Εάν θέλετε να καθορίσετε εάν όλοι οι αριθμοί σε μια λίστα πληρούν τα κριτήρια εγκυρότητας, μπορείτε να έχετε αυτόματη επισήμανση λανθασμένων καταχωρήσεων
Όταν ελέγχετε ένα υπολογιστικό φύλλο για μη έγκυρες καταχωρήσεις, το Excel προσδιορίζει όλα τα κελιά των οποίων οι τιμές βρίσκονται εκτός των ορίων που έχετε ορίσει χρησιμοποιώντας την εντολή VALID FROM.
Όχι μόνο όλες οι τιμές που εισάγονται, αντιγράφονται ή συμπληρώνονται στα κελιά ελέγχονται, αλλά και τιμές που έχουν καταστεί άκυρες λόγω υπολογισμών στους τύπους, καθώς και τιμές που έχουν εισαχθεί στα κελιά χρησιμοποιώντας μακροεντολές.
Για να περικυκλώσετε μη έγκυρες τιμές, εμφανίστε τη γραμμή εργαλείων εντοπισμού κάνοντας κλικ στην εντολή FORMULA MONITORING - Εμφάνιση ανιχνευτικής γραμμής εικονιδίων στο μενού EXTRAS. Αυτό είναι απαραίτητο μόνο όταν χρησιμοποιείτε το Excel έως την έκδοση 2003.
Η γραμμή εργαλείων που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα θα εμφανιστεί στη συνέχεια στην επιφάνεια εργασίας σας:
Για να κυκλώσετε μη έγκυρα δεδομένα, κάντε κλικ στο δεύτερο κουμπί από τα δεξιά στη γραμμή εργαλείων. Η εντολή ονομάζεται MARK INVALID DATA. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2007 ή μεταγενέστερο, κάντε κλικ στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ της κορδέλας στα ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΕΓΚΥΡΙΑ - ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΚΥΡΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.
Ως αποτέλεσμα, όλες οι μη έγκυρες τιμές στον πίνακα επισημαίνονται με έναν κόκκινο κύκλο, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα:
Εάν θέλετε να αφαιρέσετε ξανά τους κύκλους των κελιών με μη έγκυρες τιμές, χρησιμοποιήστε το κουμπί ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΚΥΚΛΩΝ στη γραμμή εργαλείων εντοπισμού ή στο αντίστοιχο μενού.