Πώς να εξάγετε το περιοδικό από το Outlook στο Excel για να το αξιολογήσετε εκεί.
Το περιοδικό Outlook μπορεί να χρησιμοποιηθεί καλά για να καταγράψετε πόσο χρόνο έχετε περάσει σε μια συγκεκριμένη εργασία ή έναν πελάτη. Ωστόσο, το περιοδικό δεν έχει αριθμητική λειτουργία, οπότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε την αριθμομηχανή για να προσθέσετε πόση ώρα έχουν πάρει όλες οι εργασίες για έναν συγκεκριμένο πελάτη.
Αντ 'αυτού, μπορείτε φυσικά να χρησιμοποιήσετε επίσης το Excel για αξιολόγηση, το οποίο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για έργα με πολλές υπο -εργασίες. Για να το κάνετε αυτό, εξάγετε τα δεδομένα περιοδικού στο Excel όπως περιγράφεται παρακάτω.
1. Πρώτα απ 'όλα, εμφανίστε το ημερολόγιο σε μορφή λίστας. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το περιοδικό και καλέστε την εντολή "Προβολή, Τακτοποίηση σύμφωνα με, Τρέχουσα προβολή" (από το Outlook 2003) ή "Προβολή, Τρέχουσα προβολή" (σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook) και επιλέξτε "Λίστα εισαγωγής".
2. Τώρα βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες που χρειάζεστε για την αξιολόγηση στο Excel μπορείτε να δείτε στο περιοδικό. Εάν χρειάζεστε την ημερομηνία και την ώρα για να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε κάθε εργασία, κάντε δεξί κλικ στο θέμα ή στο φάκελο και χρησιμοποιήστε την εντολή Προσαρμογή τρέχουσας προβολής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Πεδία".
3. Στην ενότητα "Επιλογή διαθέσιμων πεδίων από" επιλέξτε "Όλα τα πεδία περιοδικών". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διαθέσιμα πεδία" στο "Έναρξη" ή "Τέλος" και, στη συνέχεια, στο "Προσθήκη". Εισαγάγετε όλα τα απαραίτητα πεδία και χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Μετακίνηση προς τα πάνω" και "Μετακίνηση προς τα κάτω" για να καθορίσετε τη σειρά τους. Στη συνέχεια, κλείστε τους δύο διαλόγους.
4. Τώρα διαμορφώστε τα πεδία ημερομηνίας έτσι ώστε το Excel να μπορεί επίσης να τα αξιολογήσει: Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ με το δεξί κουμπί του ποντικιού στην κεφαλίδα στήλης "Έναρξη" και καλέστε την εντολή "Μορφοποίηση στηλών".
5. Επιλέξτε "Έναρξη" στα αριστερά και στη συνέχεια τη μορφή με τη διψήφια ημέρα και μήνα, με το τετραψήφιο έτος και τον απλό χρόνο σε μορφή 24 ωρών (δείτε την εικόνα). Επιλέγετε την ίδια μορφή για το "Τέλος". Σημείωση: Το Excel δεν μπορεί να κάνει τίποτα με μορφές που περιέχουν τα ονόματα των ημερών της εβδομάδας.
6. Τώρα χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να επισημάνετε τις καταχωρήσεις στο περιοδικό που θέλετε να επεξεργαστείτε στο Excel και να τις αντιγράψετε με CTRL + C.
7. Ανοίξτε το Excel και επικολλήστε τα δεδομένα στον επιθυμητό πίνακα Excel με CTRL + V.
8. Πρέπει ακόμα να μετατρέψετε τις πληροφορίες στο πεδίο "Διάρκεια" σε αριθμητικές τιμές που μπορεί να χειριστεί το Excel (το Excel δεν μπορεί να υπολογίσει με πληροφορίες όπως "30 λεπτά").
