Το λογισμικό λογιστικής προσφέρει αυτά τα 7 πλεονεκτήματα

Το λογισμικό λογιστικής σάς προσφέρει αυτά τα πλεονεκτήματα

Καταγράψτε τα έσοδα και τα έξοδα, υπολογίστε τα κέρδη και ετοιμάστε τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις για την εφορία - όλα αυτά είναι μέρος της τήρησης βιβλίων. Η λογιστική ή η τήρηση βιβλίων, εξ ορισμού, σημαίνει το καθήκον μιας εταιρείας ή επιχειρηματία να καταγράφει όλες τις επιχειρηματικές της συναλλαγές. Αυτό δεν γίνεται μόνο προς το συμφέρον των φορολογικών αρχών, αλλά και προς τα συμφέροντα της ίδιας της εταιρείας για να μην χάσουμε τα ίχνη των πραγμάτων.

Αυτή η διαδικασία μπορεί να απλοποιηθεί πολύ με λογιστικό λογισμικό. Άλλωστε, το σύγχρονο χρηματοοικονομικό λογισμικό είναι δομημένο με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να συγχρονιστούν οι διάφοροι τομείς της λογιστικής, όπως η χρηματοοικονομική λογιστική, η διαχείριση πελατών και προμηθευτών, η εκκαθάριση και η τιμολόγηση. Αυτό αυτοματοποιεί τις λογιστικές ροές εργασίας και διευκολύνει την παρακολούθηση όλων των σημαντικών στοιχείων και οικονομικών αλλαγών στην επιχείρηση.

Αλλά το λογισμικό λογιστικής δεν είναι χρήσιμο μόνο για τις εταιρείες. Ως μεμονωμένος έμπορος, ελεύθερος επαγγελματίας ή μικρή εκκίνηση, μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από ένα εργαλείο που σας βοηθά να γράφετε τιμολόγια, να παρακολουθείτε εισερχόμενες πληρωμές και έξοδα και να υπολογίζετε φορολογικές εκπτώσεις.

Το λογισμικό λογιστικής προσφέρει αυτά τα 7 πλεονεκτήματα

Νομική επικαιρότητα

Δεδομένου ότι πολλές δικαιοδοσίες πρέπει να ληφθούν υπόψη όταν πρόκειται για λογιστική, δεν είναι τόσο εύκολο να παρακολουθείτε τα πράγματα. Το καλό λογιστικό λογισμικό το κάνει αυτό για εσάς, καθώς ενημερώνεται συνεχώς από τον πάροχο και ενημερώνεται με την τελευταία νομική κατάσταση.

Αποθήκευση δεδομένων σύμφωνα με το GoBD

Σύμφωνα με τις "Αρχές για τη σωστή διαχείριση και αποθήκευση βιβλίων, αρχείων και εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς και για πρόσβαση σε δεδομένα" (GoBD), τα ηλεκτρονικά αποθηκευμένα έγγραφα πηγής, όπως τιμολόγια ή σημειώσεις παράδοσης, πρέπει να είναι αμετάβλητα. Δεν αρκεί μόνο η δημιουργία τους σε Word ή Excel και στη συνέχεια η αποθήκευσή τους στον υπολογιστή. Θεωρητικά, αυτά τα έγγραφα θα μπορούσαν να αλλάξουν ξανά σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο χωρίς να το προσέξει κανείς. Το καλό λογισμικό λογιστικής σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε έγγραφα σύμφωνα με το GoBD και έτσι αυξάνεται η νομική σας ασφάλεια.

Αποφυγή λαθών

Δεδομένου ότι πολλά πράγματα συμβαίνουν αυτόματα στα λογιστικά προγράμματα, τα λάθη μπορούν να αποφευχθούν. Το λογισμικό κάνει περίπλοκους υπολογισμούς, κάτι που όχι μόνο είναι βολικό, αλλά αυξάνει επίσης την ασφάλεια ότι εργάζεστε πάντα με τους σωστούς αριθμούς. Υπάρχουν επίσης εξωτερικά προγράμματα όπως το Gnumeric που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον ακριβή υπολογισμό. Ωστόσο, είναι πιο πρακτικό να χειρίζεστε τα πάντα σε ένα εργαλείο.

Σύνδεση με διαδικτυακή τραπεζική

Τα σύγχρονα λογιστικά προγράμματα μπορούν να συνδεθούν με τις διαδικτυακές τραπεζικές συναλλαγές. Με αυτόν τον τρόπο, οι εισερχόμενες και εξερχόμενες πληρωμές στο λογαριασμό μπορούν πάντα να διατηρούνται σε προβολή και, για παράδειγμα, οι υπενθυμίσεις σε περίπτωση καθυστερημένων πληρωμών μπορούν να σταλούν με ένα κλικ.

Digηφιοποίηση αποδείξεων και τιμολογίων

Οι αποδείξεις ή τα τιμολόγια δεν μπορούν να χαθούν καθώς αποθηκεύονται ψηφιακά. Επιπλέον, χάρη στο λογισμικό λογιστικής, η χειροκίνητη διαλογή δεν είναι πλέον απαραίτητη.

Οι φορολογικοί σύμβουλοι εξοικονομούν

Με λογιστικό λογισμικό, ο φορολογικός σύμβουλος μπορεί να αποθηκευτεί υπό ορισμένες συνθήκες. Αυτό μειώνει τα μηνιαία έξοδα και είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.

Εξοικονόμηση χώρου

Η τήρηση βιβλίων σε εταιρείες μπορεί να γεμίσει εκατοντάδες φακέλους και ράφια. Αυτός ο χώρος μπορεί να μειωθεί με λογιστικό λογισμικό, καθώς πολλές διαδικασίες εκτελούνται μόνο στον υπολογιστή.

Έτσι λειτουργεί το οικονομικό λογισμικό

Ο τρόπος λειτουργίας του λογιστικού λογισμικού είναι πολύπλοκος. Το περιεκτικό λογισμικό περιλαμβάνει:

• Αυτοματοποιημένη τήρηση βιβλίων για παράδειγμα, με βάση την εκχώρηση λογαριασμών εγγράφων και συναλλαγών καθώς και τον προσδιορισμό της φορολογίας και των κερδών. Οι καταχωρίσεις, η δημιουργία τιμολογίων πλεονασμάτων εισοδήματος (EÜR), λογαριασμών αποτελεσμάτων χρήσεως (P&L), προκαταβολικών φόρων πωλήσεων και ετήσιων οικονομικών καταστάσεων είναι επίσης μέρος των λειτουργιών.
• Διαχείριση πληρωμών και αποδείξεων Για παράδειγμα, με αυτόματη ταξινόμηση αποδείξεων πληρωμών, ένα αρχείο αποδείξεων, πληρωμή λογαριασμών με ένα κλικ ή συγχρονισμό του λογιστικού λογισμικού με τα δικά σας εισερχόμενα email ή ένα σύννεφο.
• Οργανωτικές δυνατότητες για τους δικούς μας πελάτες.
• Σύνδεση με τράπεζες και επιλογές μεταφοράς για παράδειγμα με πιστωτική κάρτα ή PayPal για να πληρώσετε λογαριασμούς με ένα κλικ.
• Επισκόπηση παραγγελίαςγια να γνωρίζετε πάντα πού βρίσκεται η δική σας εταιρεία.
• Πρόγραμμα τιμολόγησης με αποστολή εντός της εφαρμογής για τη δημιουργία προσφορών, πιστώσεων και τιμολογίων και την άμεση μετατροπή τους.
• Σύνδεση στο ELSTER, το φορολογικό λογισμικό της εφορίας.
• Τακτικές ενημερώσειςπου διασφαλίζουν ότι το λογισμικό είναι ενημερωμένο και ότι λαμβάνεται υπόψη η νέα νομοθεσία.

Το λογισμικό λογιστικής διατίθεται τόσο ως λύση cloud όσο και ως κλασικό λογισμικό που παίζεται στον υπολογιστή μέσω CD-ROM. Οι λύσεις cloud είναι πολύ πιο πρακτικές καθώς δεν υπάρχει ανάγκη αγοράς λογισμικού ή εγκατάστασης προγραμμάτων. Το λογιστικό πρόγραμμα μπορεί να ελεγχθεί μέσω του προγράμματος περιήγησης και είναι επίσης προσβάσιμο από οπουδήποτε, γι 'αυτό χρειάζεστε μόνο έναν υπολογιστή για να έχετε όλα τα οικονομικά σας υπό έλεγχο.

Τα κορυφαία 3 λογιστικά λογισμικά

1. Lexoffice - διαδικτυακή λογιστική

Η Lexoffice είναι η διαδικτυακή λογιστική από την Lexware, ένα οικονομικό λογισμικό που έχει δημιουργηθεί εδώ και χρόνια. Με τη Lexoffice, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να κάνουν τη λογιστική τους χωρίς να εγκαταστήσουν λογισμικό. Είτε πρόκειται για τιμολόγιο πλεονασματικού εισοδήματος (EÜR), εγγραφή τιμολογίων, σύνδεση με διαδικτυακές τραπεζικές συναλλαγές ή οργάνωση επαφών με τους πελάτες σας - η Lexoffice είναι διαισθητική στη χρήση και η γκάμα λειτουργιών σας προσφέρει όλα όσα χρειάζεστε.

Η Lexoffice παρέχει ένα ηλεκτρονικό βιβλίο μετρητών για μικρές επιχειρήσεις και το Lexoffice μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Ένας σύνδεσμος με το ELSTER είναι επίσης ενσωματωμένος, όπως και μια διεπαφή DATEV. Εάν έχετε φορολογικό σύμβουλο, μπορείτε να του παραχωρήσετε επιλεγμένη πρόσβαση στον λογαριασμό σας Lexoffice. Η Lexoffice σας προσφέρει ακόμη και μια εφαρμογή για κινητά με την οποία μπορείτε πάντα να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας. Το Lexoffice διατίθεται σε τρεις διαφορετικές εκδόσεις με χρέωση, όλες οι οποίες μπορούν να ακυρωθούν σε μηνιαία βάση:

Χρέωση και οικονομικά: Για 7,90 ευρώ το μήνα (πλέον ΦΠΑ) υπάρχουν βασικές λειτουργίες με τη διαχείριση εγγράφων, τη συγγραφή προσφορών και τιμολογίων, καθώς και την ηλεκτρονική τραπεζική και πρόσβαση σε λογιστές.

Λογιστική και αναφορές: Για 16,90 ευρώ το μήνα (πλέον ΦΠΑ) μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το EÜR, το P&L και την προκαταβολή δήλωσης ΦΠΑ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την παραλλαγή για να δημιουργήσετε αναφορές απόσβεσης και σύνοψης.

Λογιστική και μισθοί: Για εταιρείες με πολλούς υπαλλήλους, συνιστάται η εκτεταμένη παραλλαγή για 26,80 EUR (πλέον ΦΠΑ), με την οποία, εκτός από τις λειτουργίες που αναφέρονται παραπάνω, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε καταστάσεις μισθών και μισθών, να πληρώνετε στους υπαλλήλους και να αναρτάτε έξοδα προσωπικού.

2. SevDesk - διαισθητικό λογισμικό με σύνδεσμο ELSTER

Το SevDesk είναι διαισθητικό στη χρήση και σας διευκολύνει την τήρηση βιβλίων χάρη στη δυνατότητα ψηφιοποίησης αποδείξεων και την απλή δημιουργία προσφορών και τιμολογίων. Δεν χρειάζεται να υποβάλετε αίτηση για πιστοποιητικό ELSTER με το SevDesk, καθώς το πρόγραμμα έχει ήδη ενσωματώσει τη σύνδεση στο ELSTER.

Το πρόγραμμα διαθέτει αυτόματη αναγνώριση κειμένου OCR, πράγμα που σημαίνει ότι τα έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν για συγκεκριμένες λέξεις -κλειδιά και έτσι να βρεθούν πιο γρήγορα. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν διεθνείς λογαριασμοί και είναι επίσης δυνατή η πρόσβαση μέσω μιας εφαρμογής. Ενώ ορισμένα προγράμματα έχουν περιορίσει τον αριθμό των κρατήσεων ανά έτος, το SevDesk επιτρέπει απεριόριστο ποσό.

Υπάρχει επίσης τηλεφωνική υποστήριξη και βίντεο βοήθειας σε περίπτωση που δεν είστε εξοικειωμένοι με μερικές από τις λειτουργίες του λογιστικού προγράμματος. Η διάρθρωση του κόστους του SevDesk βασίζεται σε μηνιαίες συμβάσεις με δυνατότητα λήξης, συνδρομές 12 μηνών και συνδρομές 24 μηνών και υπάρχουν επίσης τρία διαφορετικά μεγέθη πακέτων:

Τιμολόγιο:	Με τη βασική λειτουργία, τα τιμολόγια μπορούν να αποσταλούν γρήγορα και εύκολα. Η αλληλογραφία, η πρόσβαση φορολογικού συμβούλου, η διαχείριση πελατών, η εξαγωγή DATEV, οι υπενθυμίσεις πληρωμών και η δημιουργία πιστώσεων και ακυρώσεων ενσωματώνονται. Το κόστος είναι 8,90 ευρώ το μήνα σε μηνιαία βάση, 7,90 ευρώ το μήνα σε ετήσια βάση και 6,90 ευρώ το μήνα για συμβόλαιο δύο ετών.
Λογιστική:	Εκτός από τις λειτουργίες χρέωσης, υπάρχει επίσης διαχείριση ψηφιακών εγγράφων και έξυπνη αναγνώριση εγγράφων. Επιπλέον, οι χρήστες έχουν την επιλογή EÜR και P&L καθώς και προκαταβολικές δηλώσεις ΦΠΑ. Η τήρηση ενός βιβλίου μετρητών και η διασύνδεση με την ηλεκτρονική τραπεζική είναι επίσης ενσωματωμένες. Τα έξοδα βαθμολογούνται σε 16,90 ευρώ, 15,90 ευρώ και 13,90 ευρώ το μήνα ανάλογα με τη σύμβαση διάρκειας 1, 12 ή 24 μηνών.
ERP:	Αυτές οι λειτουργίες είναι χρήσιμες για εταιρείες που θέλουν να χειριστούν τη διαχείριση αποθεμάτων, τις τιμές των προμηθευτών και των πελατών και τις καταχωρίσεις αποθεμάτων μέσω του λογιστικού λογισμικού τους. Είναι επίσης δυνατή η ανάθεση ειδών και προμηθευτών. Οι ιδιώτες δεν χρειάζονται αυτό το εύρος λειτουργιών. Οι λειτουργίες αυτές έχουν τιμή 45,90 ευρώ, 43 ευρώ ή 39,50 ευρώ, ανάλογα με τον όρο.

3. Reviso - λογιστική σε τρεις παραλλαγές τιμών

Με το λογιστικό πρόγραμμα Reviso δημιουργείτε διαγράμματα λογαριασμών, επωφελείστε από τη διεπαφή ELSTER και καταγράφετε πληρωμές σε διαφορετικά νομίσματα. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε τη διαδικτυακή σας τραπεζική, να δημιουργήσετε ολοκληρωμένες επιχειρηματικές αναφορές, φορολογικές δηλώσεις ή να παρακολουθείτε τον ισολογισμό σας. Τα έγγραφα μπορούν να σαρωθούν εύκολα και έτσι να ψηφιοποιηθούν. Μπορείτε να στείλετε τιμολόγια, υπενθυμίσεις, σημειώσεις παράδοσης, επιβεβαιώσεις παραγγελίας και προσφορές με λίγα μόνο κλικ. Η διαχείριση προμηθευτών και πελατών σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τις υποχρεώσεις σας. Έτσι διαχειρίζεστε το κόστος σας από την άνεση του σπιτιού σας.

Ένα μειονέκτημα του Reviso σε σύγκριση με τις άλλες δύο επιλογές που παρουσιάζονται είναι ότι ο αριθμός των κρατήσεων είναι περιορισμένος σε καθεμία από τις τρεις επιλογές επί πληρωμή. Εδώ είναι η μόνη διαφορά στην τιμή. Οι λειτουργίες είναι ίδιες σε όλες τις παραλλαγές, μόνο ο αριθμός των κρατήσεων ποικίλλει.

Μονοφωνία:	Έως 1.000 κρατήσεις το χρόνο για 15 ευρώ το μήνα.
Μικρή επιχείρηση:	Μέγιστο όριο 4.000 κρατήσεων ετησίως για 29 ευρώ το μήνα.
Επαγγελματίας:	Έως 10.000 κρατήσεις το χρόνο για 39 ευρώ το μήνα.

Εάν χρειάζεστε μόνο μια βασική λειτουργία και θέλετε να εκδώσετε τιμολόγια, το SevDesk ή το Lexoffice είναι φθηνότερα με άλλους παρόχους. Ωστόσο, εάν θέλετε να επωφεληθείτε από περισσότερες λειτουργίες και να περάσετε με 1.000 γραμμές κρατήσεων ετησίως, το Reviso ενδέχεται να λάβει μια φθηνότερη προσφορά με παρόμοιο εύρος λειτουργιών.

Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο για εσάς

Εάν θέλετε να επιλέξετε λογισμικό λογιστικής, λάβετε υπόψη την προσωπική σας κατάσταση. Ανάλογα με το αν εσείς ως ιδιώτης θέλετε να κάνετε τη φορολογική σας δήλωση με λίγη υποστήριξη ή αν είστε ο ιδρυτής μιας νεοσύστατης εταιρείας και τώρα πρέπει να παρακολουθείτε στενά τα οικονομικά σας, έχετε εντελώς διαφορετικές απαιτήσεις από το οικονομικό σας λογισμικό.

Εκτός από το μέγεθος της εταιρείας, ο κλάδος σας μπορεί επίσης να επηρεάσει την απόφαση χρήσης λογιστικού λογισμικού. Οι λέσχες έχουν διαφορετικές απαιτήσεις λογισμικού από τους διαχειριστές ακινήτων. Υπάρχουν διαφορετικά λογιστικά προγράμματα για διαφορετικές ανάγκες:

• Με το Money Manager EX μπορείτε να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδά σας, το υπόλοιπο του λογαριασμού σας και τις επενδύσεις και τα δάνεια σας.
• Το OpenPetra είναι δωρεάν λογισμικό για τη διαχείριση μιας ένωσης ή ενός οργανισμού βοήθειας.
• Η Berlussimo διευκολύνει τη διαχείριση κατοικιών με υπηρεσίες χειροτεχνίας, επισκευές και διάφορους ενοικιαστές.
• Το εργαλείο Monex είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για ιδιωτικά νοικοκυριά και μικρές επιχειρήσεις όταν πρόκειται για διαχείριση εσόδων και εξόδων.
• Τα χρηματοοικονομικά εργαλεία Hibiscus, τα οποία μπορούν επίσης να κάνουν home banking, καθώς και το SynTAX και η Jameica είναι κατάλληλα για λογιστική υποστήριξη για μικρές επιχειρήσεις.
• Η διπλή τήρηση βιβλίων και μια επισκόπηση της διαδικτυακής τραπεζικής είναι εντελώς δωρεάν με το GnuCash.

Υπόδειξη: Ως επιχειρηματίας, μπορείτε να αφαιρέσετε το μηνιαίο ή το εφάπαξ κόστος για το λογιστικό λογισμικό ως έξοδο επιχείρησης από το φόρο.

3 συμβουλές για την ψηφιακή λογιστική

1. Digηφιοποιήστε άμεσα τις αποδείξεις χαρτιού σας με ένα σαρωτή και μην αφήσετε πρώτα να δημιουργηθεί ένας σωρός χαρτιά. Αυτό σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και δεν χάνει την παρακολούθηση των πραγμάτων.
2. Αποθηκεύστε έγγραφα σε καλή ανάλυση και σε λειτουργική μορφή αρχείου όπως PDF.
3. Μια δεύτερη οθόνη που τοποθετείται όρθια (για παράδειγμα, είναι δυνατή μέσω tablet) μπορεί να διευκολύνει τη λογιστική, καθώς τα ψηφιακά έγγραφα είναι σχεδόν αποκλειστικά όρθια.

Συμπέρασμα: το καλό λογιστικό λογισμικό κάνει πολλή δουλειά για εσάς

Η τήρηση βιβλίων είναι απαραίτητο μέρος μιας εταιρείας και ιδιώτες, καθώς και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν μπορούν να το αγνοήσουν. Είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε τις εισερχόμενες πληρωμές και έξοδα για να μπορείτε να ενεργείτε οικονομικά. Ο νομοθέτης διευκρινίζει επίσης τον τρόπο ρύθμισης της τήρησης των βιβλίων. Το λογισμικό λογιστικής σάς βοηθά να μην χάσετε τα πράγματα και να ενεργείτε πάντα με νόμιμο τρόπο.

Η δημιουργία ετήσιων οικονομικών καταστάσεων, EÜR, P&L και προκαταβολικών δηλώσεων ΦΠΑ είναι δυνατή με τη χρήση λογιστικών προγραμμάτων. Ο δικός σας επιχειρηματικός λογαριασμός και το λογισμικό ELSTER της εφορίας μπορούν επίσης να συνδεθούν με λογιστικό πρόγραμμα. Εάν επιλέξετε μια ψηφιακή λύση cloud, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην τήρησή σας ανά πάσα στιγμή, οπουδήποτε. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε κανένα πρόσθετο λογισμικό και θεωρητικά μπορείτε να κάνετε τη λογιστική σας με προγράμματα όπως Lexoffice, SevDesk ή Reviso χωρίς φορολογικό σύμβουλο.

Όταν επιλέγετε ένα χρηματοοικονομικό λογισμικό, είναι σημαντικό να γνωρίζετε σε ποια βιομηχανία βρίσκεστε, πόσο μεγάλη είναι η εταιρεία σας και ποιες είναι οι λογιστικές απαιτήσεις σας. Με μερικές συμβουλές και καλό λογισμικό, αυτή η εργασία δεν είναι πλέον ενοχλητική και χαοτική για εσάς, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε τα οικονομικά σας με νομικά ασφαλή τρόπο και χωρίς φόβο λαθών.