Excel: Δημιουργία αναφοράς σε άλλο υπολογιστικό φύλλο

Οι χρήστες του Microsoft Excel εκτιμούν την επιλογή δημιουργίας αναφορών σε άλλα υπολογιστικά φύλλα στον ενεργό φάκελο. Ειδικά με μεγάλα υπολογιστικά φύλλα με πολλούς τύπους, δεδομένα και συναρτήσεις, είναι χρήσιμο να δημιουργείτε αναφορές για να μπορείτε να εργάζεστε αποτελεσματικά με όλα τα δεδομένα. Αυτό εξοικονομεί κουραστική χειροκίνητη διπλή εισαγωγή ή αντιγραφή και επικόλληση, η οποία είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς μπορείτε να συνδέσετε υπολογιστικά φύλλα του Excel με λίγα μόνο κλικ και έτσι να εκτελέσετε υπολογισμούς σε πολλά υπολογιστικά φύλλα.

Πώς δημιουργείτε μια αναφορά σε άλλο υπολογιστικό φύλλο;

Δημιουργείτε τη σύνδεση μεταξύ δύο υπολογιστικών φύλλων του Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο και μια εξωτερική αναφορά στο υπολογιστικό φύλλο προορισμού.

Στο παράδειγμά μας, ο Πίνακας 1 δείχνει πόσους υπαλλήλους έχει μια εταιρεία σε διάφορες τοποθεσίες στη Γερμανία και σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες. Στον δεύτερο πίνακα, θα πρέπει να εμφανίζεται μόνο ο αριθμός των εργαζομένων του υποκαταστήματος στο Passau. Η σύνδεση μεταξύ των δύο πινάκων διασφαλίζει ότι εάν αλλάξουν τα δεδομένα στον πίνακα 1, οι πληροφορίες στον πίνακα 2 ενημερώνονται αυτόματα.

Για να δημιουργήσετε την αναφορά σε άλλο υπολογιστικό φύλλο, ανοίξτε πρώτα και τα δύο υπολογιστικά φύλλα στο Microsoft Excel. Στη συνέχεια, στον πίνακα προορισμού, κάντε κλικ στο κελί προορισμού όπου θέλετε να εμφανιστούν τα δεδομένα από το αρχείο προέλευσης. Στο πρακτικό μας παράδειγμα, αυτό είναι το κελί-στόχος Β1.Ο τύπος για τη σύνδεση ξεκινά πάντα με ένα σύμβολο ίσον. Πληκτρολογήστε "="στο προηγουμένως επιλεγμένο κελί.

Στο επόμενο βήμα, μεταβείτε στον πίνακα με τα δεδομένα υπαλλήλου και επισημάνετε τον αριθμό 55 στο κελί C9. Αυτός είναι ο αριθμός των εργαζομένων στο υποκατάστημα στο Passau.

Πατήστε Enter για να τερματίσετε τη συντόμευση. Ο αριθμός των 55 υπαλλήλων εμφανίζεται τώρα στον Πίνακα 2, αφού έχετε συνδέσει αποτελεσματικά τα κελιά και των δύο φύλλων εργασίας μεταξύ τους.

Αν θέλετε να δημιουργήσετε την αναφορά με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη σύνταξη:

=όνομα φύλλου!κελί

Για το όνομα του φύλλου, εισαγάγετε το όνομα του φύλλου στο κελί του οποίου θέλετε να αναφερθείτε. Στο παράδειγμά μας, το όνομα του φύλλου είναι "Φύλλο1." Η ετικέτα κελιού καθορίζει την αναφορά στα κελιά στο Φύλλο1 στα οποία θέλετε να αναφερθείτε.

Πώς να κάνετε υπολογισμούς σε πολλά υπολογιστικά φύλλα του Excel;

Συχνά συμβαίνει ότι οι υπολογισμοί πρέπει να εκτελούνται σε πολλά υπολογιστικά φύλλα. Στο δείγμα βιβλίου εργασίας μας υπάρχουν πολλά υπολογιστικά φύλλα που έχουν την ίδια δομή. Ο πίνακας περιγράφει το κόστος ηλεκτρικής ενέργειας διαφορετικών μονάδων μιας εταιρείας σε ένα έτος, κατανεμημένα ανά μήνα. Το βιβλίο εργασίας περιέχει τα δεδομένα για τα έτη 2016 έως 2021. Τα σύνολα και οι μέγιστες τιμές θα υπολογιστούν σε ένα συνοπτικό φύλλο.

Οι χρήστες που εργάζονται σποραδικά με το Excel γνωρίζουν πώς να πραγματοποιούν υπολογισμούς σε πολλά φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας. Λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν ότι κατά τον υπολογισμό σε πολλά υπολογιστικά φύλλα, μπορούν να μεταφερθούν περιοχές που συντομεύουν σημαντικά τους τύπους και τους καθιστούν πιο σαφείς.

Σημαντικό: Είναι σημαντικό όλα τα υπολογιστικά φύλλα που συμπεριλαμβάνετε στους υπολογισμούς σας να είναι δομημένα πανομοιότυπα σύμφωνα με το ίδιο μοτίβο. Μόνο σε αυτή την περίπτωση οι τύποι θα δώσουν τα σωστά αποτελέσματα. Ειδικά με εκτεταμένα υπολογιστικά φύλλα με πολλά δεδομένα, δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι αισθητό στο αποτέλεσμα εάν η περιοχή δεδομένων σε ένα από τα υπολογιστικά φύλλα μετατοπίζεται κατά μια γραμμή ή στήλη. Ταυτόχρονα, το αποτέλεσμα είναι λάθος.

Στο παρακάτω παράδειγμα, πρέπει να αθροιστούν τα κόστη ηλεκτρικής ενέργειας των τελευταίων ετών. Η εικόνα δείχνει τη δομή των μεμονωμένων φύλλων:

Εκτός από την ομοιόμορφη δομή των πινάκων, σημαντική είναι και η διάταξη των φύλλων στο βιβλίο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα εργασίας που χρειάζεστε είναι το ένα δίπλα στο άλλο στο βιβλίο εργασίας.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη διάταξη των φύλλων εργασίας στο παράδειγμα βιβλίου εργασίας:

Μόλις ολοκληρωθούν οι προετοιμασίες, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τους τύπους.

Πώς να υπολογίσετε το άθροισμα πολλών φύλλων εργασίας στο Excel;

Στον πίνακα του παραδείγματός μας, το συνολικό αποτέλεσμα όλων των ετήσιων συνόλων πρέπει να καθοριστεί σε ένα συνοπτικό φύλλο. Τα αθροίσματα των επιμέρους ετών βρίσκονται στους αντίστοιχους πίνακες στο κελί H16.

Ο τύπος που απαιτείται για την άθροιση έχει την ακόλουθη δομή:

=SUM('FirstSheet:LastSheet'!Range)

" Με το FirstSheet μεταβιβάζετε το όνομα του πρώτου φύλλου που θα συμπεριληφθεί στον υπολογισμό. Το όρισμα τελευταίου φύλλου ορίζει το όνομα του τελευταίου φύλλου για τον υπολογισμό. Όλα τα φύλλα που βρίσκονται ανάμεσα σε αυτά τα δύο φύλλα λαμβάνονται επίσης υπόψη.Η περιοχή ορίζει την περιοχή που θέλετε να αθροίσετε."

Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο για να υπολογίσετε το άθροισμα των τιμών στα κελιά H16 των φύλλων εργασίας 2016 έως 2021:

=SUM('2016:2021'!H16)

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση αυτού του τύπου στον πίνακα δειγμάτων:

Με την προσαρμογή αυτού του απλού τύπου, είναι δυνατό να υποβάλετε ερωτήματα και σε άλλα κελιά. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε πόση ηλεκτρική ενέργεια καταναλώθηκε στο εργοστάσιο της Φρανκφούρτης τον Απρίλιο από το 2016 έως το 2021, αντικαταστήστε την αναφορά στο κελί H16 με το κελί F7 στον τύπο.

Όταν υπολογίζετε σε πολλά υπολογιστικά φύλλα, δεν περιορίζεστε σε μεμονωμένα κελιά στα υπολογιστικά φύλλα. Μπορείτε να περάσετε ολόκληρα εύρη σε μια συνάρτηση ανά πάσα στιγμή.

Πώς να υπολογίσετε τη μέγιστη τιμή πολλών φύλλων εργασίας στο Excel;

Στον πίνακα του παραδείγματός μας, στον οποίο συγκρίνονται το κόστος ηλεκτρικής ενέργειας διαφορετικών σταθμών κατά τα έτη 2016 έως 2021, πρέπει να προσδιοριστεί η απόλυτη μέγιστη τιμή όλων των επιμέρους τιμών όλων των ετών. Οι μεμονωμένες τιμές βρίσκονται στους πίνακες 2016 έως 2021 στα κελιά B4:G15.

Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο για να προσδιορίσετε τη μέγιστη τιμή όλων των μεμονωμένων τιμών στα πέντε υπολογιστικά φύλλα των αντίστοιχων ετών:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση αυτού του τύπου στον πίνακα δειγμάτων:

Πώς υπολογίζετε τον μέσο όρο σε διαφορετικά υπολογιστικά φύλλα;

Εκτός από τις μέγιστες τιμές, η μέση τιμή σε πολλά υπολογιστικά φύλλα μπορεί επίσης να υπολογιστεί με έναν μόνο τύπο. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη σύνταξη.

=AVERAGE('αρχικό φύλλο:τελικό φύλλο'!εύρος κελιών)

Με τον τύπο περνάτε συνολικά τρία ορίσματα:

• Με το φύλλο έναρξης περνάτε το όνομα του πρώτου φύλλου που θα συμπεριληφθεί στον υπολογισμό.
• Το όνομα του φύλλου τέλους χρησιμοποιείται για τον καθορισμό του ονόματος του τελευταίου φύλλου για τον υπολογισμό. Όλα τα φύλλα που βρίσκονται μεταξύ αυτών των δύο φύλλων περιλαμβάνονται στον υπολογισμό.
• Το CellRange χρησιμοποιείται για τον καθορισμό του εύρους κελιών για τον υπολογισμό.

Για τον δειγματοληπτικό μας πίνακα, ο τύπος και το αποτέλεσμα μοιάζουν με αυτό:

=AVERAGE('2016:2021'!B4:G15)

Πώς μπορούν να συνδεθούν τιμές από άλλα έγγραφα;

Εάν εργάζεστε συχνά με το Excel, μερικές φορές χρειάζεται να συνδέσετε αναφορές κελιών από ένα υπολογιστικό φύλλο που δεν βρίσκονται στο ίδιο έγγραφο.Αυτό λειτουργεί χωρίς προβλήματα προσθέτοντας το όνομα του εγγράφου στην αναφορά κελιού που περιγράφεται παραπάνω. Αυτό σημειώνεται με αγκύλες (" [" ή "]" ).

Παράδειγμα:=[Document1]Origin!G9

Χρησιμοποιήστε αυτήν την παραλλαγή εάν ο άλλος φάκελος με το όνομα "Document1" είναι ανοιχτός. Από την άλλη πλευρά, εάν το έγγραφο δεν είναι ανοιχτό, χρησιμοποιήστε τη διαδρομή όπου είναι αποθηκευμένο.

Παράδειγμα:=C:\Files\FolderName\[Document1]Origin!G9

Πώς να συνδέσετε αναφορές κελιών με το ποντίκι;

Οι αναφορές κελιών σε άλλα έγγραφα δεν χρειάζεται απαραίτητα να εισάγονται χειροκίνητα, καθώς μπορείτε εύκολα να συνδέσετε κελιά με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού. (ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΙΚΟΝΑΣ)

Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα αναφοράς κελιού;

Κατά τη σύνδεση υπολογιστικών φύλλων και τη χρήση αναφορών, το Microsoft Excel ενδέχεται να εμφανίσει ένα σφάλμα στην αναφορά κελιού. Εάν συμβαίνει αυτό, ο τύπος περιέχει ένα σφάλμα ή παρουσιάστηκε σφάλμα κατά την επιλογή της περιοχής με το ποντίκι

Παρουσιάζεται επίσης σφάλμα αναφοράς εάν μια αναφορά κελιού εισήχθη σε άλλο φύλλο εργασίας που διαγράφηκε ή μετονομάστηκε. Αυτό το σφάλμα μπορεί να συγκριθεί με την παράδοση μιας επιστολής σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση. Μόλις αλλάξει ο ταχυδρομικός κώδικας, η επιστολή δεν μπορεί πλέον να παραδοθεί επειδή η διεύθυνση είναι λάθος.

Συνοπτικά, είναι συχνά λογικό να εργάζεστε με αναφορές στο Excel. Το κύριο πλεονέκτημα της εργασίας με συνδέσμους είναι ότι μπορείτε να κάνετε τη δουλειά σας πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.

Οι Σύνδεσμοι σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση σε υπάρχοντα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσετε ξανά. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και αποτρέπει σφάλματα μετάδοσης. Στο Excel, οι αναφορές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση υπολογισμών. Οι αναφορές μπορούν να δημιουργηθούν σε άλλα κελιά ενός βιβλίου εργασίας ή σε κελιά σε άλλο βιβλίο εργασίας. Είναι χρήσιμα για την οργάνωση δεδομένων και την εκτέλεση υπολογισμών.Οι σύνδεσμοι μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για φιλτράρισμα και ταξινόμηση πληροφοριών. Επομένως, οι αναφορές είναι ένα ισχυρό εργαλείο στο Excel για να σας βοηθήσουν να κάνετε την εργασία σας πιο αποτελεσματικά.