Ο καθένας μπορεί να το κάνει με αυτές τις οδηγίες!
Η εξαγωγή του βιβλίου διευθύνσεων από το Outlook στο Excel μπορεί να είναι απαραίτητη εάν θέλετε να δημιουργήσετε λίστες από τα δεδομένα επαφών και να τις ταξινομήσετε ή να τις φιλτράρετε στο Excel. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε μια λίστα Excel όλων των πελατών πριν στείλετε μια αλληλογραφία, τα υπάρχοντα δεδομένα επαφής πρέπει να εξαχθούν στο Excel. Η κατάσταση είναι παρόμοια εάν θέλετε να μεταβιβάσετε μόνο τμήματα του βιβλίου διευθύνσεών σας. Εάν οι μεμονωμένες πληροφορίες στο βιβλίο διευθύνσεων παραμένουν εμπιστευτικές και δεν μεταβιβάζονται, είναι λογικό να πραγματοποιούνται εξαγωγές στο Excel και επεξεργασία τους στο Excel. Υπάρχει επίσης ένα πρακτικό κόλπο με το οποίο μπορείτε να ανοίξετε μια λίστα διανομής στο Excel και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα της.
Πώς να μεταφέρετε τις επαφές σας από το Outlook στο Excel
Εάν θέλετε να μεταφέρετε τις επαφές σας από ένα βιβλίο διευθύνσεων από το Outlook στο Excel, μπορείτε να προχωρήσετε ως εξής:
Ξεκινήστε το Excel με ένα κενό βιβλίο εργασίας.
Ανοίξτε το Outlook και εμφανίστε τις επαφές.
Επιλέξτε όλες τις επαφές που πρόκειται να εξαχθούν.
Μεταφέρετε και αποθέστε τις επαφές στο βιβλίο εργασίας του Excel. Εάν το παράθυρο του Excel δεν φαίνεται δίπλα στο παράθυρο του Outlook, σύρετε τις επαφές προς τα κάτω στη γραμμή εκκίνησης χρησιμοποιώντας το κουμπί Excel. Περιμένετε λίγο για να ανοίξει το παράθυρο του Excel σε πρώτο πλάνο.
Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες στο Microsoft Excel ως συνήθως. Για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να διαγράψετε μεμονωμένες στήλες, να αναδιατάξετε τη σειρά των δεδομένων ή να ταξινομήσετε καταχωρήσεις. Με αυτήν την απλή και αποδεδειγμένη μέθοδο συνεργασίας στο Office μεταξύ του Microsoft Excel και του Microsoft Outlook, μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεών σας αποτελεσματικά και χωρίς απώλεια δεδομένων.
Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα Excel από μια ομάδα επαφών από το Outlook
Το Outlook δεν προσφέρει άμεση επιλογή εξαγωγής λίστας επαφών στο Excel για περαιτέρω επεξεργασία μεμονωμένα. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχει η δυνατότητα μεταφοράς μιας λίστας διανομής χρησιμοποιώντας ένα κόλπο:
Ανοίξτε το βιβλίο διευθύνσεων στο Microsoft Outlook.
Με το δεξί κουμπί του ποντικιού πατημένο, σύρετε τη λίστα διανομής στα εισερχόμενα και αφήστε το κουμπί του ποντικιού.
Στο μενού περιβάλλοντος που ακολουθεί, επιλέξτε την εντολή "Αντιγραφή εδώ ως μήνυμα με κείμενο".
Το Outlook δημιουργεί αυτόματα ένα νέο e-mail που περιέχει όλα τα δεδομένα από τη λίστα διανομής. Επιλέξτε τα δεδομένα και αντιγράψτε τα στο Microsoft Excel μέσω του πρόχειρου.
Με αυτόν τον πρακτικό τρόπο, μπορείτε να μετακινήσετε λίστες διανομής, οι οποίες σε πολλές περιπτώσεις περιέχουν εκατοντάδες ή περισσότερες καταχωρήσεις, στο Excel με τρόπο εξοικονόμησης χρόνου και αποτελεσματικό.
