Αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων Excel: γρήγορα και εύκολα

Σημαντικές πληροφορίες που μπορούν να βοηθήσουν

Εάν αρκετοί συνάδελφοι εργάζονται σε ένα έργο ή εργασία, είναι συχνά απαραίτητο να συνεργαστούμε σε ένα βιβλίο εργασίας Excel ή σε έναν πίνακα από το πρόγραμμα Excel. Ωστόσο, πριν την κυκλοφορήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή μορφή και ότι έχετε αποθηκεύσει σωστά το αρχείο Excel. Επιπλέον, οι χρήστες θα πρέπει να δώσουν προσοχή στο μέγεθος του αρχείου και να το χωρίσουν αν είναι δυνατόν. Μερικές φορές, ωστόσο, η δημοσίευση των δεδομένων αρκεί για την πρόσβαση σε αυτά.

Αποθήκευση αρχείου Excel: Δείτε πώς λειτουργεί

Χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων για το Excel "Ctrl + S" ή μέσω "Αρχείο> Αποθήκευση" ή "Αποθήκευση ως", μπορείτε να αποθηκεύσετε το τρέχον αρχείο Excel με ένα μεμονωμένο όνομα αρχείου. Εκτός από τους τυπικούς τύπους αρχείων .xls και .xlsx, το Excel προσφέρει αποθήκευση σε μορφή OpenDocument ή PDF.

Τα βιβλία εργασίας του Excel μπορούν να αποθηκευτούν στην επιθυμητή θέση αποθήκευσης, καθορίζοντας εκ των προτέρων την τυπική θέση αποθήκευσης. Η θέση αποθήκευσης μπορεί επίσης να αλλάξει σε λίγα μόνο βήματα. Μερικές φορές είναι χρήσιμο εάν ο φάκελος ή η διαδρομή αποθήκευσης του εγγράφου εμφανίζεται σε ένα κελί στο βιβλίο εργασίας. Αυτό καθιστά δυνατή αυτή τη λειτουργία πίνακα.

Αποθηκεύστε το αρχείο Excel με ένα αντίγραφο ασφαλείας

Συνιστάται να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών αρχείων Excel πριν κάνετε αλλαγές στο έγγραφο. Ένα αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας ορισμένες λειτουργίες του Excel ή χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή. Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε το βιβλίο εργασίας του Excel με τέτοιο τρόπο ώστε να αποθηκεύεται ένα αντίγραφο ασφαλείας της προηγούμενης έκδοσης βιβλίου εργασίας κάθε φορά που πραγματοποιείται αλλαγή.
Τα δεδομένα και ο πολύτιμος χρόνος εργασίας μπορεί να χαθούν ως αποτέλεσμα διακοπής ρεύματος ή ακούσιου κλεισίματος ενός μη αποθηκευμένου αρχείου Excel. Συνεπώς, είναι σκόπιμο να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Excel "AutoRecover" (Επαναφορά) για να ξεκινήσει η αυτόματη αποθήκευση δεδομένων.

Βίντεο με οδηγίες: Microsoft Excel: Αποθηκεύστε ένα αρχείο και μοιραστείτε το με άλλους χρήστες

Κοινή χρήση αρχείου Excel: οι δυνατότητες

Εάν θέλετε να μοιραστείτε τα δεδομένα ενός βιβλίου εργασίας του Excel ή ενός εγγράφου με άλλους χρήστες, υπάρχουν και άλλες επιλογές στη διάθεσή σας, εκτός από τις λειτουργίες ενσωματωμένης έκδοσης:

• Ένα διάγραμμα από αποθηκευμένα δεδομένα μπορεί να δημοσιευτεί στο ενδοδίκτυο της εταιρείας ή σε έναν ιστότοπο, για παράδειγμα. Για να γίνει αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ορισμένες λειτουργίες για να εξάγετε τα δεδομένα από μια λίστα Excel ως γραφικό. Το Excel προσφέρει επίσης την επιλογή αντιγραφής μιας επιθυμητής υποπεριοχής από έναν πίνακα Excel ως γραφικό για να την εισαγάγετε και να την εμφανίσετε σε μια παρουσίαση ή σε άλλη εφαρμογή.
• Λίστες Excel ή μεμονωμένα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να σταλούν εύκολα και γρήγορα στους συναδέλφους εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ενσωμάτωση ενός κατάλληλου κουμπιού στη γραμμή εργαλείων του Excel διευκολύνει την αποστολή καθώς και τη χρήση αυτής της χρήσιμης μακροεντολής.
• Ένα βιβλίο εργασίας του Excel μπορεί επίσης να μοιραστεί σε ένα δίκτυο και έτσι να επεξεργαστεί από διάφορους χρήστες. Πριν από αυτό, το βιβλίο εργασίας μπορεί να αντιγραφεί χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή και να αποθηκευτεί με διαφορετικό όνομα αρχείου.
• Τέλος, μπορείτε να μοιραστείτε το αρχείο Excel αποθηκεύοντας το βιβλίο εργασίας σε ένα διαδικτυακό σύννεφο όπως το OneDrive. Αυτό επιτρέπει σε άλλους χρήστες να επεξεργαστούν το αρχείο.

Η κοινή χρήση ενός αρχείου Excel είναι πιο ασφαλής

Εκτός από τα δεδομένα του Excel, ορισμένες λειτουργίες προστατεύουν επίσης τις παρεχόμενες πληροφορίες:

• Οι ψηφιακές υπογραφές μπορούν να ενσωματωθούν εύκολα σε ένα αρχείο ή φάκελο Excel για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα και η αυθεντικότητα των δεδομένων. Μια ψηφιακή υπογραφή υποδεικνύει σε άλλους ότι το περιεχόμενο του βιβλίου εργασίας ή του εγγράφου έχει επαληθευτεί και υπογραφεί.
• Πριν δοθεί ένα υπολογιστικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας Excel σε οποιαδήποτε μορφή σε συμπαίκτες ή οποιονδήποτε άλλο, θα πρέπει να καθαριστεί από προσωπικά δεδομένα και πληροφορίες.
• Η προστασία των τύπων σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή φάκελο Excel αποτρέπει ανεπιθύμητες αλλαγές όταν πολλά άτομα εργάζονται σε ένα έγγραφο.
• Πριν από τη μετάδοση ενός βιβλίου εργασίας, μπορεί να είναι χρήσιμο να αντιγράψετε τα μεμονωμένα φύλλα εργασίας σε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και να αντικαταστήσετε τους τύπους με τιμές.

Η σωστή μορφή για κοινή χρήση αρχείου Excel

Οι εταιρείες και οι επιχειρήσεις συχνά χρησιμοποιούν νεότερες και παλαιότερες εκδόσεις του Excel. Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε τον τύπο αρχείου ενός αρχείου Excel:

• Χρησιμοποιώντας το μενού Excel, ένα αρχείο μπορεί να αποθηκευτεί σχετικά εύκολα ως PDF.
• Ένα αρχείο ή πίνακας Excel μπορεί να αποθηκευτεί σε μορφή CSV σε λίγα μόνο βήματα.
• Για να είναι ένα αρχείο Excel συμβατό με παλαιότερες εκδόσεις, μπορεί να αποθηκευτεί σε μορφή αρχείου XLS.
• Ολόκληρο το περιεχόμενο ενός φακέλου μπορεί να μετατραπεί σε μορφή αρχείου XLSX χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο της Microsoft.
• Μπορεί να πραγματοποιηθεί χειροκίνητος έλεγχος συμβατότητας, έτσι ώστε τα αποθηκευμένα αρχεία Excel να μπορούν να διαβαστούν από παλαιότερες εκδόσεις προγράμματος.

Μειώστε το μέγεθος ενός βιβλίου εργασίας Excel

Δεν είναι τόσο εύκολο να μοιραστείτε έναν πίνακα Excel με αρκετές χιλιάδες σειρές. Πριν διαχωρίσετε ένα μεγάλο αρχείο Excel, είναι απαραίτητο π.χ. Β. Διαχωρισμός χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συμβουλές για να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος του αρχείου. Με παλαιότερες και νεότερες εκδόσεις του Excel, μπορείτε να συμπιέσετε μια εικόνα ή όλα τα γραφικά στο φάκελο και να επιλέξετε ανάμεσα σε διαφορετικές αναλύσεις.

Συμπέρασμα: Αποθηκεύστε ένα αρχείο Excel και μοιραστείτε το με άλλους χρήστες

Όταν άλλα άτομα χρειάζονται τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, οι χρήστες έχουν πολλές επιλογές. Πρώτον, οι χρήστες θα πρέπει να αποθηκεύσουν το αρχείο Excel. Διατίθενται διάφοροι τύποι αρχείων για αυτό. Για να μοιραστείτε ένα αρχείο Excel, πρέπει να ορίσετε εκ των προτέρων ένα μοναδικό όνομα αρχείου. Επιπλέον, μπορεί να δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν από πιθανές αλλαγές, για παράδειγμα με τη βοήθεια μακροεντολών. Το πρόγραμμα Excel σας επιτρέπει επίσης να μειώσετε το μέγεθος των αρχείων Excel ή να χωρίσετε το βιβλίο εργασίας, να αλλάξετε τη μορφή αρχείου ή να εισαγάγετε μια ψηφιακή υπογραφή προτού οι χρήστες μοιραστούν το αρχείο Excel με άλλα άτομα.

Περισσότερα ενδιαφέροντα άρθρα για το Excel

• Εάν πολλά άτομα εργάζονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, είναι χρήσιμο να αναγνωρίσετε τις αλλαγές στο περιεχόμενο ή τους τύπους.
• Το πλήρες φύλλο Excel ενός βιβλίου εργασίας μπορεί να μετακινηθεί γρήγορα ή να αντιγραφεί σε άλλο βιβλίο εργασίας του Excel.
• Οι κενές γραμμές μπορούν να αφαιρεθούν οριστικά με μια λειτουργία αυτόματου φίλτρου.
• Η διαγραφή περιττού περιεχομένου μειώνει το μέγεθος του αρχείου ενός αρχείου Excel.
• Οι τύποι του Excel σε ένα βιβλίο εργασίας μπορούν να μετατραπούν σε αριθμούς με τη μία.
• Ένα γραφικό προεπισκόπησης μπορεί να αποθηκευτεί για αρχεία Excel.
• Με τη βοήθεια αυτής της λειτουργίας καταγραφής, μπορείτε πάντα να βλέπετε την ώρα και το άτομο που άλλαξε το περιεχόμενο του κελιού.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να μοιραστώ ένα υπολογιστικό φύλλο Excel;

Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση. Πλοηγηθείτε μέσω "Αλλαγές" στην επιλογή έκδοσης "Επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργάζονται περιοχές". Επιλέξτε "Νέο" από το μενού Δικαιώματα χρήστη πριν καθορίσετε τον κοινόχρηστο πίνακα.

Πού μπορώ να βρω αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας του Excel;

Ενεργοποιώντας τη λειτουργία αυτόματης ανάκτησης, το Excel αποθηκεύει τον τρέχοντα ανοιχτό χώρο εργασίας κάθε δέκα λεπτά στην τυπική ρύθμιση. Το αντίγραφο ασφαλείας πρέπει να βρίσκεται στον ίδιο φάκελο με το αρχικό αρχείο.

Πώς μπορώ να απενεργοποιήσω την προστασία εγγραφής για ένα βιβλίο εργασίας;

Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας σας. Κάντε κλικ στο "Πληροφορίες" στο μενού αρχείων και, στη συνέχεια, απενεργοποιήστε το πλαίσιο "Κλειδωμένο" στη γενική περιοχή.