Εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι κάθε άτομο με το οποίο αλληλογραφείτε μέσω email έχει τα τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας σας, μπορείτε να επισυνάψετε αυτόματα τα δεδομένα σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη μορφή ψηφιακής επαγγελματικής κάρτας και να σταλούν μαζί με αυτό.
Για να αποστέλλεται αυτόματα η επαγγελματική σας κάρτα με κάθε email, είναι καλύτερο να την επισυνάψετε απευθείας στην υπογραφή. Ως αποτέλεσμα, το Outlook προσθέτει την επαγγελματική κάρτα στην τυποποιημένη μορφή vCard ως συνημμένο με την επέκταση .VCF στα e-mail. Με αυτόν τον τρόπο, η επαγγελματική κάρτα μπορεί επίσης να διαβαστεί με άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Παρεμπιπτόντως, δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε πρώτα τα δεδομένα επικοινωνίας σας με τη μορφή αρχείου VCF: Το Outlook μπορεί να ανακτήσει τα δεδομένα απευθείας από το βιβλίο διευθύνσεων, εάν το επιθυμείτε.
Έτσι λειτουργεί στο Outlook μέχρι την έκδοση 2003
Στο Outlook έως το 2003, προσθέστε την επαγγελματική σας κάρτα στην υπογραφή ως εξής:
- Καλέστε την εντολή Εργαλεία → Επιλογές επί.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή email επί Υπογραφές.
- Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, ορίστε μια νέα υπογραφή. Διαφορετικά, επιλέξτε την υπογραφή σας και κάντε κλικ Για να επεξεργαστείτε.
- Υπό Επιλογές vCard κάντε κλικ στο Νέα vCard από επαφή.
- Επιλέξτε την επαφή σας και κάντε κλικ στο Εντάξει.
- Εάν έχετε ορίσει άλλες υπογραφές, επισυνάψτε τη σχετική vCard όπως περιγράφεται.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Έτσι λειτουργεί στο Outlook 2007/2010
Σε αντίθεση με τις προηγούμενες εκδόσεις, το Outlook 2007 και 2010 όχι μόνο προσθέτουν την επαγγελματική κάρτα ως συνημμένο στο e-mail, αλλά περιλαμβάνουν επίσης μια γραφική αναπαράσταση της επαγγελματικής κάρτας στην υπογραφή. Συνεχίστε ως εξής για να στείλετε την επαγγελματική κάρτα μαζί:
- Στο Outlook 2007 επικαλείστε την εντολή Εργαλεία → Επιλογές → Μορφή email επί. Στο Outlook 2010 επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Επιλογές → Email.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφές.
- Επιλέξτε την επιθυμητή υπογραφή και τοποθετήστε τον κέρσορα εκεί που πρέπει να εμφανίζεται η γραφική παράσταση της επαγγελματικής κάρτας, συνήθως στο τέλος της υπογραφής.
- Κάντε κλικ στο κουμπί στη γραμμή εργαλείων πάνω από το πεδίο υπογραφής ΚΑΡΤΑ ΕΠΙΣΚΕΨΗΣ.
- Επιλέξτε την καταχώριση επαφών σας από το βιβλίο διευθύνσεων και κάντε κλικ στο Εντάξει.
- Εάν χρησιμοποιείτε άλλη υπογραφή όπως φαίνεται στην εικόνα, επισυνάψτε μια επαγγελματική κάρτα σε αυτήν όπως περιγράφεται.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Εάν δεν θέλετε μια γραφική αναπαράσταση της επαγγελματικής κάρτας να εμφανίζεται στο κείμενο του μηνύματος, πρέπει να τη διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο από το e -mail - το αρχείο VCF διατηρείται ως συνημμένο. Εάν διαγράψετε το γραφικό κατά τον ορισμό της υπογραφής μετά το βήμα 5, δεν θα επισυναφθεί αρχείο VCF.
