Εκτός από τις πολυάριθμες λειτουργίες στο Excel, με τις οποίες μπορούν να ρυθμιστούν αποτελεσματικά τα επαγγελματικά υπολογιστικά φύλλα, οι μορφές αριθμών είναι επίσης σημαντικές, ώστε ο θεατής ενός πίνακα να κατανοήσει την προστιθέμενη αξία του και τις βασικές δηλώσεις με μια ματιά.
Για να το πετύχετε αυτό, είναι χρήσιμο να εργάζεστε με προσαρμοσμένες μορφές αριθμών στο Microsoft Excel. Οι προσαρμοσμένες μορφές αριθμών είναι χρήσιμες, για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε έναν ορισμένο αριθμό δεκαδικών ψηφίων ή να μορφοποιήσετε αριθμούς σε διαφορετικές μονάδες. Οι μεμονωμένες μορφές αριθμών μπορούν επίσης να είναι χρήσιμες εάν πρέπει να τονιστούν μεμονωμένα κριτήρια, π.χ.Β. αρνητικοί αριθμοί ή τιμές που βρίσκονται εκτός συγκεκριμένου εύρους.
Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε από δύο κατανοητά πρακτικά παραδείγματα πώς δημιουργούνται μεμονωμένες μορφές αριθμών στο Microsoft Excel στην περιοχή κελιών και πού βρίσκεται η προστιθέμενη αξία των μεμονωμένων μορφών αριθμών.
Πώς να ορίσετε προσαρμοσμένες μορφές αριθμών στο Excel;
Το πρώτο πρακτικό παράδειγμα δείχνει λεπτομερώς γιατί οι μεμονωμένες μορφές αριθμών στο Excel μπορούν να είναι χρήσιμες και αποτελεσματικές:
Μια εταιρεία διαχειρίζεται μια εκτενή λίστα δεδομένων στοιχείων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Στην πρώτη στήλη δίνεται ένας αριθμός στοιχείου ως εξαψήφιος αριθμός. Λόγω μιας αλλαγής που αφορά το λογισμικό στο πρόγραμμα διαχείρισης εμπορευμάτων, κάθε αριθμός άρθρου πρέπει να έχει το πρόθεμα με έναν πανομοιότυπο κωδικό γράμματος με άμεση ισχύ. Η νέα μορφή είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε τα γράμματα να διαχωρίζονται πάντα από τους αριθμούς με τελεία.Επιπλέον, τρία ψηφία χωρίζονται πάντα με τελεία.
Μετά την εφαρμογή της μεμονωμένης μορφής αριθμού, ο παλιός αριθμός αντικειμένου 730452 γίνεται αριθμός στοιχείου: ABC.730.452.
Για να μορφοποιήσετε τον αριθμό του νέου στοιχείου ξεχωριστά στο Excel σε λίγα μόνο βήματα, χρησιμοποιήστε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού και προχωρήστε ως εξής:
Στο παράδειγμα, επιλέξτε τα κελιά B2 έως B8. Στον παράδειγμά μας πίνακα, αυτοί περιέχουν τους αριθμούς των άρθρων που πρόκειται να μετατραπούν. Στο επόμενο βήμα, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL 1 για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου FORMAT CELLS. Η εντολή λειτουργεί σε όλες τις εκδόσεις του Excel.
Ενεργοποίηση της καρτέλας ΑΡΙΘΜΟΙ.
Κάτω από ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο CUSTOM.
" Στο πεδίο TYPE, πληκτρολογήστε την ακόλουθη οδηγία μορφοποίησης: ABC.."
Τέλος, επιβεβαιώστε τη μορφοποίηση που ορίζεται από το χρήστη με το κουμπί OK. Οι αριθμοί θα εμφανιστούν στη συνέχεια με την επιθυμητή μορφή στο υπολογιστικό φύλλο σας.
Σημαντικό: Σημειώστε ότι η προσαρμοσμένη μορφοποίηση δεν προσθέτει στην πραγματικότητα το κείμενο και τις τελείες στους αριθμούς. Μπορείτε να το δείτε όταν κάνετε κλικ στη γραμμή εισαγωγής.
Ο αριθμός του άρθρου εμφανίζεται εκεί στην αρχική του μορφή. Αυτή η προσέγγιση, την οποία εφαρμόζετε χρησιμοποιώντας τα εισαγωγικά στην προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, έχει το πλεονέκτημα ότι μπορείτε ακόμα να έχετε πρόσβαση σε αριθμούς για υπολογισμό στο Excel. Αυτό δεν θα λειτουργούσε πλέον όταν μετατρέπεται σε κείμενο.
Πώς μπορείτε να μετατρέψετε το περιεχόμενο χρησιμοποιώντας μια συνάρτηση πίνακα;
Σε περίπτωση που τα γράμματα και οι τελείες εμφανιστούν πραγματικά στο κελί, δεν υπάρχει εναλλακτική από τη μετατροπή της μορφής αριθμού σε κείμενο. Για να μορφοποιήσετε αριθμούς σε κείμενο, κάντε τα εξής:
Εισαγάγετε μια βοηθητική στήλη δίπλα στη στήλη αριθμού άρθρου. Σε αυτό, οι αριθμοί των στοιχείων παρέχονται με κείμενο και τελείες χρησιμοποιώντας έναν τύπο.
Εάν ο πρώτος αριθμός βρίσκεται στο κελί A2 και θέλετε η στήλη C να λειτουργεί ως βοηθητική στήλη, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C2:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
Ο τύπος εμφανίζει τους αριθμούς των άρθρων στην επιθυμητή μορφή στον πίνακα. Ταυτόχρονα, οι αριθμητικές τιμές χάνονται όταν χρησιμοποιείται ο τύπος, έτσι ώστε να μην μπορείτε να πραγματοποιήσετε περαιτέρω υπολογισμούς στη στήλη Γ ή οι αριθμοί μπορούν να υποβληθούν σε περαιτέρω επεξεργασία.
Αντιγράψτε τον τύπο αρκετά κάτω στη στήλη βοήθειας. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τη βοηθητική στήλη στο πρόχειρο και επικολλήστε την ξανά χρησιμοποιώντας την εντολή PASTE CONTENT με την επιλογή VALUES. Οι τύποι αντικαθίστανται από τους πραγματικούς αριθμούς στοιχείων.Μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη με τους παλιούς αριθμούς άρθρων εάν δεν τους χρειάζεστε πλέον.
2. Παράδειγμα: Πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε μορφές αριθμών που ορίζονται από το χρήστη στο Excel;
Στο δεύτερο παράδειγμα μπορείτε να δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη μορφή αριθμού στο Excel για να μορφοποιήσετε επαγγελματικά αριθμούς πιστωτικών καρτών στο Excel. Οι πιστωτικές κάρτες γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς και έχουν γίνει απαραίτητες στις συναλλαγές πληρωμών εταιρειών και ιδιωτών. Το Excel δεν παρέχει μια ενσωματωμένη μορφή για τη σωστή εμφάνιση των αριθμών πιστωτικών καρτών, τα δεκαέξι ψηφία των οποίων εμφανίζονται συνήθως σε μπλοκ των τεσσάρων. Εν πάση περιπτώσει, η επιθυμητή αναπαράσταση θα πρέπει να είναι εύκολη στην εφαρμογή χρησιμοποιώντας την ακόλουθη προσαρμοσμένη μορφή αριθμού.
Αυτή η μορφή προκαλεί την εμφάνιση των μπλοκ στην περιοχή κελιών του πίνακα.Ωστόσο, το τελευταίο ψηφίο αντικαθίσταται πάντα από ένα μηδέν. Ο λόγος για την εμφάνιση του μηδενός είναι το γεγονός ότι το Excel μπορεί να επεξεργαστεί το πολύ 15 ψηφία. Για το λόγο αυτό, κάθε 16ψήφιος αριθμός πιστωτικής κάρτας θα εμφανίζεται πάντα με ένα μηδέν στο τέλος.
Για να εμφανιστεί σωστά ο αριθμός της πιστωτικής κάρτας, οι αριθμοί πιστωτικών καρτών πρέπει να εισαχθούν ως κείμενο. Μπορείτε να το επιτύχετε βάζοντας ένα απόσπασμα μπροστά του ή αναθέτοντας τη μορφή κειμένου εκ των προτέρων.
Παρά την εμφάνιση κειμένου, ο πραγματικός στόχος της εμφάνισης των αριθμών πιστωτικών καρτών ως μπλοκ των τεσσάρων δεν επιτυγχάνεται με την αλλαγή της μορφής. Παρόμοια με το πρώτο παράδειγμα, η λύση είναι να εισαγάγετε μια πρόσθετη βοηθητική στήλη στην οποία μπορείτε να εξάγετε την επιθυμητή οθόνη χρησιμοποιώντας έναν τύπο.
Εάν εισαγάγατε τον αριθμό της πιστωτικής κάρτας στο κελί B1, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο για να τον εμφανίσετε σε μπλοκ των τεσσάρων στο κελί C1:
"=ΑΡΙΣΤΕΡΑ(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &ΔΕΞΙΑ(B1;4)"
Με τη χρήση της στήλης βοήθειας, ο αριθμός της πιστωτικής κάρτας μπορεί να εμφανιστεί σωστά και στη συνέχεια να υποβληθεί σε επεξεργασία.
Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε μια μορφή αριθμών που ορίζεται από το χρήστη για να εμφανίσετε τους αριθμούς των στοιχείων μεμονωμένα, για να δημιουργήσετε αριθμούς πιστωτικών καρτών σε τετράγωνα - είναι σημαντικό η μορφή αριθμών να είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε οι χρήστες να μπορούν να απορροφήσουν γρήγορα τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
