Πώς να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιο του Outlook για ραντεβού και εργασίες

Επισκόπηση όλων των λειτουργιών

Είτε επαγγελματικά είτε ιδιωτικά ραντεβού - σχεδόν όλοι είναι απασχολημένοι να οργανώνουν τον εαυτό τους και το προσωπικό τους περιβάλλον σε καθημερινή βάση. Για το λόγο αυτό, ένα ημερολόγιο, για παράδειγμα το ημερολόγιο του Outlook, είναι το επίκεντρο κάθε προγραμματισμού επαγγελματικού ραντεβού. Αφού ανοίξει το Outlook κάνοντας διπλό κλικ στο κουμπί του ποντικιού, θα βρείτε πολλά εικονίδια στην κάτω αριστερή περιοχή προγράμματος. Το εικονίδιο ημερολογίου στο Outlook βρίσκεται ακριβώς δίπλα στο εικονίδιο για e-mail.

Εκτός από το ημερολόγιο, είναι λογικό να σημειώνετε σημαντικές εργασίες στο Outlook και να τις εργάζεστε. Η περιοχή εργασιών, η οποία είναι διατεταγμένη ως εικονίδιο δίπλα στο βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook 365, είναι κατάλληλη για αυτό.

Οι χρήστες του Outlook που γνωρίζουν και γνωρίζουν τις δυνατότητες των λειτουργιών "Ημερολόγιο και εργασίες" λειτουργούν και σχεδιάζουν πιο αποτελεσματικά και με πιο στοχευμένο τρόπο. Εκτός από το ημερολόγιο και τις εργασίες, οι χρήστες εκτιμούν επίσης τη λειτουργία αναζήτησης του Outlook. Για παράδειγμα, το Outlook προσφέρει την επιλογή αναζήτησης ραντεβού και e-mail με τη μία. Αυτή η επιλογή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη και πρακτική όταν χρησιμοποιείτε το Outlook για επαγγελματικούς σκοπούς, καθώς υποστηρίζει αποτελεσματικά την αποδοτικότητα της εργασίας στο γραφείο.

Οργανώστε επαγγελματικά ραντεβού - χωρίς κόπο με το Outlook

Το ημερολόγιο στο Outlook είναι βασικά αυτονόητο και φιλικό προς το χρήστη. Ο καθορισμός νέου ραντεβού είναι δυνατός με λίγα μόνο κλικ. Επιπλέον, υπάρχουν πολλά κόλπα και δοκιμασμένη βοήθεια που θα σας βοηθήσουν να κλείσετε ραντεβού αποτελεσματικά και οικονομικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε υπάρχουσες καταχωρήσεις ραντεβού για να διευκολύνετε την εισαγωγή νέων ραντεβού. Η διαδικασία μεταφοράς ενός e-mail με ένα σημαντικό ραντεβού στο κουμπί "Ημερολόγιο" ή "Εργασία" είναι επίσης προσανατολισμένη στην πρακτική. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια καταχώρηση ραντεβού ή μια νέα εργασία και να έχετε το περιεχόμενο του e-mail αμέσως στο χέρι ως υπενθύμιση. Η μετατροπή εργασιών σε ραντεβού με το ποντίκι είναι αποτελεσματική και εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο.

Στο ακόλουθο κείμενο μπορείτε να διαβάσετε πώς μπορείτε να οργανώσετε εργασίες: Ταξινόμηση εργασιών ανάλογα με τις κατηγορίες

Συμβουλή αποδοτικότητας:

Καθώς όλα τα προγράμματα του Office είναι δικτυωμένα, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ραντεβού ή εργασίες από το Word και το Excel απευθείας στο Outlook ανά πάσα στιγμή. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε ένα κουμπί στο Microsoft Word ή Excel και να μεταφέρετε την εργασία ή το ραντεβού στο Outlook με ένα κλικ.

Σε αυτό το άρθρο μπορείτε να διαβάσετε πώς να δημιουργείτε εργασίες από το Word.

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα του ημερολογίου του Outlook είναι η δυνατότητα συντονισμού ραντεβού με άλλα άτομα χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιείτε κοινόχρηστο ημερολόγιο. Η καρτέλα "Αίτηση συνάντησης" είναι διαθέσιμη για αυτό στο Outlook. Τα αιτήματα συνάντησης μπορούν να γίνουν αυτόματα αποδεκτά στο Outlook. Εάν το ραντεβού που ζητήσατε δεν περιλαμβάνεται στο ημερολόγιο, το αίτημα επιβεβαιώνεται από το σύστημα. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ορίσετε ότι κάθε αίτηση συνάντησης πρέπει να επεξεργάζεται και να γίνεται αποδεκτή με μη αυτόματο τρόπο.

Αντί για μακροχρόνια προσωπική ή ψηφιακή επικοινωνία, τα ραντεβού μπορούν να συντονιστούν με λίγα μόνο κλικ χρησιμοποιώντας αυτήν τη διαδικασία. Εναλλακτικά, οι χρήστες του Outlook έχουν επίσης την επιλογή να στέλνουν μεμονωμένα ραντεβού ως αρχείο iCalendar. Σε αυτήν την περίπτωση, ο παραλήπτης διατηρεί τον έλεγχο του ημερολογίου του. Μπορεί να εισαγάγει το αίτημα ραντεβού και τη σημείωση στο Outlook, εάν είναι απαραίτητο. Η εξαγωγή ως αρχείο iCalendar είναι χρήσιμη, για παράδειγμα, για άτομα που δεν είναι προσωπικά γνωστά στον αποστολέα. Εάν οι χρήστες του Outlook σπάνια πρέπει να συντονίσουν ραντεβού με άλλους, μπορεί να έχει νόημα να στέλνουν μεμονωμένα ραντεβού ή αποσπάσματα από το ημερολόγιο χωρίς να ζητούν συγκεκριμένα αιτήματα ραντεβού. Η κοινή χρήση αποσπασμάτων ημερολογίου ή ημερολογίου και η ενημέρωση των ραντεβού είναι φιλική προς το χρήστη στο Outlook και μπορεί να γίνει με λίγη προσπάθεια.

Σημειώστε τα ραντεβού με χρώμα, μετακινήστε ή διαγράψτε τα

Τα ραντεβού, οι εργασίες και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνδέονται στενά στο Outlook. Για το λόγο αυτό, η έκδοση του Outlook 2007 προσφέρει την επιλογή σήμανσης σημαντικών e-mail στα εισερχόμενα με διαφορετικές, έγχρωμες σημαίες για παρακολούθηση με το ποντίκι. Εκτός από την κωδικοποίηση χρωμάτων, το Outlook μπορεί να σας υπενθυμίσει μια εργασία που σχετίζεται με ένα μήνυμα.

Μπορείτε επίσης εύκολα να μετακινήσετε ραντεβού χωρίς να κάνετε κλικ εισάγοντας κείμενο ή σύροντας και αφήνοντάς τα με το ποντίκι. Αυτό είναι δυνατό στην ίδια περιοχή ημερολογίου και επίσης μέσω του προγράμματος πλοήγησης ημερομηνιών για άλλες εβδομάδες, μήνες ή έτη. Στη συνέχεια, το Microsoft Outlook προσαρμόζει αυτόματα την ημερομηνία και διατηρεί την ώρα. Είναι επίσης δυνατό να μεταφέρετε πολλά ραντεβού σε μια άλλη ημέρα με ένα κλικ, για παράδειγμα εάν είστε άρρωστοι ή δεν μπορείτε να εργαστείτε μια εργάσιμη ημέρα. Οι διπλές συναντήσεις μπορούν να αφαιρεθούν με μερικά απλά βήματα χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό πλήκτρων ανά εντολή.

Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να είναι σημαντικό να διαγραφούν τα ραντεβού στο σύνολό τους πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν αναλάβετε ένα ημερολόγιο από έναν συνάδελφο και δεν χρειάζεστε πλέον τα παλιά ραντεβού του. Μπορείτε να διαγράψετε όλα τα ραντεβού από το ημερολόγιο του Outlook πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, μεταβαίνοντας στην προβολή πίνακα ραντεβού. Σε αυτήν την προβολή έχετε την επιλογή ταξινόμησης και διαγραφής ραντεβού σύμφωνα με τις ημερομηνίες.

Η παρουσίαση διαφόρων προβολών ημερολογίου στο ημερολόγιο του Outlook είναι επίσης προσανατολισμένη στην πρακτική. Μπορείτε να εμφανίσετε μια προβολή ημερολογίου ανά ημέρα, για μια ολόκληρη εβδομάδα ή την εβδομάδα εργασίας ή για έναν ολόκληρο μήνα.

Μπορείτε επίσης να στείλετε ραντεβού μέσω του Outlook. Μπορείτε να διαβάσετε πώς λειτουργεί αυτό σε αυτό το άρθρο: Αποστολή ραντεβού

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, για παράδειγμα το Outlook 2007, έχετε επίσης την επιλογή να εμφανίσετε την πυκνότητα λεπτομερειών στην προβολή μήνα. Αυτή η λειτουργία σας δίνει τρεις επιλογές προβολής:

• "Χαμηλός",
• "Μεσαίο" και
• "Υψηλός".

Η επιλογή "Χαμηλή" είναι προεπιλεγμένη αυτόματα. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε σχετικές συναντήσεις στο Outlook στην προβολή μήνα, η πυκνότητα λεπτομερειών μπορεί να είναι ο λόγος για αυτό. Το Outlook προσφέρει βασικά διαφορετικές και συγκεκριμένες ρυθμίσεις προβολής για ραντεβού. Μεταξύ άλλων, είναι δυνατή η εμφάνιση του τρέχοντος, σημαντικού μέλλοντος ή, εναλλακτικά, των προηγούμενων ραντεβού.

Επαναλαμβανόμενες επαναλαμβανόμενες συναντήσεις - μια σημαντική λειτουργία στο Outlook

Εκτός από τα εφάπαξ ραντεβού, υπάρχουν πολλά επαναλαμβανόμενα ραντεβού που επαναλαμβάνονται εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια. Αντί να εισάγετε κάθε ένα από αυτά τα ραντεβού με το χέρι στο Outlook, η εισαγωγή επαναλαμβανόμενων ραντεβού εγγυάται εξοικονόμηση χρόνου. Παρέχει επίσης στους χρήστες του Outlook την ασφάλεια να μην χάσουν κανένα ουσιαστικό ραντεβού. Ορίζετε ένα επαναλαμβανόμενο ραντεβού στο Outlook απευθείας στην καρτέλα "Νέα συνάντηση" χρησιμοποιώντας το κουμπί "Τύπος σειράς". Μπορείτε να εφαρμόσετε μια υπενθύμιση στο Outlook για κάθε ραντεβού.

Οι σειρές συναντήσεων μπορούν να επιλεγούν και να εισαχθούν στο παράθυρο διαλόγου. Παρουσιάστηκε πρόβλημα με την επιλογή εργάσιμων ημερών σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook. Αυτό το πρόβλημα επιλύθηκε στην τρέχουσα έκδοση του Outlook, έτσι ώστε ουσιαστικά κάθε συνδυασμός να είναι δυνατός ως ραντεβού σε σειρά.

Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ολόκληρη τη σειρά ραντεβού, αυτό είναι επίσης δυνατό χωρίς κανένα πρόβλημα. Για παράδειγμα, εάν διαγράψετε ένα ραντεβού από μια σειρά ραντεβού, το σύστημα θα σας ενημερώσει σε ένα παράθυρο εάν θα πρέπει επίσης να διαγραφεί ολόκληρη η σειρά ραντεβού. Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αυτή η λειτουργία είναι επίσης προσανατολισμένη στην πρακτική, προκειμένου να είναι δυνατή η διαγραφή μεμονωμένων ραντεβού από μια σειρά ραντεβού. Εάν, για παράδειγμα, μια εβδομαδιαία συνάντηση δεν πραγματοποιήθηκε στην εταιρεία, το ακυρωμένο ραντεβού μπορεί στη συνέχεια να αφαιρεθεί από το ημερολόγιο χωρίς να χρειαστεί να διαγράψετε ολόκληρη τη σειρά και να την ρυθμίσετε ξανά.

Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο ALPEN και εξειδικεύστε τη διαχείριση του χρόνου σας

Πρέπει να συντονίσετε πολλά ραντεβού και να προγραμματίσετε κάθε μέρα εργασίας ή ιδιωτικές δραστηριότητες με ακρίβεια και επαγγελματισμό; Σε αυτή την περίπτωση είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε τη γνωστή μέθοδο ALPEN, η οποία χρησιμοποιείται κυρίως από διευθυντές ή διδάσκεται σε σεμινάρια διαχείρισης χρόνου. Η μέθοδος ALPEN περιγράφει μια μεθοδολογία της καλά μελετημένης διαχείρισης του χρόνου. Ιδρύθηκε από τον γνωστό συγγραφέα Lothar J. Seiwert. Η μέθοδος ALPEN βασίζεται στην υπόθεση ότι αρκεί να αφιερώνουμε λίγα λεπτά κάθε μέρα στην κατάρτιση ενός γραπτού ημερήσιου προγράμματος. Αυτό λειτουργεί σύμφωνα με τη μέθοδο ALPEN ως εξής:

1. Καταγράψτε εργασίες, ραντεβού και δραστηριότητες.

2. Υπολογίστε τη διάρκεια των δραστηριοτήτων.

3. Προγραμματίστε χρόνους αποθήκευσης.

4. Πάρτε αποφάσεις για την ημέρα.

5. Παρακολούθηση και προσαρμογή

Η μέθοδος ALPEN μπορεί να υποστηριχθεί αποτελεσματικά από το ημερολόγιο του Outlook, την περιοχή εργασιών ή την προβολή "Outlook Today".

Οργανώστε εργασίες στο Outlook με προσοχή: έτσι λειτουργεί

Οι εργασίες γενικά διαφέρουν από τα ραντεβού στο ότι δεν έχουν ημερομηνία έναρξης. Σε μια εργασία, η εστίαση είναι στη δραστηριότητα ή έναν στόχο. Συνοψίζοντας, τα ραντεβού συνδέονται με ένα σαφώς καθορισμένο σημείο έναρξης και τερματισμού. Αντίθετα, η ημερομηνία λήξης είναι καθοριστική για τις εργασίες. Όταν η εργασία έχει γίνει ρητά δεν ορίζεται.

Μπορείτε να δημιουργήσετε νέες εργασίες στο Outlook στην καρτέλα "Εργασίες" με ένα κλικ. Εμφανίζεται μια κορδέλα όπου μπορείτε να διαχειριστείτε, να παρακολουθήσετε ή να μετακινήσετε εργασίες.

Για καλύτερο προσανατολισμό και σαφήνεια όλων των σχετικών εργασιών, έχετε τις επιλογές στο Outlook,

• Απόκρυψη ολοκληρωμένων εργασιών στο Outlook
• για εμφάνιση μόνο των εργασιών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί στο Outlook.
• Μπορείτε επίσης να διαγράψετε πλήρως τις ολοκληρωμένες εργασίες από το Outlook.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επιλογή "Ολοκληρωμένες εργασίες" στην ενότητα "Εργασίες". Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν όλες οι ολοκληρωμένες εργασίες. Μπορείτε εύκολα να τα διαγράψετε με το συνδυασμό πλήκτρων ή την εντολή CTRL + A. Το Outlook σας δίνει επίσης την επιλογή να εμφανίσετε και να αποθηκεύσετε μια προβολή συγκεκριμένης εργασίας.

Παρακολουθήστε τις εργασίες και εκτυπώστε μια λίστα εργασιών

Η παρακολούθηση όλων των εργασιών είναι απαραίτητη. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό να ταξινομείτε τις εργασίες στο πρόγραμμα σχεδιασμού εργασιών σύμφωνα με όλες τις διαθέσιμες στήλες. Εναλλακτικά, έχετε την επιλογή να οργανώνετε ελεύθερα τις εργασίες και να εμφανίζετε καθορισμένα εικονίδια στη γραμμή εργασιών. Οι εκτεταμένες επιλογές εμφάνισης στην περιοχή εργασιών εγγυώνται ότι μπορείτε να κάνετε διάκριση μεταξύ σημαντικών και λιγότερο σχετικών εργασιών με μια ματιά. Μπορείτε να καθορίσετε τη σειρά των εργασιών σας με την αρίθμησή τους και μια ξεχωριστή στήλη για τους αριθμούς. Μπορείτε ταυτόχρονα να επεξεργαστείτε τις συνοπτικές εργασίες σας σε μια λίστα εργασιών, να τις εμφανίσετε, να τις ανοίξετε ή να τις εκτυπώσετε μαζί με το εβδομαδιαίο ημερολόγιο.

Ανάθεση και φιλτράρισμα εργασιών - ιδιαίτερα χρήσιμο στον επαγγελματικό τομέα

Εάν δεν χειρίζεστε προσωπικά κάθε εργασία, μπορείτε να ζητήσετε αυτόματα αναφορές κατάστασης. Οι αυτοματοποιημένες πληροφορίες κατάστασης σάς παρέχουν μια επισκόπηση του επιπέδου ολοκλήρωσης στο οποίο βρίσκεται η εργασία αυτή τη στιγμή. Αυτή η επιλογή είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον όταν ανατίθενται συναφή καθήκοντα. Οι εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί μπορούν να μεταφερθούν σε άλλο εργαζόμενο ανά πάσα στιγμή. Εκτός από τις αναφορές κατάστασης για εκχωρημένες εργασίες, το Outlook διαθέτει μια επαγγελματική λειτουργία φίλτρου για εργασίες. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε εργασίες σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια. Μεταξύ άλλων, είναι δυνατόν συγκεκριμένα:

• Δείτε όλες τις εργασίες που έχουν ανατεθεί σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο
• Ποιοι έχουν συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης ή
• έχουν καθορισμένη καταχώριση στο θέμα.

Οι εργασίες μπορούν επίσης να μετατραπούν σε ραντεβού χρησιμοποιώντας το drag & drop χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθούν ξανά.

Υπόδειξη:

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα πρότυπα του Outlook για να δημιουργήσετε γρήγορα ραντεβού ή εργασίες που έχουν βασικά την ίδια δομή. Με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείτε πολύ χρόνο, εξαλείφετε τις απολύσεις και προγραμματίζετε αποτελεσματικά ραντεβού και εργασίες.

Από το Outlook 2007, οι εργασίες που έχουν ήδη μεταφερθεί στο αρχείο εξακολουθούν να είναι ορατές εάν έχουν επισημανθεί για συνέχεια. Οι χρήστες που διαχειρίζονται πολλές εργασίες στο Outlook εκτιμούν αυτήν την επιλογή. Είναι πολύτιμο για την υπενθύμιση εργασιών, e-mail και ραντεβού που είναι αποθηκευμένα στο φάκελο αρχειοθέτησης.

Οι χρήστες του Outlook 2003 έχουν μια ειδική επιλογή όσον αφορά την εμφάνιση εργασιών και συναντήσεων. Μπορείτε να εμφανίσετε τη λίστα υποχρεώσεων στο ημερολόγιο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε τα ραντεβού και τις εργασίες σας ταυτόχρονα. Οι χρήστες άλλων εκδόσεων του Outlook μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις ρυθμίσεις προβολής για να καθορίσουν ποιες περιοχές του Outlook πρέπει να εμφανίζονται.

Συμβουλή λογισμικού:

Θέλετε να δείτε τις εργασίες, την ατζέντα και το ημερολόγιο του Outlook στην επιφάνεια εργασίας σας χωρίς να ανοίξετε το Outlook; Σε αυτήν την περίπτωση μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρόγραμμα DeskTask. Το DeskTask εκτελείται στα Windows 10 και μπορεί να χρησιμοποιηθεί με όλες τις γνωστές εκδόσεις του Outlook.

Συμπέρασμα: οργανώστε τέλεια ραντεβού και εργασίες στο Outlook

Με το Microsoft Outlook έχετε μια πολύπλοκη και καλά μελετημένη εφαρμογή λογισμικού για να οργανώσετε τέλεια τα ραντεβού και τις εργασίες σας. Το Outlook προσφέρει διαφορετικές επιλογές για την εφαρμογή ραντεβού, αιτημάτων ραντεβού και επαναλαμβανόμενων ραντεβού. Επιπλέον, οι προβολές ημερολογίου μπορούν να προσαρμοστούν. Τα ραντεβού μπορούν να μοιραστούν ή να μετατραπούν σε εργασίες με λίγα μόνο κλικ. Ο τομέας ευθύνης είναι ιδιαίτερα πολύτιμος όταν διαφορετικές δραστηριότητες και απαιτήσεις στον επαγγελματικό ή ιδιωτικό τομέα πρέπει να διοχετευθούν με λογικό τρόπο. Χάρη στη φιλική προς το χρήστη δομή, το Outlook συμβάλλει σε ένα επαγγελματικά οργανωμένο ημερολόγιο.