Προβλήματα με συνημμένα αρχεία; Πώς να τα λύσετε!

Εάν υπάρχουν προβλήματα στο Outlook, συχνά σχετίζεται με την αποστολή ή λήψη συνημμένων αρχείων. Συγκεντρώσαμε τις σημαντικότερες πηγές σφάλματος και την αντίστοιχη λύση προβλήματος για εσάς.

Πηγή σφάλματος 1: τα συνημμένα αρχεία δεν μεταφέρονται

Πρόσφατα ένας αναγνώστης ανέφερε ένα περίεργο φαινόμενο: Κανένα από τα αρχεία που επισυνάπτει σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook δεν έφτασε στους παραλήπτες. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν άθικτα αλλά δεν είχαν συνημμένα. Εάν έστειλε τα αρχεία μέσω e-mail μέσω της διεπαφής ιστού του παρόχου e-mail, έφτασαν χωρίς κανένα σφάλμα.

Η αιτία του σφάλματος για αυτόν τον χρήστη ήταν η επιλεγμένη μορφή e-mail: Εφόσον η μορφή είχε οριστεί σε "Rich-Text", τα συνημμένα αρχεία χάνονταν κατά την αποστολή τους-χωρίς μήνυμα σφάλματος.

Αφού η μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άλλαξε σε HTML, δεν υπήρχαν άλλα προβλήματα με την αποστολή αρχείων.

Εάν αντιμετωπίζετε επίσης το πρόβλημα εξαφάνισης των συνημμένων αρχείων, προχωρήστε ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή "Εργαλεία, Επιλογές, Μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
2. Επιλέξτε τη μορφή "HTML" στο πεδίο "Σύνταξη σε μορφή μηνύματος".
3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφή Internet" στο "Εγγραφή".
4. Επιλέξτε "Μετατροπή σε μορφή HTML" στην ενότητα "Επιλογές εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook". Αυτό διασφαλίζει ότι όχι μόνο τα πρόσφατα γραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και οι απαντήσεις και οι προωθήσεις μετατρέπονται σε μορφή HTML (το Outlook συνήθως χρησιμοποιεί τη μορφή στην οποία ελήφθη η αρχική αλληλογραφία για απαντήσεις και προώθηση).
5. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Μια άλλη σημείωση: Εάν τα συνημμένα αρχεία δεν φτάνουν σε έναν χρήστη παρά την αλλαγή στη μορφή μηνύματος, πιθανότατα έχετε επιλέξει ρητά τη μορφή εμπλουτισμένου μηνύματος κειμένου για αυτήν την επαφή. Μπορείτε να το αλλάξετε ως εξής:

1. Ανοίξτε την επαφή.
2. Κάντε διπλό κλικ στη διεύθυνση email για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
3. Στο πεδίο "Μορφή Διαδικτύου", επιλέξτε "Το Outlook θα επιλέξει την καλύτερη μορφή αποστολής" (ή "Αποστολή ως απλό κείμενο").
4. Αποθηκεύστε και κλείστε την επαφή.

Εάν οι παραλήπτες των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας παραπονιούνται ότι τα συνημμένα αρχεία φτάνουν με τη μορφή ενός αρχείου που ονομάζεται Winmail.dat και είναι δυσανάγνωστα, τότε αυτό έχει τον ακόλουθο λόγο: Έχετε ορίσει πλούσιο κείμενο μορφής μηνύματος στο Outlook και οι παραλήπτες των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν λειτουργούν με το Outlook. Για να αποφύγετε αυτό το σφάλμα στο μέλλον, ενεργοποιήστε είτε HTML είτε απλό κείμενο στο Outlook μέσω EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT.

Στείλτε ξανά τα συνημμένα αρχεία μετά την αλλαγή της μορφής του μηνύματος. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, προτείνετε το δωρεάν πρόγραμμα Fentun (www.fentun.com) στον παραλήπτη του Winmail.dat, το οποίο εξάγει σωστά τα συνημμένα από το Winmail.dat.

Πηγή σφάλματος 2: Οι σαρωτές ιών και τα τείχη προστασίας εμποδίζουν τη μετάδοση

Εάν το Outlook στέλνει ένα e-mail με συνημμένο αλλά δεν το αφαιρεί από τα εισερχόμενα και το επαναλαμβάνει αρκετές φορές, ο σαρωτής ιών είναι συχνά η αιτία του σφάλματος. Πιο συγκεκριμένα, είναι ένας σαρωτής ιών ενσωματωμένος στο Outlook με τη μορφή ενός πρόσθετου, ο οποίος όχι μόνο ελέγχει τα εισερχόμενα αλλά και τα εξερχόμενα ηλεκτρονικά μηνύματα. Ένα τέτοιο πρόσθετο μπορεί επίσης να είναι ο λόγος για τον οποίο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα λαμβάνονται πολλές φορές σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή, παρόλο που έχουν σταλεί μόνο μία φορά.

Το Outlook δημιουργεί συνήθως μια σύνδεση με τον διακομιστή αλληλογραφίας κατά την αποστολή / λήψη e-mail. Στη συνέχεια, ελέγχεται ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται στον διακομιστή και ποια μηνύματα έχουν ήδη μεταφερθεί στο γραμματοκιβώτιο του Outlook σύμφωνα με μια λίστα στο Outlook. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν βρίσκονται ακόμη στο Outlook, στη συνέχεια ανακτώνται. Στη συνέχεια, το Outlook τερματίζει τη σύνδεση και ενημερώνει τη λίστα των λαμβανόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν η σύνδεση τερματιστεί πρόωρα, το Outlook δεν ενημερώνει τη λίστα των ληφθέντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχουν ήδη μεταφερθεί. Την επόμενη φορά που θα δημιουργηθεί μια σύνδεση, το Outlook έχει μια λίστα που δεν είναι πλέον ενημερωμένη και λαμβάνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν βρίσκονται στη λίστα (ακόμα και αν βρίσκονται ήδη στο γραμματοκιβώτιο). Η λίστα ενημερώνεται μόνο αφού κλείσει σωστά η σύνδεση διακομιστή.

Ένα πρόσθετο σαρωτή ιών αλλάζει μεταξύ του Outlook και του διακομιστή αλληλογραφίας. Το Outlook επικοινωνεί με τον σαρωτή ιών και όχι πλέον με τον διακομιστή αλληλογραφίας - από τώρα και στο εξής ο διακομιστής αλληλογραφίας επικοινωνεί μόνο με τον σαρωτή ιών. Αυτό προσθέτει μια άλλη πηγή σφάλματος. Μια δυσλειτουργία του σαρωτή ιών μπορεί στη συνέχεια να διασφαλίσει ότι η λίστα των αποσταλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ενημερώνεται.

Αντιστρόφως, μπορεί να συμβεί να έχει σταλεί ένα e-mail αλλά να μην έχει επισημανθεί ως "σταλμένο" στα εισερχόμενα λόγω δυσλειτουργίας.

Ακόμα κι αν το Outlook λειτουργεί σωστά εδώ και χρόνια με τον ενσωματωμένο σαρωτή ιών, μια τέτοια δυσλειτουργία μπορεί να προκύψει από μια ενημέρωση.

Συνεπώς, είναι σκόπιμο να απενεργοποιείτε πάντα ένα πρόσθετο σαρωτή ιών στο Outlook. Αυτό το πρόσθετο δεν παρέχει πλέον ασφάλεια: ένας ιός ή άλλο ψηφιακό κακόβουλο λογισμικό που έχετε λάβει σε συνημμένο αρχείο ενεργοποιείται μόλις ανοίξετε το συνημμένο αρχείο. Ωστόσο, όλοι οι διαθέσιμοι στο εμπόριο σαρωτές ιών ελέγχουν αυτόματα κάθε νέο αρχείο - και επομένως θα πρέπει επίσης να εντοπίζουν ιούς σε συνημμένα αρχεία μόλις ανοίξετε το συνημμένο. Δεδομένου ότι ο σαρωτής που είναι ενσωματωμένος ως πρόσθετο στο Outlook χρησιμοποιεί τους ίδιους ορισμούς και μεθόδους ιού για την ανίχνευση ψηφιακού κακόβουλου λογισμικού όπως ο σαρωτής που εκτελείται στο παρασκήνιο, το πρόσθετο δεν παρέχει καμία πρόσθετη προστασία.

Επομένως, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε το πρόσθετο είτε στο πακέτο προστασίας από ιούς και Internet είτε απευθείας στο Outlook. Από την άλλη πλευρά, θα πρέπει να διατηρήσετε ένα πρόσθετο προστασίας από ανεπιθύμητα μηνύματα, καθώς η εμπειρία έχει δείξει ότι βοηθά στην ταξινόμηση των ανεπιθύμητων μηνυμάτων.

Στο Outlook έως την έκδοση 2003 απενεργοποιείτε το πρόσθετο του σαρωτή ιών ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή TOOLS >> OPTIONS.
2. Στην καρτέλα ΠΡΟΣΘΕΤΟ κάντε κλικ στο ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ και, στη συνέχεια, στο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΠΡΟΣΘΗΚΗΣ. Τα πρόσθετα που προέρχονται από έναν σαρωτή ιών μπορούν συνήθως να βρεθούν εδώ.
3. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε, κάντε κλικ στην καρτέλα ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ στα πρόσθετα COM.
4. Απενεργοποιήστε το πρόσθετο αφαιρώντας το τσιμπούρι μπροστά από το όνομα.
5. Κλείσιμο όλων των διαλόγων.

Στο Outlook 2007 κάντε τα εξής:

1. Καλέστε την εντολή TOOLS >> TRUST CENTER.
2. Ανοίξτε την καρτέλα ADD-INS.
3. Αναζητήστε το πρόσθετο του ανιχνευτή ιών επιλέγοντας τις διαφορετικές κατηγορίες η μία μετά την άλλη στο στοιχείο MANAGE και κάνοντας κλικ στο GO TO.
4. Αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου μπροστά από το όνομα του πρόσθετου.
5. Κλείσιμο όλων των διαλόγων.

Πηγή σφάλματος 3: Το Outlook σταματά να ανταποκρίνεται κατά την εισαγωγή αρχείων

Σας έχει συμβεί αυτό; Εάν κάνετε κλικ στο εικονίδιο αγκύλης για να εισαγάγετε ένα αρχείο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook παγώνει και σταματά να ανταποκρίνεται. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε και να αποθέτετε τα αρχεία στο παράθυρο του μηνύματος.

Το σφάλμα παρουσιάζεται εάν έχετε συνδέσει μια μονάδα δίσκου δικτύου με ένα γράμμα μονάδας δίσκου και η μονάδα δικτύου δεν είναι διαθέσιμη όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΑΡΧΕΙΟΥ. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν ο υπολογιστής στον οποίο βρίσκεται η μονάδα δίσκου είναι απενεργοποιημένος ή εάν δεν είστε συνδεδεμένοι στο ίδιο δίκτυο με τον διακομιστή με τη μονάδα δικτύου.

Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο αγκύλης, το Outlook ανοίγει το παράθυρο διαλόγου ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ. Και εάν η μονάδα δίσκου δικτύου δεν είναι διαθέσιμη, το Outlook περιμένει πρώτα μέχρι να λήξει το χρονικό όριο που έχει οριστεί.

Για να αποφύγετε αυτήν την ενοχλητική παύση, αποσυνδέστε τον υπολογιστή σας από τη (μη διαθέσιμη) μονάδα δικτύου:

1. Πηγαίνετε στο START >> WORKPLACE.
2. Καλέστε την εντολή TOOLS >> DISCONNECT NETWORK DRIVE.

Εάν δεν μπορείτε να δείτε το μενού ΕΡΓΑΛΕΙΑ στα Windows Vista / 7, πατήστε το πλήκτρο ALT για να εμφανιστεί το μενού. Εάν η αποσύνδεση της μονάδας δίσκου δικτύου δεν επιταχύνει το άνοιγμα του διαλόγου INSERT FILE, καθαρίστε το ιστορικό του προγράμματος περιήγησης στον Internet Explorer. Οι διευθύνσεις FTP και δικτύου που έχετε εισαγάγει καταγράφονται επίσης εδώ.

1. Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε το INTERNET EXPLORER.
2. Καλέστε την εντολή TOOLS >> INTERNET OPTIONS.
3. Στην ενότητα ΙΣΤΟΡΙΑ BROWSER, κάντε κλικ στην επιλογή ΔΙΑΓΡΑΦΗ.
4. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΙΣΤΟΡΙΑΣ και επιβεβαιώστε με ΝΑΙ.
5. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου στον Internet Explorer.