4 τρόποι προστασίας των εγγράφων του Word

Πώς να ρυθμίσετε ένα έγγραφο μόνο για ανάγνωση

Ξανά και ξανά, πολλοί διαφορετικοί συγγραφείς σε μια ομάδα έργου συνεργάζονται σε ένα έγγραφο του Word. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για την προστασία των εγγράφων του Word, έτσι ώστε να γίνονται μόνο εκείνες οι αλλαγές και οι τροποποιήσεις που έχουν συμφωνηθεί από κοινού. Μπορείτε επίσης να αποτρέψετε την απώλεια αρχείων Word λόγω σφαλμάτων λειτουργίας ή προβλημάτων υλικού, κάνοντας συγκεκριμένα βήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Αποθήκευση και προστασία εγγράφων του Word: Γιατί είναι τόσο σημαντικό

Η συνεργασία με το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου της Microsoft Word έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος τόσο της επαγγελματικής όσο και της ιδιωτικής καθημερινότητας. Το Word είναι ένα από μια σειρά προγραμμάτων που προέρχονται από κοινές εργασίες γραφείου και δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά με το όνομα Microsoft Office.

Η Microsoft ενημερώνει τακτικά τις εκδόσεις των προγραμμάτων του Office με χρήσιμες νέες λειτουργίες. Με τη σωστή γνώση του χειρισμού του Word, το Word μπορεί να εξατομικευτεί αφενός και να επεκταθεί με πρόσθετα Word, αφετέρου. Έχετε επίσης την επιλογή να καθορίσετε συγκεκριμένα τη συμβατότητα των εκδόσεων του Word και να προστατεύσετε τα αρχεία κειμένου σας.

Τα έγγραφα του Word πρέπει να προστατεύονται, ειδικά σε σημαντικά θέματα. Όχι μόνο η απρόβλεπτη απώλεια λόγω λήθης αποθήκευσης, αλλά και η επεξεργασία από μη εξουσιοδοτημένα τρίτα μέρη προκαλεί ταλαιπωρία που μπορεί να αποφευχθεί. Επιπλέον, ζημιά ή απώλεια εγγράφων του Word λόγω προβλημάτων υλικού μπορεί επίσης να αποφευχθεί με την κατάλληλη προσοχή και προνοητικότητα.

Η αποθήκευση έγινε εύκολη: Μην χάσετε ποτέ ξανά αρχεία Word με 4 κόλπα

Στην περιοχή εργασιών του Word υπάρχουν - ανάλογα με την έκδοση - διαφορετικές αλλά εξίσου αποτελεσματικές επιλογές για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εγγράφων του Word.

Εκτός από την κλασική διαδικασία αποθήκευσης με τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL + S" ή κάτω από τις καρτέλες "Αρχείο" και "Αποθήκευση ως", το Word προσφέρει άλλες κομψές επιλογές για την προστασία ενός εγγράφου.

1. Αποθηκεύστε όλα τα έγγραφα με ένα κλικ του ποντικιού

Ανάλογα με την έκδοση του Word που χρησιμοποιείται, όλα τα έγγραφα που ανοίγονται σε μια δεδομένη χρονική στιγμή μπορούν να αποθηκευτούν ταυτόχρονα. Δεν διατρέχετε πλέον τον κίνδυνο να ξεχάσετε κατά λάθος ένα αρχείο κειμένου και να χάσετε τις αλλαγές σας.

Ενώ το Word 2003 και παλαιότερες εκδόσεις εκτελούν μια τέτοια εντολή χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου, η αποθήκευση όλων των εγγράφων σε νεότερες εκδόσεις απαιτεί την προσθήκη της ρύθμισης κουμπιού.

2. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας αυτόματα με ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας

Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εργασίας με αντίγραφα ασφαλείας. Για άλλη μια φορά, εξαρτάται από την έκδοση του Word που χρησιμοποιείται. Ωστόσο, υπάρχει πάντα η επιλογή ρύθμισης της "αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας". Αυτό λειτουργεί με ένα αντίγραφο ασφαλείας του εγγράφου ή με αυτόματη ανάκτηση.

Στην πρώτη παραλλαγή, δημιουργείται στον υπολογιστή ένα αντίγραφο του αρχείου Word που αποθηκεύεται μία φορά με την επέκταση WBK μόλις γίνει η επεξεργασία του αρχικού εγγράφου. Εάν το πρωτότυπο έγγραφο έχει υποστεί ζημιά ή χαθεί κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας, το αντίγραφο μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί.

Η εγκατάσταση αυτής της δυνατότητας στο παρασκήνιο απαιτεί λιγότερα κλικ στο ποντίκι και διαφέρει ελαφρώς μεταξύ του Word 2007 ή νεότερων και παλαιότερων εκδόσεων. Μετά από μερικά κλικ, το Word θα δημιουργήσει μόνιμα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας και θα σας προστατεύσει από την απώλεια δεδομένων.

3. Το Word θα αναλάβει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων με αυτόματη ανάκτηση

Η αυτόματη ανάκτηση είναι επίσης μια λειτουργία Word που βοηθά στην προστασία των αρχείων κειμένου. Ενώ τα αντίστοιχα αντίγραφα ασφαλείας για το 2007 και αργότερα έχουν ρυθμιστεί με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αυτόματης επαναφοράς στην ενότητα "Extras" ή "Word options", οι πιο πρόσφατες εκδόσεις περιέχουν ένα συγκεκριμένο κουμπί στο κουμπί.

Αφού ενεργοποιήσετε τη λειτουργία μία φορά, δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας για κάθε έγγραφο του Word που δημιουργείται στα παρακάτω χωρίς περαιτέρω ενέργεια. Οι χρήστες πιο πρόσφατων εκδόσεων του Word θα βρουν το στοιχείο ελέγχου "αυτόματης αποθήκευσης" απευθείας στην ενότητα "Έναρξη" στην επάνω αριστερή περιοχή της γραμμής εργασιών. Η αυτόματη προστασία ενεργοποιείται μετακινώντας το χειριστήριο προς τα δεξιά. Ωστόσο, σε μερικά βήματα μπορείτε ακόμα να προσαρμόσετε το διάστημα στο οποίο ανεβαίνει ένα αντίγραφο:

1. Επιλέξτε "Αρχείο" και κάντε κλικ στο "Επιλογές".

   

2. Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.

   

3. Και ορίστε τον επιθυμητό χρόνο στην ενότητα "Αυτόματη ανάκτηση πληροφοριών κάθε XY λεπτά".

   

4. Ελέγξτε αν έχετε σημειώσει τα δύο τσιμπούρια στα αριστερά μπροστά από τη γραμμή κειμένου και επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας κάνοντας κλικ στο "OK".

Όποιον τρόπο και αν επιλέξετε - Το Word σας υποστηρίζει αξιόπιστα για την προστασία όλων των εγγράφων.

4. Αποφύγετε την απώλεια δεδομένων: Βρείτε εύκολα ξανά τα μη αποθηκευμένα κείμενα του Word

Μπορεί επίσης να συμβεί να κλείσετε κατά λάθος ένα έγγραφο του Word αφού το έχετε επεξεργαστεί για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να το αποθηκεύσετε στο μεταξύ. Δεν έχετε αποθηκεύσει συγκεκριμένα καμία από τις αλλαγές που έγιναν με τη λειτουργία "Αποθήκευση ως". Αυτό είναι σε μεγάλο βαθμό απροβλημάτιστο, καθώς το Word 2010 και νεότερες εκδόσεις αποθηκεύουν τέτοια έγγραφα που θεωρήθηκαν ότι χάθηκαν στο παρασκήνιο για αρκετές ημέρες.

Θα βρείτε το έγγραφο του Word στις ενότητες "Αρχείο", "Διαχείριση εκδόσεων" και "Επαναφορά μη αποθηκευμένων εγγράφων". Εδώ θα βρείτε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς μη αποθηκευμένων εγγράφων. Τα κείμενα που δημιουργούνται συνήθως δεν βρίσκονται στην τελική τους κατάσταση, αλλά συνήθως γλιτώνετε από πολλά βήματα εργασίας της νέας παραγωγής. Βασικά πράγματα όπως η μορφοποίηση συνήθως διατηρούνται.

Γράψτε προστασία για έγγραφα και ενότητες: Ρυθμίστε κωδικούς πρόσβασης στο Word

Ιδιαίτερα όταν εργάζεστε σε ομάδες έργου, προκύπτουν περίπλοκα και μερικές φορές πολυμερή έγγραφα. Οι κωδικοί πρόσβασης μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να προστατεύουν αυτά τα έγγραφα του Word από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Μόνο όσοι έχουν τον σωστό και τρέχοντα κωδικό πρόσβασης δικαιούνται να επεξεργαστούν το έγγραφο κειμένου. Ο τρόπος αποθήκευσης ενός εγγράφου σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση εξηγείται παρακάτω για όλες τις εκδόσεις από το Word 2010 και μετά.

1. Μεταβείτε στην ενότητα "Πληροφορίες" στην ενότητα "Αρχείο".

   

2. Κάντε κλικ στο "Προστασία εγγράφου" και επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.

   

3. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε στο παρεχόμενο πεδίο και επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας.

   

Μια σημαντική συμβουλή είναι να γράψετε τον κωδικό πρόσβασης σε ασφαλές μέρος. Διότι εάν δεν έχετε τον κωδικό πρόσβασης, σας απαγορεύεται επίσης η επεξεργασία του αρχικού εγγράφου. Στη συνέχεια, ανοίγει μόνο η έκδοση που προστατεύεται από εγγραφή.

Οι μεμονωμένες περιοχές εγγράφων μπορούν επίσης να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης. Εάν αλλάζετε μόνο ορισμένα αποσπάσματα σε μια ομάδα εργασίας, αλλά άλλα βρίσκονται ήδη στην τελική τους έκδοση, αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο.

Υπόδειξη: Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να καταργήσετε την προστασία εγγράφων επαναλαμβάνοντας τα παραπάνω βήματα και αφήνοντας κενό μόνο το πεδίο κωδικού πρόσβασης. Αντί να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο, το αποκρυπτογραφείτε - αλλά η διαδικασία παραμένει η ίδια. Στη συνέχεια, μπορεί να ανοίξει ξανά χωρίς ειδική εξουσιοδότηση πρόσβασης.

Προστασία εγγράφων Word: Περιορίστε την επεξεργασία και την πρόσβαση στο Microsoft Word

Στην ενότητα "Αρχείο" και "Πληροφορίες" θα βρείτε επίσης άλλους τρόπους προστασίας του εγγράφου. Για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να περιορίσετε την επεξεργασία ή την πρόσβαση.

Εάν περιορίσετε την επεξεργασία, μπορεί να καθοριστεί μια επιλογή από επιτρεπτές και ανεπίτρεπτες αλλαγές:

• Μπορούν τα σχόλια να γραφτούν, να απαντηθούν ή να ληφθούν υπόψη;
• Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ορισμένα στυλ και άλλα όχι;
• Ποια μορφοποίηση πρέπει να δίνουν επικεφαλίδες, ποια πρέπει να συμβαδίζουν με συνεχές κείμενο;

Αποφασίζετε ποια στοιχεία και πτυχές στο έγγραφο κειμένου σας μπορούν να τροποποιηθούν με ποιον τρόπο.

Ωστόσο, εάν αποσυρθούν τα δικαιώματα πρόσβασης από τους υπαλλήλους μιας ομάδας έργου, με εξαίρεση μερικούς, τα δικαιώματα πρόσβασης μπορούν επίσης να εξατομικευτούν. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εισαγάγετε την ιδιότητα του οργανισμού ή τα ονόματα των σχετικών εξουσιοδοτημένων ατόμων στην περιοχή "Προστασία εγγράφου". Οι υπόλοιποι συνάδελφοι αποκλείονται από την επεξεργασία ενός εγγράφου του Word από εδώ και πέρα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για πτυχές που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων.

Συμπέρασμα: Προστασία εγγράφων του Word - πολύ εύκολο χάρη στα κατάλληλα κόλπα

Τα έγγραφα του Word μπορούν να προστατευτούν σε διάφορα επίπεδα - πριν, κατά τη διάρκεια και πολύ μετά την ολοκλήρωση. Υπάρχουν επιλογές για την επαναφορά εγγράφων που πιστεύεται ότι έχουν χαθεί και την αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Επιπλέον, μπορούν να δημιουργηθούν έγγραφα μόνο για ανάγνωση και να οριστούν πτυχές όπως ο τύπος επεξεργασίας που επιτρέπεται ή η εξουσιοδότηση πρόσβασης. Με τα κατάλληλα κόλπα, δεν θα χάσετε πλέον έγγραφα του Word - είτε σε ιδιωτικό είτε σε επαγγελματικό πλαίσιο.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιες επιλογές υπάρχουν για την προστασία των εγγράφων του Word;

Από τη μία πλευρά, έχετε την επιλογή να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα με ένα κλικ του ποντικιού, να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας και να επαναφέρετε αυτόματα προηγούμενες εκδόσεις και αρχεία Word που θεωρήθηκαν χαμένα. Από την άλλη πλευρά, μπορούν να δημιουργηθούν έγγραφα μόνο για ανάγνωση από την αρχή και η επεξεργασία και η πρόσβαση μπορεί επίσης να περιοριστεί.

Πώς προστατεύετε τα έγγραφα με κωδικό πρόσβασης;

Για να εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα έγγραφο, κάντε τα εξής:

1. Στο κουμπί έναρξης, κάντε κλικ στο "Αρχείο" και στη συνέχεια στο "Πληροφορίες".
2. Μεταβείτε στο "Προστασία εγγράφου" και επιλέξτε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης και επιβεβαιώστε τον.