Κείμενο και Γρήγορα μέρη - Αυτοματοποίηση κειμένου στο Outlook

Πώς να δουλέψετε καλύτερα με τα Γρήγορα μέρη στο Outlook

Η σύλληψη των e-mail στο Outlook δεν χρειάζεται να είναι ατομική σε κάθε περίπτωση. Στο επαγγελματικό και ιδιωτικό περιβάλλον, σχεδιάζονται συνεχώς παρόμοια ή συγκρίσιμα e-mail. Για παράδειγμα, ένα email που συνοδεύει μια προσφορά περιέχει συνήθως ανάλογα στοιχεία κειμένου. Η απάντηση σε ένα ερώτημα είναι επίσης μη συγκεκριμένη και πρέπει να αλλάξει ως προς τους αριθμούς ή το προϊόν το πολύ. Μια ομοιότητα στην αντίληψη των μηνυμάτων είναι θεμελιωδώς λογική και περιέχει ένα όφελος που δεν πρέπει να υποτιμηθεί. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί εάν εργάζεστε περισσότερο με προκατασκευασμένες μονάδες κειμένου. Στην τρέχουσα έκδοση του Outlook 365, οι λειτουργικές μονάδες κειμένου και οι λειτουργίες τους είναι διαθέσιμες ως γρήγορες ενότητες, οι οποίες διαφέρουν από άλλα προγράμματα και εκδόσεις του Outlook.

Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε μονάδες κειμένου στο Outlook

Δημιουργήστε ένα γρήγορο μέρος στο Outlook - 5 βασικά βήματα για την αυτοματοποίηση

Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα γρήγορο εξάρτημα στο πρόγραμμα Microsoft Outlook σε ελάχιστο χρόνο:

1. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα μέσω της καρτέλας "Αρχείο". Στο επόμενο βήμα, γράψτε ένα συγκεκριμένο κείμενο που θα θέλατε να αποθηκεύσετε ως γρήγορο μέρος.

2. Επιλέξτε το κείμενο στο Microsoft Outlook και αντιγράψτε το. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + C ως συντόμευση ή συντόμευση.

   

3. Στο επόμενο βήμα, με το κείμενο ακόμα επισημασμένο, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και μεταβείτε στο μενού "Κείμενο".

   

4. Κάνοντας κλικ στο "Γρήγορα ανταλλακτικά" ανοίγει ένα νέο παράθυρο επιλογής στο οποίο μπορείτε να "Αποθηκεύσετε την επιλογή σας στον Κατάλογο Γρήγορων ανταλλακτικών".

   

5. Αφού κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση επιλογής στον κατάλογο γρήγορων εξαρτημάτων", ανοίγει ένα άλλο παράθυρο επιλογών. Εδώ έχετε την ευκαιρία να παρέχετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενότητα κειμένου.

   

Μεταξύ άλλων, μπορείτε:

• Εκχωρήστε ένα ουσιαστικό όνομα για την ενότητα κειμένου.
• Επιλέξτε μια κατηγορία ή δημιουργήστε μια νέα κατηγορία, για παράδειγμα "Προσφορές" ή "Σύμβαση".
• Εισαγάγετε μια περιγραφή για να ενημερώσετε τους συναδέλφους σχετικά με το περιεχόμενο της ενότητας κειμένου.
• Στις επιλογές, επιλέξτε τον τρόπο εισαγωγής του κειμένου ως γρήγορο μέρος.

Με ένα κλικ στο "ΟΚ" αποθηκεύετε το γρήγορο μέρος και μπορείτε να το εισάγετε σε νέο μήνυμα ανά πάσα στιγμή.

Εισαγάγετε ένα γρήγορο μέρος σε ένα email - έτσι λειτουργεί

Ένα δομικό στοιχείο που προστίθεται σε ένα νέο email έχει πολλά πλεονεκτήματα. Είναι εξοικονόμηση χρόνου και αποτελεσματική η ενσωμάτωση ενοτήτων κειμένου σε ένα email. Επιπλέον, τα εξερχόμενα μηνύματα είναι παρόμοια ως προς το περιεχόμενο και τη μορφοποίησή τους. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στο επαγγελματικό περιβάλλον, με ερώτηση ή προσφορά.

Έχετε δύο εναλλακτικές λύσεις για να ενσωματώσετε μια δημιουργημένη μονάδα κειμένου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Εναλλακτική λύση 1: εισαγάγετε μια ενότητα κειμένου όπως αυτόματο κείμενο

Το γρήγορο μέρος σας με το όνομα "Κείμενο ενότητας 1" εμφανίζεται αυτόματα ως επιλογή για εισαγωγή μόλις εισαγάγετε τους πρώτους χαρακτήρες του ονόματος του γρήγορου μέρους στο κείμενό σας.

Η συμβολοσειρά "Κείμενο" είναι αρκετή για το Outlook να βρει το γρήγορο μέρος. Το γρήγορο μέρος εισάγεται με ένα κλικ στο πλήκτρο Enter. Αυτό σας εξοικονομεί πολύ χρόνο στη σύλληψη των e-mail.

Εναλλακτική λύση 2: Ενσωματώστε το γρήγορο στοιχείο χειροκίνητα

Εκτός από την αυτοματοποιημένη παραλλαγή, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε ένα γρήγορο στοιχείο χειροκίνητα. Αυτό λειτουργεί χωρίς κόπο ανοίγοντας ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιώντας τον κέρσορα για να μεταβείτε στο σημείο του κειμένου όπου θέλετε να εισαχθεί το κείμενο.

Στο επόμενο βήμα, μεταβείτε στην καρτέλα "Γρήγορα μέρη" στην καρτέλα "Εισαγωγή". Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού για να εμφανίσετε όλα τα γρήγορα μέρη που μπορούν να εισαχθούν.

Αφού κάνετε κλικ στο επιθυμητό γρήγορο στοιχείο, θα εμφανιστεί στο κείμενο του e-mail σας.

Οργανώστε, επεξεργαστείτε και διαγράψτε γρήγορα εξαρτήματα

Με την πάροδο του χρόνου, γίνεται αναπόφευκτο ότι τα ανεξάρτητα σχεδιασμένα γρήγορα δομικά στοιχεία πρέπει να αλλάξουν ή να διαγραφούν. Τμήματα του κειμένου, ενσωματωμένοι αριθμοί ή ποσοστά μπορεί να αλλάξουν. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε μια ενότητα κειμένου, προχωρήστε ως εξής:

1. Στην καρτέλα "Εισαγωγή", μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Γρήγορα μέρη".

2. Ανοίξτε το μενού "Γρήγορα μέρη" και κάντε κλικ στη μονάδα που θέλετε να αλλάξετε. Ανοίγει ένα νέο μενού επιλογής στο οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε την ενότητα κειμένου.

   

3. Μεταξύ άλλων, έχετε την επιλογή επεξεργασίας των ιδιοτήτων της ενότητας κειμένου. Μπορείτε να προσαρμόσετε το όνομα του μπλοκ ή την περιγραφή. Στην ενότητα "Οργάνωση και διαγραφή" μεταβαίνετε στο "Οργανωτής για ενότητες", στο οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε όλες τις αποθηκευμένες ενότητες κειμένου και να τις διαγράψετε εάν είναι απαραίτητο.

   

4. Ένα κλικ στο "Κλείσιμο" αποθηκεύει όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στις προσωπικές σας ενότητες κειμένου. Η τροποποίηση ενοτήτων κειμένου είναι δυνατή μόνο σε νεότερες εκδόσεις του Outlook. Στο Outlook 2007 ή 2010 δεν υπάρχει επίσημος τρόπος για να επεξεργαστείτε γρήγορα εξαρτήματα στη συνέχεια. Με ένα τέχνασμα στο οποίο αποθηκεύετε τη μονάδα κειμένου με διαφορετικό όνομα, μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε και να προσαρμοστείτε.

Συνοψίζοντας, οι λειτουργίες Quick Parts και Autotext περιέχουν βασικές επιλογές για την μερικώς αυτοματοποίηση της δημιουργίας κειμένων. Η χρήση και των δύο λειτουργιών είναι ιδανική για επαγγελματικές επιστολές στις οποίες πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ένας ειδικός ή κοινός χαιρετισμός όπως "Dear". Οι προσωπικοί χαιρετισμοί μπορούν επίσης να αποθηκευτούν ως αυτόματο κείμενο.

Είναι παρόμοιο με μια πρόσκληση, επαναλαμβανόμενες ευχές για γενέθλια ή επετείους ή συχνές ερωτήσεις. Οι συντομογραφίες και οι διατυπώσεις μπορούν να σχεδιαστούν ως γρήγορα δομικά στοιχεία ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπογραφές μπορούν επίσης να ενσωματωθούν κατά την αντικατάσταση της πραγματικής υπογραφής. Για γράμματα και επαγγελματικά γράμματα, τα οποία πρέπει να γραφτούν λέξη προς λέξη, υπάρχει επίσης μια ενότητα.

Εκτός από τη λειτουργία γρήγορων ανταλλακτικών που περιέχεται στο Outlook, εταιρείες και επιχειρηματίες χρησιμοποιούν το εργαλείο παραγωγικότητας Text Expander from Smile. Με αυτήν την εφαρμογή επί πληρωμή, επαγγελματικές επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να επαγγελματικοποιηθούν περαιτέρω σε σχέση με το Autotext. Με το Text Expander μπορείτε να εργαστείτε τόσο σε Windows όσο και σε Mac.

Υπόδειξη:

Προκειμένου να διατηρείτε μια επισκόπηση των γρήγορων δομικών στοιχείων σας ανά πάσα στιγμή, είναι λογικό και είναι πρακτικό να τα ταξινομείτε σε κατανοητές κατηγορίες.

συμπέρασμα

Η δημιουργία γρήγορων εξαρτημάτων στο Microsoft Outlook δεν είναι δύσκολη. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα νέο μπλοκ σε 5 απλά βήματα. Η κατανομή κατανοητών κατηγοριών, σαφή ονόματα μονάδων και σαφής περιγραφή είναι σημαντικά για την αποτελεσματική ενσωμάτωση γρήγορων ενοτήτων σε e-mail. Αυτή η διαδικασία για επαναλαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο στη σύλληψη. Επιπλέον, αυτή η διαδικασία εγγυάται ότι οι προσφορές ή ένα ερώτημα απαντώνται και αποστέλλονται παρόμοια μεταξύ τους.