Ρύθμιση και εκτύπωση σελίδων Excel: μια επισκόπηση των πιο σημαντικών επιλογών

Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τη ρύθμιση και την εκτύπωση σελίδων Excel

Η εκτύπωση στο Excel μπορεί να είναι δύσκολη για ορισμένους χρήστες. Το κουμπί μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτύπωση του αρχείου χρησιμοποιώντας την κατάλληλη εντολή, αλλά αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητες εκτυπώσεις. Οι σελίδες του Excel πρέπει πρώτα να προσαρμοστούν έτσι ώστε το επιθυμητό περιεχόμενο να είναι ορατό σε μια σελίδα εκτύπωσης και να μην εξάγονται κενά φύλλα. Από τη μία πλευρά, το πρόγραμμα προσφέρει τη δυνατότητα ευθυγράμμισης και κλιμάκωσης των σελίδων του Excel και προσαρμογής των περιθωρίων. Από την άλλη πλευρά, επιτρέπει στους χρήστες να επιλέγουν περιοχές εκτύπωσης στο φύλλο εργασίας, να αποκρύπτουν μηνύματα σφάλματος ή σύνθετα πλαίσια για εκτύπωση ή να εκτυπώνουν πολλά φύλλα εργασίας.

Πώς να κάνετε βίντεο: Ρυθμίστε σελίδες και βιβλία εργασίας - Πώς να προσαρμόσετε τη διάταξη!

Ρύθμιση σελίδας Excel: μια επισκόπηση των πιο σημαντικών επιλογών

Για να μπορέσετε να εκτυπώσετε όλα ή μόνο ορισμένα φύλλα εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές διάταξης στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας". Οι σελίδες, τα περιθώρια, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα και το φύλλο εργασίας μπορούν να οριστούν ξεχωριστά. Οι ρυθμίσεις εκτύπωσης που πρέπει να καθοριστούν στις καρτέλες μπορούν να μεταφερθούν σε άλλα φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας.

Περιεχόμενο σε μία σελίδα: Προσαρμόστε το μέγεθος και την κλιμάκωση του χαρτιού

Τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο μπορούν να μειωθούν ή να μεγεθυνθούν έτσι ώστε να ταιριάζουν σε συγκεκριμένο αριθμό εκτυπωμένων σελίδων. Εάν οι χρήστες θέλουν να εκτυπώσουν μόνο το περιεχόμενο σε μία σελίδα Excel, η μορφή χαρτιού μπορεί να ευθυγραμμιστεί και τα δεδομένα να κλιμακωθούν.

Προσαρμόστε τα περιθώρια για να τοποθετήσετε τα δεδομένα στην εκτύπωση

Όταν οι χρήστες δημιουργούν τη σελίδα τους, είναι δυνατό να τοποθετήσετε το περιεχόμενο του Excel ξεχωριστά. Για να εμφανίζονται τα δεδομένα αριστερά, δεξιά, επάνω ή κάτω, οι διαστάσεις μπορούν να προσαρμοστούν για να καθοριστεί το περιθώριο της σελίδας. Ωστόσο, αυτά μπορούν επίσης να κεντραριστούν με μερικά κλικ.

Εκτυπώστε πολλά φύλλα εργασίας από ένα ή διαφορετικά βιβλία εργασίας στο Excel

Στην καρτέλα Κεφαλίδα / Υποσέλιδο μπορείτε να ορίσετε ποια φύλλα εργασίας πρόκειται να εκτυπωθούν. Το ιδιαίτερο χαρακτηριστικό εδώ είναι ότι πολλά φύλλα ενός βιβλίου εργασίας μπορούν να αριθμηθούν διαδοχικά και ο διαδοχικός αριθμός σελίδας μεταφέρεται στην εκτύπωση. Εάν συμβαίνει να συνδυάζονται πίνακες από διαφορετικά βιβλία εργασίας με διαδοχική αρίθμηση, αυτό μπορεί επίσης να γίνει στην καρτέλα που αναφέρεται στην αρχή.

Ρύθμιση σελίδας Excel: Επιλέξτε περιοχή εκτύπωσης

Η περιοχή εκτύπωσης μπορεί να καθοριστεί χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας> Φύλλο. Οι χρήστες του Excel έχουν την επιλογή να εκτυπώνουν μόνο συγκεκριμένο περιεχόμενο. Για το σκοπό αυτό, τα κελιά μπορούν είτε να επισημανθούν για την εκτύπωση είτε να οριστεί μια περιοχή εκτύπωσης έτσι ώστε να μπορεί να εκτυπωθεί μόνο μια επιλεγμένη ενότητα. Μια άλλη επιλογή για τους χρήστες του Excel είναι να ορίσουν την περιοχή και τον τίτλο εκτύπωσης χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου. Ωστόσο, μπορεί να συμβεί ότι οι επιλογές διάταξης είναι γκρι και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Το πρόβλημα μπορεί να λυθεί γρήγορα με λίγα μόνο κλικ.

Όπως και με το Word, το Excel προσφέρει επίσης την επιλογή μη αυτόματου ορισμού των εκτυπωμένων σελίδων χρησιμοποιώντας διακοπή σελίδας. Η δική σας επιλογή μπορεί να ελεγχθεί με μια προεπισκόπηση διακοπής. Το πλεονέκτημα είναι ότι τα σχετικά δεδομένα δεν διανέμονται σε διαφορετικές σελίδες και έτσι αποθηκεύεται χαρτί. Εάν τα χειροκίνητα καθορισμένα διαλείμματα δεν χρειάζονται πλέον, μπορούν να καταργηθούν ξανά σε όλες τις εκδόσεις του Excel.

υπόδειξη:

Εάν θέλετε να εκτυπώσετε ολόκληρο τον πίνακα χωρίς να ορίσετε μια περιοχή, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα κελιά δεν είναι μόνο οπτικά κενά. Αυτό θα αποφύγει την εκτύπωση κενών σελίδων.

Εκτύπωση σελίδων στο Excel: Τι πρέπει να εμφανίζεται στην εκτύπωση;

Στο παράθυρο Ρύθμιση σελίδας, οι χρήστες θα βρουν διάφορες επιλογές για το τι πρέπει να εκτυπωθεί από το υπολογιστικό φύλλο και με ποια σειρά. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε εάν οι γραμμές πλέγματος πρέπει να είναι ορατές στις εκτυπωμένες σελίδες ή όχι. Εκτός από την επιλογή εκτύπωσης σχολίων και σημειώσεων, μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θα εκτυπωθούν επικεφαλίδες στηλών και γραμμών. Όταν ορίσετε αυτήν την επιλογή, τα γράμματα της στήλης και οι αριθμοί γραμμών θα είναι ορατά στην εκτύπωση. Επιπλέον, οι χρήστες του Excel μπορούν να προσαρμόσουν την εμφάνιση των τιμών σφάλματος έτσι ώστε να μην εκτυπώνονται.

Δυστυχώς, δεν υπάρχει επιλογή ρύθμισης της εκτύπωσης μεταχειρισμένων συνδυαστικών πλαισίων. Αυτή η αναπτυσσόμενη λίστα είναι ένα στοιχείο ελέγχου που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέξουν μια τιμή από μια λίστα. Κατά την εκτύπωση ενός πίνακα Excel, όλες οι τιμές στη λίστα εμφανίζονται συχνά, αν και μόνο ένα στοιχείο πρόκειται να εκτυπωθεί. Για να μην συμβεί αυτό, πρέπει να κρύψετε τα βέλη.

Εκτύπωση γραφημάτων στο Excel

Οι πίνακες Excel συχνά περιέχουν όχι μόνο τιμές και αριθμούς, αλλά και γραφικά στοιχεία όπως διαγράμματα. Τα διαγράμματα μπορούν να εκτυπωθούν μεμονωμένα χωρίς τα υπόλοιπα περιεχόμενα του πίνακα. Οι χρήστες μπορούν να αποφασίσουν εάν το γραφικό θα πρέπει να είναι έγχρωμο ή ασπρόμαυρο.

Άλλα μέσα για τη δημιουργία και εκτύπωση ενός φύλλου Excel

Δεν θέλετε να εκτυπώσετε τα δεδομένα σας μέσω Excel, αλλά να τα μεταφέρετε σε ένα έγγραφο συγχώνευσης του Word; Αυτό είναι δυνατό μεταξύ των δύο προγραμμάτων με τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Ο πίνακας Excel χρησιμοποιείται ως πηγή δεδομένων στο έγγραφο του Word και τα δεδομένα εισάγονται αυτόματα. Μπορεί να συμβεί το Word να μην χρησιμοποιεί σωστά τις μορφές αριθμών ή να μην εμφανίζει όλο το περιεχόμενο του κελιού. Ωστόσο, τα προβλήματα μπορούν να επιλυθούν στις αντίστοιχες επιλογές.

Χρήση μακροεντολών: Προηγμένη ρύθμιση σελίδας

Η μακροεντολή είναι μια ακολουθία εντολών ή ενεργειών που μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτόματα με ένα κλικ. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να διευκολύνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και να εξοικονομούν χρόνο. Αυτά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν με πίνακες Excel. Για παράδειγμα, οι χρήστες του Excel έχουν την επιλογή να ορίσουν αυτόματα την περιοχή εκτύπωσης με μακροεντολή VBA ή να εκτυπώσουν όλα τα φύλλα εργασίας σε έναν ενεργό φάκελο με ένα κλικ.

Συμπέρασμα: Το Excel προσφέρει πολλές επιλογές για τη ρύθμιση σελίδων

Προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις, τα φύλλα εργασίας και το περιεχόμενό τους, το Excel παρέχει στους χρήστες του απλούς τρόπους εκτύπωσης σελίδων Excel, όπως απαιτείται. Όχι μόνο η μορφή χαρτιού μπορεί να επιλεγεί και να κλιμακωθεί μεμονωμένα, αλλά τα περιθώρια μπορούν επίσης να προσαρμοστούν. Ένα μεγάλο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα καθορισμού των περιοχών εκτύπωσης χειροκίνητα ή αυτόματα χρησιμοποιώντας μακροεντολές, έτσι ώστε να μπορούν να εκτυπωθούν μόνο ειδικές ενότητες δεδομένων. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα Excel ως πηγή δεδομένων στο Word και να τον διαθέσετε σε άλλους παραλήπτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να τη μεταφέρετε σε έγγραφο συγχώνευσης του Word.

Συχνές ερωτήσεις

Πού μπορώ να βρω τις επιλογές διάταξης και εκτύπωσης;

Ανοίξτε το Excel και μεταβείτε στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας" και, στη συνέχεια, οι ρυθμίσεις είναι διαθέσιμες στην καρτέλα "Ρύθμιση σελίδας".

Πώς καθορίζω τις περιοχές πίεσης;

Ο καλύτερος τρόπος για να επιλέξετε περιοχές εκτύπωσης είναι να επισημάνετε τις κατάλληλες στήλες και γραμμές. Αυτό μπορεί να καθοριστεί μέσω "Διάταξη σελίδας> Ρύθμιση σελίδας> Περιοχή εκτύπωσης".

Πώς μπορώ να λάβω τα δεδομένα μου σε μία μόνο σελίδα Α4;

Τα περιεχόμενα του πίνακα μπορούν να κλιμακωθούν. Στην καρτέλα "Διαμόρφωση σελίδας> Φύλλο", τα δεδομένα μπορούν να προσαρμοστούν στη μορφή αλλάζοντας το μέγεθος.