Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα κενά στα υπολογιστικά φύλλα Excel αναγνωρίζονται αμέσως
Πολλές λίστες και πίνακες ενημερώνονται συνεχώς με αριθμούς. Είναι σημαντικό να μην υπάρχουν κενά στις λίστες και να μην εισάγονται ακούσια κείμενα αντί αριθμών.
Αφήστε το Excel να το κάνει αυτό αυτόματα για εσάς. Κάντε το Excel να επισημάνει όλα τα κελιά που δεν περιέχουν αριθμούς. Μπορείτε να δείτε με μια ματιά εάν και πού υπάρχουν κενά στα δεδομένα σας.
Το παρακάτω σχήμα δείχνει έναν πίνακα στον οποίο μπορείτε να συλλέξετε αριθμούς στη στήλη Β. Θέλετε να επισημάνετε όλα τα κελιά που δεν έχουν αριθμό.
Μια λίστα σε έναν πίνακα γεμίζει περιεχόμενο βήμα προς βήμα για αρκετές ημέρες. Σε αυτόν τον πίνακα, τα κελιά στα οποία έχει ήδη εισαχθεί κάτι θα πρέπει να έχουν έγχρωμο φόντο.
Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα απόσπασμα από έναν τέτοιο πίνακα παραδείγματος πριν από τη ρύθμιση του αυτόματου χρωματισμού:
Επιλύετε αυτήν την εργασία με τη μορφοποίηση υπό όρους. Για να το κάνετε αυτό, σημειώστε το εύρος κελιών στο φύλλο εργασίας σας στο οποίο πρέπει να επισημανθούν τα γεμάτα κελιά. Στο παράδειγμα πίνακα αυτό είναι το εύρος B2: B20. Προχωράτε διαφορετικά ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείται:
- Excel έως την έκδοση 2003: Καλέστε την εντολή ΥΠΟΘΕΣΗ ΜΟΡΦΗ στο μενού ΜΟΡΦΗ. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ανοίξτε το πλαίσιο λίστας CONDITION 1 και κάντε κλικ στην επιλογή FORMULA IS.
- Excel 2007 ή μεταγενέστερη έκδοση: Κάντε κλικ στην καρτέλα ΕΝΑΡΞΗ της κορδέλας στην ομάδα FORMAT TEMPLATES στην ΟΡΟΠΗ ΜΟΡΦΩΣΗ - ΝΕΟΣ ΚΑΝΟΝΑΣ - ΧΡΗΣΗ FORMULA …
- Σε όλες τις εκδόσεις του Excel, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πεδίο εισαγωγής:
- = ΟΧΙ (ΑΡΙΘΜΟΣ (Β2))
- Το όνομα κελιού B2 υποδεικνύει την επάνω αριστερή γωνία της επισημασμένης περιοχής. Για διαφορετικό πίνακα, προσαρμόστε ανάλογα την αναφορά.
- Κάντε κλικ στο κουμπί FORMAT (Excel 2007 ή νεότερη έκδοση: FORMAT).
- Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ενεργοποιήστε την καρτέλα SAMPLE (Excel 2003) ή FILL IN (Excel 2007 και Excel 2010).
- Επιλέξτε το χρώμα με το οποίο θα πρέπει να επισημανθούν τα ήδη γεμισμένα κελιά.
- Επιβεβαιώστε αυτό με το OK. Αυτό σας επιστρέφει στο παράθυρο διαλόγου ΣΥΝΘΗΚΗ ΜΟΡΦΩΣΗ, το οποίο κλείνετε επίσης με το OK.
Όλα τα κελιά χωρίς αριθμούς στον πίνακά σας θα επισημανθούν με το επιθυμητό χρώμα. Το παρακάτω σχήμα το δείχνει αυτό με τον παράδειγμα πίνακα:
Η σήμανση χρώματος λειτουργεί δυναμικά. Όταν εισάγετε έναν αριθμό σε ένα κελί, τονίζεται αμέσως με χρώμα. Εάν διαγράψετε περιεχόμενο από ένα κελί, το Excel καταργεί την κωδικοποίηση χρώματος. Μπορείτε να δείτε στο σχήμα ότι κενά κελιά ή κελιά με κείμενα ή τιμές σφάλματος επισημαίνονται επίσης με χρώμα.
