Χρησιμοποιήστε το Excel με πολλούς χρήστες στο δίκτυο ταυτόχρονα

Πώς να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας στο δίκτυο

Αυτό το άρθρο σας δείχνει πώς μπορείτε να μοιραστείτε ένα αρχείο Excel ως ομάδα και στη συνέχεια να το επεξεργαστείτε μαζί. Επειδή εάν θέλετε να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας από πολλές εφαρμογές Excel ταυτόχρονα, οι χρήστες μπορούν κανονικά να ανοίξουν το βιβλίο εργασίας μόνο ως μόνο για ανάγνωση, όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω σχήμα:

Κοινή χρήση αρχείου Excel με πολλούς χρήστες: Έτσι λειτουργεί

Εάν θέλετε πολλοί χρήστες να μπορούν να επεξεργάζονται μαζί ένα βιβλίο εργασίας του Excel και επίσης να πραγματοποιούν αλλαγές, προχωρήστε ως εξής:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας.

2. Excel 2013: Κάντε κλικ στην καρτέλα REVIEW. Εκεί θα βρείτε την εντολή UNLOCK WORKBOLDER. Εάν χρησιμοποιείτε Excel 2007 ή Excel 2010, πρέπει πρώτα να κάνετε κλικ στο CHANGES στην καρτέλα REVIEW και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο RELEASE WORKBOOK. Εάν χρησιμοποιείτε Excel έως και την έκδοση 2003, επιλέξτε την εντολή Ξεκλείδωμα βιβλίου εργασίας στο μενού EXTRAS.

   

3. Σε όλες τις εκδόσεις, το Excel εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου. Ενεργοποιήστε την καρτέλα STATUS.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί ΑΠΟΔΟΧΗ ΠΟΛΛΑΠΛΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΓΙΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ.

   

5. Στη δεύτερη καρτέλα ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ μπορείτε να κάνετε πρόσθετες ρυθμίσεις, π.χ. την παρακολούθηση των αλλαγών, οι οποίες είναι προκαθορισμένες σε 30 ημέρες. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πώς θέλετε να αντιδράσετε σε αντιφατικές αλλαγές που πραγματοποιούνται από διαφορετικούς χρήστες - η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι "χειροκίνητη".

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

7. Το βιβλίο εργασίας πρέπει τώρα να αποθηκευτεί ξανά.

8. Όλοι οι χρήστες μπορούν τώρα να ανοίξουν το φάκελο.

Βίντεο με οδηγίες: Microsoft Excel: Κοινή χρήση αρχείου για ομαδική εργασία και επεξεργασία μαζί

Επεξεργαστείτε ένα Excel ταυτόχρονα σε λίγα μόνο βήματα

Τώρα διαφορετικοί χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν αυτό το Excel ταυτόχρονα και να αποθηκεύσουν τις αλλαγές. Μπορείτε εύκολα να εμφανίσετε το τελευταίο:

1. Στην καρτέλα REVIEW, κάντε κλικ στην εντολή TRACK CHANGES και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Highlight Changes.

2. Τώρα ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να περιορίσετε ποιες αλλαγές θέλετε να εμφανίζονται.

   

3. Εκτός από το ιστορικό αλλαγών που δημιουργεί το Excel, όλες οι αλλαγές στο βιβλίο εργασίας του Excel επισημαίνονται τώρα έγχρωμα. Μόλις αποθηκευτεί το αρχείο, ωστόσο, τόσο η έγχρωμη σήμανση όσο και το ιστορικό αλλαγών εξαφανίζονται.

Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών όταν εργάζεστε μαζί στο Excel

Κατά την αποθήκευση ή το κλείσιμο του βιβλίου εργασίας, το Excel συγχωνεύει τις αλλαγές που έγιναν από όλους τους χρήστες. Εάν υπάρχουν διενέξεις (δύο χρήστες έχουν αλλάξει διαφορετικά το ίδιο κελί), το Excel ρωτά μέσω παραθύρων διαλόγου ποιες από τις αλλαγές πρέπει να υιοθετηθούν.

Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό χειροκίνητα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στην καρτέλα ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ, ΑΚΟΛΟΥΘΗΣΤΕ ΑΛΛΑΓΕΣ και, στη συνέχεια, επιλέξτε ΑΠΟΔΟΧΗ / ΑΠΟΡΡΙΗ ΑΛΛΑΓΩΝ. Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να αποφασίσετε για κάθε αλλαγή εάν θέλετε να το αποδεχτείτε ή να το απορρίψετε.

Εάν απορρίψετε τις αλλαγές που έγιναν από άλλους χρήστες, αυτό θα εμφανιστεί επίσης στο ιστορικό αλλαγών.