Δημιουργήστε το δικό σας πρότυπο σε λίγα μόνο βήματα
Τα έργα αποτελούν πλέον μέρος της καθημερινής ζωής σε διάφορους επιχειρηματικούς τομείς, όπως νομικά, κατασκευές, μάρκετινγκ ή τμήμα πληροφορικής. Για να μπορέσετε να διαχειριστείτε την πρόοδο του έργου και τις απαραίτητες εργασίες, ένα σχέδιο έργου είναι χρήσιμο. Το πρόγραμμα του Office προσφέρει μια ποικιλία προτύπων Excel για το σχεδιασμό έργων που μπορούν να μορφοποιηθούν και να προσαρμοστούν στο μεμονωμένο έργο.
Τι είναι ένα σχέδιο έργου;
Το σχέδιο έργου είναι ένα χρήσιμο εργαλείο εργασίας που χρησιμοποιείται από τη διαχείριση του έργου ή την ομάδα του έργου. Το αντίστοιχο σχέδιο θα πρέπει να βελτιώσει την επικοινωνία μεταξύ των μεμονωμένων ενδιαφερομένων και να απεικονίσει με σαφήνεια όλες τις προγραμματισμένες διαδικασίες και αξιολογήσεις.
Το σχέδιο έργου είναι ένα ζωντανό έγγραφο αναφοράς στο οποίο, για παράδειγμα, καταγράφονται τα ακόλουθα σημεία:
- κατάλογο όλων των εμπλεκόμενων φορέων
- Δηλώσεις σχετικά με το εύρος του έργου
- τον προγραμματισμό που σχετίζεται με το έργο ή την προγραμματισμένη διαδικασία
- Υπολογισμοί κόστους
- προγραμματισμός πόρων
- Σχέδια διαχείρισης δαπανών
- Σχέδια επικοινωνίας
Εκτός από την πραγματική δομή ανάλυσης της εργασίας, περιλαμβάνει επίσης την ακριβή πορεία του έργου. Τελικά, οι πληροφορίες που περιέχονται εξυπηρετούν το σκοπό της απάντησης σε όλες τις ανοιχτές ερωτήσεις σχετικά με το έργο σας:
- Τι πρέπει να επιτευχθεί με το έργο σας;
- Γιατί πρέπει να πραγματοποιηθεί το έργο σας;
- Πώς μπορεί να υλοποιηθεί το έργο σας;
- Ποιο είναι το κόστος του προγραμματισμένου έργου σας;
- Ποιος συμμετέχει στο έργο σας; Ποιος αναλαμβάνει τα διάφορα καθήκοντα;
- Πότε ξεκινά και τελειώνει το έργο σας; Υπάρχουν ορόσημα που πρέπει να ληφθούν υπόψη;
Οι 4 φάσεις του σχεδιασμού του έργου
Διάφορες επιλογές είναι διαθέσιμες στη διαχείριση έργων προκειμένου να χωριστεί ένα έργο σε διάφορες φάσεις. Συχνά χρησιμοποιείται το μοντέλο 4 φάσεων, το οποίο αποτελείται από τον καθορισμό του έργου, τον σχεδιασμό του έργου, την υλοποίηση και τον έλεγχο του έργου καθώς και την ολοκλήρωση του έργου.
Γιατί ο σχεδιασμός του έργου είναι σημαντικός
Το σχέδιο έργου είναι ο οδηγός κατά τη διάρκεια ενός έργου. Χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση, την επικοινωνία, τον υπολογισμό και τη διαχείριση. Ένα λεπτομερές σχέδιο έργου βελτιώνει την επικοινωνία με τους πελάτες και μπορεί πάντα να προσαρμοστεί στις επιθυμίες των ενδιαφερόμενων μερών χρησιμοποιώντας δηλωμένα ορόσημα ή χρονοδιαγράμματα. Όλες οι σελίδες γνωρίζουν πού μπορείτε να βρείτε τις τρέχουσες πληροφορίες έργου. Οι προσδοκίες του έργου και οι προτεραιότητές του καταγράφονται γραπτώς. Λαμβάνοντας υπόψη τον προγραμματισμό του χρόνου, όλοι όσοι συμμετέχουν στο έργο γνωρίζουν πότε πρέπει να ολοκληρωθεί μια εργασία και πόσο χρόνο έχουν στη διάθεσή τους.
Πού να βρείτε πρότυπα για τον προγραμματισμό έργου
Κατάλληλα πρότυπα Excel για σχεδιασμό έργου σας υποστηρίζουν στο δομημένο σχεδιασμό του έργου σας. Έχετε δύο επιλογές για να διαλέξετε: Αφενός, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δωρεάν σχέδιο έργου με το πρόγραμμα του Office Excel. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να βρείτε δωρεάν έτοιμα προς χρήση πρότυπα Excel στο Διαδίκτυο. Μπορείτε εύκολα να τα κατεβάσετε στον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε αμέσως.
Τι προσφέρουν τα πρότυπα Excel για τον προγραμματισμό έργου;
Όσοι χρησιμοποιούν πρότυπα Excel για το δικό τους σχεδιασμό έργου επωφελούνται από ολοκληρωμένα εργαλεία υπολογισμού και λειτουργίες Excel. Με αυτά τα χαρακτηριστικά του προγράμματος, ένα έργο δεν μπορεί μόνο να διαχειριστεί αποτελεσματικά, αλλά και ελκυστικά. Σε έναν έτοιμο πίνακα, οι χρήστες έχουν την επιλογή να
- Φάσεις και συναφείς (υπο) εργασίες
- υπεύθυνος
- ημερομηνίες έναρξης και λήξης
- Η πρόοδος
- Κόστος και προϋπολογισμός
να εισαχθεί. Τα πρότυπα Excel για τον προγραμματισμό έργου μπορούν να προσαρμοστούν όπως απαιτείται, για παράδειγμα, εάν πρόκειται να επισημανθούν καθυστερήσεις ή ολοκληρωμένες εργασίες.
Ένα σχέδιο έργου Excel μπορεί επίσης να παρέχεται με στατικό άξονα χρόνου ή διάγραμμα. Μπορεί επίσης να δημιουργηθεί και να εμφανιστεί οπτικά μια ανάλυση τάσης κόστους ή ορόσημο. Τα ορόσημα μπορούν να προστεθούν στο σχέδιο έργου με διάρκεια ή χωρίς συγκεκριμένη περίοδο.
Πρότυπα Excel: σχεδιασμός έργου με το διάγραμμα Gantt
Μια ευσυνείδητη δομή ανάλυσης εργασίας είναι η βάση για τον προγραμματισμό ραντεβού, αλλά το χρονοδιάγραμμα για το έργο μπορεί να εμφανιστεί πιο καθαρά με ένα γράφημα Gantt. Το Excel προσφέρει ορισμένα πρότυπα για τον προγραμματισμό έργου με τη μορφή ενός γραφήματος Gantt. Εδώ, οι δραστηριότητες του έργου εμφανίζονται σε μειωμένο χρονικό άξονα με τη βοήθεια ράβδων. Οι διάφορες εργασίες του έργου μπορούν να απεικονιστούν με οριζόντιες ράβδους στις αντίστοιχες γραμμές και να παρακολουθείται η πρόοδός τους.
Πώς να δημιουργήσετε το δικό σας σχέδιο έργου σε λίγα μόνο βήματα
Μπορείτε να δημιουργήσετε και να μορφοποιήσετε ένα πρότυπο Excel για τον προγραμματισμό του έργου μόνοι σας σε λίγα βήματα.
-
Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας στο Excel και εισαγάγετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών στις γραμμές A6 έως E6:
α) Φάση / εργασίες / δραστηριότητες / ορόσημα
β) Πληκτρολογήστε την περιγραφή ή την κατηγορία της εργασίας
γ) Υπεύθυνος
δ) Ημερομηνίες έναρξης και λήξης και διάρκεια
-
Εισαγάγετε τις προγραμματισμένες δραστηριότητες και ορίστε ορόσημα καθώς και την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης και τη διάρκεια τους στα παρακάτω κελιά στις αντίστοιχες στήλες. Για παράδειγμα:
έργο
κατηγορία
Υπεύθυνος
να αρχίσει
διάρκεια
τέλος
Δημιουργήστε μια πρόχειρη αντίληψη
Copywriting
Sandra Bear
07.09.2020
5
11.09.2020
Παραγωγή κειμένου
Copywriting
Sandra Bear
12.09.2020
11
22.09.2020
Επιμέλεια
Copywriting
Sandra Bear
23.09.2020
2
24.09.2020
Δημοσιεύω
Copywriting
Sandra Bear
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Επιλέξτε τις γραμμές κάτω από την επικεφαλίδα στήλης "Έναρξη" και επιλέξτε μέσω "Εισάγετε > Διαγράμματα "και οι στοιβαγμένες μπάρες.
-
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή "Επιλογή δεδομένων" κάνοντας κλικ στο διάγραμμα. Εδώ αλλάζετε πρώτα τις ετικέτες οριζόντιου άξονα (ρουμπρίκα) κάνοντας κλικ στο "Επεξεργασία" και επισημαίνοντας τη σειρά δεδομένων κάτω από την επικεφαλίδα στήλης "Εργασία". Επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας.
-
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Προσθήκη" στην ενότητα "Καταχωρήσεις θρύλων (σειρά)" και προσθέστε τη διάρκεια. Για το όνομα της σειράς, επιλέξτε την επικεφαλίδα στήλης "Διάρκεια" ως εύρος. Επισήμανση της σειράς δεδομένων στην ενότητα "Διάρκεια" ως τιμές σειράς. Επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας.
-
Τώρα θα διαμορφώσετε το γράφημα και τους άξονες. Κάντε πρώτα κλικ στις ετικέτες άξονα στον άξονα y και μεταβείτε στην ενότητα "Επιλογές άξονα> Κατηγορίες σε αντίστροφη σειρά" στην πλευρική γραμμή "Μορφοποίηση άξονα".
-
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στις μπλε γραμμές της σειράς δεδομένων "Έναρξη" και μεταβείτε στις "Μορφοποίηση σειρών δεδομένων> Συμπλήρωση> χωρίς πλήρωση" και "Πλαίσιο> χωρίς γραμμή". Οι μπάρες είναι πλέον αόρατες.
-
Στη συνέχεια, διαμορφώστε τον άξονα x κάνοντας κλικ στις ημερομηνίες και περιηγηθείτε μέσω "Μορφοποίηση αξόνων> Επιλογές άξονα" σε "Ελάχιστο" και εισαγάγετε την ημερομηνία έναρξης της πρώτης εργασίας.
Δημιουργήστε δωρεάν πρότυπα Excel για τον προγραμματισμό έργου και κρατήστε μια επισκόπηση
Το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων Excel είναι κατάλληλο για σχεδιασμό και έλεγχο έργων. Εκτός από τα σχέδια κόστους και χρονοδιαγράμματος, μπορούν να δημιουργηθούν δομές ανάλυσης εργασιών, υπολογισμοί διάρκειας διαδικασιών και χρήσιμες αναλύσεις. Τα εισαγόμενα διαγράμματα απεικονίζουν τα επιθυμητά δεδομένα ή τη χρονολογική σειρά ορισμένων εργασιών στο σχέδιο έργου. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε σημαντικές εργασίες, τομείς ευθύνης και την πρόοδο του έργου.
Συχνές ερωτήσεις
Πού μπορώ να βρω πρότυπα Excel για τον προγραμματισμό έργου;
Ανοίξτε το Excel και κάντε κλικ στην επιλογή "Περισσότερα πρότυπα" στην αρχική σελίδα. Εισαγάγετε "σχεδιασμός έργου", σχέδιο έργου "ή" σχεδιασμός έργου "στη γραμμή αναζήτησης και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.
Πώς μπορώ να προσθέσω μια γραμμή προόδου στο σχέδιο έργου Excel;
Προσθέστε οποιονδήποτε αριθμό, όπως 0, 25, 50, 75 και 100, σε κενά κελιά. Μεταβείτε στην επιλογή "Αρχική σελίδα> Στυλ> Μορφοποίηση υπό όρους> Γραμμές δεδομένων> Πρόσθετοι κανόνες". Εισαγάγετε την ελάχιστη και τη μέγιστη τιμή, επιλέξτε οποιοδήποτε χρώμα και επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας.
