Με αυτά τα βήματα μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σχεδόν καθόλου
Η συγγραφή e-mail είναι μέρος της καθημερινής ζωής των περισσότερων ανθρώπων. Έχει γίνει φυσιολογικό να συντάσσουμε προσωπικά ή επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς τα οφέλη της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι προφανή. Πάνω απ 'όλα, η ταχύτητα με την οποία φτάνει ένα μήνυμα στον παραλήπτη είναι δύσκολο να νικηθεί. Εκτός από τις γνωστές υπηρεσίες messenger όπως το WhatsApp ή το Telegram, το e-mail εξακολουθεί να είναι ένα από τα πιο σημαντικά και πιο αποδεκτά διεθνή μέσα επικοινωνίας.
Αυτό οφείλεται επίσης στο γεγονός ότι υπάρχει λίγη προσπάθεια για τη σύνταξη ενός email. Σχεδόν όλοι αυτήν τη στιγμή έχουν τη δική τους διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πιο γνωστό πρόγραμμα επικοινωνίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το Microsoft Outlook. Τόσο στην έκδοση επί πληρωμή για υπολογιστές Windows όσο και στην δωρεάν έκδοση σε tablet και smartphone, χρησιμοποιείται από εκατομμύρια χρήστες καθημερινά. Εκτός από τη συμβατική εγγραφή e-mail, τα μηνύματα στο Outlook μπορούν επίσης να δημιουργηθούν από ένα πρότυπο. Είναι επίσης δυνατό να αποθηκεύσετε ενότητες κειμένου και να τις εισαγάγετε σε e-mail, προκειμένου να σχεδιάσετε πιο αποτελεσματικά e-mail.
Εκπαιδευτικό βίντεο: πώς να συνθέσετε και να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Δημιουργήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook - έτσι λειτουργεί
Εάν θέλετε να συντάξετε ένα e-mail στο Microsoft Outlook, μεταβείτε στην καρτέλα "Έναρξη" στο πρώτο βήμα. Στην επάνω περιοχή μενού της καρτέλας "Έναρξη" θα βρείτε το κουμπί "Νέο" κάτω από το " Κουμπί "νέο".
Αφού κάνετε κλικ στο πεδίο "Νέα e-mail", θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο. Στο παράθυρο μηνυμάτων μπορείτε να συνθέσετε και να στείλετε ένα νέο μήνυμα.
Εάν θέλετε να γράψετε ένα μήνυμα σε διαφορετικό επιστολόχαρτο, επιλέξτε το κουμπί "Νέα στοιχεία" αντί για "Νέα e-mail".
Στην επιλογή "Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με> Άλλα χαρτικά", μπορείτε να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε μια άλλη γραφική ύλη ως φόντο για την αλληλογραφία.
Τα πεδία επιλογής "From", "To", "Cc" και "Bcc" και το θέμα είναι απαραίτητα για τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος. Η ακόλουθη σημασία κρύβεται πίσω από τα επιμέρους πεδία και τις συντομογραφίες:
|
πεδίο |
έννοια |
|
από |
Στο πεδίο "Από", εισαγάγετε τον λογαριασμό email από τον οποίο πρέπει να σταλεί το μήνυμά σας. Εάν διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε από ποιον λογαριασμό θα πρέπει να σταλεί το e-mail. |
|
Στο |
Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πρέπει να εισαχθεί στο πεδίο "Προς". Η σειρά των ονομάτων κατά την επιλογή των διευθύνσεων e-mail μπορεί να εμφανιστεί αλφαβητικά στο πεδίο "Προς". Υπόδειξη: Το Microsoft Outlook καταγράφει όλες τις καταχωρισμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λεγόμενη λίστα αυτόματης συμπλήρωσης. Από τις αποθηκευμένες πληροφορίες, το λογισμικό προτείνει κατάλληλες διευθύνσεις κατά την εισαγωγή τους. Τα δωρεάν εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν στην επεξεργασία της λίστας αυτόματης συμπλήρωσης. |
|
Cc |
Η συντομογραφία "Cc" κυριολεκτικά σημαίνει "αντίγραφο άνθρακα" και σημαίνει αντιγραφή στα γερμανικά. Εάν ένας παραλήπτης λάβει ένα μήνυμα σε Cc, γίνεται σαφές ότι δεν είναι ο κύριος παραλήπτης. |
|
Κρυφή κοιν |
Το πεδίο "Bcc" κυριολεκτικά σημαίνει "τυφλό αντίγραφο άνθρακα". Ο αγγλικός όρος μπορεί να μεταφραστεί ως "κρυφό ή αόρατο αντίγραφο άνθρακα". Εάν μια διεύθυνση e-mail έχει εισαχθεί στο πεδίο Bcc, οι άλλοι παραλήπτες του μηνύματος δεν μπορούν να δουν σε ποιον έχει σταλεί το e-mail. Εάν θέλετε να μάθετε εκ των υστέρων ποιοι παραλήπτες έχουν λάβει ένα e-mail από εσάς στο Bcc, μεταβείτε στο πεδίο επιλογής "Λεπτομέρειες" στις ιδιότητες e-mail. |
|
αναφορά |
Το θέμα ενός μηνύματος δείχνει το θέμα ή το "κόκκινο νήμα" του μηνύματος. Είναι καλή φόρμα για να συμπληρώσετε το πεδίο "Θέμα" με μια κατανοητή επικεφαλίδα. Εάν κανένα μήνυμα δεν έχει εισαχθεί σε ένα μήνυμα, αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την αναγνώριση και την ταξινόμηση της αλληλογραφίας ως ανεπιθύμητης αλληλογραφίας από το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του παραλήπτη. Με ένα κατανοητό αναγνωριστικό ή μια συντομογραφία στο θέμα, μπορείτε να δείξετε στον παραλήπτη τη σημασία του μηνύματος. Οι συντομογραφίες υποδεικνύουν ότι πρόκειται αποκλειστικά για ενημερωτικό ταχυδρομείο, ερώτημα ή παραγγελία. |
Εκτός από τα πεδία που αναφέρονται, τα οποία είναι απαραίτητα για την αποστολή ενός μηνύματος, κάθε e-mail χρειάζεται συγκεκριμένο περιεχόμενο.
Αυτό μπορεί να εισαχθεί μεμονωμένα στο πεδίο κειμένου του μηνύματος. Με ένα κλικ στο πεδίο κειμένου, ο δρομέας εμφανίζεται στην πρώτη γραμμή της οθόνης. Ως αποτέλεσμα, το e-mail μπορεί να αποτελείται συγκεκριμένα με κείμενο ή άλλα στοιχεία στυλ. Οι ακόλουθες επιλογές μορφοποίησης είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Μηνύματα:
Αντιγράψτε εικόνες και κείμενο από το πρόχειρο
Μπορείτε να αντιγράψετε στοιχεία, κείμενο ή εικόνες από το πρόχειρο και ταυτόχρονα να επιλέξετε να αντιγράψετε τη μορφή του κειμένου, για παράδειγμα τη γραμματοσειρά, στο e-mail σας. Εικόνες και γραφικά μπορούν να εισαχθούν στο κείμενο ή να επισυναφθούν στο e-mail ως συνημμένο. Εάν η εικόνα είναι πολύ μεγάλη και έχει μέγεθος αρχείου πολλών megabyte, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου στο Outlook. Αυτό λειτουργεί με τη σήμανση της εικόνας που πρόκειται να εισαχθεί και την επεξεργασία των συνημμένων εικόνας στην καρτέλα "Πληροφορίες" στην καρτέλα "Αρχείο". Με ένα κλικ στο πεδίο επιλογής "Προσαρμόστε το μέγεθος των μεγάλων εικόνων κατά την αποστολή του μηνύματος", το αρχείο μειώνεται αυτόματα.
Ενσωμάτωση υπενθυμίσεων για παραλήπτες σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σωστή παράθεση
Η εντολή "Επισήμανση για παραλήπτες" στην καρτέλα "Μήνυμα" είναι ένα κατάλληλο εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να υπενθυμίσετε αυτόματα στους παραλήπτες να σας απαντήσουν. Αυτή η διαδικασία σας εξοικονομεί ένα ή περισσότερα μηνύματα υπενθύμισης.
Αντί να αναφέρετε πλήρως κάθε e-mail κατά την απάντηση και την επισύναψη του περιεχομένου, μπορείτε να ορίσετε στο Outlook ότι επισυνάπτεται μόνο το τελευταίο e-mail. Αυτός ο τύπος αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο αποτελεσματικός σε πολλές περιπτώσεις και συμβάλλει στη διατήρηση των πραγμάτων.
Η προκαθορισμένη συντομογραφία "FW:", που σημαίνει "Εμπρός" στην επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να αλλάξει και το αρχικό κείμενο να αναγνωριστεί, για παράδειγμα, με εσοχές ή ειδικούς χαρακτήρες.
Το μενού "Κείμενο" - το κέντρο εντολών για μεμονωμένη μορφοποίηση
Εάν εισαγάγετε προσωπικό κείμενο στο πεδίο κειμένου, θα βρείτε διάφορα κουμπιά στο μενού "Κείμενο" για να μορφοποιήσετε το κείμενο. Εκτός από την εμφάνιση κειμένου σε "έντονα", "πλάγια" και υπογράμμιση του κειμένου, μπορείτε να εισαγάγετε σημεία κουκίδων ή αρίθμηση. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε αν το κείμενό σας πρέπει να είναι κεντραρισμένο, δεξιό, αιτιολογημένο ή αριστερά και ποιο χρώμα και γραμματοσειρά πρέπει να χρησιμοποιούνται. Εάν το Outlook διαγράψει τις αλλαγές γραμμής σε e-mail απλού κειμένου χωρίς μορφοποίηση HTML, μια αλλαγή στις ρυθμίσεις θα βοηθήσει στην επίλυση αυτού του προβλήματος.
Το μενού "Εισαγωγή" - επισυνάψτε συνημμένα και επαγγελματικές κάρτες σε μηνύματα
Στο στοιχείο μενού "Εισαγωγή" μπορείτε να προσθέσετε ένα αρχείο ή ένα στοιχείο ως συνημμένο στο e-mail σας. Μπορείτε επίσης να στείλετε ληφθέντα e-mail ως συνημμένο αρχείου. Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο όταν στέλνετε email σε επιχειρηματικά έγγραφα σε μορφή PDF ή σε σημαντικά σχέδια.
Εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι κάθε άτομο με το οποίο αλληλογραφείτε με e-mail έχει τα τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας σας, μπορείτε να το συνδέσετε αυτόματα σε κάθε e-mail με τη μορφή ψηφιακής επαγγελματικής κάρτας (vCard) και να το αποστέλλετε μαζί με αυτό. Επιπλέον, έχετε την επιλογή να διαχειριστείτε τις υπογραφές σας στο στοιχείο μενού "Εισαγωγή". Μια υπογραφή είναι μια ενότητα κειμένου στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα. Οι υπογραφές απαιτούνται από το νόμο στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν θέλετε επίσης να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το εισαγάγετε με τη συντόμευση πληκτρολογίου ALT + SHIFT + D.
Σήμανση και ρύθμιση της συνάφειας του email
Στο Microsoft Outlook είναι δυνατό να επισημάνετε μεμονωμένα μηνύματα με μια σημείωση σχετικότητας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μεγάλη σημασία εμφανίζονται ξεχωριστά στον παραλήπτη. Παρά αυτό το αναγνωριστικό, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισημαίνονται με αυτόν τον τρόπο θα υποστούν ταχύτερη επεξεργασία από τον παραλήπτη. Για το λόγο αυτό, είναι ένα ζήτημα αμφισβήτησης εάν η σήμανση "υψηλής σημασίας" έχει νόημα ή αν μια προσωπική πρόσκληση για μια κρίσιμη χρονική ερώτηση είναι πιο παραγωγική.
Ορθογραφία και στίξη - ενσωματωμένα εργαλεία για επαγγελματική αντιγραφή
Εκτός από τις επιλογές στην καρτέλα "Μήνυμα", οι καρτέλες "Εισαγωγή" και "Μορφοποίηση κειμένου" παρέχουν πρόσθετες επιλογές για την εξατομίκευση του μηνύματός σας.
Κατά τη σύνταξη ενός κειμένου, είναι επίσης σημαντικό η ορθογραφία και τα σημεία στίξης στο κείμενο να είναι επαγγελματικά. Τα σφάλματα έκφρασης ή κόμμα αποσπούν την προσοχή και έχουν αρνητική επίδραση στον παραλήπτη. Για το λόγο αυτό, μπορείτε να ελέγξετε αυτόματα το κείμενο στην καρτέλα "Έλεγχος" στο στοιχείο μενού "Ορθογραφία και γραμματική".
Εάν θέλετε το θέμα να συμπεριληφθεί στη διόρθωση από τον ορθογραφικό έλεγχο εκτός από το κείμενο, πρέπει να το καθορίσετε στις ρυθμίσεις του Outlook.
Για παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, η διόρθωση Duden ήταν διαθέσιμη ως επαγγελματικό πρόγραμμα διόρθωσης ως εναλλακτική λύση στον ενσωματωμένο ορθογραφικό έλεγχο.
Η καρτέλα "Επισκόπηση" προσφέρει επίσης την επιλογή ανάγνωσης ή μετάφρασης του κειμένου από τον υπολογιστή. Ο θησαυρός σας βοηθά να βρείτε ουσιαστικά συνώνυμα για περιττές λέξεις και όρους.
Στείλτε e-mail στους παραλήπτες χρησιμοποιώντας το κουμπί "Αποστολή"
Αφού γράψετε και ελέγξετε πλήρως το κείμενο του μηνύματός σας, πρέπει να το στείλετε στο τελευταίο βήμα. Αυτό γίνεται στο παράθυρο κειμένου κάνοντας κλικ στο πεδίο "Αποστολή". Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν το μήνυμα πρέπει να σταλεί σε αυτό το χρονικό σημείο, μπορείτε εναλλακτικά να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης.
Αφού κάνετε κλικ στο πεδίο "Αποστολή" χωρίς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης, το μήνυμά σας θα βρίσκεται στα εισερχόμενα του παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Υπόδειξη:
Μπορεί να συμβεί ένα e-mail να μην φτάσει στον παραλήπτη μετά την αποστολή του. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος από τον πάροχο υπηρεσιών. Σε μια τέτοια περίπτωση, όλες οι προηγούμενες και τρέχουσες εκδόσεις του Microsoft Outlook έχουν την επιλογή να στείλουν ξανά το e-mail σε λίγα μόνο βήματα. Αυτό λειτουργεί κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επανάληψη αποστολής αυτού του μηνύματος" στην καρτέλα "Μήνυμα".
Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν αποστέλλονται όταν βρίσκεστε στο εξωτερικό, αυτό μπορεί να οφείλεται σε εσφαλμένες ρυθμίσεις λογαριασμού. Σε αυτήν την περίπτωση είναι χρήσιμο να ελέγξετε τις ρυθμίσεις και τη θύρα SMTP.
περίληψη
Για μακροχρόνιους χρήστες του Microsoft Outlook καθώς και για άπειρους χρήστες, είναι εύκολο να συντάξετε ένα email με το Microsoft Outlook και να το στείλετε σε έναν παραλήπτη. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", το κουμπί "Νέα e-mail" οδηγεί στο παράθυρο κειμένου για ένα νέο μήνυμα. Αυτό μπορεί να διαμορφωθεί και να εξειδικευτεί μεμονωμένα με συνδέσμους, εικόνες και υπογραφή. Πρόσθετες καρτέλες και επιλογές εγγυώνται ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να συντεθούν και να μεταδοθούν ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, είναι δυνατή η ικανή επικοινωνία μέσω e-mail τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε ιδιωτικό περιβάλλον.
