιουργός του αρχείου PDF το δημιούργησε ο ίδιος με βάση ένα αρχείο Word, για παράδειγμα, ή εάν τα δεδομένα προέρχονται από ένα πρόγραμμα διάταξης.
Εάν, από την άλλη πλευρά, τα δεδομένα έχουν σαρωθεί και μετατραπούν σε αρχείο PDF, είναι διαθέσιμα μόνο ως «εικόνα» και δεν μπορούν να μεταφερθούν. Κατά κανόνα, μπορείτε εύκολα να ελέγξετε εάν οι πληροφορίες περιέχονται στο αρχείο PDF ως εικόνα ή ως κείμενο. Μεγεθύνετε την οθόνη στο Adobe Reader εισάγοντας την τιμή »1000« στο πεδίο ζουμ στη γραμμή μενού του προγράμματος ανάγνωσης και αυτό με το εισαγωγήΚουμπί για επιβεβαίωση.
Εάν οι πληροφορίες αποθηκεύονταν ως κείμενο, τα γράμματα εξακολουθούν να εμφανίζονται σωστά με λείες ακμές ακόμη και σε αυτό το υψηλό επίπεδο μεγέθυνσης (παρακάτω). Εάν, από την άλλη πλευρά, είναι σαρωμένο κείμενο, οι άκρες των γραμμάτων είναι ορατές ως "βήματα". Σε αυτήν την περίπτωση, το κείμενο δεν μπορεί να μεταφερθεί στο Word.
Λάβετε επίσης υπόψη ότι ο δημιουργός του αρχείου PDF μπορεί να αποτρέψει την εξαγωγή των δεδομένων. Το αρχείο PDF στη συνέχεια "προστατεύεται". Μπορείτε να πείτε εάν ένα αρχείο PDF προστατεύεται από το σύμβολο μικρής κλειδαριάς ή κλειδιού.
Εάν το αρχείο PDF δεν προστατεύεται και οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες ως κείμενο, υπάρχουν δύο διαφορετικές μέθοδοι για την αποδοχή του κειμένου.
Λύση 1: Αντιγραφή στο πρόχειρο
- Ανοίξτε το αρχείο PDF από το οποίο θέλετε να μεταφέρετε κείμενο στο Word στο Adobe Reader.
Στο αρχείο PDF, κάντε κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού μπροστά από τον πρώτο χαρακτήρα του κειμένου που θέλετε να μεταφέρετε στο Word. Κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και επιλέξτε το κείμενο που θέλετε.
Μόλις επισημανθεί το κείμενο που θέλετε, επιλέξτε το μενού ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ, την εντολή ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + CΤο Το κείμενο, συμπεριλαμβανομένης όλης της μορφοποίησης, αντιγράφεται τώρα στο πρόχειρο των Windows.- Τώρα μεταβείτε στο Word και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + VΤο Το κείμενο από το πρόχειρο εισάγεται στη συνέχεια στο έγγραφο του Word στην τρέχουσα θέση του δρομέα.
Μπορείτε τώρα να επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4 όπως θέλετε για να μεταφέρετε όλες τις ενότητες κειμένου που θέλετε από το αρχείο PDF στο Word.
Λύση 2: Αποθήκευση ως κείμενο
Εκτός από την αντιγραφή μέσω του πρόχειρου, έχετε τη δυνατότητα μεταφοράς δεδομένων μέσω του Adobe Reader 
Το μενού SAVE FILE AS, εντολή TEXT (Adobe Reader 10) ή FILE, εντολή SAVE AS TEXT (Adobe Reader 9). Όταν εκτελείτε αυτήν την εντολή, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες κειμένου σε ένα αρχείο κειμένου (επέκταση ονόματος αρχείου ".TXT"). Το αρχείο κειμένου μπορεί στη συνέχεια να ανοίξει στο Word. Σημειώστε ότι αυτή η λύση δεν εφαρμόζει καμία μορφοποίηση. Για αυτό, ολόκληρο το έγγραφο αποθηκεύεται πάντα "σε ένα κομμάτι" στο αρχείο κειμένου.
Για να μετατρέψετε σαρωμένες πληροφορίες σε αρχείο PDF σε κείμενο, χρειάζεστε ένα πρόγραμμα OCR που μετατρέπει τις σαρωμένες "πληροφορίες εικόνας" σε πραγματικό κείμενο. Τα προγράμματα OCR παραδίδονται συνήθως μαζί με σαρωτές. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι το πρόγραμμα »ABBY FineReader«. Δεν μπορούν όλα τα προγράμματα OCR να επεξεργαστούν άμεσα αρχεία PDF. τα προγράμματα περιορίζονται κυρίως σε μορφές γραφικών όπως αρχεία TIF ή JPG.webp. Σε αυτήν την περίπτωση, εκτυπώστε το αρχείο PDF σε εκτυπωτή / χαρτί υψηλότερης δυνατής ποιότητας. Αυτά στη συνέχεια απλώς σαρώνονται ξανά και στη συνέχεια «διαβάζονται» απευθείας με το πρόγραμμα OCR.
Με το Adobe Reader, η εντολή WORD CONVERSION ONLINE είναι διαθέσιμη στο μενού ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΤΩ. Προσοχή όμως: Η χρήση αυτής της λειτουργίας είναι χρεώσιμη και επομένως ενδιαφέρει μόνο εάν πρέπει να μετατρέπετε αρχεία PDF σε αρχεία Word σε τακτική βάση και πρέπει να διατηρείτε όλα τα δεδομένα όσο το δυνατόν περισσότερο.
