Πώς να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή
Οι υπογραφές είναι απαραίτητες σε πολλά διαφορετικά πλαίσια. Ενώ η ζωή ψηφιοποιείται όλο και περισσότερο, τόσο ιδιωτικά όσο και επαγγελματικά, οι δυνατότητες υπογραφής σε υπολογιστή ή smartphone φαίνονται περιορισμένες. Το Microsoft Word προσφέρει διάφορους τρόπους εξοικονόμησης χρόνου και χαρτιού για την εισαγωγή υπογραφών. Όμως: Δεν έχει κάθε εναλλακτική λύση το ίδιο νομικό καθεστώς με μια χειροκίνητη υπογραφή.
Γιατί να εισαγάγετε μια υπογραφή στο Word καθόλου;
Ποιος δεν γνωρίζει αυτό το πρόβλημα; Λαμβάνετε έγγραφα και συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν με e-mail και τώρα πρέπει να εκτυπώσετε και να υπογράψετε με κόπο, για να τα στείλετε πίσω ως σάρωση. Αυτή η διαδικασία μπορεί να απλοποιηθεί χάρη στο Word. Εάν δεν είστε ιδιοκτήτης εκτυπωτή ή θέλετε να αποθηκεύσετε χαρτί για χάρη του περιβάλλοντος, υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την υπογραφή.
Τι σημαίνει όμως στην πραγματικότητα η υπογραφή - και είναι μια ψηφιακή υπογραφή ισοδύναμη με μια χειροκίνητη; Με την υπογραφή σας κάνετε μια δήλωση προθέσεων με την ευρύτερη έννοια. Είτε πρόκειται για σύμβαση πώλησης, είτε για συμβόλαιο ενοικίασης ή εργασίας είτε για εγγύηση. Μόνο με την υπογραφή σας γίνεται νομικά δεσμευτικό.
Ωστόσο, αυτός δεν είναι ο μόνος λόγος για να προσθέσετε μια υπογραφή. Οι υπογραφές δίνουν επίσης στα έγγραφα περισσότερο επαγγελματισμό και προσδιορίζουν σαφώς τη συγγραφή. Επιπλέον, οι υπογραφές προστατεύουν από απάτη: Η χειροκίνητη υπογραφή σας είναι μοναδική και ως εκ τούτου ανθεκτική στην πλαστογραφία. Χρησιμεύει επίσης για να σας αναγνωρίσει αξιόπιστα μακροπρόθεσμα. Ισχύει όμως αυτό και για μια ψηφιακή υπογραφή;
Πρώτα η ασφάλεια - τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;
Ο κανονισμός eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) καθορίζει τις απαιτήσεις για την εγκυρότητα και την αξιοπιστία των ηλεκτρονικών υπογραφών σε ολόκληρη την ΕΕ. Αυτή η "υπηρεσία για υπηρεσίες ηλεκτρονικής ταυτοποίησης και εμπιστοσύνης" καθορίζει τρία επίπεδα: την απλή, την προηγμένη και την κατάλληλη ηλεκτρονική υπογραφή. Δεδομένου ότι η ιδιωτική χρήση περιορίζεται κυρίως στα δύο πρώτα επίπεδα ασφάλειας, οι ακόλουθες επεξηγήσεις αναφέρονται μόνο σε αυτό.
Η υπογραφή στο tablet του μεταφορέα δέματος είναι εξίσου μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή με την εισαγωγή μιας σάρωσης με τη χειροκίνητη υπογραφή σε ένα έγγραφο. Το τελευταίο λειτουργεί χωρίς προβλήματα στο Word, αλλά δεν είναι αποδεκτό για κάθε ζήτημα. Ένα τρίτο μέρος μπορεί επίσης να εισαγάγει μια σάρωση της υπογραφής σας.
Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή προσφέρει πολύ μεγαλύτερη προστασία επειδή εδώ χρησιμοποιείται επίσης ένα ψηφιακό πιστοποιητικό. Επιβεβαιώνει σαφώς την ταυτότητά σας - σε αντίθεση με τη σάρωση μιας χειροκίνητης υπογραφής. Το πιστοποιητικό εκδίδεται από έμπιστο τρίτο μέρος και αποτελείται από αναγνωριστικό και κωδικό PIN. Μετά την υπογραφή, το αρχείο προωθείται σε κρυπτογραφημένη μορφή και δεν μπορεί πλέον να αλλάξει από εκείνο το σημείο και μετά.
Υπογράψτε χειροκίνητα: κλασικό και ασφαλές σε χαρτί ή tablet
Υπάρχουν διάφορες διαθέσιμες επιλογές για την προσθήκη μη αυτόματης υπογραφής στο έγγραφο του Word.
Σαρώστε την υπογραφή και τοποθετήστε την στο Word: Έτσι λειτουργεί
Εισάγετε την υπογραφή σας σε ένα έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας ένα σαρωτή ή μια εφαρμογή σάρωσης για smartphone ή tablet:
Υπογράψτε την υπογραφή σας σε ένα κομμάτι χαρτί.
Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή ή έναν εκτυπωτή για να σαρώσετε την υπογραφή.
Καλέστε τη σάρωση στον υπολογιστή σας και χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες επεξεργασίας εικόνας στο Word για περικοπή στο επιθυμητό μέγεθος.
Αποθηκεύστε το επεξεργασμένο γραφικό της υπογραφής σας ως αρχείο εικόνας.
Αφού κάνετε κλικ στο "Εισαγωγή", επιλέξτε το κουμπί "Εικόνες" και στη συνέχεια "Αυτή η συσκευή". Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο στο οποίο μπορείτε να δείτε τη δομή φακέλου του υπολογιστή σας. Βρείτε το αρχείο εικόνας με την υπογραφή σας και τοποθετήστε το στην επιθυμητή θέση κάνοντας κλικ στο "Ok" στο τέλος του παραθύρου διαλόγου.
Καλό να ξέρω: Με Mac είναι δυνατό να σαρώσετε και να αποθηκεύσετε μια υπογραφή σε PDF, τα οποία στη συνέχεια μπορούν επίσης να μεταφερθούν στο Word.
Δημιουργήστε μια επαγγελματική γραμμή υπογραφής για την υπογραφή
Για να κάνετε την υπογραφή να φαίνεται πιο επαγγελματική, μπορείτε επίσης να εργαστείτε με μια γραμμή υπογραφής. Επειδή αυτό μπορεί να επισημανθεί με το όνομα, την ημερομηνία και τον τίτλο ή τον τίτλο της εργασίας του υπογράφοντος. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
-
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" στην κορδέλα του Word.
-
Κάντε κλικ στη Γραμμή υπογραφής στη δεξιά πλευρά της κορδέλας και επιλέξτε "Γραμμή υπογραφής του Microsoft Office" από το αναπτυσσόμενο μενού.
-
Εισαγάγετε το όνομα, το επώνυμο και τη θέση του ατόμου που υπογράφει καθώς και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, εάν υπάρχει, και μια σημείωση στα πεδία που παρέχονται στο παράθυρο διαλόγου.
-
Κάντε μια επιλογή ορίζοντας ή αφαιρώντας το σημάδι ελέγχου για την αυτόματη προσθήκη του χρόνου υπογραφής και την έγκριση σχολίων.
-
Κάντε κλικ στο "Ok" για να επιβεβαιώσετε τις καταχωρήσεις σας.
Αυτό το έγγραφο μπορεί τώρα να εκτυπωθεί και να υπογραφεί από το καθορισμένο άτομο. Ωστόσο, υπάρχει επίσης ένας τρόπος ψηφιακής υπογραφής στη γραμμή υπογραφής.
Signηφιακή υπογραφή - μια έξυπνη και ασφαλής λύση
Για να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε ένα έγγραφο του Word, χρησιμοποιήστε τυπικές λειτουργίες του Word ή επιλογές επέκτασης.
Υπογράψτε τη γραμμή υπογραφής με μια εικόνα ή ελεύθερες λειτουργίες
Εάν υπάρχει γραμμή υπογραφής, η υπογραφή μπορεί να εισαχθεί με δύο διαφορετικούς τρόπους. Είτε εισάγετε μια εικόνα ή μια σάρωση της υπογραφής σας είτε υπογράφετε με το χέρι από ένα κινητό τηλέφωνο ή tablet PC. Λάβετε υπόψη ότι αυτό είναι δυνατό μόνο από το Word για Microsoft 365. Για να προσθέσετε το αρχείο υπογραφής, προχωρήστε ως εξής:
Εάν το όνομά σας δεν βρίσκεται ακόμη κάτω από τη γραμμή υπογραφής, εισαγάγετε το στο πεδίο "Όνομα, επώνυμο".
Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή εικόνας και επιλέξτε την επιλογή Επιλογή εικόνας υπογραφής.
Βρείτε το αρχείο που θέλετε στη θέση.
Επιβεβαιώστε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο "Επιλογή" με το αριστερό κουμπί του ποντικιού.
Χειροκίνητη υπογραφή μέσω touchpad
Από την άλλη πλευρά, μια χειροκίνητη υπογραφή μπορεί επίσης να προστεθεί στη γραμμή υπογραφής από μια επιφάνεια αφής:
Κάντε κλικ στις επιλογές μελανιού στο tablet ή το smartphone σας.
Τοποθετήστε τη χειροκίνητη υπογραφή σας στην καθορισμένη θέση στη γραμμή υπογραφής.
Καθώς συνήθως δεν θέλετε να αλλάξετε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο, είναι σκόπιμο να αποθηκεύσετε ολόκληρο το έγγραφο ως αρχείο PDF μετά την υπογραφή του. Αυτό το προστατεύει επίσης από παράνομες αλλαγές.
Υπόδειξη: Εάν, από την άλλη πλευρά, προτιμάτε μια ψηφιακή υπογραφή που περιλαμβάνει χρονική σφραγίδα και επομένως ακόμη μεγαλύτερη ασφάλεια, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε διπλό κλικ στη γραμμή υπογραφής για να την προωθήσετε σε διάφορες αρχές πιστοποίησης, όπως η GlobalSign. Αυτά λειτουργούν ως ένα είδος αρχής που σας εκδίδει προσωρινό πιστοποιητικό για ψηφιακές υπογραφές. Το πιστοποιητικό είναι συγκρίσιμο με ένα ψηφιακό έγγραφο ταυτοποίησης και σε ορισμένες περιπτώσεις υπόκειται σε χρέωση. Ωστόσο, επιτρέπει επίσης την εισαγωγή προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS.
Χρησιμοποιήστε πρόσθετα Word για ηλεκτρονικές υπογραφές: Έτσι λειτουργεί
Τα πρόσθετα λέξεων διευκολύνουν επίσης την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου. Τα πρόσθετα είναι συνήθως δωρεάν επιλογές επέκτασης για το Microsoft Word. Το πλεονέκτημα έναντι μιας εφαρμογής - δηλαδή μιας εφαρμογής για κινητά για την κινητή συσκευή σας - είναι η απλή εφαρμογή στο υπάρχον πρόγραμμα Word. Ένα πρόσθετο είναι απλώς ένα εργαλείο που είναι διαθέσιμο σε εσάς για όλες τις μελλοντικές εργασίες στον τομέα του σχεδιασμού κειμένου με το Word.
Τα δύο πρόσθετα "DocuSign" και "AdobeSign" είναι ιδανικά για την υπογραφή σημαντικών εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Adobe για να υποβάλετε ηλεκτρονικές υπογραφές και στα τρία επίπεδα ασφάλειας. Επιπλέον, αυτή η επέκταση για το Word επιτρέπει την προσθήκη σχολίων και την εκχώρηση ορισμένων αποσπασμάτων ειδικά για τον παραλήπτη.
Αυτό στη συνέχεια γνωρίζει πού απαιτείται η υπογραφή του και πού πρέπει να αφήσει κενή τη γραμμή υπογραφής. Ο δημιουργός ενός εγγράφου παρακολουθεί ταυτόχρονα ποιον από τους υπογράφοντες έχει ήδη υπογράψει και του οποίου η υπογραφή εκκρεμεί. Και τα δύο πρόσθετα είναι ασφαλή και εξοικονομούν χρόνο και χαρτί.
Σύνδεση στο Word: Το Office κάνει διαγωνισμό το στυλό και το χαρτί
Με το Word, έχετε πολλές επιλογές για να κάνετε τα κείμενα πιο ελκυστικά και επαγγελματικά. Μπορείτε να μορφοποιήσετε κείμενο ή να εμφανίσετε πρότυπα επικεφαλίδας στον πίνακα περιεχομένων. Μπορείτε επίσης να διασφαλίσετε μια συνεκτική εμφάνιση προσθέτοντας αναφορές. Λίστες και ειδικοί χαρακτήρες μπορούν επίσης να εισαχθούν για να απεικονίσουν αλλά και επιστημονικά σωστή αναπαράσταση - για παράδειγμα από τους τομείς των μαθηματικών ή των ξένων γλωσσών. Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, το Word σάς βοηθά να ελέγξετε την παύλα, τις γραμματοσειρές και τις γραμματοσειρές.
Ένας άλλος τρόπος για επαγγελματικό σχεδιασμό εγγράφων είναι η προσθήκη υπογραφών στο Word. Μια υπογραφή δίνει στο έγγραφό σας περισσότερη σοβαρότητα, αλλά και νομικά δεσμευτικό χαρακτήρα. Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για σύμβαση πώλησης, μίσθωση ή σύμβαση εργασίας, η υπογραφή δηλώνει ότι συμφωνείτε με το περιεχόμενο ενός εγγράφου. Η ψηφιακή υπογραφή στο Word αντιπροσωπεύει έτσι ένα ουσιαστικό βήμα προς έναν πιο σύγχρονο, αποτελεσματικό και φιλικό προς το περιβάλλον σχεδιασμό διαφόρων διαδικασιών συντονισμού τόσο στην ιδιωτική όσο και στην επαγγελματική ζωή.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να εισαγάγω μια υπογραφή στο Word;
Εισάγετε μια υπογραφή στο Word τοποθετώντας την σε ένα φύλλο χαρτιού, σαρώνοντάς την και τοποθετώντας την ως γραφικό στην επιθυμητή θέση στο έγγραφο του Word. Εάν διαθέτετε επιφάνεια αφής, μπορείτε να υπογράψετε χρησιμοποιώντας την επιλογή μελανιού του Word. Ωστόσο, αυτό λειτουργεί μόνο με το Microsoft Word 365. Ένας άλλος τρόπος είναι να υπογράψετε μια γραμμή υπογραφής με πιστοποιημένη ψηφιακή υπογραφή, εάν απαιτείται. Το Word μπορεί επίσης να αναβαθμιστεί με χρήσιμες επεκτάσεις - τα λεγόμενα πρόσθετα - όπως "AdobeSign" από την Adobe.
Τι είναι η γραμμή υπογραφής;
Η γραμμή υπογραφής είναι μια ειδική γραμμή υπογραφής που μπορείτε να εξατομικεύσετε με το όνομα, το επώνυμο, την επαγγελματική θέση και άλλα στοιχεία του υπογράφοντος. Το γράφημα μιας υπογραφής μπορεί να εισαχθεί στη γραμμή, υπογεγραμμένο με το χέρι μέσω της επιφάνειας αφής ή με πιστοποιητικό.
Είναι ασφαλείς οι υπογραφές στον υπολογιστή;
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές που πραγματοποιείτε σε υπολογιστή, tablet ή smartphone είναι νομικά δεσμευτικές σε διαφορετικούς βαθμούς, ανάλογα με τις απαιτήσεις που πληρούν. Ο κανονισμός eIDAS της ΕΕ ορίζει τρία επίπεδα ασφάλειας. Ενώ απαιτείται μόνο μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή για την αποδοχή δέματος από τον ταχυδρόμο, απαιτείται τουλάχιστον μια προηγμένη, αν όχι ειδική ηλεκτρονική υπογραφή για σημαντικά θέματα όπως η σύναψη συμβάσεων. Στο Word, μπορείτε να εισαγάγετε μια προηγμένη υπογραφή μόνο αφού αγοράσετε ένα αντίστοιχο πιστοποιητικό.
