Εξατομίκευση του Outlook - συμβουλές και ρυθμίσεις

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συμβουλές για να εξατομικεύσετε το Outlook σας

Ως χρήστης λογισμικού, είναι απαραίτητο να κάνετε προσωπικές ρυθμίσεις και να εξατομικεύετε συνεχώς ένα πρόγραμμα. Αυτό ισχύει για το Microsoft Outlook καθώς και για άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται τακτικά σε επαγγελματικό ή ιδιωτικό περιβάλλον.

Οι συγκεκριμένες ρυθμίσεις στο Outlook είναι σημαντικές για να μπορείτε να βλέπετε ανά πάσα στιγμή ποιος έγραψε ένα e-mail και από ποια συσκευή στάλθηκε. Επιπλέον, κάθε χρήστης του Outlook θέλει να μπορεί να χρησιμοποιεί το πρόγραμμα αποτελεσματικά και λειτουργικά.

Η βασική εξατομίκευση της έκδοσης επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook ξεκινά με την εγκατάσταση. Απαιτείται λογαριασμός Microsoft για τη χρήση του Outlook. Το Microsoft Outlook πρέπει να είναι συνδεδεμένο με τον λογαριασμό Microsoft κατά την αρχική εγκατάσταση. Οι ρυθμίσεις μπορούν να προβληθούν και να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή, μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο στοιχείο μενού "Λογαριασμός γραφείου".

Η έκδοση για κινητά του Microsoft Outlook για tablet ή smartphone είναι δωρεάν και δεν χρειάζεται εξατομίκευση σε σχέση με έναν λογαριασμό Office.

Εξατομικεύστε το Outlook - πρακτικές επιλογές που εξοικονομούν χρόνο

Εκτός από τον λογαριασμό του Office, ο οποίος δεν είναι διαθέσιμος στην έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές, υπάρχουν και άλλες επιλογές για την εξατομίκευση του Microsoft Outlook. Οι ακόλουθες επιλογές και λειτουργίες είναι διαθέσιμες για να εξατομικεύσετε το λογισμικό όσον αφορά τα αρχικά, το όνομά σας και άλλες ρυθμίσεις. Εκτός από τη βασική προβολή της περιοχής ανάγνωσης ή των συνδέσμων στην επιφάνεια εργασίας, υπάρχουν αμέτρητες άλλες διαθέσιμες λειτουργίες και επιλογές.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται ταυτόχρονα και τα εισερχόμενά σας και το ημερολόγιό σας. Εάν εργάζεστε πολλές ώρες την ημέρα με το Outlook και χρησιμοποιείτε μια μεγάλη οθόνη υψηλής ανάλυσης, μπορεί να έχει νόημα να διατηρείτε δύο παράθυρα του Outlook ανοιχτά το ένα δίπλα στο άλλο. Με αυτόν τον τρόπο, το κείμενο αναπαριστάται καλύτερα και αποσυνδέεται από άλλες λειτουργίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανοίξετε το ημερολόγιο ή το βιβλίο διευθύνσεων και τα εισερχόμενα στο επόμενο πεδίο. Αυτή η εξατομίκευση της προβολής σας δίνει μια καλύτερη εικόνα και σας επιτρέπει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά.

Η κατάσταση είναι παρόμοια με τον τυπικό φάκελο για συνημμένα. Ο φάκελος λήψης των Windows 10 συνήθως προτείνεται ως ο προεπιλεγμένος φάκελος.

Εξατομικεύστε τις γραμμές εργαλείων και τους συνδέσμους - έτσι λειτουργεί

Το Outlook διαθέτει δύο γραμμές εργαλείων με κουμπιά για σημαντικές λειτουργίες ως στάνταρ:

• Η τυπική γραμμή εργαλείων.
• Η εκτεταμένη γραμμή εργαλείων.

Η σύνθεση της τυπικής γραμμής εργαλείων εξαρτάται από την αντίστοιχη μονάδα του Outlook. Όπως σε όλα τα άλλα προγράμματα του Office, μπορεί να εξατομικευτεί προσθέτοντας επιπλέον κουμπιά για εντολές μενού στις γραμμές εργαλείων. Βασικά, μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε γραμμή εργαλείων στο Outlook και να την προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες. Αυτό είναι χρήσιμο για να μπορέσουμε να εργαστούμε πιο αποτελεσματικά και πιο στοχευμένα.

Η κατάσταση είναι παρόμοια με τις συντομεύσεις που μπορείτε να ενσωματώσετε στην επιφάνεια εργασίας των Windows ή στο μενού Έναρξη για να ξεκινήσετε μια συγκεκριμένη λειτουργική μονάδα του Outlook. Οι χρήστες που εργάζονται με πολλά προφίλ στο Outlook μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια εντολή στη γραμμή εντολών για να αποφασίσουν με ποιο προφίλ θα πρέπει να ξεκινήσει το Outlook. Εάν θέλετε να καλείτε το Outlook σας πιο συχνά με τις ίδιες παραμέτρους εκκίνησης, συνιστάται να ρυθμίσετε μια αντίστοιχη συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας.

Καρτέλα Αρχείο: Εξατομικεύστε τις αυτόματες απαντήσεις και πηγαίνετε διακοπές με την ησυχία σας

Ο βοηθός εκτός γραφείου στο Outlook είναι σημαντικός για την ομαλή επικοινωνία. Εάν δεν μπορείτε να στείλετε ή να λάβετε μηνύματα εντός καθορισμένης χρονικής περιόδου, η λειτουργία "αυτόματες απαντήσεις" είναι στοχευμένη και αποτελεσματική. Εάν λάβετε ένα e-mail, ο αποστολέας θα ενημερωθεί αυτόματα για πόσο καιρό δεν θα είστε διαθέσιμος και ποιος θα σας αντικαταστήσει. Η εξατομικευμένη λειτουργία "αυτόματων απαντήσεων" εγγυάται ότι οι πελάτες, τα ενδιαφερόμενα μέρη ή οι συνάδελφοι ενημερώνονται για απουσία, για παράδειγμα λόγω διακοπών, ανά πάσα στιγμή.

Η εξατομίκευση γραμματοσειρών στο Outlook δεν είναι δύσκολη

Μία από τις πιο δημοφιλείς επιλογές εξατομίκευσης στο Outlook είναι η προσαρμογή των προεπιλεγμένων γραμματοσειρών. Όλοι έχουν διαφορετικές επιθυμίες σχετικά με την εμφάνιση των μηνυμάτων τους. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό να εξατομικεύετε τις γραμματοσειρές ή άλλες στιλιστικές συσκευές. Η εφαρμογή των αλλαγών δεν είναι δύσκολη. Εάν εργάζεστε χωρίς πρότυπο, η γραμματοσειρά μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα στην καρτέλα "Μήνυμα" στο μενού "Κείμενο".

Εάν χρησιμοποιούνται πρότυπα μορφής, το πρότυπο πρέπει να αλλάξει μία φορά. Επιπλέον, ανάλογα με την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείται, υπάρχουν διαφορετικές επιλογές μενού για την αλλαγή της γραμματοσειράς στα πρότυπα.

Υπόδειξη:

Ανάλογα με τη ρύθμιση, θα λαμβάνετε e-mail είτε σε απλό κείμενο είτε σε μορφή html. Εάν θέλετε να μεταβείτε γρήγορα σε μορφή HTML για να δείτε τις λεπτομέρειες ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το κάνετε με τη συντόμευση πληκτρολογίου ALT + SHIFT + H.

Εξατομικεύστε τις ρυθμίσεις προβολής στο Outlook - ορίστε το Outlook με τον τρόπο που θέλετε

Εκτός από την τυπική προβολή στο Outlook, έχετε άλλες πρακτικές επιλογές για διαίρεση της οθόνης και εμφάνιση μηνυμάτων. Για παράδειγμα, το παράθυρο προεπισκόπησης στο Outlook προσφέρει μια μοναδική επιλογή. Το περιεχόμενο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέγονται στα εισερχόμενα εμφανίζεται εδώ σε συμπαγή μορφή, χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε το e-mail με διπλό κλικ.

Οι προσαρμοσμένες προβολές μπορούν να επαναφερθούν ανά πάσα στιγμή στο Outlook. Αυτό μπορεί να γίνει χειροκίνητα ή εναλλακτικά με μια εντολή Windows. Ταυτόχρονα, μπορείτε να τοποθετήσετε το παράθυρο προεπισκόπησης μεμονωμένα και να το εμφανίσετε στα δεξιά ή κάτω από τη λίστα μηνυμάτων, για παράδειγμα.

Παρά τη φιλική προς το χρήστη προβολή μέσω παραθύρου προεπισκόπησης, ορισμένοι χρήστες αποφάσισαν να απενεργοποιήσουν την προεπισκόπηση στο Outlook ως αρχή. Το παρασκήνιο σε αυτό είναι ο κίνδυνος να μπει αυτόματα ιός ή κακόβουλο λογισμικό στο σύστημά σας πριν ανοίξει ένα κακόβουλο μήνυμα. Εάν θέλετε να είστε ασφαλείς, μπορείτε να απενεργοποιήσετε το παράθυρο προεπισκόπησης, να αποτρέψετε τη φόρτωση εξωτερικών εικόνων και περιεχομένου ή να επιτρέψετε την εμφάνιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTML μόνο σε μορφή απλού κειμένου.

Χρησιμοποιήστε έτοιμες επιλογές προβολής και προσαρμόστε την περιοχή πλοήγησης - έτσι λειτουργεί

Οι χρήστες των πρώτων εκδόσεων του Outlook εκτίμησαν τις πολλές έτοιμες επιλογές προβολής που δεν είναι πλέον διαθέσιμες στο Outlook 2010 ή στην τρέχουσα έκδοση του Outlook 365. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εμφανίσετε μόνο τα μη αναγνωσμένα μηνύματα στον τρέχοντα φάκελο. Η επιλογή περιορισμού της περιόδου εμφάνισης και, για παράδειγμα, κυρίως προβολής e-mail από τις τελευταίες επτά ημέρες, ήταν επίσης χρήσιμη. Παρά την έλλειψη προεπιλογών στις πιο πρόσφατες εκδόσεις, οι αγαπημένες προβολές μπορούν να οριστούν και να αποθηκευτούν στο Outlook 2010 και σε νεότερες εκδόσεις.

Βασικά, είναι επίσης σκόπιμο να προσαρμόσετε την περιοχή πλοήγησης του Outlook στον προσωπικό σας τρόπο εργασίας. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να εμφανίσετε και να αποκρύψετε τη γραμμή πλοήγησης, να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου για να μεταβείτε γρήγορα σε άλλο μενού ή να καθορίσετε διαφορετικό φάκελο έναρξης. Όπως και στα εισερχόμενα, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε μια περιοχή ανάγνωσης για τις σημειώσεις σας. Σε αυτήν την περίπτωση, το Outlook εμφανίζει το περιεχόμενο της τρέχουσας επιλεγμένης σημείωσης στο κάτω μισό του παραθύρου.

Ορίστε το ημερολόγιο, τις εργασίες και τις λειτουργίες ραντεβού στις ανάγκες σας

Μπορείτε επίσης να εξατομικεύσετε το ημερολόγιο στο Outlook και, μεταξύ άλλων, να ορίσετε τη σειρά των κατηγοριών χρωμάτων για τη σήμανση ραντεβού. Για να δημιουργήσετε ένα ραντεβού, κάντε κλικ στο πεδίο "Ετικέτα" στο παράθυρο διαλόγου ραντεβού και επιλέξτε το κατάλληλο χρώμα. Μπορείτε να διαγράψετε αυτόματα τα αιτήματα συνάντησης από τα εισερχόμενά σας μόλις τα απαντήσετε. Αυτή η επιλογή ενεργοποιείται από προεπιλογή στο Outlook και μπορεί είτε να απενεργοποιηθεί είτε να ενεργοποιηθεί.

Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να επεκτείνετε τον σύνδεσμο στο σύστημα αρχείων στη γραμμή πλοήγησης. Με χρήσιμους συνδέσμους, μπορείτε να ενσωματώσετε φακέλους στον σκληρό δίσκο ή αρχεία που απαιτούνται τακτικά. Με αυτές τις συντομεύσεις, εξατομικεύετε το Outlook με βιώσιμο τρόπο.

Καθορίστε κανόνες για την αυτοματοποίηση του Outlook

Το Outlook προσφέρει την επιλογή χρήσης κανόνων και μακροεντολών για την αυτοματοποίηση του Outlook. Οι κανόνες πρέπει να προσαρμοστούν στο Outlook. Ορίζετε όλους τους κανόνες στο Outlook στην καρτέλα "Αρχείο" στο στοιχείο μενού "Κανόνες και ειδοποιήσεις".

Ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας στο Outlook

Εάν θέλετε να ενημερώνεστε για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook, μπορείτε απλώς να ενεργοποιήσετε την ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας. Πως να το κάνεις:

1. Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή "Εργαλεία, κανόνες και ειδοποιήσεις". Στο Outlook 2010, μεταβείτε στην ενότητα "Διαχείριση αρχείων, κανόνων και ειδοποιήσεων".

2. Επιλέξτε τον κανόνα και κάντε κλικ στο "Αλλαγή κανόνα" και στη συνέχεια "Επεξεργασία ρυθμίσεων κανόνα".

3. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" για να μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τις ενέργειες.

4. Εδώ ενεργοποιείτε την επιλογή "Εμφάνιση ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας" (καθώς και "Μην εφαρμόζετε άλλους κανόνες" εάν αυτή η επιλογή δεν είναι ήδη ενεργοποιημένη).

5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Τέλος".

Οι κανόνες είναι εξατομικευμένοι στο ότι εκτελούνται μόνο με οδηγίες σας αντί για αυτοματοποιημένη εφαρμογή. Για να εκτελέσετε κανόνες με μη αυτόματο τρόπο, αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου μπροστά από το όνομα του κανόνα στους "Κανόνες μηνυμάτων".

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κανόνες για την αυτόματη ταξινόμηση των εισερχομένων σας. Σε αυτήν την περίπτωση, τα μηνύματα που πληρούν ορισμένα κριτήρια εκχωρούνται σε προκαθορισμένες κατηγορίες. Η αυτόματη αρχειοθέτηση είναι μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες που βασίζονται σε κανόνες στο Outlook. Κατ 'αρχήν, μπορεί να προσαρμοστεί ειδικά. Τα ονόματα των αρχείων μπορούν να αλλάξουν εάν είναι απαραίτητο προκειμένου να αποφευχθούν οι απολύσεις και να διατηρηθεί μια επισκόπηση. Οι μακροεντολές μπορούν επίσης να εκτελεστούν για την αυτόματη μετακίνηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια προκαθορισμένη λέξη-κλειδί.

Διατηρήστε τη σαφήνεια στο Outlook - πόσο εύκολο είναι

Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε ρυθμίσεις για μεμονωμένες μονάδες του Outlook, για παράδειγμα για e-mail ή για μεμονωμένους φακέλους στα εισερχόμενα, οι οποίες αποκλίνουν από τις τυπικές ρυθμίσεις. Η λειτουργία "Εφημερίδα", για παράδειγμα, είναι ενδιαφέρουσα. Με τη λειτουργία περιοδικού, μπορείτε να παρακολουθείτε στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συναντήσεις στο Microsoft Outlook. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε άλλα αρχεία του Microsoft Office, όπως έγγραφα του Word. Παρά την προστιθέμενη αξία του, η λειτουργία περιοδικού είναι εντατική στη μνήμη. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ημερολογίου ή δεν θέλετε πλέον να τη χρησιμοποιήσετε, συνιστάται να την απενεργοποιήσετε. Ως αποτέλεσμα, το αρχείο PST παραμένει διαχειρίσιμο ως προς το μέγεθός του.

Συνοψίζοντας, η σαφήνεια είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία στο Outlook. Τα εισερχόμενα, το ημερολόγιο, το βιβλίο διευθύνσεων και άλλες λειτουργίες υποστηρίζουν καθημερινή εργασία μόνο εάν παρουσιάζονται αποτελεσματικά και κατανοητά. Για να το επιτύχετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για να ρυθμίσετε χειροκίνητα το πλάτος των στηλών στις προβολές πίνακα, για παράδειγμα στο ημερολόγιο ραντεβού.

Εξατομικεύστε το γραμματοκιβώτιο και το εισερχόμενο και εξερχόμενο ταχυδρομείο - ποιες ρυθμίσεις έχουν νόημα

Εκτός από την προσαρμογή της προβολής, ένα από τα πιο σημαντικά βήματα είναι η εξατομίκευση των εισερχομένων στο Outlook και η προσαρμογή του σχεδιασμού. Στο Outlook, έχετε την επιλογή στα εισερχόμενα να ορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει να ανακτηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντί να καλείτε μηνύματα κάθε 15 λεπτά, είναι λογικό να αυξήσετε το χρονικό διάστημα για να μπορέσετε να εργαστείτε περισσότερο ανενόχλητοι.

Βασικά μπορεί να δηλωθεί ότι είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε το Outlook ως εργαλείο εργασίας και να μην αφήνετε το Outlook να διακόπτει την εργασία σας. Όποιος εργάζεται συγκεντρωμένος σε μια εργασία θα πρέπει να εξαλείψει κάθε είδους διαταραχές ή να τις ελαχιστοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο, προκειμένου να προωθήσει την αποτελεσματική εργασία. Οι διαταρακτικοί παράγοντες μπορεί να περιλαμβάνουν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εξατομίκευση χρονικών περιόδων, τόνων και ειδοποιήσεων στα εισερχόμενα είναι απαραίτητη για κάθε χρήστη του Outlook.

Οι χρήστες του Outlook που θέλουν να αλλάξουν το χρονικό όριο διακομιστή σε λογαριασμούς POP3 πρέπει να κάνουν αυτόν τον τύπο εξατομίκευσης στο μητρώο, καθώς το σύστημα παρέχει χρονικό όριο διακομιστή έως και 10 λεπτά.

Προσαρμόστε και αυτοματοποιήστε τις αποδείξεις ανάγνωσης - αυτό σας εξοικονομεί χρόνο

Εάν τα εισερχόμενα μηνύματα περιέχουν αποδείξεις ανάγνωσης, αυτό αυξάνει την ευαισθητοποίηση. Εάν λαμβάνετε επιβεβαιώσεις ανάγνωσης πολύ συχνά ταυτόχρονα, για παράδειγμα σε περίπτωση σειριακής αλληλογραφίας, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την οθόνη στο Outlook ή, εναλλακτικά, να στείλετε αυτόματα επιβεβαιώσεις ανάγνωσης. Και οι δύο επιλογές μπορεί να είναι χρήσιμες για να ενοχλούνται λιγότερο συχνά στη ροή εργασίας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Στις παλαιότερες εκδόσεις του Outlook 2000, 2003 και 2007, η απόδειξη ανάγνωσης πρέπει να απενεργοποιηθεί με άλλο τρόπο, στις επιλογές ιστορικού.

Εξατομικεύστε επαγγελματικές κάρτες και αποθηκεύστε συνημμένα αυτόματα - γιατί είναι σημαντικό

Οι χρήστες του Outlook εκτιμούν τη δυνατότητα επισύναψης επαγγελματικών καρτών με συγκεκριμένες πληροφορίες αποστολέα σε e-mail. Οι εξατομικευμένες εξατομικευμένες επαγγελματικές κάρτες με σωστά στοιχεία επικοινωνίας είναι σημαντικές, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν να επικοινωνούν μαζί σας επαγγελματικά και χωρίς παρεμβολές. Είναι επίσης ενδιαφέρον να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Παρακολούθηση" για να εξατομικεύσετε το θέμα ενός μηνύματος με κόκκινο χρώμα. Τα σημαντικά μηνύματα διαβάζονται πιο γρήγορα από τον παραλήπτη επειδή εμφανίζονται σε ένα συγκεκριμένο χρώμα.

Εάν λαμβάνετε μεγάλο αριθμό μηνυμάτων με συνημμένα, για παράδειγμα έγγραφα τιμολογίου ή σχέδια, καθημερινά ή εβδομαδιαία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν εργαλείο αυτόματης αποθήκευσης έως το Outlook 2007. Για την τρέχουσα έκδοση του Outlook 365, το Outlook Attachment Extractor είναι ένα εναλλακτικό εξωτερικό εργαλείο με το οποίο αποθηκεύονται αυτόματα τα συνημμένα με βάση κανόνες.

Αφαιρέστε ή ελαχιστοποιήστε τους αγαπημένους φακέλους και προσαρμόστε τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης

Το Microsoft Outlook εμφανίζει έναν φάκελο αγαπημένων στη γραμμή πλοήγησης πάνω από το φάκελο e-mail. Εάν αυτός ο φάκελος δεν χρησιμοποιείται, μπορεί να αφαιρεθεί ή να ελαχιστοποιηθεί από την έκδοση του Outlook 2007. Στο Outlook 2007 και σε όλες τις επόμενες εκδόσεις, υπάρχουν δύο δοκιμασμένοι τρόποι ελαχιστοποίησης του φακέλου. Με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείτε χώρο και εξασφαλίζετε ευκρίνεια στη δομή του φακέλου σας.

Η γραμμή γρήγορης πρόσβασης στο Outlook και σε άλλες εφαρμογές λογισμικού του Microsoft Office εκτιμάται από τους χρήστες επειδή υποστηρίζει αποτελεσματική εργασία. Είναι δυνατή η εξατομίκευση αυτής της γραμμής γρήγορης πρόσβασης με λίγα μόνο κλικ. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο σύμβολο στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης: "Γραμμή / βέλος προς τα κάτω."

Ως αποτέλεσμα, ανοίγει ένα παράθυρο επιλογής στο οποίο μπορείτε να ενσωματώσετε περαιτέρω λειτουργίες στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης. Τοποθετήστε ένα σημάδι μπροστά από μία από τις εντολές για να προσθέσετε το αντίστοιχο κουμπί στη γραμμή. Αντίθετα, αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου μπροστά από τις εντολές για τις οποίες η γραμμή δεν πρέπει να περιέχει κανένα κουμπί.

QuickSteps - κάντε την καλύτερη δυνατή χρήση των αποδοτικών βοηθών στο Outlook

Τα QuickSteps που παρέχονται ως Smarttools από την έκδοση του Outlook 2010 πρέπει να προσαρμοστούν πριν να χρησιμοποιηθούν για πρώτη φορά, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά. Μπορείτε να βρείτε QuickSteps στην καρτέλα "Έναρξη".

Εκτός από τα έτοιμα Γρήγορα βήματα, όπως "Ομάδα E-Mail" ή "Τέλος", μπορούν να προστεθούν άλλα μεμονωμένα Γρήγορα Βήματα που εξατομικεύουν και απλοποιούν την εργασία με το Outlook.

Η προσαρμογή μορφών εκτύπωσης στις δικές σας προδιαγραφές εξοικονομεί χρόνο και χρήμα

Το Outlook προσφέρει ένα ευρύ φάσμα επιλογών και λειτουργιών για την προσαρμογή της μορφής εκτύπωσης για ένα έγγραφο. Ειδικά όταν αρκετοί εργαζόμενοι εργάζονται με έναν υπολογιστή, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα και λανθασμένες εκτυπώσεις. Προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι εσφαλμένες εκτυπώσεις, είναι χρήσιμο να επαναφέρετε τη μορφή εκτύπωσης στις προεπιλεγμένες τιμές πριν την εκτύπωση ξανά. Αυτό μπορεί να γίνει με λίγα μόνο κλικ στις ρυθμίσεις του Outlook.

Εξατομικεύστε τη γραμμή υποχρεώσεων και την περιοχή πλοήγησης για να εστιάσετε σε ό, τι είναι σημαντικό

Η γραμμή εργασιών στο Microsoft Outlook εμφανίζει συνήθως έναν πλοηγό ημερομηνίας, καθώς και τις τρέχουσες συναντήσεις και εργασίες.

Σε αυτή την περίπτωση, η εξατομίκευση σημαίνει προτεραιότητα σε σημαντικά πράγματα, έτσι ώστε τα ουσιαστικά ραντεβού και οι εργασίες να μην ξεχνιούνται ποτέ.

Εάν δεν έχετε πολύ χώρο στην οθόνη σας ή θέλετε να φέρετε τα email σας σε πρώτο πλάνο, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τη γραμμή πλοήγησης στο Outlook. Σε αυτήν την περίπτωση, τα κουμπιά που χρησιμοποιείτε για την επιλογή των διαφόρων μονάδων του Outlook έχουν τη μορφή εικονιδίων.Αυτό εγγυάται ότι υπάρχει περισσότερος χώρος για την ανάγνωση e-mail. Οι ρυθμίσεις μπορούν να αντιστραφούν κατά βούληση.

Αυτό ισχύει επίσης για τις δημοφιλείς και πρακτικές ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας. Αυτά έχουν ρυθμιστεί σε μέγιστη διάρκεια 30 δευτερολέπτων. Εάν θέλετε να αυξήσετε την οθόνη πέρα από αυτό το μέγιστο εύρος, πρέπει να παρέμβετε στο μητρώο για αυτόν τον τύπο εξατομίκευσης.

Εμφάνιση πινάκων ξεχωριστά στο Outlook - με αυτόν τον τρόπο διατηρείτε τη σαφήνεια

Το Microsoft Outlook είναι:

• Στα εισερχόμενα,
• Στο ημερολόγιο,
• Στο βιβλίο διευθύνσεων και
• Για άλλες λειτουργίες

δομημένο σαν τραπέζι. Οι πίνακες εγγυώνται μια σαφή παρουσίαση. Οι προβολές πίνακα, για παράδειγμα στα εισερχόμενα, μπορούν να προσαρμοστούν χειροκίνητα με το ποντίκι σε σχέση με το πλάτος των στηλών.

Εξατομικεύστε ολοκληρωμένα προγράμματα πλοήγησης

Το Microsoft Outlook σας προσφέρει την επιλογή ανοίγματος ενός χάρτη δρόμου στους Χάρτες Bing της Microsoft για μια επαφή χρησιμοποιώντας το κουμπί "Εκχώρηση". Αυτό θα εμφανίσει τη διεύθυνση της επαφής. Η εμφάνιση του χάρτη δρόμου μπορεί να επιλεγεί μόλις εισαγάγετε μια ταχυδρομική διεύθυνση για την επαφή στο Outlook.

Δημιουργήστε ή τροποποιήστε φόρμες - έτσι προσαρμόζετε σωστά

Η εργασία με φόρμες στα εργαλεία προγραμματιστών του Microsoft Outlook δεν αποτελεί καθημερινό φαινόμενο.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα για μια εργασία, το Outlook σας δίνει τη δυνατότητα εξατομίκευσης της φόρμας στα εργαλεία προγραμματιστή. Όταν προσθέτετε πεδία στη φόρμα σας, το Outlook τοποθετεί αυτόματα το πεδίο εισαγωγής και την ετικέτα μαζί. Μόλις κάνετε κλικ σε ένα από τα δύο στοιχεία σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο, επιλέγεται μόνο αυτό το στοιχείο. Για να μετακινήσετε και τα δύο στοιχεία ταυτόχρονα, είναι λογικό να συνδέσετε και τα δύο στοιχεία μεταξύ τους. Αυτό γίνεται με την "Ομάδα".

Περίληψη και συμπέρασμα: Εάν εξατομικεύσετε το Outlook, εξοικονομείτε χρόνο και εργάζεστε πιο παραγωγικά

Όπως όλοι έχουν το προσωπικό γούστο κατά την επιλογή των επίπλων του σπιτιού τους, έτσι και το Microsoft Outlook θα πρέπει να σχεδιάζεται και να εξατομικεύεται από κάθε χρήστη. Οι λειτουργίες της εφαρμογής λογισμικού θα πρέπει να προσαρμόζονται στον εκάστοτε χρήστη και στις ανάγκες του. Οι εξατομικευμένες γραμμές μενού, τα εξατομικευμένα προσαρμοσμένα εισερχόμενα και άλλες ρυθμίσεις λογισμικού είναι σημαντικά για να μπορείτε να λειτουργείτε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.