Εξαγωγή λιστών διανομής από το Outlook στο Excel - Δείτε πώς

Οδηγίες βήμα προς βήμα για εξαγωγή

Αντιγράψτε επαφές και λίστες διανομής στο Excel

Μια σημαντική προστιθέμενη αξία του Microsoft Office είναι η δυνατότητα σύνδεσης δεδομένων, αριθμών και κειμένων σε Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. και επεξεργασία τους σε προγράμματα. Αυτό ισχύει, μεταξύ άλλων, εάν αντιγράψετε επαφές ή λίστες διανομής στο Excel και θέλετε να τις επεξεργαστείτε εκεί. Η εξαγωγή του βιβλίου διευθύνσεων από το Outlook στο Excel μπορεί να είναι χρήσιμη, για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε επαγγελματικές λίστες από τα δεδομένα επαφών και να τις ταξινομήσετε ή να τις φιλτράρετε στο Excel.

Εάν θέλετε να μεταβιβάσετε τμήματα του βιβλίου διευθύνσεών σας σε συναδέλφους ή φίλους, είναι επίσης σημαντικό να τα επεξεργαστείτε εκ των προτέρων στο Excel. Σε αυτήν την περίπτωση, έχετε την επιλογή να ελέγξετε ιδιωτικές πληροφορίες και να διαγράψετε ευαίσθητα στοιχεία. Για να εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεων, χρησιμοποιήστε τη λεγόμενη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης, στην οποία σύρετε δεδομένα από το ένα πρόγραμμα στο άλλο με το ποντίκι και τα επεξεργαστείτε εκεί.

Εξαγωγή του βιβλίου διευθύνσεων - εξηγείται βήμα προς βήμα:

1. Ξεκινήστε ένα κενό βιβλίο εργασίας στο Excel.

2. Μεταβείτε στις επαφές σας στο Outlook.

3. Για εξαγωγή στο Excel, επιλέξτε όλες τις επαφές που πρόκειται να υποβληθούν σε περαιτέρω επεξεργασία.

4. Τακτοποιήστε τα παράθυρα Outlook και Excel το ένα δίπλα στο άλλο στην οθόνη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προσαρμόζοντας το μέγεθος και των δύο προγραμμάτων χρησιμοποιώντας το κουμπί "Μείωση".

   

5. Μεταφέρετε και αποθέστε τις επιλεγμένες επαφές στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Υπόδειξη: Εάν το παράθυρο του Excel δεν φαίνεται δίπλα στο παράθυρο του Outlook, σύρετε τις επαφές προς τα κάτω στη γραμμή εκκίνησης χρησιμοποιώντας το κουμπί Excel. Περιμένετε λίγο για να ανοίξει το παράθυρο του Excel σε πρώτο πλάνο.

Με την εφαρμογή αυτών των 5 σημείων μπορείτε να μεταφέρετε με επιτυχία επαφές από το Outlook στο Excel. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στο Excel, για παράδειγμα, να διαγράψετε, να αναδιατάξετε, να ταξινομήσετε και να επιλύσετε ορθογραφικά λάθη.

Αντιγράψτε τις λίστες διανομής στο Excel με ένα τέχνασμα

Εάν στέλνετε συνεχώς μηνύματα σε μια καθορισμένη ομάδα ατόμων, είναι λογικό να εργάζεστε με λίστες διανομής στο Outlook. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα διανομής στο Outlook στο βιβλίο διευθύνσεων κάτω από το υπο-στοιχείο: "Νέα ομάδα επαφών.“

Εξαγωγή λίστας διανομής στο Excel

Το Outlook δεν προσφέρει άμεσο τρόπο εξαγωγής λίστας διανομής στο Excel για περαιτέρω επεξεργασία εκεί. Με τη χρήση ενός δοκιμασμένου κόλπου, μπορείτε να αντιγράψετε λίστες διανομής στο Excel και να τις επεξεργαστείτε περαιτέρω, παρά την έλλειψη επιλογής εξαγωγής:

1. Ανοίξτε το βιβλίο διευθύνσεων στο Microsoft Outlook.

   

2. Σύρετε τη λίστα διανομής από το βιβλίο διευθύνσεών σας στα εισερχόμενα με το δεξί κουμπί του ποντικιού πατημένο και αφήστε το κουμπί του ποντικιού.

3. Στη συνέχεια ανοίγει ένα μενού περιβάλλοντος. Επιλέξτε την εντολή "Αντιγραφή εδώ ως μήνυμα με κείμενο".

4. Το Outlook δημιουργεί ένα νέο e-mail που περιέχει όλα τα σχετικά, προσωπικά δεδομένα από τη λίστα διανομής. Επιλέξτε τις τιμές και αντιγράψτε τις απευθείας στη λίστα Excel μέσω του πρόχειρου.

Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, εξοικονομείτε τον κόπο της αντιγραφής μεμονωμένων δεδομένων στο Excel.