Αντί να γράφετε τα ίδια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, για παράδειγμα σε απάντηση σε ερωτήσεις πελατών, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ήδη διατυπωμένα e-mail ως πρότυπα και να τα καλέσετε ξανά ανά πάσα στιγμή.
Είτε εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης, στην εξυπηρέτηση πελατών, στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, στη λογιστική ή ως ελεύθερος επαγγελματίας: Σίγουρα θα πρέπει να στέλνετε e-mail με το ίδιο ή παρόμοιο περιεχόμενο και ίσως με τα ίδια συνημμένα ξανά και ξανά Το Αυτές μπορεί να είναι απαντήσεις σε ερωτήσεις πελατών, απόρριψη αιτήσεων, τακτικές αναφορές (το καθένα με νέα συνημμένα) ή προσκλήσεις σε συναντήσεις.
Για τέτοιες περιπτώσεις, το Outlook προσφέρει την επιλογή αποθήκευσης τελειωμένων (ή ημιτελών) μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως προτύπων και ανάκτησής τους ανά πάσα στιγμή. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε στη συνέχεια να γράψετε προσθήκες στα e-mail, να επισυνάψετε αρχεία ή παρόμοια. Η λειτουργία προτύπου του Outlook είναι επίσης κατάλληλη εάν αποθηκεύετε πιο εκτεταμένες πληροφορίες σε καταχωρήσεις ραντεβού ή εργασιών ή σε αιτήματα συνάντησης, τα οποία συχνά ακολουθούν το ίδιο μοτίβο. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν και να ανακτηθούν πρότυπα για σημειώσεις.
Ορίστε πρότυπα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ορίζετε ένα πρότυπο για e-mail ως εξής:
- Γράψτε και μορφοποιήστε το email. Εάν είναι χρήσιμο, επισυνάψτε τα απαιτούμενα αρχεία. Με πολλά πρότυπα αλληλογραφίας μπορεί επίσης να είναι πρακτικό να εισάγετε τους παραλήπτες αλληλογραφίας αμέσως.
- Μόλις τελειώσετε το e-mail, καλέστε την εντολή FILE >> SAVE as.
- Στο πεδίο FYLE TYPE, επιλέξτε OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Εισαγάγετε ένα ουσιαστικό όνομα αρχείου και κάντε κλικ στο ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ.
- Τώρα μπορείτε να στείλετε το ανοιχτό μήνυμα ή να το κλείσετε.
Η διαδικασία καθορισμού προτύπων είναι η ίδια στις διαφορετικές ενότητες του Outlook. Επομένως, τα περιγράφουμε μόνο σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιώντας πρότυπα e-mail.
Εάν χρησιμοποιείτε το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε μορφοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρότυπα στο Outlook έως και την έκδοση 2003. Εάν καλέσετε την εντολή FILE >> SAVE as στο παράθυρο μηνυμάτων του Outlook, όπως περιγράφεται παραπάνω, μπορείτε να επιλέξετε από μια μεγάλη ποικιλία μορφών αρχείων, αλλά όχι τη μορφή OFT (πρότυπο Outlook).
Φυσικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το μορφοποιημένο κείμενο μηνύματος σε ένα αρχείο Word και να το ανακτήσετε αργότερα. Το Word δεν καταγράφει ρυθμίσεις όπως το θέμα, τον παραλήπτη ή τα συνημμένα αρχείων, οπότε θα πρέπει να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο.
Ένα μικρό κόλπο βοηθά, ωστόσο, να αποθηκεύσετε e-mail ως πρότυπα, ακόμη και αν χρησιμοποιείτε το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας: απενεργοποιήστε προσωρινά το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας. Για να το κάνετε αυτό, καλέστε την εντολή EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT στο Outlook και απενεργοποιήστε την αντίστοιχη επιλογή στο MESSAGE FORMAT.
Εάν έχετε ήδη συντάξει και μορφοποιήσει το e-mail, δεν θα μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο του Outlook-η απενεργοποίηση του Word θα ισχύει μόνο για νέα e-mail.
Ωστόσο, η δουλειά που έχετε ήδη κάνει δεν είναι μάταιη:
- Αρχικά αποθηκεύστε την αλληλογραφία ως πρόχειρο πατώντας CTRL + S ή χρησιμοποιώντας την εντολή FILE >> SAVE.
- Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, απενεργοποιήστε το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας όπως υποδεικνύεται παραπάνω.
- Τώρα ανοίξτε το αποθηκευμένο e -mail στο φάκελο "Πρόχειρα" και καλέστε την εντολή FILE >> SAVE as - Το "πρότυπο Outlook (* .oft)" είναι πλέον διαθέσιμο ως μορφή αποθήκευσης.
- Όταν ορίσετε όλα τα πρότυπα, ενεργοποιήστε ξανά το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας.
Γρήγορη πρόσβαση σε πρότυπα
Εάν χρησιμοποιείτε πρότυπα Outlook για να κάνετε την επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πιο αποτελεσματική, πιθανότατα έχετε ήδη ενοχλήσει τον εαυτό σας σχετικά με τον δυσκίνητο τρόπο με τον οποίο καλούνται πρότυπα στο Outlook.
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα πρότυπά σας πολύ πιο βολικά εάν δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο στα εισερχόμενά σας. Στη συνέχεια, απλά ανοίξτε τα πρότυπα κάνοντας διπλό κλικ στην καταχώριση που θέλετε στο φάκελο προτύπων.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φακέλους για τα αντίστοιχα πρότυπα στις άλλες λειτουργικές μονάδες του Outlook. Μπορείτε να λάβετε το φάκελο προτύπων ως εξής:
- Χρησιμοποιήστε Αρχείο >> Νέο >> Φάκελος ή CTRL + SHIFT + E για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στα εισερχόμενα ή στον προσωπικό φάκελο. Για να είναι ο φάκελος στην κορυφή της λίστας φακέλων, εισαγάγετε μια υπογράμμιση ως πρώτο χαρακτήρα, για παράδειγμα "TEMPLATES".
- Ανοίξτε το φάκελο που δημιουργήθηκε πρόσφατα στο Outlook.
- Στην Εξερεύνηση των Windows, ανοίξτε το φάκελο στον οποίο αποθηκεύονται τα πρότυπα του Outlook. Συνήθως αυτός είναι ο φάκελος "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Τώρα τακτοποιήστε τα παράθυρα Explorer και Outlook έτσι ώστε και τα δύο να φαίνονται το ένα δίπλα στο άλλο στην οθόνη.
- Επιλέξτε τα πρότυπα e-mail σας στον Explorer και σύρετέ τα με το αριστερό κουμπί του ποντικιού πατημένο στη νέα ομάδα MY TEMPLATES.
Στο Outlook 2007 πρέπει να απαντήσετε στην ερώτηση ασφαλείας από την εικόνα με το OPEN όταν ανοίγετε ένα πρότυπο. Για να μην εμφανίζεται αυτό το ερώτημα κάθε φορά που καλείται ένα πρότυπο από το φάκελο, απενεργοποιήστε την επιλογή ΠΑΝΤΑ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΡΙΝ ΑΝΟΙΞΕΙ ΑΥΤΟ ΤΟΝ ΤΥΠΟ ΑΡΧΕΙΟΥ. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη λήψη προτύπων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ανοίγετε μόνο πρότυπα από πηγές που γνωρίζετε καλά.
