Πώς να αφαιρέσετε περιττούς χαρακτήρες στο Excel

Αφαιρέστε τους χαρακτήρες σε λίγα μόνο βήματα

Στο πρόγραμμα Microsoft Office Excel, ενοχλητικοί χώροι ή άλλοι περιττοί χαρακτήρες εισέρχονται στο έγγραφο ξανά και ξανά μετά την εισαγωγή αρχείων από άλλες πηγές. Αυτά φαίνονται άσχημα. Αλλά είναι πολύ χειρότερο ότι παρεμβαίνουν όταν θέλετε να συνεχίσετε να εργάζεστε με τα εισαγόμενα δεδομένα. Σε πολλές περιπτώσεις, τα τιμολόγια δεν μπορούν πλέον να εκτελούνται σωστά και εμφανίζονται μηνύματα σφάλματος. Κατά συνέπεια, ένα εισαγόμενο έγγραφο πρέπει να υποβληθεί σε επεξεργασία με τις λειτουργίες Excel CLEAN, SMOOTH και, εάν είναι απαραίτητο, με CHANGE.

Περιττοί και μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες στο Excel

Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επεξεργασία εισαγόμενων δεδομένων. Αυτό θα μπορούσε, για παράδειγμα, να είναι δεδομένα από τη χρηματοοικονομική λογιστική ή τις απαιτήσεις παραγωγής ενός πελάτη. Με τα εισαγόμενα δεδομένα, ωστόσο, οι ανεπιθύμητοι χώροι ή οι μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες μπορούν να εμφανίζονται ξανά και ξανά. Αυτό είναι φυσιολογικό και σε πολλές περιπτώσεις δεν μπορεί να αποφευχθεί. Κατά συνέπεια, είναι λογικό να αντιμετωπίζετε τις λειτουργίες CLEAN, SMOOTH και CHANGE, ώστε να μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε εάν είναι απαραίτητο. Τα εισαγόμενα κείμενα καθαρίζονται και στη συνέχεια είναι απαλλαγμένα από άχρηστους και μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες. Αυτές οι λειτουργίες είναι γρήγορες και εύχρηστες. Ακόμη και οι απλοί άνθρωποι μπορούν εύκολα να επεξεργαστούν ένα έγγραφο του Excel ανάλογα.

Διαγράψτε άχρηστους χαρακτήρες από το Excel γρήγορα και εύκολα με το CLEAN and Smooth

Η βασική διαδικασία καθαρισμού και λείανσης λειτουργεί ως εξής:

1. Κάντε κλικ σε μια περιοχή κελιού, στήλης ή πίνακα στην οποία πρόκειται να εισαχθεί το καθαρισμένο ή εξομαλυμένο περιεχόμενο.

2. Ξεκινήστε τη λειτουργία στο Excel εισάγοντας "= CLEAN" ή "= SMOOTH".

3. Τώρα επιλέξτε την ενότητα κειμένου, κελιού ή στήλης που θέλετε να καθαρίσει ή να εξομαλυνθεί η λειτουργία. Για παράδειγμα = CLEAN (a6) ή = SMOOTH (b9).

4. Το επόμενο βήμα είναι να επιβεβαιώσετε αυτήν την καταχώρηση με το πλήκτρο Enter.

Το καθαρισμένο ή εξομαλυμένο κείμενο εμφανίζεται τώρα στο επιλεγμένο πεδίο. Για να καθαρίσετε τις εισαγωγές δεδομένων σας από "σφάλματα" με τη μία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό των δύο συναρτήσεων πίνακα SMOOTH και CLEAN. Αυτό γίνεται εισάγοντας:

Παράδειγμα: Κατάργηση περιττών χαρακτήρων από τον πίνακα Excel

Στο βιβλίο εργασίας που εμφανίζεται, ο ακόλουθος τύπος στο κελί Β4 παρέχει το περιεχόμενο "Müller Huber": = ΟΜΟΡΦΟ (ΚΑΘΑΡΙΟ (Α4))

Πρώτον, οι τέσσερις μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες που παριστάνονται από ένα πλαίσιο αφαιρέθηκαν από τη λειτουργία πίνακα CLEAN. Το GLÄTTEN απελευθέρωσε το κείμενο που προέκυψε από όλα τα περιττά κενά στη στήλη.

Με την εισαγωγή, μεταφέρετε το εισαγόμενο περιεχόμενο που θέλετε να διορθώσετε στον τύπο.

Τι κάνει η λειτουργία CLEAN;

Με τη βοήθεια του CLEAN, το Excel αφαιρεί όλους τους χαρακτήρες που δεν μπορούν να εκτυπωθούν. Το CLEAN μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την αφαίρεση ενοχλητικών διακοπών γραμμής.

Σημείωση για επαγγελματίες χρήστες του CLEAN

Το CLEAN αφαιρεί τους πρώτους 32 χαρακτήρες από τον κωδικό ASCII 7-bit. Αυτοί οι χαρακτήρες δεν μπορούν να εκτυπωθούν και επομένως δεν μπορούν να εμφανιστούν με το Excel. Ορισμένοι χαρακτήρες από το Unicode δεν αναγνωρίζονται και δεν εμφανίζονται από το Excel.

Τι κάνει η λειτουργία SMOOTH;

Η ομαλή λειτουργία αφαιρεί επιπλέον και άχρηστα κενά από μια επιλεγμένη ενότητα κειμένου. Περισσότερα από ένα κενά μεταξύ δύο λέξεων θεωρούνται περιττά. Τα κενά στην αρχή ή στο τέλος μιας ενότητας κειμένου αναγνωρίζονται επίσης ως περιττά και καταργούνται από το GLÄTTEN.

Σημείωση για επαγγελματίες χρήστες του GLÄTTEN

Το SMOOTH αφαιρεί μόνο το χώρο ASCII (αριθμός 32) από κείμενα. Υπάρχουν κενά από άλλους κωδικούς, όπως το Unicode, που το SMOOTH δεν αναγνωρίζει και δεν αφαιρεί.

Η λειτουργία CHANGE βοηθάει σε ειδικά προβλήματα

Ωστόσο, μερικές φορές υπάρχουν χαρακτήρες στα εισαγόμενα δεδομένα που δεν επεξεργάζονται από τις συναρτήσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν είναι καθόλου ειδικοί χαρακτήρες. Η συνάρτηση CHANGE θα σας βοηθήσει εδώ. Με αυτήν τη λειτουργία ανταλλάσσετε έναν χαρακτήρα με έναν άλλο. Για παράδειγμα, σκεφτείτε τα δεδομένα που λαμβάνονται σε διαφορετική μορφή που χρησιμοποιεί δεκαδικό σημείο αντί για το δεκαδικό. Αυτό είναι συνηθισμένο στις ΗΠΑ, για παράδειγμα. Με την κατάλληλη συνάρτηση Excel, μπορείτε να ανταλλάξετε το σημείο με κόμμα και να συνεχίσετε τον υπολογισμό με τις τιμές αμέσως.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση CHANGE. Περνάτε ένα κείμενο στη λειτουργία πίνακα, τον χαρακτήρα που θα αντικατασταθεί και τον χαρακτήρα που θα χρησιμοποιηθεί ως αντικατάσταση. Για να αντικαταστήσετε μια περίοδο με κόμμα στο περιεχόμενο του κελιού Α1, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

= ΑΛΛΑΓΗ (A1; "."; ",") * 1

Μπορείτε να αποφύγετε τους περιττούς χαρακτήρες στο Excel;

Οι περισσότερες από τις πληροφορίες που εισάγονται στο Excel προέρχονται από διαφορετικές πηγές. Δημιουργούνται επίσης χρησιμοποιώντας διάφορα προγράμματα λογισμικού. Είναι αναπόφευκτο να υπάρξουν αλλαγές στην εμφάνιση των δεδομένων κατά την εισαγωγή τους στο Excel.

Συχνές ερωτήσεις

Από πού προέρχονται οι περιττοί χαρακτήρες στο Excel;

Οι περιττοί χαρακτήρες δημιουργούνται όταν εισάγονται δεδομένα από άλλα προγράμματα όπως λογιστική, λογιστική ή logistics. Αυτές χρησιμοποιούν συχνά άλλους κωδικούς (Unicode, 7-bit ASCII, κ.λπ.) που περιέχουν χαρακτήρες που το Excel δεν μπορεί να εμφανίσει σωστά.

Τι τύπο μπορώ να χρησιμοποιήσω για να αφαιρέσω περιττούς χαρακτήρες στο Excel;

Με τη βοήθεια του τύπου CLEAN του Excel, όλοι οι μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες και σύμβολα αφαιρούνται από τα αρχεία. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία SMOOTH για να αφαιρέσετε περιττά κενά από το κείμενο. Είναι επίσης δυνατό να συνδυάσετε και τις δύο λειτουργίες (= ΟΜΟΡΦΗ (ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ (εισαγωγή δεδομένων)) για να επεξεργαστείτε μια ενότητα κειμένου με μια κίνηση.

Ποια εντολή μπορώ να χρησιμοποιήσω για να βρω και να αφαιρέσω κενά στο Excel;

Τα διαστήματα μπορούν να αφαιρεθούν από τα κείμενα μία φορά με τη λειτουργία SMOOTH. Όλα τα κενά στην αρχή ή στο τέλος ενός κειμένου αφαιρούνται εδώ. Καταργεί επίσης όλα τα κενά εκτός από μία μεταξύ δύο λέξεων. Εάν θέλετε απλώς να αφαιρέσετε διπλά κενά που έχουν διαρρεύσει μεταξύ λέξεων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Εύρεση & αντικατάσταση". Απλώς αναζητήστε δύο διαστήματα στη σειρά και αντικαταστήστε τα με ένα μόνο διάστημα.

Δεν μπορώ να αφαιρέσω περιττούς χαρακτήρες στο Excel, γιατί;

Πρώτα απ 'όλα, είναι καλή ιδέα να επαναλάβετε τη διαδικασία και να ελέγξετε ότι όλα τα βήματα και οι τύποι έχουν εφαρμοστεί σωστά. Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να αφαιρέσετε περιττούς χαρακτήρες, πιθανότατα προέρχονται από κωδικούς (για παράδειγμα το διάστημα από το Unicode). Αυτά δεν μπορούν να αφαιρεθούν χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες συναρτήσεις. Το Excel επεξεργάζεται μόνο χαρακτήρες από το ASCII.