Μια σημαντική λειτουργία του Excel αφορά τη δυνατότητα ταξινόμησης των περιεχομένων των υπολογιστικών φύλλων μεμονωμένα και έτσι την παροχή καλύτερης επισκόπησης.
Στο δείγμα υπολογιστικού φύλλου μας, μια εταιρεία παρακολούθησε τις πωλήσεις από τους εργαζομένους της για μία ημέρα. Η λίστα ταξινομείται με βάση την παραλαβή των παραγγελιών που εμφανίζονται στη στήλη Β.
Πώς να ταξινομήσετε υπολογιστικά φύλλα στο Excel ξεχωριστά;
Για να ταξινομήσετε το δείγμα πίνακα με τρόπο που καθορίζεται από τον χρήστη, επιλέξτε πρώτα ολόκληρο τον πίνακα συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων και χωρίς την άθροιση στις στήλες D14 και F14.Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και αναζητήστε τη συνάρτηση "Ταξινόμηση" στη μέση.
Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να καθορίσετε τα κριτήρια ταξινόμησης σύμφωνα με τα οποία θα πρέπει να ταξινομηθούν τα επισημασμένα δεδομένα.
Αν θέλετε να ταξινομήσετε με διαφορετικά κριτήρια, κάντε κλικ στην καταχώριση "Προσθήκη επιπέδου" και επιλέξτε το δεύτερο κριτήριο ταξινόμησης. Επαναλάβετε αυτήν την καταχώρηση μέχρι να ορίσετε όλα τα κριτήρια.
Στο παράδειγμά μας, θέλουμε να ταξινομήσουμε τον πίνακα με βάση τους αντιπροσώπους πωλήσεων και, στη συνέχεια, κατά τη συνολική τιμή που επιτεύχθηκε.
Επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις με OK ώστε ο πίνακας να ταξινομηθεί ανάλογα.
Ο πίνακας ταξινομείται ως σετ και είναι πιο ξεκάθαρος από μόνος του.Οι θεατές μπορούν να δουν με μια ματιά ποιοι εκπρόσωποι πωλήσεων έχουν πουλήσει ποια προϊόντα, με τα υψηλότερα έσοδα από πωλήσεις ανά πωλητή στην κορυφή. Εναλλακτικά, ο πίνακας θα μπορούσε επίσης να ταξινομηθεί με βάση τη συνολική τιμή ή την υψηλότερη ποσότητα πωλήσεων.
Συνοπτικά, η ταξινόμηση λιστών προσφέρει διαφορετικές προοπτικές για τα δεδομένα σας. Η ταξινόμηση ταξινομεί τα δεδομένα σας σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Η σειρά ταξινόμησης εξαρτάται από τον τύπο των δεδομένων.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση φίλτρου στο Excel;
Η συνάρτηση φίλτρου στο Excel μπορεί επίσης να βρεθεί στην καρτέλα Δεδομένα απευθείας στα δεξιά της συνάρτησης ταξινόμησης.
Το φιλτράρισμα στο Excel λειτουργεί σαν ένα είδος κόσκινου που περιορίζει συγκεκριμένα την προβολή των δεδομένων σας. Η λειτουργία φίλτρου μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση διπλότυπων ή για τη σήμανση συγκεκριμένων περιοχών σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία φίλτρου στο Excel, τα δεδομένα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε έναν πίνακα, όπως και κατά την ταξινόμηση. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση φίλτρου για να προσδιορίσετε ποια κριτήρια πρέπει να χρησιμοποιηθούν για το φιλτράρισμα. Για να γίνει αυτό, αρκεί να κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στη στήλη και να καθορίσετε ποια δεδομένα θα φιλτράρονται. Σε μεγάλους πίνακες, η λειτουργία αναζήτησης, την οποία μπορείτε να αναγνωρίσετε από το εικονίδιο "μεγεθυντικός φακός" , βοηθά στην αναζήτηση συγκεκριμένων δεδομένων που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν ως κριτήριο φιλτραρίσματος.
Αν φιλτράρετε δεδομένα σε έναν πίνακα, μπορείτε στη συνέχεια να τα αναλύσετε και να τα κατανοήσετε πιο εύκολα. Για παράδειγμα, τα σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν και να διορθωθούν πιο γρήγορα. Επίσης, ορισμένες πληροφορίες μπορούν να βρεθούν πιο εύκολα.
Η λειτουργία φίλτρου στο Excel είναι πολύ χρήσιμη όταν εργάζεστε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα για μικρότερους πίνακες, εάν θέλετε να φιλτράρετε μεμονωμένα δεδομένα ή εύρη.Οι λειτουργίες φίλτρου διευκολύνουν την εργασία με το Excel και διευκολύνουν την ανάλυση δεδομένων.
