E-mail και προγράμματα αλληλογραφίας – συμβουλές και κόλπα για τους χρήστες

Οι περισσότεροι άνθρωποι κατέχουν και χρησιμοποιούν έναν ή περισσότερους λογαριασμούς email. Η σύνταξη και η αποστολή e-mail είναι μια δοκιμασμένη μέθοδος επικοινωνίας που αποτελεί μέρος της καθημερινότητας. Η πύλη στατιστικών Statista αναφέρει ότι το 2020 περισσότερα από 306 δισεκατομμύρια email θα αποστέλλονται και θα λαμβάνονται καθημερινά. Υπολογίζεται ότι ο αριθμός θα αυξηθεί σε πάνω από 360 δισεκατομμύρια email την ημέρα τα επόμενα χρόνια.

Οι περισσότεροι χρήστες περιμένουν κυρίως ασφάλεια και ευκολία στη χρήση από ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας. Ταυτόχρονα, τα e-mail συνδέονται με διαφορετικούς τεχνικούς όρους που δεν είναι εξοικειωμένοι όλοι οι χρήστες με την πρώτη ματιά.POP3, διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας, διεύθυνση διακομιστή, ανταλλαγή ή πάροχος και SMTP είναι μερικοί από τους τεχνικούς όρους που πρέπει να εξηγηθούν. Η έννοια των τεχνικών όρων και η σωστή χρήση τους καθορίζει, μεταξύ άλλων, εάν ένα e-mail μπορεί να σταλεί και να αρχειοθετηθεί σωστά ή εάν ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σε θέση να επικοινωνεί με άλλους στις δομές της ομάδας. Ωστόσο, προτού ασχοληθείτε με τεχνικούς όρους και κάνετε ρυθμίσεις σε προγράμματα αλληλογραφίας, είναι σημαντικό να βρείτε τον καλύτερο πάροχο email για τις δικές σας ανάγκες.

Κανένα e-mail χωρίς πάροχο - για το οποίο χρειάζεστε έναν πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Υπάρχουν καμιά δεκαριά πάροχοι διευθύνσεων e-mail.Δεν είναι καθόλου εύκολο να βρεις τον καλύτερο πάροχο μεταξύ των πολλών παρόχων. Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή.

Ένας πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας επαγγελματίας πάροχος που παρέχει στους πελάτες του μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Διαδίκτυο δωρεάν ή επί πληρωμή.Ως πάροχος υπηρεσιών, η εταιρεία Διαδικτύου διαθέτει διακομιστή αλληλογραφίας. Μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να προσφέρει στους πελάτες του λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή αλληλογραφίας. Ο πελάτης χρειάζεται έναν λογαριασμό email για αυτό.

Ο πάροχος e-mail είναι υπεύθυνος για την ομαλή και χωρίς καθυστερήσεις προώθηση όλων των μηνυμάτων μέσω των διακομιστών του. Αναλαμβάνει ενδιάμεσο ρόλο, ο οποίος συνδέεται και με θέματα προστασίας δεδομένων. Ειδικά από την εισαγωγή του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR), η ψηφιακή επικοινωνία στην Ευρώπη παρακολουθείται από τον νομοθέτη με αυστηρότερους κανόνες. Στόχος του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων είναι η προστασία των προσωπικών δεδομένων όλων των εμπλεκομένων. Αυτό είναι ιδιαίτερα εμφανές εν όψει των πολλών επιθέσεων phishing σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιδιωτών και εταιρειών.

Πληροφορίες:

Το ηλεκτρονικό ψάρεμα είναι η απόπειρα κλοπής προσωπικών δεδομένων και κωδικών πρόσβασης μέσω ψεύτικων ιστότοπων ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσποιούμενος ψευδή γεγονότα.Για παράδειγμα, οι εγκληματίες στο Διαδίκτυο μιμούνται λεπτομερώς την ηλεκτρονική τραπεζική μιας τράπεζας και ζητούν από ανυποψίαστους χρήστες να εισάγουν τα δεδομένα τους. Στη συνέχεια χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που αποκτήθηκαν για να κλέψουν κεφάλαια ή να μεταπωλήσουν ιδιόκτητα δεδομένα.

Διάσημοι πάροχοι e-mail και τα πλεονεκτήματά τους

Οι πιο γνωστές προσφορές επί πληρωμή και δωρεάν για μια μεμονωμένη διεύθυνση email έχουν διαφορετικές προστιθέμενες αξίες για τους χρήστες. Για το λόγο αυτό, δεν υπάρχει η «καλύτερη» προσφορά, αλλά πολλοί προτεινόμενοι πάροχοι με πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Κάθε χρήστης πρέπει να φιλτράρει τον καλύτερο πάροχο για τον εαυτό του. Ενώ ορισμένα περιέχουν πολύ χώρο αποθήκευσης για e-mail ή έγγραφα και φωτογραφίες, άλλα σκοράρουν με εύκολη ρύθμιση ή ιδιαίτερα αυστηρή προστασία δεδομένων.

Όνομα και πάροχος	Domain-Part	Κόστος	Πλεονεκτήματα
Gmail (Google)	gmail.com	Δωρεάν	Έως 15 GB αποθηκευτικός χώρος
GMX (Ηνωμένο Διαδίκτυο)	gmx.de	Δωρεάν (δυνατή επέκταση βάσει χρέωσης)	E-Mail-Made in Germany (προστασία δεδομένων)
Web.de (Ηνωμένο Διαδίκτυο)	web.de	Δωρεάν (δυνατή επέκταση βάσει χρέωσης)	E-Mail-Made in Germany (προστασία δεδομένων)
Yahoo Mail	yahoo.com	Δωρεάν (Δυνατότητα επέκτασης Επαγγελματιών επί πληρωμή)	Εύκολη εγκατάσταση
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Δωρεάν	Συνδεθείτε στο Skype, στο Office Online ή στο OneNote ταυτόχρονα
Mail.de	mail.de	Δωρεάν	Κέντρα δεδομένων στη Γερμανία, αυξημένη ασφάλεια δεδομένων

Πληροφορίες: Τι σημαίνει για εσάς ως πελάτη το "E-Mail Made in Germany"

Διάφορες γερμανικές εταιρείες όπως η Deutsche Telekom, η United Internet και η Strato συμμετέχουν στην πρωτοβουλία «E-Mail Made in Germany».Γνωστές ως ανταγωνιστές στην Ευρώπη, αυτές οι εταιρείες του Διαδικτύου συνεργάζονται με τη λέξη-κλειδί "E-Mail Made in Germany" . Στόχος της συγχώνευσης είναι να καταστήσει την επικοινωνία στη Γερμανία πιο ασφαλή. Το πλεονέκτημα αυτού του μέτρου μάρκετινγκ για τους πελάτες της εταιρείας είναι η βεβαιότητα ότι κάθε e-mail αποστέλλεται σύμφωνα με τους γερμανικούς νόμους προστασίας δεδομένων και ότι οι διακομιστές της εταιρείας βρίσκονται σε γερμανικό έδαφος.

Βασικά στοιχεία των διευθύνσεων email και η τεχνική τους δομή

Μια διεύθυνση e-mail είναι δομημένη σύμφωνα με ένα κατανοητό μοτίβο. Γενικά αποτελείται από ένα

• " τμήμα τομέα" και το
• " τοπικό μέρος."

Παράδειγμα:

[email protected] – local-part=max.muster / domain-part=gmx.de / @=δεσμευτικός χαρακτήρας

Το "τοπικό τμήμα" μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιορίσει με σαφήνεια τον αποστολέα του email. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείται το σωστό όνομα του αποστολέα, ο παραλήπτης μπορεί να δει αμέσως ποιος έστειλε το e-mail.Το "τμήμα τομέα" δείχνει τον διακομιστή αλληλογραφίας ή τον πάροχο μέσω του οποίου παραδόθηκε το email.

Πώς να αναγνωρίζετε νόμιμες διευθύνσεις email - χρήσιμες συμβουλές και κόλπα

Ο αποστολέας μπορεί να εντοπιστεί χρησιμοποιώντας το «τοπικό τμήμα» μιας διεύθυνσης email. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια αξιόπιστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται για επαγγελματικούς λόγους. Μια νόμιμη διεύθυνση email αποτελείται συνήθως από το όνομα και το επώνυμο του αποστολέα. Για παράδειγμα, ο διαχωρισμός του ονόματος με τελεία ή το πλήρες, μη διαχωρισμένο όνομα ([email protected] / [email protected]) είναι συνηθισμένο. Κάθε διεύθυνση email μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο μία φορά. Για το λόγο αυτό, οι διευθύνσεις email με κοινά ονόματα περιλαμβάνουν έναν αριθμό ή έναν ειδικό χαρακτήρα ως προσθήκη για να τις ξεχωρίζουν από τις διευθύνσεις που χρησιμοποιούνται.

Συνιστάται να ρυθμίσετε διαφορετικές διευθύνσεις e-mail για προσωπικούς και επαγγελματικούς σκοπούς.Σε αυτή την περίπτωση, η επικοινωνία μπορεί να διαχωριστεί επαγγελματικά. Θα πρέπει να είστε επιλεκτικοί σχετικά με την κύρια διεύθυνση ειδικότερα και να επιλέξετε μια ορθογραφία που είναι τόσο ελκυστική όσο και σοβαρή. Για λόγους προστασίας δεδομένων, μπορεί να έχει νόημα να επιλέξετε έναν πάροχο με έδρα την Ευρωπαϊκή Ένωση. Σε αυτήν την περίπτωση, ισχύουν οι αυστηρότεροι νόμοι περί προστασίας δεδομένων του GDPR. Ταυτόχρονα, η επικοινωνία προστατεύεται από την πρόσβαση από κρατικούς φορείς. Αυτό δεν ισχύει για δεδομένα που φιλοξενούνται σε διακομιστές στις ΗΠΑ ή σε άλλες χώρες.

Τα φανταχτερά ονόματα δεν φαίνονται πολύ σοβαρά ή επαγγελματικά. Στην καλύτερη περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως δευτερεύουσα διεύθυνση στην ιδιωτική επικοινωνία. Οι διευθύνσεις email με διφορούμενα ονόματα θεωρούνται αναξιόπιστες. Εάν ένα τέτοιο e-mail χρησιμοποιείται ως κύρια διεύθυνση, αυτό μπορεί τουλάχιστον να οδηγήσει σε ένα χαμόγελο όταν επικοινωνείτε με αρχές ή πιθανούς εργοδότες. Γενικά δεν μιλάει για σοβαρότητα και είναι αντιπαραγωγικό.

Συμβουλές για αξιόπιστες διευθύνσεις email

Υπόδειξη:

Έχετε τη δική σας διεύθυνση Διαδικτύου με το όνομά σας ή για την εταιρεία σας; Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να καταχωρίσετε μία ή διαφορετικές διευθύνσεις e-mail στον πάροχο. Για μια εταιρεία με έδρα τη Γερμανία, είναι καλύτερο να επιλέξετε έναν τομέα ανώτατου επιπέδου (TLD) που τελειώνει σε de. Επίσης γνωστές είναι οι καταλήξεις .net, .org, .eu και άλλες καταλήξεις. Στις διεθνείς εταιρείες αρέσει να αποκτούν έναν τομέα .com και να μεταφράζουν τον ιστότοπό τους σε διαφορετικές γλώσσες. Για ιδιώτες, συνήθως αρκεί μια ιδιωτική διεύθυνση Διαδικτύου με λίγο χώρο αποθήκευσης και λίγες διευθύνσεις e-mail.

Αυτές είναι οι διαφορές μεταξύ πληρωμένων και δωρεάν διευθύνσεων email

Οι διαφορές μεταξύ των παρόχων διευθύνσεων email επί πληρωμή και δωρεάν είναι τεράστιες. Για παράδειγμα, ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας περιλαμβάνεται στο πεδίο παράδοσης της έκδοσης με χρέωση ορισμένων παρόχων.Αυτό σαρώνει κάθε e-mail στο λογαριασμό e-mail για πιθανούς κινδύνους ή διαφημιστικά μηνύματα. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις, φιλτράρει τα ανεπιθύμητα μηνύματα και τα μετακινεί αμέσως στον ύποπτο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Η ελεύθερη επιλογή ονόματος είναι ένα άλλο πλεονέκτημα των παρόχων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επί πληρωμή. Δεδομένου ότι διαφορετικές επεκτάσεις είναι διαθέσιμες σε μη δωρεάν εκδόσεις, είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε μια ελκυστική, σύντομη και επώνυμη διεύθυνση email. Ένα τέτοιο e-mail μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια ζωή και είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με ένα άτομο. Η αυξημένη ασφάλεια δεδομένων και η βελτιωμένη υποστήριξη πελατών σε περίπτωση προβλημάτων είναι επιπλέον πλεονεκτήματα που προσφέρουν οι πάροχοι υπηρεσιών με χρέωση.

Αποστολή e-mail ανώνυμα με προσωρινές διευθύνσεις e-mail – τι είναι δυνατό

Στις περισσότερες περιπτώσεις χρειάζεστε μια διεύθυνση e-mail σε μακροπρόθεσμη βάση. Για το λόγο αυτό, η νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με το όνομά σας και άλλα προσωπικά χαρακτηριστικά και δημιουργείται ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Ως γνωστόν, κάθε εξαίρεση αποδεικνύει τον κανόνα. Για το λόγο αυτό, υπάρχουν πάροχοι που σας προσφέρουν να στέλνετε e-mail ανώνυμα. Άλλες πύλες Διαδικτύου προσφέρουν τη δυνατότητα χρήσης προσωρινών διευθύνσεων email που είναι ενεργές μόνο για 10 λεπτά.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η χρήση αυτού του τύπου διεύθυνσης email είναι περιορισμένη. Τομείς εφαρμογής είναι, για παράδειγμα, τα αιφνιδιαστικά e-mail για έναν καλό φίλο ή η ανώνυμη αναφορά ενός εγκλήματος στην αστυνομία. Σε αυτή την περίπτωση, ένα ανώνυμο e-mail μπορεί να συγκριθεί με ένα γράμμα που αποστέλλεται χωρίς αποστολέα. Αυτό είναι δυνατό και δεν έρχεται σε αντίθεση με τις νομικές διατάξεις. Ένας πάροχος μιας ανώνυμης υπηρεσίας email είναι η αμερικανική εταιρεία 10minutE-Mail.com. Μπορείτε να εγγραφείτε σε αυτήν την υπηρεσία web χωρίς να χρειάζεται να αποκαλύψετε τη δική σας διεύθυνση e-mail. Η υπηρεσία δημιουργεί μια διεύθυνση email μιας χρήσης που υπάρχει μόνο για 10 λεπτά. Αντιγράψτε την προσωρινή διεύθυνση e-mail στο πρόχειρο και καταχωρίστε την σε μια φόρμα εγγραφής, για παράδειγμα.

Όλα τα e-mail που αποστέλλονται στη διεύθυνση e-mail εντός του χρονικού παραθύρου των 10 λεπτών θα εμφανίζονται απευθείας στο γραμματοκιβώτιό σας στη διεύθυνση www.10minutE-Mail.com. Μπορείτε να διαβάσετε και να απαντήσετε στα εισερχόμενα email. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στους συνδέσμους που περιέχονται στο e-mail, ώστε να μπορείτε επίσης να λαμβάνετε e-mail με συνδέσμους επιβεβαίωσης μέσω της υπηρεσίας.

Εάν τα 10 λεπτά δεν είναι αρκετά για να ολοκληρώσετε όλη την εργασία, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Επέκταση 10 λεπτών" μία ή περισσότερες φορές. Το 10 Minute Mail δεν απαιτεί εγγραφή και δεν ζητά τη διεύθυνση email σας. Για να εμφανιστεί ο ιστότοπος στα γερμανικά, επιλέξτε "Γερμανικά" κάτω αριστερά και κάντε κλικ στο "Αλλαγή" .

Διαβάστε και επεξεργαστείτε όλα τα εισερχόμενα email με 10λεπτη αλληλογραφία

Αποστολή μηνυμάτων ανώνυμα με υπηρεσίες RE-Mailer

Οι υπηρεσίες αλληλογραφίας RE είναι επίσης χρήσιμες για την ανώνυμη αποστολή πληροφοριών.Ορισμένοι από αυτούς τους παρόχους μεταδίδουν όλα τα e-mail μέσω ενός διακομιστή, ο οποίος γενικά ενεργεί ως αποστολέας του μηνύματος. Τα προσωπικά δεδομένα του πραγματικού αποστολέα είναι κρυμμένα και δεν μπορούν να εντοπιστούν.

Άλλοι πάροχοι υπηρεσιών RE-Mailer χρησιμοποιούν έναν τυχαίο διακομιστή. Ούτε ο πραγματικός αποστολέας εμφανίζεται. Είναι επίσης δυνατή η χρήση υπηρεσίας VPN (Virtual Private Network). Οι συνδέσεις VPN αποκρύπτουν τη διεύθυνση IP που έχει εκχωρηθεί σε όλες τις συσκευές, όπως έναν δρομολογητή. Η διεύθυνση IP μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επαλήθευση της τοποθεσίας και του χρήστη. Αντί να αποκαλυφθεί ότι ένα μήνυμα στάλθηκε ανώνυμα από τη Γερμανία, χρησιμοποιείται μια λεγόμενη σύνδεση σήραγγας με σύνδεση VPN. Σε αυτήν την περίπτωση, το πραγματικό αναγνωριστικό αποστολέα δεν μπορεί να εντοπιστεί.

Οι περισσότερες ανώνυμες υπηρεσίες email δεν απαιτούν λογαριασμό email. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς καμία προσπάθεια μέσω της διεπαφής χρήστη του προγράμματος περιήγησης.Η αποστολή συνημμένων με ένα ανώνυμο e-mail είναι επίσης δυνατή με πολλούς παρόχους. Όπως συμβαίνει με πολλές άλλες τεχνικές καινοτομίες, τα ανώνυμα e-mail, οι συνδέσεις VPN ή οι υπηρεσίες RE-mailer προσφέρουν τη δυνατότητα συγκάλυψης και καμουφλάζ εγκληματικών δραστηριοτήτων. Είναι αυτονόητο ότι τέτοιες υπηρεσίες θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο σύμφωνα με το νόμο. Τόσο η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν απειλές ή αιτήματα για παράνομες δραστηριότητες όσο και τα ανώνυμα αποσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ψαρέματος ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας τιμωρούνται.

Ρύθμιση μιας διεύθυνσης e-mail συγκεκριμένα – πρέπει να το γνωρίζετε

Μόλις αποφασίσετε για έναν πάροχο e-mail και επιλέξετε ένα αχρησιμοποίητο όνομα για το προσωπικό σας e-mail, η επικοινωνία μέσω e-mail από τον δικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μόνο ένα βήμα μακριά. Για να μπορέσετε να κάνετε κράτηση και να ορίσετε μια συγκεκριμένη διεύθυνση email, ο πάροχος υπηρεσιών χρειάζεται τα προσωπικά δεδομένα του νέου πελάτη.Εκτός από τη διεύθυνση, πρέπει επίσης να εισαγάγετε έναν αριθμό τηλεφώνου και μια άλλη διεύθυνση e-mail.

Απαιτείται ένα όνομα χρήστη για τη διάκριση του λογαριασμού email από άλλους λογαριασμούς. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το όνομα χρήστη και η διεύθυνση email είναι ισοδύναμα. Εναλλακτικά, είναι δυνατό να ρυθμίσετε ένα μεμονωμένο όνομα χρήστη. Αυτό προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια έναντι των χάκερ. Εκτός από το όνομα χρήστη, πρέπει επίσης να εκχωρηθεί ένας ασφαλής κωδικός πρόσβασης.

Ο κωδικός πρόσβασης που χρησιμοποιείται για την πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο πρέπει να είναι μυστικός. Ένας δυσεύρετος κωδικός πρόσβασης που αποτελείται από:

• γράμματα,
• ψηφία και
• Υπάρχουν ειδικοί χαρακτήρες,

Τοαντιπροσωπεύει επαρκή προστασία από επιθέσεις χάκερ και κλοπή δεδομένων μέσω του εγκλήματος στο Διαδίκτυο. Αφού εισαγάγετε όλα τα προσωπικά δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με τον ιδιοκτήτη του νέου e-mail, μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Μπορούν να ακολουθήσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Βασισμένο στον ιστό ως webmail, μέσω της πρόσβασης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
2. Μέσω ενός προγράμματος αλληλογραφίας όπως το Microsoft Outlook ή το Thunderbird ή
3. Κινητό, μέσω tablet, smartphone και αντίστοιχων προγραμμάτων αλληλογραφίας

ανακτήθηκε.

Οδηγίες βήμα προς βήμα: Ρύθμιση νέας διεύθυνσης email

Το παράδειγμα του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου GMX δείχνει πώς ρυθμίζεται μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Βήμα 1	Πλοηγηθείτε στο www.gmx.net και κάντε κλικ στο πλαίσιο στο επάνω μέρος της σελίδας: "Εγγραφείτε δωρεάν."
Βήμα 2	Στο παρακάτω παράθυρο θα βρείτε τις προσφορές για νέο email. Εκτός από τη δωρεάν πρόσβαση που χρηματοδοτείται από διαφημίσεις, μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επί πληρωμή.Αφού αποφασίσετε για μια παραλλαγή, τερματίζετε την επιλογή με το κουμπί: "Εγγραφή τώρα."
Βήμα 3	Το επόμενο βήμα είναι να ελέγξετε την επιθυμητή διεύθυνση email. Για αυτό αρκεί να εισαγάγετε τον επιθυμητό συνδυασμό στο ελεύθερο πεδίο. Ο πάροχος e-mail ελέγχει εάν η εισαγόμενη διεύθυνση e-mail είναι διαθέσιμη. Εάν η διεύθυνση έχει εκχωρηθεί αλλού, θα λάβετε προτάσεις για παρόμοιες διευθύνσεις email.
Βήμα 4	Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη πρέπει στη συνέχεια να εισαχθούν. Εκτός από τη διεύθυνση, περιλαμβάνει την ημερομηνία γέννησης και έναν κωδικό πρόσβασης που πρέπει να εισαγάγετε δύο φορές.
Βήμα 5	Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να τον επαναφέρετε μέσω SMS. Για αυτό είναι απαραίτητο να συνδέσετε έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου με τον λογαριασμό e-mail.
Βήμα 6	Το ακόλουθο ερώτημα ασφαλείας με μια συμβολοσειρά χαρακτήρων που δημιουργείται αυτόματα διασφαλίζει ότι η εγγραφή δεν πραγματοποιείται αυτόματα.
Βήμα 7	Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Συμφωνώ. Δημιουργήστε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τώρα" ο νέος πελάτης συμφωνεί τόσο με τους γενικούς όρους και προϋποθέσεις του παρόχου όσο και με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων του.
Βήμα 8	Ο πάροχος e-mail επιβεβαιώνει τη νέα διεύθυνση e-mail και στέλνει τις μεμονωμένες ρυθμίσεις για προγράμματα αλληλογραφίας σε ξεχωριστό e-mail. Περιλαμβάνονται δεδομένα πρόσβασης για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Τα δεδομένα πρόσβασης διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του γραμματοκιβωτίου. Οι περισσότεροι πάροχοι επιτρέπουν είτε πρωτόκολλα IMAP είτε POP3 ως επιλογή.

Εγγραφείτε για μια επιθυμητή διεύθυνση e-mail στο gmx.net

Σημαντικό: Εκχωρήστε και αρχειοθετήστε έναν ασφαλή κωδικό πρόσβασης

Για να μπορείτε να στέλνετε ή να λαμβάνετε μηνύματα μέσω μιας διεύθυνσης e-mail, χρειάζεστε γενικά έναν κωδικό πρόσβασης. Η απόφαση για τον κωδικό πρόσβασης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εκχωρήσετε θα πρέπει να είναι καλά μελετημένη. Στη διαδικασία σύνδεσης κατά το άνοιγμα ενός γραμματοκιβωτίου, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον μυστικό κωδικό πρόσβασής σας δύο φορές και να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης με αυτόν τον τρόπο. Η διπλή καταχώρηση είναι να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά λάθη.

Είναι σημαντικό να γράψετε τον κωδικό πρόσβασης για τον λογαριασμό e-mail και να τον αρχειοθετήσετε για λόγους ασφαλείας. Αυτό είναι σημαντικό καθώς ο κωδικός πρόσβασης είναι ο μόνος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση στο προσωπικό email.

Πρωτόκολλα IMAP και POP3 - ποια είναι η διαφορά;

Αφού δημιουργήσετε και ρυθμίσετε μια διεύθυνση e-mail, θα λάβετε τα ατομικά δεδομένα πρόσβασης από τον πάροχο e-mail. Αυτά απαιτούνται για την αποστολή e-mail στον διακομιστή του παρόχου (διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας) και για τη λήψη δεδομένων (διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας).

Η πιο σοβαρή διαφορά μεταξύ του πρωτοκόλλου POP (Post Office Protocol) που είναι γνωστό από το 1996 και του πρωτοκόλλου IMAP που εισήχθη το 2003 είναι η προσωρινή αποθήκευση των e-mail. Ενώ το πρωτόκολλο POP φορτώνει φυσικά ένα email στον υπολογιστή του παραλήπτη και το διαγράφει από τον διακομιστή, το πρωτόκολλο IMAP επιτρέπει την πρόσβαση από πολλές τελικές συσκευές. Σε αυτήν την περίπτωση, το e-mail παραμένει στον διακομιστή του παρόχου e-mail.

Το πρωτόκολλο IMAP προσφέρει σαφή προστιθέμενη αξία, ειδικά στη σημερινή δικτυωμένη κοινωνία. Ενώ στο τέλος της χιλιετίας τα e-mail χρησιμοποιούνταν μόνο από σταθερό υπολογιστή, σήμερα δεδομένα και μηνύματα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε διαφορετικές τελικές συσκευές.Εκτός από τον υπολογιστή, οι χρήστες χρειάζονται τα e-mail τους στο smartphone ή το tablet τους ή στο κινητό τους σε ένα smartwatch. Το πρωτόκολλο IMAP εγγυάται τη διαθεσιμότητα σε όλες τις τελικές συσκευές.

Είναι πιο βολικό και ασφαλές να ελέγχετε τα email χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο IMAP. Εάν χρησιμοποιείτε πολλές τελικές συσκευές, έχετε τη δυνατότητα να καλείτε τα τρέχοντα και τα αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, το πρωτόκολλο IMAP αποδίδει επίσης καλύτερα σε θέματα προστασίας δεδομένων. Αυτό μπορεί να ειπωθεί επειδή σε πολλές περιπτώσεις με ένα απαρχαιωμένο πρωτόκολλο POP, τα δεδομένα ελέγχου ταυτότητας μεταδίδονται αφανώς. Αυτό συμβαίνει πριν δημιουργηθεί μια σύνδεση SSL. Η έλλειψη κρυπτογράφησης αντιπροσωπεύει υψηλό κίνδυνο ασφάλειας που πρέπει να αποφευχθεί.

Ένα πρωτόκολλο IMAP είναι δομημένο με παρόμοιο τρόπο με ένα πρωτόκολλο POP3. Ένα σαφές πλεονέκτημα είναι ότι ο διακομιστής του παρόχου μπορεί να χρησιμοποιήσει ρυθμίσεις για να αποτρέψει τη μετάδοση του κωδικού πρόσβασης.Μόνο όταν έχει δημιουργηθεί μια ασφαλής σύνδεση SSL θα προωθηθεί ο κωδικός πρόσβασης και το e-mail. Συνοπτικά, στις περισσότερες περιπτώσεις είναι πιο λογικό να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό IMAP παρά έναν ξεπερασμένο λογαριασμό POP. Οι διαμορφώσεις διέφεραν μόνο οριακά στη ρύθμιση του λογαριασμού.

Απλή εξήγηση: διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας και διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας καθώς και πληροφορίες διακομιστή

Εάν δημιουργήσετε λογαριασμό IMAP ή POP3, θα σας ζητηθεί ειδικά ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας και ο διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας είναι η διεύθυνση διακομιστή στο κέντρο δεδομένων του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, στον οποίο αποθηκεύονται μόνο τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί τις δικές του διευθύνσεις διακομιστή και διακομιστή για τη διανομή της επικοινωνίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες πρέπει να ελέγχονται από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας αποτελείται από το ακόλουθο αναγνωριστικό από το πρωτόκολλο μεταφοράς και το αναγνωριστικό παρόχου (χρησιμοποιώντας τον πάροχο 1&1 Ionos ως παράδειγμα):

Διευθύνσεις διακομιστή του διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας: Pop3.ionos.de ή imap.ionos

Μόνο τα e-mail που αποστέλλονται από τον χρήστη αποθηκεύονται και διανέμονται στον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ο διαχωρισμός μεταξύ ενός διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και ενός διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας διασφαλίζει ότι τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα μηνύματα δεν αναμειγνύονται ή ανακατεύονται.

Οι διακομιστές εξερχόμενης αλληλογραφίας λειτουργούν μέσω του πρωτοκόλλου SMTP. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα λάβετε το ακόλουθο αναγνωριστικό, το οποίο αποτελείται επίσης από το πρωτόκολλο μεταφοράς και το αναγνωριστικό παρόχου:

Διευθύνσεις διακομιστή του διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας: SMTP.ionos.de

Εκτός από τα σωστά ονόματα για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας, οι πληροφορίες διακομιστή είναι επίσης σημαντικές. Ο πάροχος e-mail σας στέλνει συνήθως τις πληροφορίες διακομιστή με το e-mail καλωσορίσματος. Χρειάζεστε τις πληροφορίες διακομιστή για να πείτε στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας τις σωστές παραμέτρους για τον διακομιστή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.Οι πληροφορίες διακομιστή περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τις θύρες και τη μέθοδο κρυπτογράφησης. Τα σύγχρονα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Microsoft Outlook ή το Thunderbird καθορίζουν αυτόματα τις καταχωρίσεις για τις πληροφορίες διακομιστή και τον διακομιστή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας όταν εισάγετε τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ως αποτέλεσμα, κάνουν μια σωστή σύνδεση.

Πληροφορίες: Γιατί οι συνδέσεις SSL είναι ζωτικής σημασίας

Εννοείται ότι τα e-mail και τα συνημμένα τους πρέπει να διαβάζονται μόνο από τον παραλήπτη. Στη διαδρομή μεταφοράς ενός e-mail, μπορεί τεχνικά να διαβαστεί σε διαφορετικούς κόμβους και να σαρωθεί το περιεχόμενό του. Τα αυταρχικά πολιτικά συστήματα βασίζονται, μεταξύ άλλων, στην αποκωδικοποίηση της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πολιτών τους. Το SSL (Secure Sockets Layer), γνωστό και με το νέο του όνομα TLS (Transport Layer Security), αποτρέπει την ανάγνωση δεδομένων e-mail. Η μέθοδος κρυπτογράφησης έχει δοκιμαστεί και δοκιμαστεί και χρησιμοποιείται παντού για ιστότοπους.Οι σελίδες Διαδικτύου που είναι κρυπτογραφημένες με SSL ή TSL μπορούν να αναγνωριστούν χωρίς δυσκολία. Εμφανίζονται ως "https" στη γραμμή αναζήτησης του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.

Από ποια επιμέρους στοιχεία αποτελούνται τα e-mail

Κάθε email αποτελείται από δύο κύρια μέρη:

• Η κεφαλίδα, η οποία μπορεί επίσης να περιγραφεί ως η κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Το σώμα που περιέχει το περιεχόμενο του email.

Διάφορες λεπτομερείς πληροφορίες αποθηκεύονται στην κεφαλίδα ενός e-mail. Παρέχει πληροφορίες για τον αποστολέα και την ημερομηνία δημιουργίας. Επιπλέον, η κεφαλίδα περιέχει τεχνικές πληροφορίες για τους διαφορετικούς σταθμούς της μετάδοσης. Δεδομένου ότι αυτά τα δεδομένα δεν είναι σημαντικά για τους περισσότερους χρήστες, τα προγράμματα αλληλογραφίας τα αποκρύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις.

Από ποια επιμέρους στοιχεία αποτελούνται τα e-mail - οδηγίες:

Για να εμφανιστεί πλήρως η κεφαλίδα στο Microsoft Outlook και να διαβάσετε τις πληροφορίες μεταφοράς ενός ληφθέντος email, προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το ανοίξετε έξω από το παράθυρο ανάγνωσης.

2. Κάντε κλικ ΑΡΧΕΙΟ>ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ.

3. Οι πληροφορίες κεφαλίδας εμφανίζονται στο πεδίο ΚΕΦΑΛΙΔΕΣ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟΥ. Μπορούν να αντιγραφούν στο Microsoft Word ή σε άλλο πρόγραμμα κειμένου χρησιμοποιώντας την εντολή CTRL + C για περαιτέρω επεξεργασία.

   Ιδιότητες του Microsoft Outlook

Στο Mozilla Thunderbird, η οθόνη λειτουργεί πιο εύκολα. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+U για να εμφανίσετε την κεφαλίδα και το κείμενο προέλευσης HTML.

Ποιες πληροφορίες περιέχονται στο σώμα

Το σώμα χωρίζεται από την κεφαλίδα με μια κενή γραμμή. Περιέχει τις πραγματικές πληροφορίες του e-mail και μπορεί να περιέχει μόνο χαρακτήρες από το σύνολο χαρακτήρων ASCII 7-bit (American Standard Code for Information Interchange). Δεδομένου ότι τα γερμανικά umlauts δεν περιλαμβάνονται σε αυτήν τη μορφή, πρέπει να δηλωθούν και να κωδικοποιηθούν στην ενότητα κεφαλίδας. Τα περισσότερα προγράμματα αλληλογραφίας κάνουν την κωδικοποίηση αυτόματα.

Οποιοδήποτε μήνυμα μπορεί:

• Σαν απλό μήνυμα κειμένου ή
• Sent μορφοποιημένο ως μήνυμα HTML.

Το πλεονέκτημα του κειμένου που έχει μορφοποιηθεί σε HTML είναι ότι είναι πιο ευανάγνωστο. Η HTML είναι η «Γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου» Χρησιμοποιείται τόσο για τη δόμηση κειμένων όσο και για τον προγραμματισμό σελίδων στο Διαδίκτυο. Η HTML είναι η τυπική γλώσσα στον Παγκόσμιο Ιστό και θεωρείται η βάση για τον προγραμματισμό ιστοσελίδων.

Άλλα βασικά στοιχεία ενός μηνύματος email

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει επίσης μια υπογραφή. Είναι μέρος του σώματος και παρέχει πληροφορίες για τον αποστολέα. Η διεύθυνση ή τα στοιχεία επικοινωνίας του δημιουργού εμφανίζονται συνήθως στην υπογραφή. Οι εικόνες και οι υπερσύνδεσμοι μπορούν επίσης να ενσωματωθούν σε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πληροφορίες:

Ο υπερσύνδεσμος είναι μια αναφορά σε άλλο ιστότοπο ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι ιδιωτικοί πάροχοι τοποθετούν ένα τυπικό κείμενο στο λεγόμενο υποσέλιδο αλληλογραφίας που περιέχει διαφημίσεις ή αναφορά στη δωρεάν υπηρεσία τους.

Τα συνημμένα αποτελούν επίσης μέρος του email. Ένα συνημμένο email είναι ένα έγγραφο με συγκεκριμένη επέκταση αρχείου που πρέπει να ανοιχτεί σε ξεχωριστό πρόγραμμα. Τα ακόλουθα επιθέματα είναι κοινά:

• Ένα αρχείο PDF (Portable Document Format).
• Ένα αρχείο σε μορφή MS Word (docx) ή MS Excel (xlsx).
• Ένα αρχείο εικόνας (επέκταση αρχείου jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Ένα αρχείο βίντεο ή ήχου (mov, mp3, mpeg).
• Ένα αρχείο εκτέλεσης (exe).

Σημαντικό:

Εμπιστεύεστε μόνο τα συνημμένα εκτελέσιμα αρχεία σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Εάν δεν γνωρίζετε τον αποστολέα, τα εκτελέσιμα συνημμένα συνήθως περιέχουν κακόβουλο λογισμικό που μολύνει τον υπολογιστή σας χωρίς να το προσέξετε. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για προσωπικούς υπολογιστές που λειτουργούν με το λειτουργικό σύστημα Windows.

Η αποστολή των e-mail, εξηγείται συγκεκριμένα

Ένα e-mail μπορεί να προωθηθεί μέσω του Διαδικτύου μέσα σε χιλιοστά του δευτερολέπτου μέσω του λογαριασμού e-mail. Εάν το μήνυμα ελέγχεται συνεχώς πριν φτάσει στον παραλήπτη, η μεταφορά διαρκεί συνήθως μερικά δευτερόλεπτα. Οποιαδήποτε τελική συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν υπάρχει διαθέσιμο κατάλληλο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Από τεχνική άποψη, ένα e-mail ακολουθεί την εξής διαδρομή:

• Το e-mail συντάσσεται και αποστέλλεται με το "κουμπί αποστολής" .
• Το μήνυμα προωθείται στον πάροχο υπηρεσιών και τον λογαριασμό του αποστολέα μέσω μιας υπάρχουσας σύνδεσης (WLAN, LAN, κινητό). Αυτό ελέγχει το e-mail και το προωθεί μέσω Διαδικτύου στον πάροχο e-mail του παραλήπτη. Αυτό γίνεται μέσω διαφορετικών κόμβων. Λόγω της απόδοσης δεδομένων του, το Γερμανικό Εμπορικό Διαδίκτυο Ανταλλαγής (DE-CIX) είναι ο μεγαλύτερος κόμβος στον κόσμο με απόδοση δεδομένων μεγαλύτερη από 9,1 Tbit/s. Διαδικτυακοί κόμβοι βρίσκονται στις περισσότερες μεγάλες πόλεις σε όλο τον κόσμο.
• Ο πάροχος υπηρεσιών του παραλήπτη του e-mail το αποθηκεύει στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Εάν έχει εγκατασταθεί ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, το μήνυμα θα σαρωθεί για διαφημίσεις ή κακόβουλο λογισμικό.
• Το e-mail μπορεί να ανακτηθεί και να εμφανιστεί με ένα πρόγραμμα e-mail.

Επειδή η όλη διαδικασία αποστολής email πραγματοποιείται σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα, ο αποστολέας και ο παραλήπτης μπορούν να επικοινωνήσουν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Η λήψη και η ανάγνωση του μηνύματος μπορούν να παρακολουθούνται ταυτόχρονα με επιβεβαίωση παράδοσης και ανάγνωσης. Αυτό είναι αποτελεσματικό και εγγυάται την άμεση ανταλλαγή σημαντικών πληροφοριών και συνημμένων. Εάν ο παραλήπτης δεν βρίσκεται εντός εμβέλειας ενός υπολογιστή, μπορεί εναλλακτικά να εμφανίζει τα εισερχόμενα μηνύματα μέσω της λειτουργίας push του γραμματοκιβωτίου του.

Πληροφορίες:

Η λειτουργία push είναι μια υπηρεσία στην οποία τα εισερχόμενα e-mail σαρώνονται για νέα μηνύματα σε καθορισμένα διαστήματα ή συνεχώς. Εάν υπάρχουν νέα μηνύματα, θα εμφανιστούν. Εναλλακτικά, ο χρήστης λαμβάνει πληροφορίες ότι έχουν φτάσει νέα email.

Ποιες εφαρμογές email είναι κατάλληλες για Android

Διάφορες εφαρμογές που γνωρίζετε από τα Windows συνιστώνται για τηλέφωνα ή tablet Android με λειτουργικό σύστημα Android. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το Microsoft Outlook για Android. Το πρόγραμμα έχει παρόμοιες λειτουργίες στην έκδοση tablet ή smartphone όπως στα Windows. Οι εφαρμογές έλαβαν επίσης εξαιρετική βαθμολογία στο Google Play Store:

• Blue Mail καθώς και
• My Mail.

Το Blue Mail έχει μια διαισθητική διεπαφή χρήστη και ρυθμίζει αυτόματα λογαριασμούς e-mail από διαφορετικούς παρόχους. Η εφαρμογή χρησιμοποιεί λειτουργίες φίλτρου καθώς και λίστες υποχρεώσεων και μια λειτουργία υπενθύμισης. Ένα μειονέκτημα είναι η προώθηση όλων των μηνυμάτων μέσω του διακομιστή του σχεδιαστή της εφαρμογής. Εδώ υπάρχει ένας κίνδυνος απορρήτου που πρέπει να αντιμετωπιστεί πριν από την εγκατάσταση της εφαρμογής.

Το My Mail πείθει επίσης με μια ευκολονόητη και φιλική προς τον χρήστη διεπαφή. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να εκτελείτε διαφορετικούς λογαριασμούς και διαθέτει ενσωματωμένο πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προβολή συνημμένων email.

Οι λογαριασμοί e-mail όλων των γνωστών παρόχων μπορούν επίσης να ανοίξουν ως webmail στο πρόγραμμα περιήγησης μέσω Android. Από προεπιλογή, η εφαρμογή Gmail από την Google είναι εγκατεστημένη ως πρόγραμμα αλληλογραφίας σε όλες σχεδόν τις συσκευές με λειτουργικό σύστημα Android. Η εφαρμογή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για αποστολή και λήψη email. Διαθέτει επίσης εκτεταμένους ενσωματωμένους πόρους για την οργάνωση e-mail σε smartphone ή tablet με Android.

Εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για iOS και Mac OS – αυτές οι εναλλακτικές λύσεις είναι πειστικές

Τα λειτουργικά συστήματα iOS και Mac OS για iPad, iPhone καθώς και MacBook και iMac περιέχουν προεγκατεστημένα, αυτόνομα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Mail" περιλαμβάνεται στο Mac OS. Εντυπωσιάζει με τον επαρκή εξοπλισμό. Ο συγχρονισμός με τον διακομιστή cloud iCloud της Apple αντιπροσωπεύει μια σημαντική προστιθέμενη αξία.

Οι χρήστες που χρησιμοποιούν μόνο συσκευές Apple εκτιμούν τον συγχρονισμό καθώς και την τακτοποιημένη, φιλική προς το χρήστη και κομψή διεπαφή.Η εφαρμογή Apple Mail για iOS είναι επίσης προεγκατεστημένη σε iPad και iPhone. Εντυπωσιάζει επίσης στις φορητές τελικές συσκευές με την απλή ρύθμιση των λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το υψηλό επίπεδο φιλικότητας προς τον χρήστη.

Το Microsoft Outlook μπορεί επίσης να εγκατασταθεί σε τελικές συσκευές με λειτουργικό σύστημα iOS. Τα περισσότερα προγράμματα της Microsoft είναι διαθέσιμα στο App Store. Μπορούν να εγκατασταθούν και να χρησιμοποιηθούν εύκολα. Οι επαγγελματικές εφαρμογές με λογαριασμό Microsoft Exchange ειδικότερα διασφαλίζουν ότι όλα τα μηνύματα εμφανίζονται σε κινητές και σταθερές συσκευές χωρίς χρονική καθυστέρηση, ανεξάρτητα από το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιείται.

Εναλλακτικές εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για iOS που προσφέρουν προστιθέμενη αξία στους χρήστες περιλαμβάνουν τις ακόλουθες εφαρμογές:

• Spark and
• Newton.

Το Spark προσφέρει στους χρήστες το πλεονέκτημα ότι οι πιο σημαντικές ειδοποιήσεις και τα e-mail εμφανίζονται γενικά στο επάνω μέρος της συσκευής τους.Αυτό είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρον για μικρές τελικές συσκευές όπως το iPhone. Η εφαρμογή διαχωρίζει αυτόματα τα email από τα ενημερωτικά δελτία και διαθέτει έξυπνα εισερχόμενα.

Η εφαρμογή Newton ενδιαφέρει πρωτίστως τους χρήστες για τους οποίους είναι σημαντικό να μπορούν να διαβάζουν τα μηνύματά τους χωρίς περίπλοκο τρόπο. Η εφαρμογή εντυπωσιάζει με την απλή πλοήγηση στο μενού, με την οποία τα μηνύματα μπορούν να διαβαστούν, να προωθηθούν ή να σταλούν με μια ματιά. Παρά την απλή δομή του, έχει όλες τις σημαντικές λειτουργίες για ιδιώτες χρήστες και επιχειρηματίες.

Οι εταιρείες πίσω από τους παρόχους – αυτοί οι μεγάλοι παίκτες κυριαρχούν στην αγορά

Πίσω από τους παρόχους δωρεάν ή με χρέωση λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται κυρίως εθνικές ή παγκόσμιες εταιρείες. Πολλοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρουν δωρεάν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιούν τα προσωπικά δεδομένα που αποκτήθηκαν για διαφημιστικούς σκοπούς. Έχει αποδειχτεί ότι οι ξένοι πάροχοι σαρώνουν τα εισερχόμενα e-mail για λέξεις-κλειδιά και πωλούν τα συλλεγμένα, ανώνυμα δεδομένα σε διαφημιστικούς πελάτες.

Με αυτή τη γνώση, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε πώς οι εταιρείες αντιμετωπίζουν την προστασία δεδομένων και τη διαφήμιση πριν αποφασίσουν για έναν πάροχο email. Σε πολλές περιπτώσεις αξίζει να επενδύσετε σε έναν φτηνό, επί πληρωμή λογαριασμό e-mail. Το πρόσθετο κόστος εγγυάται την εξαίρεση των διαφημίσεων και των ανεπιθύμητων μηνυμάτων και τη διατήρηση της προστασίας δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR.

Μερικοί από τους σημαντικότερους παρόχους διευθύνσεων email και τις μητρικές τους εταιρείες:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	United Internet
Web.de	United Internet
GMX	United Internet
Telekom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Ρύθμιση φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και αναγνώριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων - πρέπει να το γνωρίζετε

Έρευνες επιβεβαίωσαν ότι το ποσοστό των λεγόμενων ανεπιθύμητων μηνυμάτων μπορεί να εκτιμηθεί σε πάνω από 50%. Τα ανεπιθύμητα μηνύματα ή τα "σκουπίδια" χρησιμοποιούνται γενικά για να περιγράψουν μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν διαφημίσεις και δεν ζητήθηκαν από τον παραλήπτη. Αποστέλλονται αυτόκλητα και μπορεί να γεμίσουν τα εισερχόμενα e-mail του παραλήπτη.Χρειάζεται πολύς χρόνος για να διαχωριστούν τα επιθυμητά και τα ανεπιθύμητα μηνύματα. Ταυτόχρονα, τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν κακόβουλο λογισμικό και ιούς και να κατασκοπεύουν τον παραλήπτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα προσωπικά του δεδομένα.

Το λεγόμενο «phishing» στο οποίο χρησιμοποιούνται πλαστά e-mail ή ιστότοποι για την κλοπή τραπεζικών δεδομένων ή προσωπικών δεδομένων εξελίσσεται σε αυξανόμενο κίνδυνο εδώ και χρόνια. Εγκληματικές συμμορίες και κυβερνητικοί χάκερ που υποστηρίζονται από ολοκληρωτικά κράτη χρησιμοποιούν όλα τα κανάλια για να προκαλέσουν όλεθρο με ψεύτικα email. Ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να αποκλείσετε ανεπιθύμητα ή δυνητικά επικίνδυνα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιπλέον, για κάθε παραλήπτη email με συνημμένο:

Ανοίξτε μόνο συνημμένα με την επέκταση αρχείου .exe, .doc, .pdf και άλλες επεκτάσεις αρχείων, εάν γνωρίζετε και εμπιστεύεστε τον αποστολέα. Διαφορετικά υπάρχει πιθανότητα ένα μόνο αρχείο να ανοίξει τον προσωπικό σας υπολογιστή σε ιούς και κακόβουλο λογισμικό.Ένα κλικ επιτρέπει στα δεδομένα σας να κατασκοπευθούν χωρίς να το προσέξετε.

Η απειλή κακόβουλου λογισμικού και το υψηλό ποσοστό ανεπιθύμητης διαφήμισης σημαίνει ότι δεν υπάρχει εναλλακτική λύση από τη χρήση φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, τα οποία είναι επίσης γνωστά ως φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας λειτουργεί σύμφωνα με έναν μοναδικό αλγόριθμο και μπορεί να λύσει ένα μεγάλο μέρος των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι πάροχοι που έχουν ενσωματώσει ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στην προσφορά τους ταξινομούν τα e-mail με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα ή τις καταχωρήσεις στην κεφαλίδα, μεταξύ άλλων. Εάν το e-mail περιέχει λέξεις, όρους ή φράσεις που υποδεικνύουν ανεπιθύμητη διαφήμιση ή συνημμένο κακόβουλου λογισμικού, αυτά τα μηνύματα επισημαίνονται ή μετακινούνται αμέσως στον φάκελο "Ανεπιθύμητα" ή "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία" .

Μπορείτε να μάθετε πώς να αναγνωρίζετε ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή ανεπιθύμητη αλληλογραφία στο γραμματοκιβώτιο και ποια 7 σημεία είναι σημαντικά στο άρθρο: "Ύποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Με αυτές τις οδηγίες 7 βημάτων μπορείτε να προστατευθείτε από κακόβουλο λογισμικό και ιούς. "

Μαύρες λίστες και υπολογισμοί πιθανοτήτων

Οι πάροχοι λειτουργούν όχι μόνο με μαύρες λίστες στις οποίες αποθηκεύονται ανεπιθύμητοι όροι, αλλά και με υπολογισμούς πιθανοτήτων. Από τις προηγούμενες διαγραφές του χρήστη, το σύστημα υπολογίζει ποιο e-mail θα πρέπει να προωθηθεί και ποιο θα πρέπει να εκτραπεί αμέσως στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Μπορείτε συνήθως να αναγνωρίσετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα από τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

• Δεν θα σας απευθυνθούν προσωπικά, αλλά με μια γενική μορφή διεύθυνσης.
• Το κείμενο του μηνύματος περιέχει συνδέσμους ή εικόνες με δυνατότητα κλικ.
• Η διεύθυνση URL των συνδέσμων οδηγεί σε άγνωστους διακομιστές. Η διεύθυνση URL γίνεται ορατή μόλις μετακινήσετε το ποντίκι πάνω από το σύνδεσμο χωρίς να κάνετε κλικ σε αυτόν.
• Το θέμα είναι θολό, περιέχει ορθογραφικά λάθη ή σας ζητά να συνδεθείτε αμέσως στο online banking ή σε άλλη προστατευμένη περιοχή.
• Λείπει το αποτύπωμα ή η υπογραφή e-mail του αποστολέα.
• Επισυνάπτονται αρχεία Zip, Exe, Word ή Excel.

Αν δείτε αυτά και άλλα σημάδια, καλό είναι να μην ανοίξετε ένα e-mail και να καταστρέψετε τους συνδέσμους και τα συνημμένα χωρίς να τα ανοίξετε. Εάν ο αποστολέας είναι γνωστός, θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί του εάν δεν είστε σίγουροι, ώστε ο υπολογιστής σας να μην έχει μολυνθεί κρυφά από κακόβουλο λογισμικό.

Πώς να ενσωματώσετε φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και ανεπιθύμητα φίλτρα σε προγράμματα αλληλογραφίας

Δεν ελέγχεται κάθε διεύθυνση email για ανεπιθύμητο ή κακόβουλο λογισμικό από τον πάροχο email δωρεάν. Κατά κανόνα, οι πάροχοι προσφέρουν μια συνεχή, επαγγελματική εξέταση με μηνιαία χρέωση. Εάν θέλετε να το κάνετε χωρίς τον αρχικό έλεγχο του παρόχου, μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα e-mail για να ελέγξετε τα e-mail σας. Το ίδιο ισχύει αν θέλετε να βελτιστοποιήσετε τα email που ελέγχονται από τον πάροχο με πρόσθετη προστασία φίλτρου.Το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορεί να ενεργοποιηθεί στα περισσότερα προγράμματα αλληλογραφίας χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υποκλοπή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ηλεκτρονικού ψαρέματος που δεν αναγνωρίστηκαν από το φίλτρο ανεπιθύμητων μηνυμάτων του παρόχου email. Αυτό αυξάνει περαιτέρω την ασφάλεια των δεδομένων.

Ενεργοποιήστε το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook – είναι τόσο εύκολο

Το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook μπορεί εύκολα να ενεργοποιηθεί στη γραμμή μενού. Βρίσκεται στο στοιχείο μενού "Διαγραφή" και εμφανίζεται ως "διαφανές avatar με απαγορευτικό σήμα" . Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ανοίγει το μενού για το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας κάτω από το υποστοιχείο "Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας" . Η ένταση του φιλτραρίσματος μπορεί στη συνέχεια να ρυθμιστεί.

Πώς να ενεργοποιήσετε το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook.

Μόλις οριστεί, τα μηνύματα που προσδιορίζονται από το Outlook ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία θα μετακινηθούν αυτόματα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Προειδοποίηση για ύποπτα ονόματα τομέα σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" , εκδίδεται μια προειδοποίηση ασφαλείας πριν από την ενεργοποίηση ενός συνδέσμου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι ρυθμίσεις ασφαλείας μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε την επικοινωνία μέσω email πιο ασφαλή και επαγγελματική. Παρά τις προηγμένες μεθόδους φιλτραρίσματος, αξίζει να ελέγχετε κατά διαστήματα τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αυτό είναι σκόπιμο, καθώς σημαντικά μηνύματα μπορούν επίσης να φιλτραριστούν σε σπάνιες περιπτώσεις.

Ενεργοποίηση ρυθμίσεων φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Thunderbird

Ρυθμίσεις φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορούν επίσης να γίνουν στο Thunderbird, το δωρεάν πρόγραμμα αλληλογραφίας στο πρόγραμμα περιήγησης Firefox. Το Thunderbird χρησιμοποιεί έναν προσαρμοστικό αλγόριθμο που είναι ενεργοποιημένος από προεπιλογή. Το προσαρμοστικό φίλτρο αυτοεκμάθησης μπορεί επίσης να ενεργοποιηθεί. Μαθαίνει από τον προηγούμενο χειρισμό των e-mail και συμπεραίνει ποια μηνύματα είναι επιθυμητά και μπορούν να ταξινομηθούν ως spam e-mail.

Οι ρυθμίσεις του φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Thunderbird βρίσκονται στη διεύθυνση:

• Extras>Ρυθμίσεις>Ασφάλεια και μετά
• Στην καρτέλα Ανεπιθύμητα

να προσαρμοστεί. Με ένα κλικ στο: "Enable junk log for self-learning filter" ενεργοποιείται το προσαρμοστικό φίλτρο.

Με το Thunderbird μπορείτε επίσης να κάνετε ρυθμίσεις για το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Χωρίς φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Windows Mail

Η τρέχουσα έκδοση του Windows Mail, η οποία προσφέρεται δωρεάν με τα Windows 10 ως βασική έκδοση, δεν έχει εγκατεστημένο το δικό της φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το Windows Mail αντιστοιχίζει τους φακέλους συστήματος του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 1:1. Εάν ένας πάροχος, όπως το GMX ή το Yahoo, προσφέρει μια λειτουργία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ένας φάκελος αντιστοιχίζεται επίσης στο Windows Mail. Η ρύθμιση επιλογών για ένα ενσωματωμένο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι δυνατή μόνο με τη Microsoft στο Microsoft Outlook.

Τα πεδία «Προς», «Κοιν.» και «Κρυφή κοινοποίηση» - σημαντικά για την επικοινωνία σας

Σίγουρα θα έχετε παρατηρήσει τα πεδία «Προς», «Κοιν.» και «Κρυφή κοινοποίηση» όταν κοιτάξατε στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας. Αυτά εμφανίζονται από προεπιλογή σε όλα τα προγράμματα αλληλογραφίας όταν θέλετε να στείλετε ένα email.

" Τα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας"

Το πεδίο "Προς" είναι το πιο σημαντικό πεδίο εισαγωγής και απαραίτητο για την αποστολή μηνύματος. Είναι ένα σύμβολο κράτησης θέσης για τον παραλήπτη. Στο πεδίο "Προς" , η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πρέπει να καθοριστεί χρησιμοποιώντας το ακόλουθο μοτίβο:

local-part=z. Π.χ.: max.muster / domain-part=π.χ. gmx.de διαχωρισμένο με το σύμβολο @.

Παράδειγμα: [email protected]

Στο πεδίο "Προς" , πληκτρολογήστε τους παραλήπτες στους οποίους θέλετε να απευθυνθείτε συγκεκριμένα με το e-mail σας και από τους οποίους περιμένετε σχόλια ή κάποια ενέργεια, για παράδειγμα. Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να περιέχει έναν παραλήπτη, διαφορετικά δεν είναι δυνατή η αποστολή e-mail.

Το πεδίο "Cc" σημαίνει "αντίγραφο άνθρακα" στα Αγγλικά. Στα γερμανικά, "Cc" θα σημαίνει αντίγραφο άνθρακα. Εισαγάγετε μια διεύθυνση e-mail στο πεδίο Κοιν. και στείλτε ένα αντίγραφο του e-mail και σε άλλους παραλήπτες. Στο επιχειρηματικό περιβάλλον, για παράδειγμα, είναι σύνηθες να ενημερώνονται οι ανώτεροι ή άλλοι υπάλληλοι με αυτόν τον τρόπο. Το e-mail αποστέλλεται απευθείας στον/στους παραλήπτες. Οι αποδέκτες μπορούν να διαβάσουν από το πεδίο Κοιν. ποια άτομα έχουν λάβει επίσης το μήνυμα. Στο πεδίο Κοιν, πληκτρολογήστε μια σύνοψη των παραληπτών που θέλετε να ενημερώσετε για το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά από τους οποίους δεν περιμένετε καμία απάντηση ή ενέργεια.

Η συντομογραφία στο πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" σημαίνει κυριολεκτικά "Τυφλό αντίγραφο άνθρακα." Σε μετάφραση, σημαίνει ένα αόρατο αντίγραφο άνθρακα. Το πεδίο εισαγωγής "Κρυφή κοινοποίηση" χρησιμοποιείται σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα, εάν θέλετε να αποτρέψετε τον παραλήπτη ενός μηνύματος να μην γνωρίζει ποια άλλα άτομα έχουν λάβει επίσης το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαληθεύσιμους λόγους.

Το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί εάν πρόκειται να σταλεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια λίστα διανομής με πολλούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, εισαγάγετε τις διευθύνσεις e-mail όλων των παραληπτών στο πεδίο Bcc. Όλοι οι παραλήπτες λαμβάνουν το email. Ταυτόχρονα, ούτε μπορούν να καταλάβουν ποια άτομα ανήκουν στη λίστα αλληλογραφίας, ούτε γνωρίζουν ποιες είναι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών. Αφού ανοίξετε το e-mail, μπορείτε να δείτε ότι ο παραλήπτης έχει οριστεί σε "Κρυφή κοινοποίηση" κοιτάζοντας την περιοχή αποστολέα του μηνύματος εάν δεν αναφέρονται διευθύνσεις e-mail.

Με τα διαφορετικά πεδία παραλήπτη λέτε στους παραλήπτες πώς σχετίζονται με το μήνυμα και ποια αντίδραση περιμένετε.

Ανάκληση απεσταλμένου email – αυτές είναι οι επιλογές σας

Όλοι γνωρίζουν την αίσθηση της ακόλουθης κατάστασης: Γράψατε ένα e-mail και ξεχάσατε να προσθέσετε ένα σημαντικό συνημμένο email ή στο "Κοιν" μια σημαντική επαφή.Δεδομένου ότι ένα e-mail μπορεί να φτάσει στον παραλήπτη σε κλάσματα δευτερολέπτου, είναι δύσκολο να ανακαλέσετε τα απεσταλμένα e-mail. Για να πετύχει το έργο, η ταχύτητα είναι η ουσία.

Ανάκληση email από το Microsoft Outlook

Η ανάκληση ενός email θα επιχειρήσει να ανακτήσει ένα απεσταλμένο μήνυμα από τα εισερχόμενα των παραληπτών, εάν δεν έχει διαβαστεί ακόμα. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να ανακαλέσετε ένα εσφαλμένα σταλμένο e-mail το συντομότερο δυνατό. Μπορείτε επίσης να ανταλλάξετε το μήνυμα με ένα μήνυμα αντικατάστασης.

Στο Microsoft Outlook η δυνατότητα ανάκλησης μηνυμάτων είναι διαθέσιμη:

• Εάν και ο αποστολέας και ο παραλήπτης έχουν λογαριασμό email Microsoft 365 ή Microsoft Exchange στον ίδιο οργανισμό.

Για να ανακαλέσετε ένα μήνυμα από το Outlook, κάντε τα εξής:

Στο παράθυρο φακέλου στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Outlook, επιλέξτε το φάκελο Απεσταλμένα.

Ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να ανακαλέσετε κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό.

Στην καρτέλα Μήνυμα, επιλέξτε>Ενέργειες και πατήστε το κουμπί Ανάκληση αυτού του μηνύματος.

Η ανάκληση e-mail από παρόχους υπηρεσιών όπως το GMX, το Gmail ή το Web.de γενικά δεν είναι δυνατή. Με την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail από τον πάροχο Google, ένα μήνυμα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να παραμένει σε ουρά για 30 δευτερόλεπτα. Σε αυτό το διάστημα έχετε τη δυνατότητα να διακόψετε τη μετάδοση. Μετά από 30 δευτερόλεπτα, το e-mail τελικά αποστέλλεται και δεν μπορεί πλέον να ανακτηθεί.

Συνοπτικά, είναι σημαντικό να ελέγχετε κάθε email πριν το στείλετε. Η απάντηση στις ακόλουθες ερωτήσεις πριν από την αποστολή ενός μηνύματος μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ανακριβών ή ελλιπών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Έχω συμπεριλάβει όλους τους παραλήπτες του μηνύματος;
• Οι διευθύνσεις e-mail στα πεδία: "Προς" , "Κοιν." και "Κρυφή κοινοποίηση" έχουν αντιστοιχιστεί σωστά;
• Το email έχει ουσιαστικό θέμα;
• Έχω προσθέσει όλα τα σχετικά συνημμένα αλληλογραφίας;
• Έχω ελέγξει το κείμενό μου για ορθογραφικά και χαρακτήρες λάθη και πληρότητα;
• Έχει τοποθετηθεί η σωστή υπογραφή email;

Με αυτήν τη λίστα ελέγχου, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι δεν αποστέλλονται λανθασμένα ή ελλιπή μηνύματα και ότι μόνο επαγγελματικά προετοιμασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φτάνουν στον παραλήπτη σας.

Πληροφορίες:

Οι ρυθμίσεις ημερολογίου των προσκλήσεων σε σύσκεψη στο ημερολόγιο του Outlook και σε όλες τις άλλες εφαρμογές ημερολογίου μπορούν να ανακτηθούν πιο εύκολα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο Outlook, απλώς επισημάνετε τη συνάντηση που έχει οριστεί στο ημερολόγιο και αναζητήστε το υποστοιχείο «Διαγραφή» στο μενού.Αφού πατήσετε τη λειτουργία διαγραφής, όλοι οι συμμετέχοντες λαμβάνουν πληροφορίες ότι το ραντεβού έχει ακυρωθεί. Όταν διαγράφετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, είναι λογικό να συμπεριλάβετε την αιτία της επανάκλησης στο κείμενο προς τους συμμετέχοντες για να αποφύγετε να κάνετε ερωτήσεις.

Εναλλακτική λύση στα e-mail: λίστες αλληλογραφίας και τι πρέπει να προσέξετε

Μια λίστα αλληλογραφίας είναι βασικά μια λίστα διανομής e-mail. Η αρχή των λιστών αλληλογραφίας είναι απλή και δοκιμασμένη και χρησιμοποιείται κυρίως για ενημερωτικά δελτία.

Στο πρώτο βήμα, ένας ενδιαφερόμενος εγγράφεται σε μια λίστα αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, εγγράφεται στο newsletter μιας εταιρείας για τα προϊόντα της οποίας ενδιαφέρεται. Μετά τον έλεγχο της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ανάγνωση της ειδοποίησης προστασίας δεδομένων, ο ενδιαφερόμενος είναι μέρος της λίστας αλληλογραφίας. Εάν αποσταλεί νέο ενημερωτικό δελτίο, θα το λάβει μαζί με όλα τα άλλα μέλη μέσω e-mail.

Κατά κανόνα, γίνεται διάκριση μεταξύ:

• Εποπτεία και
• Μη εποπτευόμενες λίστες αλληλογραφίας.

Με τις εποπτευόμενες λίστες αλληλογραφίας, ένα μήνυμα ελέγχεται προληπτικά από έναν υπεύθυνο συντονιστή πριν προωθηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες. Ένα σημαντικό κριτήριο δοκιμής είναι το λεγόμενο netiquette. Περιγράφει τους κανόνες για την κοινωνική συμπεριφορά επικοινωνίας στο Διαδίκτυο. Εάν ένα μήνυμα περιέχει ρατσιστικά ή προσβλητικά σχόλια ή αγενή γλώσσα, δεν θα προωθηθεί. Οι συντονιστές ελέγχουν επίσης το περιεχόμενο ενός μηνύματος, ώστε να μην προωθούνται ανεπιθύμητα μηνύματα ή διαφημιστικά μηνύματα χωρίς φιλτράρισμα. Στην περίπτωση μη εποπτευόμενων λιστών αλληλογραφίας, από την άλλη πλευρά, κάθε μήνυμα αποστέλλεται σε όλους τους παραλήπτες χωρίς να ελέγχεται.

Οι λίστες αλληλογραφίας είναι βολικές και αποτελεσματικές. Δεδομένου ότι τα προσωπικά δεδομένα όπως η προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ελεύθερα προσβάσιμα σε λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάθε λίστα αλληλογραφίας πρέπει να ελέγχεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR).Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διατηρούνται προστατευμένα και απρόσιτα ανά πάσα στιγμή και δεν πρέπει να είναι προσβάσιμα από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.

Μια λίστα αλληλογραφίας μπορεί επίσης να δημιουργηθεί εν αγνοία σας εάν σημειώσετε πολλές διευθύνσεις e-mail σε απλό κείμενο στο πεδίο "Προς" ενός e-mail. Σε αυτήν την περίπτωση, κάθε παραλήπτης έχει πρόσβαση στα δεδομένα που αποστέλλονται. Για να αποφευχθεί αυτό, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε το πεδίο διεύθυνσης "Κρυφή κοινοποίηση" εάν τα μηνύματα πρέπει να σταλούν σε πολλούς παραλήπτες. Αυτή η διαδικασία εγγυάται ότι όλοι οι παραλήπτες λαμβάνουν το ηλεκτρονικό μήνυμα που συμμορφώνεται με την προστασία δεδομένων.

Λίστες αλληλογραφίας για ιδιωτική χρήση

Οι λίστες αλληλογραφίας αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της ιδιωτικής ζωής. Εάν θέλετε να επικοινωνείτε με πολλά άτομα ταυτόχρονα μέσω email, το email είναι ο χαμηλότερος κοινός παρονομαστής. Μια άλλη επιλογή επικοινωνίας είναι τα messenger όπως το Facebook ή το WhatsApp. Σε πολλές περιπτώσεις, οι ομάδες του Facebook απορρίπτονται επειδή δεν θέλουν όλοι να είναι μέρος του Facebook για λόγους προστασίας δεδομένων.Ένα διαδικτυακό φόρουμ είναι περίπλοκο και χρειάζεται πολύ χρόνο για να δημιουργηθεί, επομένως τα e-mail φαίνεται να είναι η καλύτερη επιλογή με την πρώτη ματιά.
Λίστες διανομής e-mail που ελέγχονται μέσω ενός συνηθισμένου Το πρόγραμμα αλληλογραφίας έχει ένα σημαντικό μειονέκτημα. Δεν γνωρίζει και τηρεί κάθε χρήστης τους κανόνες επικοινωνίας και το χάος είναι αναπόφευκτο. Ενώ ορισμένοι απαντούν μόνο σε ένα άτομο, αν και ήθελαν να απευθυνθούν σε όλους, άλλοι χρήστες ακολουθούν τον αντίθετο τρόπο. Όποιος θέλει να φύγει από τη λίστα αλληλογραφίας αντιμετωπίζει επίσης προκλήσεις, καθώς η διεύθυνσή του δεν αποθηκεύεται κεντρικά μόνο μία φορά. Κάθε συμμετέχων στην ομάδα έχει τη διεύθυνση email, η οποία είναι επίσης προβληματική από την άποψη της προστασίας δεδομένων.

Μια κεντρική λίστα αλληλογραφίας είναι η διέξοδος από αυτό το ενοχλητικό δίλημμα. Ειδικά σε

• πανεπιστήμια ή
• Σχετικά με την επικοινωνία στο σχολείο,
• Στην δουλειά ή
• Για χόμπι,

Οι λίστες αλληλογραφίας είναι η πρώτη επιλογή γιατί είναι εύκολο να ρυθμιστούν.

Υπάρχουν διάφοροι πάροχοι στο Διαδίκτυο που είναι εύκολοι και αποτελεσματικοί στη χρήση. Για παράδειγμα, ένας πάροχος δωρεάν λίστας αλληλογραφίας είναι οι Ομάδες Google. Εάν εκτιμάτε την προστασία δεδομένων σύμφωνα με τη γερμανική νομοθεσία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας με την Posteo δωρεάν. Με το JPBerlin μπορείτε να κάνετε κράτηση έως και πέντε λίστες αλληλογραφίας για επτά ευρώ το μήνα. Μπορείτε να ρυθμίσετε τον δικό σας διακομιστή λίστας με το ezmlm, για παράδειγμα. Το λογισμικό mailman είναι επίσης κατάλληλο για τη διαχείριση λιστών αλληλογραφίας με διαχειριστή και διαφορετικών λιστών διανομής.

Σύνοψη των email και των χρήσεών τους

Συνηθίζεται αυτές τις μέρες η αποστολή πληροφοριών και εγγράφων μέσω email. Δισεκατομμύρια email ανταλλάσσονται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα κάθε μέρα. Για το λόγο αυτό, το email θεωρείται ένα από τα πιο σημαντικά και αποτελεσματικά μέσα επικοινωνίας.

Για να ρυθμίσετε μια διεύθυνση email, χρειάζεστε πρώτα έναν πάροχο που διαχειρίζεται τα email και τον λογαριασμό. Υπάρχουν αμέτρητοι πάροχοι που προσφέρουν δωρεάν ή επί πληρωμή παραλλαγές μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εγγραφή σε έναν πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εύκολη και μπορεί να γίνει σε λίγα μόνο βήματα. Οι πληρωμένοι λογαριασμοί email έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με τις δωρεάν εκδόσεις. Ένα ενσωματωμένο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, το οποίο ταξινομεί προσεκτικά τα διαφημιστικά e-mail και τα e-mail με συνημμένα κακόβουλα προγράμματα και ιούς, αντιπροσωπεύει μια σημαντική προστιθέμενη αξία. Ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας διευκολύνει την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και την επικοινωνία πιο ασφαλή.

Είναι δυνατή η αποστολή ή η λήψη email απευθείας από τον πάροχο μέσω webmail. Το Webmail είναι μια υποστηριζόμενη από το πρόγραμμα περιήγησης επεξεργασία των e-mail χωρίς τοπικό πρόγραμμα αλληλογραφίας. Τα προγράμματα αλληλογραφίας όπως το Thunderbird, το Microsoft Outlook, το Windows Mail ή το Apple Mail έχουν εκτεταμένα πλεονεκτήματα. Για παράδειγμα, μπορεί να αναφερθεί η ατομική αρχειοθέτηση μηνυμάτων ή η καλύτερη συνεργασία με άλλους χρήστες σε δομές ομάδας.

Στο πρόγραμμα αλληλογραφίας, ένας χρήστης πρέπει να αποφασίσει εάν θέλει να στέλνει και να λαμβάνει μηνύματα με το πρωτόκολλο POP3 ή IMAP. Το πρωτόκολλο IMAP δεν αποθηκεύει δεδομένα τοπικά και έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τους χρήστες που εργάζονται με πολλές τελικές συσκευές. Επιπλέον, προσφέρει πλεονεκτήματα όσον αφορά την προστασία δεδομένων. Ανάλογα με το πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται, οι προδιαγραφές για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας, τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας και τη διαμόρφωση των διευθύνσεων διακομιστή διαφέρουν.

Όταν ρυθμίζετε μια προσωπική διεύθυνση email, είναι απαραίτητο να επιλέξετε έναν ελκυστικό και ασφαλή κωδικό πρόσβασης. Κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει επίσης να φροντίσετε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες να αναγνωρίζουν τον παραλήπτη ανά πάσα στιγμή. Ένας συγκεκριμένος χαιρετισμός και ένα θέμα ανήκουν επίσης σε κάθε e-mail. Εκτός από το κείμενο του e-mail, συνημμένα όπως έγγραφα, εικόνες ή βίντεο μπορούν να σταλούν ή να ληφθούν με ένα μήνυμα.

Τα συνημμένα email δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 5 MB σε μέγεθος. Όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα, πρέπει να ελέγχεται εάν ο αποστολέας είναι αξιόπιστος. Αυτό είναι απαραίτητο καθώς τα συνημμένα μπορεί ανά πάσα στιγμή να περιέχουν κακόβουλο λογισμικό και ιούς που μολύνουν τον προσωπικό υπολογιστή απαρατήρητα.

Πριν αποφασίσετε για έναν πάροχο e-mail και μια προσωπική διεύθυνση e-mail, είναι σημαντικό να αποφασίσετε για όλες τις προσφορές. Σε αυτή την περίπτωση θα βρείτε έναν πάροχο που ταιριάζει στις προσωπικές σας ιδέες και γενικές συνθήκες. Όποιος γνωρίζει τους πιο σημαντικούς βασικούς όρους σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορεί να ελέγξει τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επικοινωνήσει επαγγελματικά μέσω e-mail.