Πώς να χρησιμοποιήσετε αριθμούς σελίδων στο Word - γρήγορα και εύκολα

Πώς να δημιουργήσετε και να αλλάξετε αριθμούς σελίδων σε έγγραφα του Word

Όποιος εργάζεται πολύ με αρχεία κειμένου και έγγραφα γνωρίζει πόσο σημαντικό είναι να διατηρεί μια επισκόπηση: Η δομή ενός κειμένου καθορίζει πόσο κατανοητό είναι το περιεχόμενο για τους αναγνώστες και πόσο ελκυστική φαίνεται η δομή σε αυτούς. Επιπλέον, καμία πληροφορία δεν χάνεται μέσω μιας καλά μελετημένης οργάνωσης. Για το λόγο αυτό, το Microsoft Word προσφέρει στους χρήστες διάφορα εργαλεία που απλοποιούν τη δομή των εγγράφων. Αυτό περιλαμβάνει τους αριθμούς σελίδων, μεταξύ άλλων.

Δουλέψτε καθαρά με τους αριθμούς σελίδων στο Word

Το Microsoft Word παρέχει στους χρήστες διάφορες δυνατότητες, δηλαδή εργαλεία για επεξεργασία κειμένου. Στο πρόγραμμα, τα έγγραφα δεν μπορούν μόνο να χωριστούν σε διάφορα επίπεδα χρησιμοποιώντας επικεφαλίδες. Διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη βοηθούν επίσης στο να γίνουν πιο ξεκάθαρα τα κείμενα.

Προκειμένου τα έγγραφα να μην εμφανίζονται ακατάστατα και να μην κατακλύζουν τον αναγνώστη, αξίζει τον κόπο να ορίσετε ανάλογα το πλάτος των περιθωρίων και τα διαλείμματα των τμημάτων. Η απόσταση των γραμμών καθώς και οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο. Αυτοί είναι μερικοί από τους παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία μιας σελίδας. Εάν παρατηρήσετε μόνο ασυνέπειες κατά τη δημιουργία του κειμένου, αυτές μπορούν επίσης να αναθεωρηθούν στο επόμενο μάθημα.

Δείτε πώς λειτουργεί: Εισαγάγετε αριθμούς σελίδων σε έγγραφα του Word

Ο καθορισμός αριθμών σελίδων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος, ειδικά όταν εργάζεστε με έγγραφα που έχουν πολλές σελίδες και λίγα διαλείμματα ενότητας. Εσείς και άλλοι αναγνώστες θα βρείτε πιο γρήγορα ορισμένες ενότητες στο κείμενο με βάση τις πρόσθετες πληροφορίες. Εάν πολλά άτομα αναφέρονται στο αρχείο κειμένου σε μεταγενέστερο χρόνο, η ανταλλαγή περιεχομένου είναι ευκολότερη χάρη στους αριθμούς σελίδων.

Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε καλύτερα σε γραφικά, μεταφράσεις, πίνακες ή εισαγωγικά χάρη στους αριθμούς σελίδων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε αριθμούς σελίδων σε ένα απόσπασμα στο Word. Αλλά πώς μπορείτε να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων στο Word; Με αυτές τις οδηγίες λειτουργεί:

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Εισαγωγή" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word.

2. Βρείτε την περιοχή "Κεφαλίδα και υποσέλιδο" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αριθμοί σελίδας".

   

3. Ανοίγει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου, το οποίο σας δείχνει αρκετές επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.

   

4. Κάντε κλικ στις πληροφορίες που θέλετε: Μπορείτε να καθορίσετε εάν οι αριθμοί σελίδων θα εμφανίζονται στο επάνω μέρος, στο κάτω μέρος, στο κέντρο, αριστερά ή δεξιά. Δεν σας αρέσει το σχέδιο; Μην ανησυχείτε: οι αλλαγές στο έγγραφο μπορούν να γίνουν ανά πάσα στιγμή.

Με αυτές τις οδηγίες, δεν μπορείτε μόνο να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού τα τοποθετείτε στη σελίδα σας και ποιες σελίδες δίνετε την αρίθμηση στην πρώτη θέση.

Δημιουργικές τροποποιήσεις: ενσωμάτωση αριθμών σελίδων σε μεμονωμένες έννοιες

Η αρίθμηση σελίδων επιτρέπει στους αναγνώστες να παρακολουθούν ένα κείμενο. Οι αριθμοί σελίδων σας βοηθούν επίσης να εντοπίσετε και να διορθώσετε σφάλματα κατά την αναθεώρηση ενός εγγράφου. Ανάλογα με τις απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται και τις ιδέες σας για το αποτέλεσμα του κειμένου, είναι κατάλληλες διαφορετικές μορφές αρίθμησης σελίδων.

Οι αριθμοί σελίδων μπορούν να τοποθετηθούν σε διαφορετικά σημεία. Η αρίθμηση συχνά εισάγεται στο κάτω μέρος της σελίδας στο υποσέλιδο. Ωστόσο, είστε ελεύθεροι να καθορίσετε τη σχετική περιοχή. Είναι επίσης δυνατό να προσθέσετε αρίθμηση σελίδων στην κεφαλίδα ή να υποδεικνύετε πάντα τους αριθμούς σελίδων στο εξωτερικό περιθώριο.

Εάν έχετε αποφασίσει για μια επιλογή εδώ, προκύπτει επίσης το ερώτημα ποιες σελίδες πρέπει να περιλαμβάνονται στην αρίθμηση. Συμβαίνει τα αρχεία να περιέχουν ένα εξώφυλλο ή μια σελίδα τίτλου, τα οποία δεν παρέχονται με αριθμούς σελίδας.

Το Microsoft Word επιτρέπει διάφορες εξαιρέσεις σε αυτό το σημείο. Από τη μία πλευρά, μπορείτε, για παράδειγμα, να ξεκινήσετε αριθμούς σελίδων με 3. Από την άλλη πλευρά, το πρόγραμμα δεν επιτρέπει τον καθορισμό αριθμών σελίδας για ορισμένα επίπεδα στον πίνακα περιεχομένων.

Επιλογές σχεδίασης κειμένου: πρακτικές εφαρμογές και ιδέες

Εκτός από τις ρυθμίσεις αρίθμησης σελίδων, υπάρχουν και άλλες λειτουργίες διαθέσιμες στο Word που κάνουν την εργασία σας πιο αποτελεσματική. Με λίγα μόνο κλικ μπορείτε να εισαγάγετε νέες πληροφορίες μέσω του μενού περιβάλλοντος ή, για παράδειγμα, να προσαρμόσετε τη γραμματοσειρά ή το μέγεθος. Για να διατηρηθούν οι προδιαγραφές των αριθμών σελίδων των εγγράφων κειμένου όσο το δυνατόν πιο απλές, οι σελίδες μπορούν να αριθμηθούν κεφάλαιο προς κεφάλαιο, για παράδειγμα.

Έτσι, μπορείτε να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων μόνο σε ορισμένες ενότητες

Θα θέλατε οι αριθμοί σελίδων να ξεκινούν μετά τον πίνακα περιεχομένων και τον πίνακα αριθμών - αλλά στη συνέχεια, για παράδειγμα, με μεγαλύτερο αριθμό; Κανένα πρόβλημα, επειδή μπορείτε να βρείτε όλα όσα χρειάζεστε για αυτό στην καρτέλα Διάταξη στην κορδέλα: Τα διαλείμματα.

Ένα διακοπή ενότητας δεν είναι ορατό στο έγγραφο του Word, αλλά βοηθά στην εκχώρηση των αριθμών σελίδων σε συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου. Θέλετε να προσθέσετε μόνο αριθμούς σελίδων στο σώμα της εργασίας σας; Στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

1. Εισαγάγετε ένα διάλειμμα ενότητας αμέσως πριν από το σώμα του κειμένου. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής: Διάταξη> Διακοπές> Διακοπές ενότητας> Επόμενη σελίδα.

   

2. Στην επόμενη σελίδα μπορείτε τώρα να μορφοποιήσετε τους αριθμούς σελίδων όπως περιγράφονται παραπάνω: Εισαγωγή> Αριθμός σελίδας.

3. Θα θέλατε η αρίθμηση σελίδων να ξεκινά με τον αριθμό 3 επειδή δύο σελίδες καταλόγων έχουν ήδη προηγηθεί; Στη συνέχεια, επιλέξτε "Μορφοποίηση αριθμών σελίδας" και κάντε κλικ στο "Έναρξη από". Τώρα εισάγετε τον αριθμό με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσει η αρίθμηση της σελίδας σας.

   

Εκτός από αυτήν τη λειτουργία, το πρόγραμμα του Office προσφέρει μια σειρά από λειτουργίες πεδίου με τις οποίες μπορείτε να συμπληρώσετε την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο. Εκεί μπορείτε να βρείτε όχι μόνο τον αριθμό της σελίδας, αλλά και, για παράδειγμα, την επικεφαλίδα του κεφαλαίου, τον αριθμό κεφαλαίου, την ημερομηνία ή τον τίτλο του εγγράφου.

υπόδειξη: Οι καταχωρήσεις που χρησιμοποιούνται τακτικά μπορούν να αποθηκευτούν ως συντομεύσεις, για παράδειγμα, και να χρησιμοποιηθούν ως λεγόμενες μακροεντολές ανά πάσα στιγμή. Διαβάστε εδώ πώς μπορείτε να εμφανίσετε τον συνολικό αριθμό σελίδων χωρίς εισαγωγή.

Σχεδιάστε αριθμούς σελίδων: κάντε αλλαγές

Στην αρχή έχετε τοποθετήσει τους αριθμούς σελίδων σύμφωνα με τις ιδέες σας. Εν τω μεταξύ, η γνώμη σας ή οι αντίστοιχες απαιτήσεις έχουν αλλάξει. Πώς μπορούν όμως να εφαρμοστούν οι νέες ιδέες;

Εάν θέλετε να αλλάξετε τους αριθμούς σελίδων, έχετε πολλές επιλογές. Αφενός, μπορείτε να κάνετε προσαρμογές κάνοντας διπλό κλικ στην περιοχή κεφαλίδας ή υποσέλιδου με τον κέρσορα. Από την άλλη πλευρά, διαφορετικά εργαλεία υποσέλιδου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στο Word. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το παράθυρο για τη ρύθμιση του υποσέλιδου ή της κεφαλίδας κάτω από την καρτέλα "Εισαγωγή" στην κορδέλα μενού του αρχείου σας.

Σε αυτό το σημείο, η μορφή αριθμών της αρίθμησης σελίδας μπορεί να οριστεί σύμφωνα με τις μεμονωμένες απαιτήσεις.

Για παράδειγμα, επιλέξτε ρωμαϊκούς αριθμούς ή άλλη αρίθμηση (A, B, C ή i, ii, iii).

Χάρη στα εργαλεία υποσέλιδου, μπορείτε ακόμα να κάνετε αλλαγές μετά το σχεδιασμό του κειμένου και να μορφοποιήσετε την περιοχή κεφαλίδας ή υποσέλιδου σύμφωνα με τις ιδέες σας.

Πρακτικές γνώσεις: τι μπορεί να κάνει το Word

Οι αριθμοί σελίδων είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να δώσετε στο έγγραφό σας καλύτερη δομή. Αλλά δεν είναι όλα όσα έχει να προσφέρει το Microsoft Word. Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι ένας πραγματικός βοηθός όταν πρόκειται για την αντιμετώπιση προβλημάτων μεγαλύτερων εγγράφων: Μικρά σφάλματα σε μορφή αριθμού, κόμματα ή ορθογραφία, καθώς και στις προδιαγραφές των ονομάτων ή της ημερομηνίας, εισέρχονται γρήγορα. Εδώ σας βοηθά να διαβάσετε ξανά το τελικό κείμενό σας στο σύνολό του και να δώσετε προσοχή στις λεπτομέρειες. Μπορείτε εύκολα να διορθώσετε τα μετέπειτα σφάλματα χρησιμοποιώντας το "Αναζήτηση & Αντικατάσταση". Μπορείτε επίσης να αποφύγετε λάθη στο σχεδιασμό εγγράφων:

• Πίνακας περιεχομένων: Η ένδειξη των επικεφαλίδων σας δείχνει αν έχετε συμπεριλάβει όλα τα σχετικά θέματα από άποψη περιεχομένου.
• Γνώμη: Μπορείτε να προβάλετε το αρχείο από διαφορετικές οπτικές γωνίες μέσω της καρτέλας "Προβολή". Θα παρατηρήσετε γρήγορα σφάλματα στη μορφή και τη διάταξη.
• Υπερσύνδεσμοι: Κάντε διπλό κλικ σε ενσωματωμένους συνδέσμους για να ανοίξετε τον αντίστοιχο ιστότοπο για να ελέγξετε αν ο σύνδεσμος δημιουργήθηκε σωστά.
• Ορθογραφία και στίξη: Παρόλο που το Word θα σας παρέχει ολοκληρωμένη υποστήριξη για τη διόρθωση της ορθογραφίας σας, αξίζει να κάνετε έναν τελικό χειροκίνητο έλεγχο. Μπορείτε να ελέγξετε ξανά ονόματα και ξένες λέξεις, τμήμα προς τμήμα.

Αφού ελέγξετε διεξοδικά το έγγραφο και διορθώσετε τυχόν σφάλματα, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF ή να το στείλετε σε μεγάλο αριθμό ατόμων ως επιστολή φόρμας. Μπορεί επίσης να εισαχθεί μια λίστα πηγών. Είναι σημαντικό να δώσετε στο έγγραφο ένα συνεκτικό όνομα και να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μια τοποθεσία που είναι εύκολο να βρεθεί. Χωρίς μεμονωμένες απαιτήσεις, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πρότυπα που ακολουθούν ένα συγκεκριμένο πρότυπο.

Συμπέρασμα: εισαγάγετε και μορφοποιήστε αριθμούς σελίδων

Προκειμένου να δομηθούν τα έγγραφα όσο το δυνατόν σαφέστερα, το Microsoft Word προσφέρει διάφορες λειτουργίες. Ένα που παρέχει αμέσως μια σαφή δομή είναι η προδιαγραφή των αριθμών σελίδων. Η αρίθμηση των μεμονωμένων σελίδων βοηθά τον συγγραφέα να βρει μεμονωμένα στοιχεία κειμένου κατά την αλλαγή των τμημάτων. Από την άλλη πλευρά, οι αριθμοί στο κάτω μέρος της σελίδας βοηθούν επίσης τους αναγνώστες: Όπως και τα κανονικά διαλείμματα ενότητας, οι αναφορές σελίδων σημαίνουν ότι το κείμενο παραμένει ευανάγνωστο και σαφώς δομημένο.

Δεδομένου ότι κάθε εταιρεία και κάθε άτομο έχει διαφορετικές απαιτήσεις για έγγραφα κειμένου, η λειτουργία μπορεί να εξατομικευτεί στο Word: Μπορείτε να τακτοποιήσετε την αρίθμηση σελίδων στην κεφαλίδα καθώς και στην περιοχή του υποσέλιδου. Η τοποθέτηση στην άκρη ή στη μέση του φύλλου είναι επίσης δυνατή.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να ενσωματώσω αριθμούς σελίδων στο έγγραφο του Word μου;

Οι αριθμοί σελίδων καθορίζονται στο Word σε λίγα μόνο βήματα. Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Κεφαλίδα και υποσέλιδο" μέσω της καρτέλας "Εισαγωγή". Εδώ θα βρείτε περισσότερες επιλογές ρύθμισης που περιλαμβάνουν επίσης εργαλεία υποσέλιδου: Επιλέγετε τη θέση της αρίθμησης σελίδας. Οι αριθμοί δεν χρειάζεται απαραίτητα να τοποθετηθούν στο κάτω μέρος της σελίδας. Η κεφαλίδα προσφέρει επίσης χώρο για αρίθμηση.

Η αρίθμηση σελίδων ξεκινά πάντα από την πρώτη σελίδα;

Συχνά απαιτείται εξώφυλλο ή σελίδα τίτλου. Κατά κανόνα, αυτό δεν πρέπει να περιλαμβάνεται στο σύστημα αρίθμησης. Για το λόγο αυτό, μπορείτε να καθορίσετε τους αριθμούς σελίδων σύμφωνα με τις προσωπικές σας επιθυμίες. Για παράδειγμα, είναι δυνατό να ξεκινήσετε την αρίθμηση με τον αριθμό 3 στην τρίτη σελίδα.