Τι πρέπει να γνωρίζετε για το XLOOKUP
Με το XVERWEIS, η Microsoft προσφέρει στους χρήστες της Excel μια νέα δυνατότητα να αναζητούν πίνακες γρήγορα και εύκολα και να αξιολογούν δεδομένα. Αυτή η λειτουργία ήταν αρχικά διαθέσιμη μόνο στους συμμετέχοντες στη δοκιμαστική φάση, αλλά ήταν επίσης διαθέσιμη για εκδόσεις Microsoft 365 Windows και Mac από τις αρχές του έτους.
Στον πυρήνα του, το XLOOKUP είναι μια πιο άνετη έκδοση του VLOOKUP και του HLOOKUP, η οποία έχει συμπληρωθεί με επιπλέον πρακτικές εφαρμογές. Επομένως, το καθήκον του είναι επίσης να αναζητήσει πίνακες, αλλά αυτό διαφέρει ήδη από τις προηγούμενες αναφορές. Το φιλτράρισμα του περιεχομένου δεν είναι πλέον συνδεδεμένο με μια καθορισμένη πορεία, αλλά τώρα μπορεί επίσης να ξεκινήσει από δεξιά προς τα αριστερά, από πάνω προς τα κάτω και αντίστροφα. Αυτή η καινοτομία προσφέρει το μεγάλο πλεονέκτημα ότι οι πίνακες Excel μπορούν πλέον να σχεδιαστούν κατά την κρίση σας και δεν είναι πλέον συνδεδεμένοι με τεχνικές προδιαγραφές. Χάρη στις νέες παραμέτρους, έγιναν διαθέσιμες πρόσθετες επιλογές που προηγουμένως δεν ήταν διαθέσιμες. Η χρησιμότητα εκτείνεται από μικρές λεπτομέρειες έως αξιοσημείωτες απλοποιήσεις στη χρήση. Το τελικό αποτέλεσμα του XLOOKUP εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τις παραμέτρους που χρησιμοποιούνται.
Οι απλές παράμετροι του XLOOKUP
Η απλή χρήση του XLOOKUP απαιτεί μόνο τρεις παραμέτρους. Αυτά είναι:
- Κριτήριο αναζήτησης
- Μήτρα αναζήτησης
- Πίνακας επιστροφής
Η πρόσφατα κερδισμένη ελευθερία οφείλεται κυρίως στον διαχωρισμό της μήτρας αναζήτησης και επιστροφής. Ενώ το VLOOKUP και το HLOOKUP απαιτούσαν από τον χρήστη να επιλέξει ολόκληρο τον πίνακα για τη διαδικασία αναζήτησης, το XLOOKUP του επιτρέπει να διαχωρίσει τη γνωστή και την αναζητούμενη τιμή. Αυτό σημαίνει ότι μια στήλη αναζήτησης ή τώρα επίσης γραμμή αναζήτησης ορίζεται ως η απαιτούμενη μήτρα στην οποία βρίσκεται το επιλεγμένο κριτήριο αναζήτησης, ενώ μια άλλη γίνεται η περιοχή επιστροφής του επιθυμητού αποτελέσματος. Ο νέος τύπος έχει ως εξής:
= XLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης, μήτρα αναζήτησης, πίνακας επιστροφής)
Εάν, για παράδειγμα, ο μηνιαίος μισθός του κ. Wagner μπορεί να ληφθεί από έναν πίνακα Excel για τους υπαλλήλους, τότε δύο στήλες είναι σημαντικές: Η πρώτη, η οποία αναφέρει όλους τους υπαλλήλους κατά όνομα και μια άλλη, στην οποία καταχωρείται ο μισθός των εργαζομένων. Επειδή το κριτήριο αναζήτησης είναι ένα όνομα, η σχετική στήλη αναζήτησης επιλέγεται ως μήτρα. Το αποτέλεσμα που πρέπει να επιστραφεί, από την άλλη πλευρά, είναι ο μισθός, γι 'αυτό και η αντίστοιχη στήλη εδώ γίνεται ο πίνακας επιστροφής.
Αυτό το παράδειγμα δείχνει ότι ο νέος τύπος κάνει τον προηγούμενο προσδιορισμό ενός συγκεκριμένου δείκτη στήλης περιττό. Αυτό εξοικονομεί επιπλέον λεπτομερή εργασία και αποτρέπει περιττά σφάλματα.
Ωστόσο, εάν δεν είναι γνωστό εάν ο υπάλληλος που αναζητάτε ονομάζεται "Wagner" ή "Wegner", η νέα προσθήκη στο κριτήριο αναζήτησης μπορεί να βοηθήσει. Οποιοσδήποτε αριθμός άγνωστων χαρακτήρων μπορεί να παραλειφθεί εισάγοντας έναν αστερίσκο (*). Σε αυτήν την περίπτωση είναι λογικό να αλλάξετε γρήγορα το κριτήριο αναζήτησης σε "* gner" για να φτάσετε στον επιθυμητό προορισμό. Ωστόσο, εάν ο πίνακας είναι γεμάτος με πολλά παρόμοια ονόματα, έτσι ώστε η συνάδελφος κα Stegner να ακούγεται ακούσια επειδή το όνομά της περιέχει επίσης το συνδυασμό γραμμάτων που αναζητάτε, τότε η αναζήτηση μπορεί να βελτιωθεί ακόμη περισσότερο. Εδώ μπαίνει το ερωτηματικό (;), καθώς επιτρέπει στον χρήστη να αντικαταστήσει μόνο έναν χαρακτήρα. Επομένως, το κριτήριο αναζήτησης συμπληρώνεται με "W? Gner".
Τι συμβαίνει όμως όταν πρέπει να αναζητήσετε αστερίσκο ή ερωτηματικό; Σε αυτήν την περίπτωση, το XLOOKUP διαθέτει μια πρόσθετη tilde (), με την οποία καθίσταται σαφές ότι δεν εννοείται η λειτουργία του κριτηρίου αναζήτησης, αλλά το περιεχόμενο του πίνακα αναζήτησης. Κατά συνέπεια, η διπλή tilde ως κριτήριο αναζήτησης (~~) επιτρέπει επίσης την αναζήτηση για τη μεμονωμένη tilde στον πίνακα αναζήτησης ().
Οι πλήρεις παράμετροι
Επιπλέον, το XVERWEIS προσφέρει άλλες λειτουργίες που τίθενται σε εφαρμογή μόλις αυτές οι τρεις πρόσθετες παράμετροι χρησιμοποιηθούν κατά βούληση:
- Αν δεν_βρέθηκε
- Λειτουργία σύγκρισης
- Λειτουργία αναζήτησης
"If_not_ found"
Εκτός από το κριτήριο αναζήτησης τριών παραμέτρων, μήτρα αναζήτησης και πίνακα επιστροφής, το νέο XVERWEIS διαθέτει τρεις ακόμη παραμέτρους που προσφέρουν στον χρήστη πολλά πλεονεκτήματα. Ένα τέτοιο είναι το "If_not_ found", το οποίο λειτουργεί ως ολοκληρωμένη συνάρτηση if-error.
Με τη βοήθεια αυτής της συνάρτησης, το XLOOKUP επιτρέπει την αποφυγή ενός κοινού προβλήματος με προηγούμενες αναφορές: Εάν δεν ήταν δυνατό να βρεθεί ένα αποτέλεσμα αναζήτησης, εμφανίστηκε μέχρι τώρα μόνο μια κρυπτική τιμή σφάλματος ("#NV"). Χάρη στη νέα παράμετρο, είναι πλέον δυνατό να ονομάσετε αυτό το σφάλμα και έτσι να το ταξινομήσετε πιο εύκολα αντικαθιστώντας την παράμετρο κράτησης θέσης με μια λέξη της επιλογής σας και τοποθετημένη σε εισαγωγικά. Αντί της αυτόματης τιμής σφάλματος, το Excel μπορεί να υποδείξει ότι ένα αποτέλεσμα "δεν βρέθηκε" ή ότι υπήρχε "σφάλμα εισαγωγής". Λαμβάνοντας υπόψη όλες τις πληροφορίες, ο τύπος για το XVERWEIS μοιάζει με αυτόν:
= XLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; μήτρα αναζήτησης; πίνακας επιστροφής; εάν_δεν_βρέθηκε)
Λειτουργία σύγκρισης
Μια άλλη παράμετρος είναι ο τρόπος σύγκρισης, ο οποίος είναι εκεί για να αυξήσει το πεδίο εύρεσης τιμών εάν είναι απαραίτητο. Αρχικά, το VLOOKUP και το HLOOKUP γνώριζαν μόνο επιτυχίες ή λάθη. Το XLOOKUP μπορεί, ωστόσο, να αντιδρά με ευελιξία και, σε περίπτωση ανύπαρκτου αποτελέσματος, να χρησιμοποιήσει εναλλακτικά μια τιμή που είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά για να μην αναφέρει απλώς ένα σφάλμα στον χρήστη, αλλά να προτείνει εναλλακτικά. Για παράδειγμα, αν ψάχνετε για τιμολόγιο 1.500 € που δεν βρέθηκε, τότε η τιμή -1 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παράμετρο του τρόπου σύγκρισης για να εμφανίσει το επόμενο χαμηλότερο αποτέλεσμα. Μπορεί να αποδειχθεί ότι ο λογαριασμός ήταν μόνο 1.450 ευρώ από την αρχή. Αυτές οι πληροφορίες θα μπορούσαν να ανακαλυφθούν μόνο με τις προηγούμενες αναφορές μέσω ενδιάμεσων βημάτων. Αντίστροφα, η τιμή 1 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να πάρει το επόμενο μεγαλύτερο αποτέλεσμα.
Αυτή η συνάρτηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μια τιμή είναι μόνο κατά προσέγγιση γνωστή. Με αυτόν τον τρόπο, ένα πλαίσιο μπορεί να περιοριστεί για να διευκολύνει την εύρεση του απαιτούμενου αποτελέσματος παρά τα πάντα. Επιπλέον, τα περιεχόμενα του πίνακα δεν χρειάζεται πλέον να ταξινομούνται με αύξουσα σειρά όπως με το VLOOKUP, επειδή το XLOOKUP είναι σε θέση να βρει την επόμενη ουσιαστική τιμή ακόμη και χωρίς τη βοήθεια του χρήστη. Αυτό δίνει επίσης επιπλέον ελευθερία στην εξατομίκευση των πινάκων.
Ωστόσο, εάν αυτές οι καινοτομίες δεν απαιτούνται, η τιμή 0 μπορεί απλά να χρησιμοποιηθεί για να συνεχίσει να λαμβάνει μόνο τα ακριβή αποτελέσματα ως συνήθως. Με το γενικό σύμβολο κράτησης θέσης, ο τύπος επεκτείνεται ως εξής:
= XLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; μήτρα αναζήτησης; πίνακας επιστροφής; εάν_δεν βρέθηκε; λειτουργία σύγκρισης)
Λειτουργία αναζήτησης
Η τελευταία παράμετρος δείχνει και πάλι την απλούστερη και ίσως πιο εντυπωσιακή βελτίωση σε σχέση με το VLOOKUP, καθώς καθιστά την κατεύθυνση του ιστορικού αναζήτησης ρυθμιζόμενη για πρώτη φορά. Με την εισαγόμενη τιμή 1 μπορείτε να αναζητήσετε επιτυχίες από πάνω προς τα κάτω, ενώ με την τιμή -1 όλα πηγαίνουν ανάποδα. Επιπλέον, μπορεί να ξεκινήσει μια αύξουσα δυαδική αναζήτηση με την τιμή 2 και μια φθίνουσα δυαδική αναζήτηση με την τιμή -2.
Αν και αυτή η παράμετρος δεν φαίνεται ιδιαίτερα εντυπωσιακή στην αρχή, μπορεί τακτικά να έχει θετικό αποτέλεσμα σε συνδυασμό με το εκτεταμένο κριτήριο αναζήτησης. Επειδή εάν ένας πίνακας αναζήτησης περιέχει το κριτήριο αναζήτησης δύο φορές (για παράδειγμα δύο υπάλληλοι με το ίδιο επώνυμο), τότε η τιμή επιστροφής που είναι χρονολογικά στην προηγούμενη θέση εκδίδεται από προεπιλογή. Ωστόσο, αν η κατεύθυνση του ιστορικού αναζήτησης αντιστραφεί, εμφανίζεται το αντίθετο αποτέλεσμα και η προηγούμενη κρυφή τιμή γίνεται ορατή. Ωστόσο, αυτή η παράμετρος είναι επίσης χρήσιμη εάν χρησιμοποιείται για προσωρινό έλεγχο. Επειδή εάν η αναζήτηση από πάνω προς τα κάτω δίνει ένα διαφορετικό αποτέλεσμα από την αναζήτηση από κάτω προς τα πάνω, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι μπορεί να έχει προκύψει ένα σφάλμα εφαρμογής που μπορεί τώρα να διορθωθεί σε πρώιμο στάδιο. Λαμβάνοντας υπόψη αυτήν τη σημείωση, ο τελικός τύπος του XLOOKUP μοιάζει με αυτόν:
= XLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; μήτρα αναζήτησης; μήτρα επιστροφής; αν
Αξίζει να αλλάξετε από VLOOKUP σε XLOOKUP;
Εν κατακλείδι, μένει να ειπωθεί ότι με την εισαγωγή του XLOOKUP, η Microsoft έχει διαθέσει έναν νέο τρόπο αναζήτησης και ανάλυσης στους χρήστες του Excel, ο οποίος μπορεί να εξυπηρετήσει διάφορους σκοπούς και είναι εύχρηστος. Με αυτόν τον τρόπο, πληρούνται τα πάντα, από γρήγορες αναζητήσεις έως συγκεκριμένες απαιτήσεις εξόδου. Το XLOOKUP είναι λοιπόν σαφώς μπροστά από άλλες αναφορές, καθώς προσφέρει σαφή πλεονεκτήματα ακόμη και στις λειτουργίες που έχει αναλάβει από αυτό. Αυτό φαίνεται από το γεγονός ότι εδώ συγχωνεύονται δύο συναρτήσεις αναφοράς και, μεταξύ άλλων, συμπληρώνονται με ένα ενσωματωμένο σφάλμα.
Όποιος έχει μείνει απόλυτα ικανοποιημένος με το VLOOKUP ή το HLOOKUP μέχρι τώρα και δεν ενδιαφέρεται να συνηθίσει σε μια νέα φόρμουλα, μπορεί να μείνει στο δοκιμασμένο με καθαρή συνείδηση. Για όλους τους άλλους που θέλουν να κάνουν την προσέγγισή τους πιο δυναμική και απλή, το XVERWEIS είναι μια ευπρόσδεκτη καινοτομία. Οι νέες επιλογές μπορούν σίγουρα να τροποποιηθούν και να συνδυαστούν με τέτοιο τρόπο ώστε η επόμενη χρήση του Excel να είναι ορατά πιο βολική.