Μειώστε το μέγεθος των βιβλίων εργασίας του Excel

Πώς να μειώσετε το μέγεθος αρχείου των αρχείων Excel και να διαγράψετε το περιττό περιεχόμενο

Σε εποχές όλο και μεγαλύτερων μέσων αποθήκευσης και ταχύτερων συνδέσεων, τα μεγέθη αρχείων δεν παίζουν πλέον τον ρόλο που έπαιζαν πριν από μερικά χρόνια. Παρ 'όλα αυτά, θα πρέπει να διατηρήσετε τα αρχεία σας Excel όσο το δυνατόν μικρότερα. Τότε όχι μόνο αποθηκεύονται και αποστέλλονται γρηγορότερα, αλλά λειτουργούν και γρηγορότερα.

Εάν επεξεργαστείτε πίνακες Excel για μεγάλο χρονικό διάστημα και τους προσθέσετε ξανά και ξανά, γρήγορα μεγαλώνουν σε μέγεθος που μπορεί να περιορίσει την εργασία τους μαζί τους.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου ενός υπολογισμού. Σας παρουσιάζουμε τις σημαντικότερες εδώ. Πριν κάνετε οτιδήποτε, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου εργασίας σας, ώστε να μην χάσετε δεδομένα εάν κάτι δεν πάει καλά.

Συμβουλή 1: Αφαιρέστε τα περιττά κύτταρα

Βασικά, μόνο τα κελιά που χρησιμοποιούνται πραγματικά περιλαμβάνονται στο μέγεθος του αρχείου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει εύρος κελιών για προσωρινούς υπολογισμούς, για παράδειγμα, εξακολουθούν να θεωρούνται ότι χρησιμοποιούνται. Αυτό ισχύει επίσης εάν έχετε διαγράψει το περιεχόμενο.

Για να ελέγξετε ποια περιοχή θεωρεί ότι χρησιμοποιείται το Excel, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL END. Στη συνέχεια, το Excel πηδά στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής που χρησιμοποιείται.

Εάν η κάτω δεξιά γωνία είναι πολύ κάτω ή / και δεξιά από τα κελιά που χρησιμοποιούνται πραγματικά, πρέπει να διαγράψετε τις περιττές γραμμές ή στήλες. Για να το κάνετε αυτό, σημειώστε τις γραμμές και αφαιρέστε τις με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL MINUS. Στη συνέχεια, επαναλάβετε αυτό για τις στήλες.

Επαναλάβετε τα βήματα που περιγράφονται για όλα τα φύλλα εργασίας στο σχετικό βιβλίο εργασίας. Μετά τη διαγραφή, κλείστε το φάκελο, αποθηκεύστε τις αλλαγές και ανοίξτε τις ξανά. Χρησιμοποιήστε το CTRL END για να ελέγξετε εάν η διαγραφή ήταν επιτυχής.

Συμβουλή 2: διαγράψτε την περιττή μορφοποίηση

Ορισμένες λίστες περιέχουν μεγάλο αριθμό κενών γραμμών - ένας άλλος λόγος για ακραία μεγέθη αρχείων. Αυτό μπορεί να συμβεί ειδικά μετά την εισαγωγή λιστών από άλλα προγράμματα. Αυτό δεν είναι μόνο ενοχλητικό, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει σε λανθασμένα αποτελέσματα σε ορισμένες αξιολογήσεις. Υπάρχουν αρκετές μέθοδοι κατάργησης τέτοιων κενών γραμμών από τις λίστες σας.

Επιλογή 1: Διαγράψτε κενές γραμμές με το παράθυρο διαλόγου "Περιεχόμενα"

Σε όλες τις εκδόσεις του Excel, χρησιμοποιήστε το CTRL G για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου GO TO.

Κάντε κλικ στο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ.

Στη συνέχεια εμφανίζεται ένα άλλο παράθυρο διαλόγου. Επισημάνετε την επιλογή ΚΕΝΟ.

Επιβεβαιώστε τον ορισμό σας με το OK.

Διαγράψτε εντελώς τα κενά κελιά

Όλα τα κενά κελιά είναι τώρα επισημασμένα. Τώρα μπορείτε να διαγράψετε εντελώς αυτά τα κελιά χωρίς προβλήματα, προκειμένου να καταργήσετε την περιττή μορφοποίηση ή άλλα πράγματα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Στο Excel 2007 ή νεότερη έκδοση, ενεργοποιήστε την καρτέλα ΕΝΑΡΞΗ και κάντε κλικ στην ομάδα ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ στο DELETE και στη συνέχεια στο DELETE ALL.

Εάν χρησιμοποιείτε εκδόσεις έως και την έκδοση Excel 2003, καλέστε την εντολή DELETE στο μενού EDIT και την εντολή ALL στο μενού διακλάδωσης.

Μετά τη διαγραφή, κλείστε το φάκελο, αποθηκεύστε τις αλλαγές και ανοίξτε τις ξανά.

Βίντεο οδηγιών: Διαγράψτε την περιττή μορφοποίηση στο Excel

Επιλογή 2: Διαγράψτε κενά κελιά με το φίλτρο Excel

1. Αρχικά, επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή δεδομένων της λίστας σας, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων στηλών.

2. Καλέστε την εντολή DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel έως την έκδοση 2003) ή DATA - FILTER (Excel από την έκδοση 2007).

3. Η πρώτη γραμμή της λίστας σας θα παρέχεται στη συνέχεια με μικρά βέλη λίστας για τις επιλογές φίλτρου.

   

4. Έτσι το Excel φιλτράρει τη λίστα. Κάντε κλικ με το ποντίκι στο βέλος λίστας της στήλης στην οποία θέλετε να αναζητήσετε κενά κελιά.

5. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε την καταχώρηση (ΚΕΝΟΣ) χρησιμοποιώντας τα κριτήρια φίλτρου. Στο Excel 2003 θα το βρείτε ως ξεχωριστό σημείο φίλτρου. Για το Excel 2007 και 2010 θα βρείτε την καταχώριση (ΚΕΝΟ) κάτω από ΕΠΙΛΟΓΗ ΟΛΩΝ.

6. Κάντε κλικ στο OK.

Εάν είναι απαραίτητο, επαναλάβετε αυτό σε άλλες στήλες μέχρι να εμφανιστούν μόνο οι κενές εγγραφές δεδομένων (και οι αντίστοιχοι αριθμοί στη βοηθητική στήλη).

Τώρα επισημάνετε αυτές τις εγγραφές και πατήστε το πλήκτρο ΔΙΑΓΡΑΦΗ για να τις διαγράψετε. Κάντε τη σήμανση στα κελιά μόνοι σας και μην σημειώνετε χρησιμοποιώντας τους αριθμούς γραμμών στη στήλη συντεταγμένων.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή (ΟΛΑ) στη λίστα Αυτόματου φίλτρου για να εμφανίσετε την πλήρη λίστα με τις κενές γραμμές που έχουν αφαιρεθεί. Μετά τη διαγραφή, επαναφέρετε την αρχική σειρά των εγγραφών ταξινομώντας ξανά τη λίστα σύμφωνα με τους αριθμούς της βοηθητικής στήλης.

Εάν παρεμβαίνετε στα φίλτρα που είναι ενεργοποιημένα, μπορείτε να τα απενεργοποιήσετε ξανά χρησιμοποιώντας DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Συμβουλή 3: εισαγωγή και εξαγωγή μακροεντολών

Ένας τρίτος λόγος για μεγάλους πίνακες μπορεί να είναι οι μακροεντολές που περιέχουν. Θα πρέπει να καταργήσετε αυτά που δεν απαιτούνται, να εξάγετε όλα τα άλλα και μετά να τα εισαγάγετε ξανά. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

Καλέστε το Visual Basic Editor με το συνδυασμό πλήκτρων ALT F11. Εκεί θα βρείτε το Project Explorer, το οποίο μπορείτε να δείτε στην εικόνα.

Κάντε κλικ στις ενότητες μακροεντολών η μία μετά την άλλη με το δεξί κουμπί του ποντικιού και επιλέξτε την εντολή REMOVE. Επιβεβαιώστε το ερώτημα εξαγωγής με το OK.

Όταν όλες οι μακροεντολές αφαιρεθούν και εξαχθούν, επιστρέψτε στο Excel, κλείστε το αρχείο, αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και ανοίξτε το ξανά.

Στη συνέχεια, καλέστε ξανά το Visual Basic Editor μέσω ALT F11. Επιλέξτε το έργο του τρέχοντος φακέλου στο Project Explorer. Στο μενού ΑΡΧΕΙΟ, καλέστε την εντολή ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ και εισαγάγετε όλες τις απαιτούμενες μακροεντολές η μία μετά την άλλη.

Συμβουλή 4: μειώστε το μέγεθος αρχείου των περιστρεφόμενων πινάκων

Ένας περιστρεφόμενος πίνακας μπορεί να αυξήσει σημαντικά το μέγεθος του αρχείου. Αυτό οφείλεται στο ότι τα δεδομένα προέλευσης στα οποία βασίζεται ο συγκεντρωτικός πίνακας αντιγράφονται επίσης σε μια ξεχωριστή κρυφή μνήμη, τη λεγόμενη "κεντρική προσωρινή μνήμη". Τελικά, ο περιστρεφόμενος πίνακας αποκτά πρόσβαση σε αυτήν την προσωρινή μνήμη περιστροφής και όχι στα πραγματικά δεδομένα προέλευσης.

Επομένως, πρέπει πάντα να κάνετε κλικ στο κουμπί "Ανανέωση" για να ανανεώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα εάν κάτι έχει αλλάξει στα δεδομένα προέλευσης. Επειδή αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να ενημερώσετε την προσωρινή μνήμη περιστροφής. Στην πράξη, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου των περιστρεφόμενων πινάκων.

Μειώστε το μέγεθος αρχείου των περιστρεφόμενων πινάκων

Υπάρχει μια ρύθμιση στους συγκεντρωτικούς πίνακες που διαγράφει την προσωρινή μνήμη περιστροφής όταν αποθηκεύεται το αρχείο. Ο ίδιος ο πίνακας περιστροφής διατηρείται.

Κάντε δεξί κλικ στον περιστροφικό πίνακα και επιλέξτε την καταχώριση "Επιλογές περιστρεφόμενου πίνακα" από το μενού περιβάλλοντος.

Ανοίξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και καταργήστε την επιλογή "Αποθήκευση δεδομένων πηγής με αρχείο". Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Ενημέρωση κατά το άνοιγμα του αρχείου.

Τώρα, η προσωρινή μνήμη περιστροφής διαγράφεται όταν αποθηκεύεται το αρχείο - ο πραγματικός πίνακας δεδομένων διατηρείται φυσικά.

Το μέγεθος του αρχείου μειώνεται σημαντικά και σχεδόν φτάνει ξανά στο μέγεθος του αρχείου χωρίς τον περιστρεφόμενο πίνακα.

Συμβουλή 5: μειώστε ή διαγράψτε γραφικά και εικόνες

Οι εικόνες φόντου, τα λογότυπα ή οι εικόνες που έχουν εισαχθεί είναι συχνά περιττές και καταλαμβάνουν πολύ χώρο αποθήκευσης. Επομένως, μην συμπεριλαμβάνετε εικόνες φόντου στον πίνακα. Συμπεριλάβετε το λογότυπο της εταιρείας μόνο στη μία πλευρά. Μην εισάγετε εικόνες στο αρχικό τους μέγεθος, αλλά μάλλον τις μειώνετε. Το Excel προσφέρει μια τέτοια λειτουργία: Κάντε κλικ στην εικόνα. Στο στοιχείο μενού "Μορφοποίηση" στην ομάδα "Προσαρμογή" υπάρχει η λειτουργία "Συμπίεση εικόνων". Βασικά, όταν μειώνετε και διαγράφετε γραφικά, θα πρέπει να προσέχετε να μην αφαιρέσετε τα απαραίτητα γραφικά.

Συμβουλή 6: Αφαιρέστε τους περιττούς τύπους

Πολλοί περίπλοκοι τύποι επηρεάζουν επίσης το μέγεθος ενός αρχείου Excel. Προσπαθήστε λοιπόν να αφαιρέσετε ανεπιθύμητους τύπους από ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Υπάρχουν στιγμές που έχετε ένα σύνολο δεδομένων και δεν χρειάζεστε τους τύπους που περιέχει, είναι καλύτερα να αντικαταστήσετε αυτούς τους τύπους με τιμές. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες:

1. Ανοίξτε το αρχείο Excel και πατήστε Ctrl + A για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας / σύνολο δεδομένων. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F5.

2. Ανοίξτε την επιλογή Μετάβαση και κάντε κλικ στο "Ειδικό".

3. Επιλέξτε τους τύπους και κάντε κλικ στο κουμπί OK, τώρα έχετε επιλέξει όλα τα κελιά που έχουν έναν τύπο.

4. Στη συνέχεια, μετατρέψτε τους επιλεγμένους τύπους σε τιμές: Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + C για να αντιγράψετε τα επιλεγμένα κελιά.

5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και στην ομάδα Πρόχειρο κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση.

6. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή τιμής. Όλα τα κελιά με τύπους μετατρέπονται τώρα στις τιμές.

Συμβουλή 7: Μετατρέψτε τον τύπο αρχείου σε δυαδική μορφή (XLSB)

Συνιστάται η αποθήκευση σε μορφή .xlsb για εκτεταμένους υπολογισμούς. Αυτό αποθηκεύει το αρχείο σε δυαδικό αρχείο. Θα είναι μαζικά μικρότερο και η πρόσβαση θα είναι ταχύτερη. Συνήθως αυτό δεν θα σας προκαλέσει κανένα μειονέκτημα. Συνιστάται μια λεπτομερής δοκιμή για τον εσωτερικό προγραμματισμό και ειδικές εφαρμογές.

Συχνές ερωτήσεις: Μειώστε το μέγεθος αρχείου των βιβλίων εργασίας του Excel

1. Γιατί το αρχείο Excel μου είναι τόσο μεγάλο;

Βασικά, ένα φύλλο εργασίας με περισσότερες από 100.000 σειρές και πολλές στήλες απαιτεί πολλή μνήμη. Όσο περισσότερα δεδομένα και γραφικά εισάγετε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, τόσο μεγαλύτερο και πιο αργό θα γίνει το αρχείο με την πάροδο του χρόνου. Επομένως, ελέγξτε αν δεν μπορείτε να μειώσετε λίγο τον αριθμό των εικονοστοιχείων των εισαγόμενων εικόνων ή αν τις χρειάζεστε πραγματικά. Οι περιστρεφόμενοι πίνακες και η εσφαλμένη μορφοποίηση μπορούν επίσης να αυξήσουν το μέγεθος του αρχείου.

2. Πώς μπορώ να μειώσω το μέγεθος των γραφημάτων μου στο Excel;

Σημειώστε ένα γραφικό που έχει εισαχθεί στον πίνακα με ένα κλικ του ποντικιού, έτσι ώστε στο Excel 2010 και Excel 2007 η καρτέλα "Εργαλεία εικόνας" να εμφανίζεται στη ζώνη μενού. Με το Excel 2003, εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων "Γραφικά". Τώρα κάντε κλικ στο εικονίδιο "Συμπίεση εικόνων".

3. Πώς μπορώ να συμπιέσω το αρχείο Excel μου;

Μπορείτε εύκολα να συμπιέσετε το αρχείο Excel χρησιμοποιώντας την επιλογή "Zip File". Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο Excel που θέλετε να συμπιέσετε. Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή σε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Συμπιεσμένος φάκελος".