Η λειτουργία σχολιασμού στο Excel

Εισαγωγή, διαγραφή, εμφάνιση, απόκρυψη και μορφοποίηση σχολίων

Πιθανότατα έχετε ήδη χρησιμοποιήσει τη λειτουργία σχολίων στο Excel. Με αυτό, οι τιμές που περιέχονται στα κελιά που σχολιάζονται μπορούν να εξηγηθούν, να εξηγηθούν και να περιγραφούν πολύ γρήγορα και εύκολα. Ωστόσο, το αρχείο Excel δεν είναι υπερφορτωμένο καθώς τα σχόλια παραμένουν στο παρασκήνιο.

Εισαγωγή και διαγραφή σχολίων

Μπορείτε να εισαγάγετε ένα νέο σχόλιο κάνοντας δεξί κλικ στο κελί που θα πρέπει να περιέχει το σχόλιο.

Μπορείτε να αλλάξετε ή να διαγράψετε ένα υπάρχον σχόλιο κάνοντας ξανά κλικ στο κελί στο οποίο είναι διαθέσιμο το αντίστοιχο σχόλιο.

Έτσι ελέγχετε την εμφάνιση των σχολίων

Όποιος χρησιμοποιεί σχόλια για να εξηγήσει εισόδους και υπολογισμούς χρειάζεται ένας τρόπος για να εμφανίσει και να αποκρύψει γρήγορα όλα τα σχόλια.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να λάβετε μια επισκόπηση όλων των σχολίων σε έναν πίνακα:

1. Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις ορατές γραμμές εργαλείων.

2. Στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, καλέστε την εντολή REVISION.

3. Στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται στη συνέχεια, θα βρείτε το εικονίδιο Εμφάνιση όλων των σχολίων.

4. Αν κάνετε κλικ στο κουμπί, όλα τα σχόλια θα εμφανιστούν στον πίνακά σας. Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί για να αποκρύψετε τα σχόλια.

5. Στο Excel 2007 ή νεότερη έκδοση, καλέστε την καρτέλα REVIEW της κορδέλας για να χρησιμοποιήσετε το κουμπί. Στην ομάδα ΣΧΟΛΙΑ, το Excel εμφανίζει το κουμπί Εμφάνιση όλων των σχολίων.

Πώς να κάνετε βίντεο: εισαγάγετε, εμφανίστε, αποκρύψτε και διαγράψτε σχόλια στο Excel

Αλλάξτε την εμφάνιση των σχολίων

Τώρα ξέρετε πώς να εισαγάγετε, να διαγράψετε και να εμφανίσετε και να αποκρύψετε σχόλια. Παρακάτω θα μάθετε πώς μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση των σχολίων. Η αλλαγή της εμφάνισης απαιτεί την εφάπαξ ενεργοποίηση μιας συνάρτησης.

1) Πρώτο βήμα

Πρέπει να λάβετε την εντολή Τροποποίηση μορφών στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στο τέλος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε Περισσότερες εντολές.

2. Τώρα επιλέξτε όλες τις εντολές από την επιλογή και αναζητήστε Αλλαγή σχήματος.

   

3. Κάνοντας κλικ στο Προσθήκη, αυτή η λειτουργία μεταφέρεται στη γρήγορη πρόσβαση του Excel.

Αφού η λειτουργία "Αλλαγή φόρμας" έχει προστεθεί στη γρήγορη πρόσβαση χρησιμοποιώντας τη διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω, η εμφάνιση των σχολίων μπορεί να αλλάξει:

2) Δεύτερο βήμα

1. Κάντε κλικ στο νέο σχόλιο με το ποντίκι.

2. Κάντε κλικ στη λειτουργία που μόλις προσθέσατε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

3. Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε - π.χ. Β. Από την κατηγορία Αστέρια και πανό.

4. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες επιλογές για την προσαρμογή των σχολίων κάνοντας δεξί κλικ στο σχόλιο. Διάφορα πράγματα μπορούν να αλλάξουν εδώ.

Τρόποι μορφοποίησης και προσαρμογής σχολίων

• «Χρώματα και γραμμές»: Το χρώμα πλήρωσης του σχολίου καθώς και το χρώμα, ο τύπος και το πάχος των γραμμών μπορούν να προσαρμοστούν εδώ.

• «Ευθυγράμμιση»: Η ευθυγράμμιση του κειμένου μπορεί να προσαρμοστεί εδώ. Η επιλογή "Αυτόματο μέγεθος" είναι ενδιαφέρουσα - προσαρμόζει αυτόματα το πλαίσιο σχολίων στο κείμενο.
• «Μέγεθος»: Μπορείτε να επιλέξετε το μέγεθος του πλαισίου σχολίων εδώ
• Η γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα και άλλες επιλογές μπορούν να επιλεγούν στην περιοχή «Γραμματοσειρά»
• Στην ενότητα «Διαστήματα» μπορείτε να επιλέξετε πόσο θα μετατοπιστεί το κείμενο από το άκρο της σελίδας

Η διαφορά μεταξύ σχολίων και σημειώσεων

Τα νέα σχόλια χρησιμοποιούνται για κοινή επεξεργασία από πολλά άτομα και προσφέρουν επίσης επιλογές για απάντηση και συζήτηση. Στην καρτέλα "Αναθεώρηση" στην περιοχή "Σχόλια", ο χρήστης μπορεί να μεταβεί στο "Προηγούμενο σχόλιο" ή "Επόμενο σχόλιο" χρησιμοποιώντας τα εικονίδια που μοιάζουν με μπαλόνια και να επεξεργαστεί και να απαντήσει στις μεμονωμένες ερωτήσεις ή να διαγράψει ξανά τη συζήτηση.

Οι σημειώσεις (σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel: "Σχόλια"), από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιούνται, για παράδειγμα, για την παροχή οδηγιών χρήσης ή υπενθυμίσεων για τα αντίστοιχα κελιά. Προορίζονται περισσότερο να παραμείνουν στο έγγραφο και επίσης δεν προσφέρουν λειτουργία απάντησης.