Πώς να παρακολουθείτε τις κατ 'εξουσιοδότηση εργασίες

Για να γνωρίζετε πάντα το τρέχον status quo μετά την ανάθεση εργασιών μέσω του Outlook, μπορείτε να καθορίσετε ότι θέλετε να λαμβάνετε μια αναφορά κατάστασης για εργασίες που έχουν μεταφερθεί. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο, ειδικά για εκτεταμένες εργασίες

Ανάθεση καθηκόντων

Για να αναθέσετε μια εργασία, καλέστε την εντολή στο Outlook 2013 ή νεότερη έκδοση Έναρξη - Νέα στοιχεία - Αίτηση εργασίας , στο Outlook 2010 Έναρξη - νέα στοιχεία - περαιτέρω στοιχεία - αίτημα εργασίας, στο Outlook 2003/2007 Νέο - Νέο αίτημα εργασίαςΤο Στη συνέχεια, εισαγάγετε τα δεδομένα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπαλλήλου στον οποίο θέλετε να μεταφέρετε την εργασία και υποβάλετε την εργασία. Τι γίνεται όμως αν έχετε εισαγάγει την εργασία μία φορά στον προγραμματιστή εργασιών σας και μόλις αργότερα συνειδητοποιήσετε ότι δεν έχετε αρκετό χρόνο για αυτήν και ότι είναι καλύτερα να την αναθέσετε; Στη συνέχεια προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ στην εργασία στον προγραμματιστή εργασιών και καλέστε Ανάθεση εργασίας επί.
2. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να μεταφέρετε την εργασία, γράψτε ένα σύντομο μήνυμα και προσαρμόστε την ημερομηνία λήξης, ώστε να έχετε ακόμα χρόνο για να ελέγξετε το αποτέλεσμα.
3. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις δύο επιλογές Αποθηκεύστε το ενημερωμένο αντίγραφο αυτής της εργασίας στη λίστα εργασιών μου και Στείλτε μου αναφορά κατάστασης μόλις ολοκληρωθεί η εργασία είναι ενεργοποιημένα. Διαφορετικά, η εργασία δεν θα εμφανιστεί στον προγραμματιστή εργασιών. Επιπλέον, δεν θα ειδοποιηθείτε αυτόματα όταν ολοκληρωθεί η εργασία.
4. Υποβάλετε το αίτημα εργασίας.

Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε ότι ενημερώνεστε αυτόματα για την πρόοδο

Για να εμφανίζονται πάντοτε οι κατ 'εξουσιοδότηση εργασίες στον προγραμματιστή εργασιών και να ειδοποιείστε όταν ολοκληρωθεί η εργασία, οι δύο επιλογές που αναφέρονται στο βήμα 3 πρέπει να ενεργοποιηθούν στο Outlook. Στη συνέχεια, δεν χρειάζεται πάντα να θυμάστε να ενεργοποιείτε τις επιλογές από το βήμα 3 από την προηγούμενη ενότητα κατά την ανάθεση. Οι επιλογές είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή, αλλά είναι καλύτερο να τις ελέγξετε ώστε να βρίσκονται στην ασφαλή πλευρά:

1. Στο Outlook 2010 ή νεότερη έκδοση, καλέστε την εντολή Αρχείο - Επιλογές - Εργασίες , στο Outlook 2003/2007 Εργαλεία - Επιλογές - Επιλογές εργασιών. 

2. Στο Outlook 2010 και νεότερες εκδόσεις, ενεργοποιήστε τις ακόλουθες επιλογές: Ενημερώστε τη λίστα υποχρεώσεών μου με αντίγραφα εργασιών που αναθέτω σε άλλα άτομα και Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν έχω ολοκληρώσει μια εργασία που έχει ανατεθεί ΕΝΑ.. 

3. Στο Outlook 2003/2007 ενεργοποιήστε τις δύο επιλογές Κρατήστε ενημερωμένες εργασίες ενημερωμένες στη λίστα εργασιών και Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν ολοκληρωθούν οι εργασίες που έχουν ανατεθεί ένα.
4. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εμφανίσετε την κατάσταση ολοκλήρωσης και την ευθύνη

Στη λίστα δραστηριοτήτων (προβολή Απλή λίστα) λείπει η στήλη % ολοκληρώθηκεότι στη θέα Λίστα λεπτομερειών εμφανίζεται. Εάν αναθέτετε συχνά εκτεταμένες εργασίες και οι υπάλληλοί σας τεκμηριώνουν τακτικά στο Outlook τι ποσοστό της εργασίας έχουν ήδη ολοκληρώσει, τότε σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε το % ολοκληρώθηκε επίσης στη θέα Απλή λίστα για εισαγωγή. Αυτό θα σας ενημερώσει για την πρόοδο. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Επιλέξτε την προβολή στον προγραμματιστή εργασιών Απλή λίστα: Προβολή εντολών - Αλλαγή προβολής - Απλή λίστα.
2. Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις επικεφαλίδες της στήλης, για παράδειγμα στην αναφορά ή σε παλαιότερες εκδόσεις Θέμα εργασίαςκαι να επικαλεστεί την εντολή Επιλογή πεδίου επί.
3. Σύρετε το κουμπί % ολοκληρώθηκε ΣΙ. από το παράθυρο διαλόγου με το αριστερό κουμπί του ποντικιού πατημένο στη σειρά με τις επικεφαλίδες στηλών. Η πρότασή μου: σύρετε το στη θέση στα δεξιά της επικεφαλίδας της στήλης Οφείλεται στιςΤο Ένα κόκκινο βέλος δείχνει πού % ολοκληρώθηκε εισάγεται ως νέα επικεφαλίδα στήλης ΝΤΟ.Το Μόλις το κουμπί βρίσκεται στην επιθυμητή θέση, αφήστε το κουμπί του ποντικιού.
4. Εάν δεν υπάρχει στήλη στην προβολή Υπεύθυνος εμφανίζεται, τοποθετήστε το όπως περιγράφεται. Υπεύθυνος μπορείτε να το βρείτε στο τέλος της λίστας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου.
5. Στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου.