Συμβουλές και οδηγίες για τη χρήση της λειτουργίας αναζήτησης του Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε εντατικά το Microsoft Outlook, αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συγκεντρώνονται για εβδομάδες, μήνες ή χρόνια και αποθηκεύονται σε διάφορους φακέλους και υποφάκελους του προγράμματος. Με αυτήν την πλημμύρα δεδομένων, μπορεί να συμβεί να χάσετε την παρακολούθηση των πραγμάτων. Σε μια τέτοια περίπτωση, σημαντικά έγγραφα και πληροφορίες βυθίζονται στα βάθη του σκληρού δίσκου και δεν μπορούν να βρεθούν ξανά.
Το Microsoft Outlook διαθέτει μια εκτεταμένη λειτουργία αναζήτησης, έτσι ώστε να μην συμβεί αυτό και, παρά το εκτενές υλικό δεδομένων, όλες οι πληροφορίες μπορούν να προσεγγιστούν και να προβληθούν με λίγα μόνο κλικ. Αυτό διευκολύνει τους χρήστες να αναζητούν αποτελεσματικά και συγκεκριμένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το περιεχόμενό τους.
Χρησιμοποιήστε την άμεση αναζήτηση του Outlook
Μια βασική λειτουργία για την αναζήτηση μεμονωμένων λέξεων-κλειδιών ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η άμεση αναζήτηση στο Outlook. Στην τρέχουσα έκδοση του Outlook2022-2023 ή του Outlook 365, αυτό εμφανίζεται πάντα στην επάνω γραμμή λειτουργιών.
Ο κατασκευαστής Microsoft βελτίωσε τη λειτουργία αναζήτησης στο Outlook την άνοιξη 2022-2023 με μια ενημέρωση λειτουργίας και ενσωμάτωσε πολλές νέες επιλογές.
Εκτός από τη νέα παγκόσμια θέση στην επάνω γραμμή εργαλείων, το Outlook σας προτείνει:
- Αναζήτηση όρων πριν,
- Εμφανίζει τα κορυφαία αποτελέσματα και
- Προσφέρει διάφορες επιλογές φίλτρου.
Οι πιο σημαντικές νέες δυνατότητες της λειτουργίας αναζήτησης Outlook:
|
Προτεινόμενες αναζητήσεις |
Ενώ εισάγετε έναν όρο αναζήτησης στο πεδίο αναζήτησης, το Outlook κάνει προτάσεις για κατάλληλες λέξεις -κλειδιά |
|
Κορυφαία αποτελέσματα |
Τα πιο σημαντικά αποτελέσματα αναζήτησης ταξινομούνται και εμφανίζονται στο επάνω μέρος. Αυτή η λειτουργία καθιστά την αναζήτηση πιο αποτελεσματική και ταχύτερη |
|
Όροι αναζήτησης που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα |
Με αυτήν τη λειτουργία μπορείτε να δείτε και να χρησιμοποιήσετε τις προηγούμενες παραμέτρους αναζήτησης με ένα κλικ |
Μπορείτε να καλέσετε την άμεση αναζήτηση με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + E ή να χρησιμοποιήσετε το καθολικό πεδίο αναζήτησης για να εισαγάγετε τις επιθυμητές παραμέτρους αναζήτησης:
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook ήταν απαραίτητο να επεκταθεί η περιοχή φακέλων με τη ρύθμιση "Compact navigation". Αυτό λειτουργεί καλά με το κουμπί "Ελαχιστοποίηση / Επέκταση".
Αφού καλέσετε την αναζήτηση με CTRL + E ή μέσω του πεδίου αναζήτησης, έχετε διάφορες επιλογές για αναζήτηση αρχείων, φακέλων ή συγκεκριμένων λέξεων αναζήτησης.
Επιλέξτε διαφορετικές πηγές για αναζήτηση - έτσι λειτουργεί
Η αναζήτηση είναι προκαθορισμένη στο τρέχον γραμματοκιβώτιο, για παράδειγμα στον λογαριασμό σας στο Exchange. Εναλλακτικά, μπορείτε να καθορίσετε ότι το Outlook δεν αποθηκεύει μόνο τον όρο αναζήτησής σας στο τρέχον γραμματοκιβώτιο, αλλά μάλλον:
- Στον τρέχοντα φάκελο,
- Σε ένα δευτερεύον γραμματοκιβώτιο,
- Σε όλα τα γραμματοκιβώτια ή
- Σε όλα τα στοιχεία του Outlook, για παράδειγμα και στο ημερολόγιο
αναζητά.
Αφού ενεργοποιήσετε την άμεση αναζήτηση, θα ανοίξει μια νέα καρτέλα στο Microsoft Outlook. Στην καρτέλα "Αναζήτηση", έχετε περισσότερες φιλικές προς το χρήστη επιλογές για τον περιορισμό της αναζήτησης ενός εγγράφου ή ενός συγκεκριμένου όρου.
Παράδειγμα: Αν ψάχνετε για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε επισημάνει ως ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ και το οποίο είχε ένα ή περισσότερα συνημμένα και βρίσκεται στο τρέχον γραμματοκιβώτιο, δεν χρειάζεται να αφήσετε το Outlook να αναζητήσει παγκοσμίως σε όλα τα μηνύματα, τις καταχωρήσεις ημερολογίου και τις εργασίες. Με την εισαγωγή των κριτηρίων αναζήτησης, το Outlook αναζητά το επιθυμητό e-mail πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.
Αρκεί η επισήμανση των σχετικών παραμέτρων. Αυτά στη συνέχεια εμφανίζονται με σκούρο φόντο και εμφανίζονται σε κείμενο στο πεδίο αναζήτησης. Κάτω από την καρτέλα μπορείτε να δείτε όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με τις επιλεγμένες ρυθμίσεις και θα βρείτε γρήγορα αυτό που ψάχνετε.
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία αναζήτησης για σε βάθος αναζητήσεις
Αναζητάτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα και δεν μπορείτε να το βρείτε αμέσως, παρά την επαγγελματική λειτουργία αναζήτησης του Outlook; Σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε τα εργαλεία αναζήτησης στην καρτέλα "Αναζήτηση".
Εκεί θα βρείτε διάφορες άλλες επιλογές για αναζήτηση λέξεων -κλειδιών ή ειδήσεων και περιορισμό της αναζήτησής σας.
Με την προηγμένη αναζήτηση, μπορείτε, για παράδειγμα, να καθορίσετε τα πεδία στα οποία πρέπει να ερωτηθεί ένας όρος αναζήτησης. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ποιος ήταν ο παραλήπτης ή ο αποστολέας του μηνύματος. Έχετε επίσης πρόσβαση στις επιλογές του Outlook και μπορείτε να κάνετε θεμελιώδεις αλλαγές στον τρόπο αναζήτησης σε αυτήν την περιοχή μενού.
Υπόδειξη: Χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Έναρξη" και την περιοχή μενού "Αναζήτηση", μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε επαφές στο βιβλίο διευθύνσεών σας χωρίς να αφήσετε την περιοχή έννοιας για e-mail. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε τον σχετικό όρο αναζήτησης στο πεδίο αναζήτησης "Αναζήτηση ατόμων".
Περίληψη: Η λειτουργία αναζήτησης στο Outlook είναι αποτελεσματική και προσανατολισμένη στον στόχο
Η λειτουργία αναζήτησης του Microsoft Outlook σας προσφέρει ένα ευρύ φάσμα επιλογών για αναζήτηση φακέλων, e-mail ή μεμονωμένων όρων αναζήτησης στο γραμματοκιβώτιό σας. Ο ευκολότερος τρόπος για να ανοίξετε την αναζήτηση είναι να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + E. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, η λειτουργία αναζήτησης σας δίνει τη δυνατότητα να αναζητήσετε λεπτομερώς λέξεις -κλειδιά και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να καθορίσετε αποδέκτες ή συγκεκριμένες χρονικές περιόδους.
