Συνημμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - πρέπει να γνωρίζετε αυτές τις συμβουλές

Πώς να στείλετε αρχεία ως συνημμένα μέσω email

Ανοίξτε το συνημμένο e -mail - έτσι λειτουργεί

Μπορείτε να πείτε ότι ένα μήνυμα περιέχει ένα συνημμένο από το συνδετήρα στην κεφαλίδα. Στο Microsoft Outlook, το γραφικό του κλιπ χαρτιού εμφανίζεται ακριβώς μπροστά από το όνομα. Κάνοντας διπλό κλικ στο e-mail μπορείτε να δείτε τα συνημμένα αρχεία στην επάνω περιοχή. Αυτά μπορούν να ανοίξουν με άλλο διπλό κλικ. Είναι επίσης δυνατή η προεπισκόπηση του αρχείου στο Microsoft Outlook και σε άλλα κοινά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εναλλακτικά, το συνημμένο μπορεί να αποθηκευτεί στον σκληρό δίσκο πριν από την προβολή.

Για να μπορέσετε να ανοίξετε το συνημμένο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι απαραίτητο να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα που μπορεί να εμφανίσει τη συγκεκριμένη επέκταση αρχείου του συνημμένου. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ανοίξετε ένα αρχείο docx, χρειάζεστε την πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft Word ή ένα δωρεάν πρόγραμμα όπως το Open Office ή το LibreOffice. Εάν ανοίξετε ένα συνημμένο σε άλλο λογισμικό, αναπόφευκτα θα προκύψουν σφάλματα μορφοποίησης.

Κοινές επεκτάσεις αρχείων	Πρωτότυπο πρόγραμμα	Εναλλακτικό λογισμικό
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Άνοιγμα μορφής εγγράφου)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (Άνοιγμα μορφής εγγράφου)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (Φορητή μορφή δεδομένων)	Adobe PDF Reader	Πολλοί επεξεργαστές κειμένου
EXE (εκτελέσιμο)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Προγράμματα βίντεο όλων των ειδών
MP3	Μουσικά προγράμματα κάθε είδους

Συνημμένα σε e-mail-πώς διαφοροποιείτε μεταξύ πραγματικών e-mail και spam

Φανταστείτε να λαμβάνετε ένα email που υποτίθεται ότι προήλθε από την τοπική εταιρεία ενέργειας σας. Με πιο προσεκτική εξέταση, περιέχει περίεργους χαρακτήρες και ταυτόχρονα ένα συνημμένο με ένα αρχείο με την επέκταση ονόματος αρχείου GIF.webp (Graphics Interchange Format). Αναπόφευκτα ανακύπτει το ερώτημα: Είναι το ταχυδρομείο εξουσιοδοτημένο μήνυμα ή συνημμένο spam με κακόβουλο λογισμικό;

Ακόμα κι αν το email φαίνεται περίεργο λόγω της μορφοποίησης του, κατά πάσα πιθανότητα δεν είναι spam. Ο λόγος για την περίεργη εμφάνιση είναι ότι το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας δεν έλαβε το μήνυμα στη σωστή μορφή. Για το λόγο αυτό, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται εσφαλμένα και με ασυνήθιστους ειδικούς χαρακτήρες. Το φαινόμενο των εσφαλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αξιόπιστους αποστολείς εμφανίζεται κάθε τόσο:

• Εάν το πρόγραμμα αλληλογραφίας του αποστολέα επεξεργάζεται τα δεδομένα λανθασμένα ή
• Δεν χρησιμοποιούνται συστήματα Windows για αποστολή.
• Παρουσιάστηκαν σφάλματα κατά τη μεταφορά του μηνύματος στο γραμματοκιβώτιό σας.

Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να ελέγχετε αντικειμενικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αξιόπιστους αποστολείς. Εάν ο αποστολέας, το θέμα και ο αριθμός πελάτη ταιριάζουν με τα προσωπικά σας δεδομένα, το email δεν πρέπει να περιέχει απειλή. Ωστόσο, εάν παρατηρήσετε σπασμένους συνδέσμους ή ασυνήθιστες διευθύνσεις απάντησης, είναι ασφαλέστερο να επικοινωνήσετε με τον αποστολέα και να συζητήσετε το πρόβλημα προσωπικά.

Ενσωματώστε συνημμένα σε email - αυτές είναι οι επιλογές σας

Εάν στέλνετε e-mail σε παραλήπτες και θέλετε να στείλετε σημαντικά αρχεία, έγγραφα ή μια φωτογραφία, αυτό είναι εύκολο να γίνει. Αρχικά, συντάξτε το κείμενο του e-mail, εισαγάγετε τη διεύθυνση e-mail του παραλήπτη στο πεδίο διεύθυνσης και εισαγάγετε ένα θέμα. Τέλος, θα βρείτε τα στοιχεία μενού στο Microsoft Outlook στη γραμμή μενού στην ενότητα "Εισαγωγή":

• Προσθήκη αρχείου.
• Προσθήκη στοιχείου.

Και τα δύο στοιχεία μενού περιέχουν διαφορετικές λειτουργίες.

Κάτω από το στοιχείο μενού "Επισύναψη αρχείου" έχετε την επιλογή να επισυνάψετε όλα τα είδη εγγράφων που βρίσκονται στον σκληρό σας δίσκο ή στο cloud storage. Εάν θέλετε να ενσωματώσετε μια καταχώριση ημερολογίου ή την επαγγελματική σας κάρτα Outlook στο e-mail, μπορείτε να το κάνετε με την καταχώριση "Προσθήκη στοιχείου". Πριν από την αποστολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό αρχείο. Με ένα κλικ στο "Αποστολή", ο παραλήπτης λαμβάνει το συνημμένο email εκτός από το κείμενο του email του.

Στο Thunderbird, μπορείτε να στείλετε ένα συνημμένο με παρόμοιο τρόπο. Ενώ η δομή του μενού διαφέρει από τη δομή στο Microsoft Outlook, οι επιλογές συνημμένων είναι ισοδύναμες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα συνημμένο αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το σύμβολο του συνδετήρα χαρτιού στα δεξιά. Στο επόμενο βήμα μπορείτε να στείλετε το e-mail με το συνημμένο.

Σπουδαίος:

Σε γενικές γραμμές, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει ποτέ να αποστέλλονται χωρίς μήνυμα, ακόμη και αν μόνο το συνημμένο e-mail είναι σημαντικό. Αυτό φαίνεται ως αντιεπαγγελματικό και όχι πολύ εκτιμητικό για τον παραλήπτη. Ταυτόχρονα, ένα μήνυμα χωρίς μήνυμα ή θέμα μπορεί να χαρακτηριστεί ως ανεπιθύμητο και να αποθηκευτεί προσωρινά στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Λόγω του προστατευτικού μέτρου, η αλληλογραφία με σημαντικά συνημμένα μπορεί να χαθεί.

Δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αξιόπιστο συνημμένο στον σκληρό σας δίσκο

Εάν λάβετε ένα μήνυμα με αξιόπιστο συνημμένο αλληλογραφίας, μπορείτε είτε να το ανοίξετε αμέσως στο πρόγραμμα προορισμού είτε να το αποθηκεύσετε προσωρινά στο σκληρό σας δίσκο. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

• Στο Microsoft Outlook, κάντε κλικ στο "κάτω βέλος" που είναι ορατό στα δεξιά του συνημμένου. Ανοίγει ένα πεδίο με πολλές επιλογές. Επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση ως" και καθορίστε το φάκελο στον οποίο πρέπει να αποθηκευτεί το συνημμένο. Άλλες σημαντικές επιλογές είναι η γρήγορη εκτύπωση του αρχείου ή η προεπισκόπηση του, το οποίο σας επιτρέπει να προβάλετε το περιεχόμενο χωρίς φυσικό άνοιγμα του αρχείου.
• Μετά την αποθήκευση στη δομή του προσωπικού σας φακέλου, το συνημμένο είναι διαθέσιμο για περαιτέρω επεξεργασία.

Υπόδειξη:

Εάν δεν μπορείτε να δείτε, να ανοίξετε ή να αποθηκεύσετε ένα συνημμένο, αυτό μπορεί να οφείλεται σε εσφαλμένες ρυθμίσεις προστασίας δεδομένων. Οι χρήστες του λειτουργικού συστήματος Windows 7 θα πρέπει να ελέγξουν τις ρυθμίσεις τους συγκεκριμένα. Οι πελάτες που χρησιμοποιούν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Telekom στα Windows 7 ανέφεραν ότι το πρόβλημα προέκυψε αφού η Telekom άλλαξε την πρόσβαση στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε κρυπτογραφημένη σύνδεση δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, η ρύθμιση στις επιλογές Internet των Windows 7 απέτρεψε την αποθήκευση κρυπτογραφημένων αρχείων.

Η λύση για την αλλαγή των ρυθμίσεων προστασίας δεδομένων βρίσκεται στις επιλογές Internet του Internet Explorer. Αυτό αντικαταστάθηκε στα Windows 10 από το πρόγραμμα περιήγησης Microsoft Edge.

Αλλάξτε τις ρυθμίσεις απορρήτου στον Internet Explorer

1. Στον Internet Explorer, κάντε κλικ στο κουμπί μενού (οδοντωτός τροχός) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές Internet.

   

2. Στο επόμενο παράθυρο, μεταβείτε στην καρτέλα "Για προχωρημένους" και απενεργοποιήστε την επιλογή "Μην αποθηκεύετε κρυπτογραφημένες σελίδες στο δίσκο" στην περιοχή Ασφάλεια. Κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο "OK".

   

Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να είναι δυνατή η αποθήκευση των συνημμένων e-mail χωρίς κανένα πρόβλημα. Αυτό το σφάλμα δεν πρέπει να εμφανίζεται σε χρήστες Windows 10 και Microsoft Edge.

Αποστολή μεγάλων συνημμένων - πρέπει να δώσετε προσοχή σε αυτό

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνημμένα e-mail για τη μεταφορά αρχείων με μεγάλο όγκο δεδομένων. Ο πάροχος της διεύθυνσης e-mail σας καθορίζει το όριο όσον αφορά το επιτρεπόμενο μέγεθος ενός e-mail ή ενός μεμονωμένου συνημμένου εγγράφου. Σε συμβάσεις επί πληρωμή e-mail, μπορούν να σταλούν 50 megabyte ή έως 100 megabyte δεδομένων. Οι πάροχοι δωρεάν διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορίζουν το μέγεθος των συνημμένων στα 10, 20 ή 25 megabyte. Κατά κανόνα, οι καθορισμένες τάξεις μεγέθους επαρκούν για:

• Αρχεία κειμένου,
• μικρά βίντεο ή
• Μουσικά αρχεία

με αυτόν τον τρόπο από γραμματοκιβώτιο σε γραμματοκιβώτιο ως συνημμένο αλληλογραφίας.

Βασικά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλα. Αυτό οφείλεται κυρίως σε τεχνικούς λόγους. Το μέγεθος των e-mail έχει οριστεί διεθνώς σε μέγιστο 5 MB. Αυτό είναι κατανοητό εάν ληφθεί υπόψη ότι τα e-mail χωρίζονται από το πρόγραμμα αλληλογραφίας σε πακέτα των 256 KB το καθένα.

Ο δρομολογητής, ο οποίος είναι συνδεδεμένος μεταξύ της τελικής συσκευής και του παρόχου, μειώνει τα πακέτα σε μέγεθος μικρότερο από 1,5 KB. Αυτό σημαίνει ότι ένα συνημμένο με 10 MB αποτελείται από περισσότερα από 100 μεμονωμένα πακέτα. Αυτά αποστέλλονται χωριστά και συγκεντρώνονται με τη σωστή σειρά από τον παραλήπτη. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μεγάλη ποσότητα δεδομένων στο συνημμένο αλληλογραφίας ταξινομούνται επίσης από το σύστημα ως αλληλογραφία ιών ή ανεπιθύμητη αλληλογραφία και μετακινούνται στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Για να αποφευχθεί αυτό, τα συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει γενικά να είναι μεγαλύτερα από 5 MB.

Είναι επίσης σημαντικό ο παραλήπτης να έχει επίσης τη δυνατότητα να λαμβάνει μεγαλύτερα αρχεία με το λογαριασμό του. Εάν αυτό δεν συμβαίνει, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα επιστρέφεται με μια σημείωση σφάλματος από τον πάροχο που θα σας ενημερώνει ότι έχει ξεπεραστεί το όριο αποστολής.

Υπάρχουν αρκετές εναλλακτικές επιλογές για την αποστολή μεγαλύτερων αρχείων και όγκων δεδομένων:

• Αποστολή πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα που δεν υπερβαίνουν το όριο του παρόχου.
• Αποθηκεύστε τα συνημμένα email σε μια συσκευή αποθήκευσης cloud, όπως το Dropbox ή το OneDrive και στείλτε μόνο τον σύνδεσμο. Ο παραλήπτης μπορεί στη συνέχεια να φορτώσει το αρχείο ανεξάρτητα.
• Συμπίεση των αρχείων. Προγράμματα όπως WinZip ή WinRAR είναι ιδανικά για αυτό. Μετατρέπετε ένα συνημμένο σε αρχείο ZIP και μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος κατά 50-80%.
• Αποθηκεύστε μεγάλα αρχεία με ένα filehoster όπως το transfernow.net και αφήστε τον παραλήπτη να τα ανακτήσει. Μεταφέρονται μεταξύ 4 και 20 gigabytes εδώ.

Σημείωση για τους χρήστες του Gmail:

Εάν το μέγεθος αρχείου ενός συνημμένου υπερβαίνει τα 25MB, τα έγγραφα θα διατίθενται μέσω του Google Drive. Στη συνέχεια, μπορούν να κληθούν μέσω της πρόσβασης στο Google Drive. Αυτή η διαδικασία εγγυάται ότι τα συνημμένα e-mail που υπερβαίνουν το επιτρεπόμενο μέγεθος μεταφέρονται επίσης.

Κρυπτογράφηση ιδιωτικών πληροφοριών σε συνημμένα - αυτές είναι οι επιλογές σας

Μπορείτε να κρυπτογραφήσετε επαγγελματικά ευαίσθητες πληροφορίες ή δεδομένα με το Microsoft Outlook. Πριν από την αποτελεσματική κρυπτογράφηση των δεδομένων σας, πρέπει πρώτα να υποβάλετε αίτηση για αντίστοιχο πιστοποιητικό κρυπτογράφησης από το Microsoft Trust Center. Η κρυπτογράφηση του Outlook είναι δομημένη κρυπτογραφικά. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης χρειάζονται ψηφιακό πιστοποιητικό για να χρησιμοποιήσουν την επιλογή κρυπτογράφησης στο Outlook. Ένα ψηφιακό πιστοποιητικό μπορεί να είναι δωρεάν ή επί πληρωμή. Μπορεί να ζητηθεί από τις αρχές πιστοποίησης και στη συνέχεια πρέπει να σταλεί στον παραλήπτη του κρυπτογραφημένου μηνύματος εκ των προτέρων. Με τη βοήθεια του ψηφιακού πιστοποιητικού, το τελευταίο μπορεί να αποκρυπτογραφήσει τόσο το συνημμένο ταχυδρομείο όσο και το περιεχόμενο του e-mail.

Εκτός από την κρυπτογράφηση που βασίζεται σε λογισμικό μέσω ψηφιακής υπογραφής, τα έγγραφα μπορούν να προστατευτούν με κωδικό πρόσβασης. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε ένα αρχείο Word στο Microsoft Word, έχετε την επιλογή να το προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ανά πάσα στιγμή. Ο παραλήπτης χρειάζεται τον κωδικό πρόσβασης για να διαβάσει το αποσταλμένο αρχείο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για την προστασία ενός αρχείου από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο μενού στο Microsoft Word κάτω από:

Αρχείο> Πληροφορίες> Προστασία εγγράφου.