Έτσι παρακάμπτετε τα όρια του Αυτόματου φίλτρου και εμφανίζετε περισσότερες από 1.000 ή 10.000 καταχωρήσεις
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα Αυτόματο φίλτρο σε μια πολύ εκτενή λίστα, θα φτάσετε γρήγορα στα όρια των δυνατοτήτων. Αυτά φαίνονται στο γεγονός ότι δεν εμφανίζονται όλες οι καταχωρήσεις στην αντίστοιχη στήλη σε μια λίστα Αυτόματου φιλτραρίσματος.
Το παρακάτω σχήμα δείχνει αυτό το φαινόμενο χρησιμοποιώντας έναν πίνακα παραδείγματος στον οποίο υπάρχουν 30.000 καταχωρήσεις ανά στήλη, αν και δεν εμφανίζονται όλες στην αναπτυσσόμενη λίστα φίλτρων:
Αυτό το πρόβλημα σχετίζεται με το γεγονός ότι η αναπτυσσόμενη λίστα AutoFilter μπορεί να εμφανίσει μόνο τις καταχωρήσεις έως ένα ανώτατο όριο. Στο Excel έως την έκδοση 2003 αυτό είναι το πολύ 1.000 διαφορετικά κριτήρια, στο Excel από την έκδοση 2007 έως 10.000 διαφορετικά κριτήρια.
Ο αριθμός των γραμμών σε μια λίστα δεν έχει σημασία, μόνο ο αριθμός των διαφορετικών κριτηρίων. Κατ 'αρχήν, το Αυτόματο φίλτρο μπορεί να επεξεργαστεί περισσότερα κριτήρια · ο μόνος περιορισμός είναι η οθόνη.
Πώς να παρακάμψετε το όριο αυτόματου φίλτρου
Θα μπορούσατε να επιλύσετε το πρόβλημα που περιγράφεται με ένα ειδικό φίλτρο ή ένα αυτόματο φίλτρο που καθορίζεται από τον χρήστη, στο οποίο εισάγετε μη αυτόματα το κριτήριο που δεν εμφανίζεται.
Σε εκτενείς καταλόγους που συχνά πρέπει να φιλτράρονται σύμφωνα με διαφορετικά κριτήρια, εντούτοις, είναι σκόπιμο να πραγματοποιηθεί ένα προ-φιλτράρισμα χρησιμοποιώντας μια βοηθητική στήλη. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
- Δημιουργήστε μια βοηθητική στήλη δίπλα στη λίστα σας.
- Στο παράδειγμα πίνακα, αυτή είναι η στήλη D. Εάν τα πρώτα περιεχόμενα της λίστας σας βρίσκονται στη δεύτερη σειρά και η λίστα πρέπει να φιλτραριστεί σύμφωνα με τα περιεχόμενα της στήλης Β, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί D2:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Β2; 1)
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να προσδιορίσετε τον πρώτο χαρακτήρα στο κελί Β2 που θα χρησιμοποιηθεί για το προ-φιλτράρισμα. - Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο στα κελιά παρακάτω στη στήλη D, στον πίνακα παραδείγματος έως την τελευταία σειρά 30000. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη βοηθητική στήλη στον παράδειγμα πίνακα:
- Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, χρησιμοποιήστε το μενού DATA και την εντολή ή το κουμπί FILTER - AUTOFILTER (Excel έως και έκδοση 2003) ή FIOLTERN (έκδοση Excel 2007 ή νεότερη έκδοση) για να παρέχετε στη λίστα σας τα πεδία λίστας για αυτόματο φιλτράρισμα Το
Για το φίλτρο, επιλέξτε το πρώτο γράμμα του συνόλου χαρακτήρων που θέλετε να φιλτράρετε στη βοηθητική στήλη. Το παρακάτω σχήμα το δείχνει αυτό με τον παράδειγμα πίνακα:
Αφού επιλέξετε το πρώτο γράμμα, εμφανίζονται μόνο τα περιεχόμενα της λίστας που ξεκινούν με τον επιλεγμένο χαρακτήρα:
Σε αυτήν τη λίστα, φιλτραρισμένη σύμφωνα με τη βοηθητική στήλη, μπορείτε τώρα να χρησιμοποιήσετε το Αυτόματο φίλτρο στη στήλη Β και να επιλέξετε το αντίστοιχο περιεχόμενο από τη λίστα, η οποία τώρα περιέχει όλα τα περιεχόμενα με το πρώτο γράμμα που θέλετε:
Σε περίπτωση που το προφίλτρο που περιγράφεται με τον πρώτο χαρακτήρα δεν είναι επαρκές, μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τους δύο πρώτους χαρακτήρες στη βοηθητική στήλη. Ο τύπος που απαιτείται για αυτό μοιάζει με αυτόν για τη δεύτερη γραμμή:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Β2; 2)
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο προ-φιλτραρίσματος που περιγράφεται όχι μόνο για περιεχόμενο κειμένου, αλλά και για οποιαδήποτε ακολουθία αριθμών, για παράδειγμα ταχυδρομικούς κώδικες.
