Ταξινόμηση και φιλτράρισμα λιστών Excel: Έτσι λειτουργεί

Υπάρχουν αυτές οι δυνατότητες

Μια οργανωμένη λίστα Excel παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση μεγάλων συνόλων δεδομένων. Συνεπώς, το Excel προσφέρει πολλές επιλογές για τη δομή και την παρουσίαση των δεδομένων σας με ουσιαστικό τρόπο σε ένα φύλλο εργασίας. Ανάλογα με το αν θέλετε να ταξινομήσετε επαγγελματικά ή προσωπικά ραντεβού, αριθμούς τηλεφώνου ή ακόμα και τις αγαπημένες σας πόλεις - εάν εξοικειωθείτε με τις εντολές και τις λειτουργίες, αυτό θα διευκολύνει πολύ την εργασία με το Excel.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι λογικό να ταξινομείτε λίστες στο Excel

Οι λίστες Excel είναι απαραίτητες για ιδιαίτερα αποτελεσματική εργασία. Αυτά πρέπει να ταξινομηθούν και να είναι όσο το δυνατόν σαφέστερα, έτσι ώστε όλα τα δεδομένα να είναι ορατά με μια ματιά. Είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, η εισαγωγή επικεφαλίδων στηλών για ακριβή ταξινόμηση. Εξάλλου, μπορείτε

• δομή των διαθέσιμων δεδομένων για ταχύτερη αξιολόγηση,
• αναγνωρίστε την τρέχουσα σειρά δεδομένων Excel και αποφασίστε αν θέλετε να τα αλλάξετε,
• ορίστε το αυτόματο περίγραμμα στο Excel,
• Ελέγξτε τα φίλτρα, σύμφωνα με τα οποία ταξινομείτε τις λίστες, επίσης μέσω του πληκτρολογίου,
• μεταφορά των αποτελεσμάτων ειδικών φίλτρων σε άλλο φύλλο δεδομένων,
• Πλαίσιο ελέγχου εισαγωγής.

Πώς να κάνετε βίντεο: Microsoft Excel: Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα λιστών Excel: Αυτές οι επιλογές είναι διαθέσιμες

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύντομες εντολές ή λειτουργίες φίλτρου για να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατάλληλα: Τακτοποιήστε τις εγγραφές δεδομένων με τη σειρά που έχει τη μεγαλύτερη λογική για την εκάστοτε εργασία. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από διάφορα προκαθορισμένα κριτήρια: Η αλφαβητική σειρά σε μια περιοχή κελιών, αύξουσα και φθίνουσα σειρά αριθμών ή ημερομηνιών είναι μόνο η αρχή. Για παράδειγμα, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε νέα δεδομένα μέσω μιας μάσκας δεδομένων αντί να εργάζεστε απευθείας στη λίστα.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα της λίστας κατά στήλες

Βασικά, οι λίστες ταξινομούνται κατά γραμμή. Για ορισμένες εργασίες, ωστόσο, είναι πιο λογικό να ταξινομήσουμε τα δεδομένα κατά στήλες. Με λίγες μόνο εισόδους, μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή στο υπολογιστικό φύλλο σας. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι αυτή η ρύθμιση έχει επίσης ορισμένα μειονεκτήματα.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα λίστας κατά ημερομηνία

Το Excel αναγνωρίζει αυτόματα όταν υπάρχει τιμή ημερομηνίας σε ένα κελί. Μπορείτε επομένως να ταξινομήσετε τη λίστα με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά κατά ημερομηνία. Ένας άλλος τρόπος ταξινόμησης χρησιμοποιώντας την ημερομηνία είναι κατά μήνες και ημέρες. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε το περιεχόμενο σύμφωνα με μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Ανάλογα με το τι χρησιμοποιείτε τη λίστα, έχετε πάντα τη σωστή σειρά.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ταξινομήσετε λίστες Excel που καλύπτουν συγκεκριμένες περιοχές

Εάν έχετε επισημάνει διαφορετικά κελιά στη λίστα σας σε διαφορετικά χρώματα, μπορείτε να τα ταξινομήσετε ανάλογα με το χρώμα του φόντου. Έχετε κάνει μια λίστα ανά πόλη ή περιοχή; Στη συνέχεια, το Excel μπορεί επίσης να τα συνοψίσει ανάλογα με τις περιοχές. Τα αντίστοιχα κελιά εμφανίζονται με σαφήνεια.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα αριθμών σε έναν πίνακα

Εάν τα περιεχόμενα του πίνακά σας περιλαμβάνουν επίσης αριθμούς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο αριθμών για να τους εμφανίσετε και να τους ταξινομήσετε σύμφωνα με την αξία τους ή να τους αποκρύψετε. Ωστόσο, συμβαίνει συχνά ότι οι αριθμοί δεν είναι μόνοι. Εάν συνδυάσετε αριθμούς και κείμενο, θα πρέπει επομένως να συνεργαστείτε με άλλες συναρτήσεις. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν μεμονωμένο τηλεφωνικό κατάλογο, μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε μια λίστα αριθμών τηλεφώνου.

Διανομή δεδομένων σύμφωνα με την αρχή του γράμματος

Σε πολλές εταιρείες, οι εργασίες χωρίζονται σε ομάδες γραμμάτων - όπως Α σε Κ, J σε Q και ούτω καθεξής. Υπάρχουν επίσης ειδικά φίλτρα για αυτό, τα οποία απλοποιούν την εκχώρηση του αντίστοιχου περιεχομένου των κελιών. Κάθε ομάδα βλέπει αυτόματα ποια εργασία της έχει ανατεθεί και τίποτα δεν μπορεί να αγνοηθεί.

Πώς να επεξεργαστείτε φίλτρα στις λίστες του Excel

Τα φίλτρα είναι ένα χρήσιμο εργαλείο όταν θέλετε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τις λίστες του Excel. Ωστόσο, μερικές φορές περιορίζουν ή δεν χρειάζονται πλέον. Επομένως, είναι απλό να χρησιμοποιήσετε μια συγκεκριμένη λειτουργία φίλτρου για να επαναφέρετε όλα τα φίλτρα που έχουν οριστεί σε έναν πίνακα. Δεν είστε σίγουροι αν θέλετε πραγματικά να διαγράψετε όλα τα φίλτρα; Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε τα μεμονωμένα κριτήρια και, στη συνέχεια, να αποφασίσετε εάν και ποια θέλετε να διαγράψετε. Εάν, από την άλλη πλευρά, έχετε πολύ μεγάλες λίστες, το αυτόματο φίλτρο μπορεί να εμποδίσει την εμφάνιση τους στο σύνολό τους. Υπό αυτές τις συνθήκες, θα πρέπει να αποφύγετε το όριο εμφάνισης.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα λιστών Excel για κάθε ανάγκη

Οι διάφορες λειτουργίες και εντολές φίλτρου στο Excel διασφαλίζουν ότι μπορείτε να δομήσετε βέλτιστα εγγραφές δεδομένων σε πίνακες ή λίστες. Με μια ουσιαστική ακολουθία, ο χρήστης δεν χάνει την παρακολούθηση διαφόρων τιμών και μπορεί να ελέγξει αν έχουν καταγραφεί όλα τα δεδομένα. Οι οργανωμένες λίστες βοηθούν επομένως στην επιτάχυνση των βημάτων εργασίας στο Excel. Είναι λοιπόν λογικό να χρησιμοποιείτε τις διάφορες συναρτήσεις και φίλτρα αριθμών για την ταξινόμηση των λιστών του Excel.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να ταξινομήσω έναν πίνακα Excel αλφαβητικά;

Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Ταξινόμηση" κάτω από την καρτέλα "Δεδομένα" στο επάνω μέρος της καρτέλας. Στη συνέχεια ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Η αντίστοιχη επιλογή βρίσκεται στην ενότητα "Παραγγελία".

Πώς μπορώ να φιλτράρω τις λίστες μου μεμονωμένα;

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τη λίστα σας σύμφωνα με κριτήρια που δεν μπορείτε να βρείτε στις κοινές εντολές, χρησιμοποιήστε μια μεμονωμένη ταξινόμηση. Μπορείτε τότε

• Απλώς φιλτράρετε όλα τα σημαντικά δεδομένα από τη λίστα σας ή αλλιώς
• Βρείτε και επισημάνετε μοναδικές καταχωρήσεις.

Εάν ενδιαφέρεστε μόνο για το περιεχόμενο κάθε δεύτερης γραμμής, μπορείτε να εμφανίσετε τις τιμές με λίγα μόνο κλικ.

Πώς μπορώ να αναζητήσω μια συγκεκριμένη τιμή στη λίστα;

Θέλετε μόνο να βρείτε μια συγκεκριμένη τιμή σε μια περιοχή κελιών και να μην περάσετε από ολόκληρη τη λίστα; Το Excel προσφέρει μια συνάρτηση για αυτό, με την οποία μπορείτε να ελέγξετε εάν αυτή η συγκεκριμένη τιμή είναι διαθέσιμη στον πίνακα.

Ποια ταξινόμηση είναι η σωστή για το έργο μου;

Εάν δεν γνωρίζετε ακριβώς ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να ταξινομήσετε τις λίστες σας στο Excel, μπορείτε

• Συγκρίνετε τα δεδομένα δύο πινάκων μεταξύ τους,
• δείξτε τις διαφορές μεταξύ δύο γραμμών,
• σύγκριση δύο στηλών,
• Εμφάνιση περιεχομένου που είναι πανομοιότυπο με το επιλεγμένο περιεχόμενο κελιού.

Για πολλές εργασίες είναι επίσης σημαντικό ο πίνακας να μην περιέχει διπλότυπα. Υπάρχει επίσης ένα κατάλληλο φίλτρο για αυτό.