Τα οργανωτικά διαγράμματα χρησιμοποιούνται μόλις οι ιεραρχικές δομές πρόκειται να εκπροσωπούνται σε μια εταιρεία. Δείχνουν με μια ματιά ποιος είναι υπεύθυνος για τις διάφορες περιοχές ή τμήματα και πόσα επίπεδα υπάρχουν.
Ποιο οργανόγραμμα είναι κατάλληλο;
Ξεκινώντας από το PowerPoint 2007, υπάρχουν διάφοροι τύποι οργανικών γραφημάτων που διατίθενται στη συλλογή γραφικών SmartArt. Ακολουθεί μια σύντομη επισκόπηση των οποίων είναι ιδιαίτερα κατάλληλα.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα κλασικό οργανόγραμμα, το γραφικό SmartArt που ονομάζεται ORGANIZATION CHART είναι το καλύτερο.
- Οι επιλογές HORIZONTAL ORGANIZATION CHART (από το PowerPoint 2010) και HORIZONTAL HIERARCHY είναι ιδιαίτερα κατάλληλες εάν έχετε πολλά στοιχεία σε λίγα επίπεδα.
- Με την επιλογή LABELED HIERARCHY, τονίζετε επίσης το επίπεδο στο οποίο ανήκετε.
Πώς να δημιουργήσετε το οργανόγραμμα
- Στην καρτέλα INSERT, στην ομάδα ILLUSTRATIONS, κάντε κλικ στο SMARTART.
- Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα HIERARCHY και επιλέξτε τη διάταξη οργανωτικού γραφήματος της επιλογής σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
- Κατά την εισαγωγή κειμένου, έχετε δύο επιλογές:
- Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα σχήματα στο γραφικό SmartArt και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενό σας.
- Στην περιοχή κειμένου στα αριστερά, κάντε κλικ στο [Κείμενο] και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το κείμενο. Στο γραφικό ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ SmartArt υπάρχουν ήδη σημεία για τον επικεφαλής του τμήματος, τον βοηθό και πολλούς υπαλλήλους:
Προσθέστε περισσότερα σχήματα στο οργανόγραμμα
- Κάντε κλικ σε ένα υπάρχον σχήμα που είναι πιο κοντά στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε το νέο σχήμα.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα SMART TOOLS / DESIGN στο βέλος πίσω (ή κάτω) της ΠΡΟΣΘΗΚΗΣ ΜΟΡΦΗΣ. Υπάρχουν πέντε επιλογές για να διαλέξετε.
- Η επιλογή ADD SHAPE AFTER δημιουργεί ένα σχήμα στο ίδιο επίπεδο με το επιλεγμένο σχήμα αλλά πίσω από αυτό.
- Με την ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΡΙΝ δημιουργείτε επίσης ένα σχήμα στο ίδιο επίπεδο με το επιλεγμένο σχήμα, αλλά μπροστά από αυτό.
- Κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΑΝΩ για να προσθέσετε ένα σχήμα ένα επίπεδο πάνω από το επιλεγμένο σχήμα.
- Κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΚΑΤΩ για να προσθέσετε ένα σχήμα ένα επίπεδο κάτω από το επιλεγμένο σχήμα.
- Για να δημιουργήσετε μια φόρμα οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΟΓΟΥ. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για διατάξεις οργανόγραμμα, όχι για διατάξεις ιεραρχίας, όπως π.χ. Β. ΕΤΙΚΕΤΙΚΗ ΙΕΡΑΡΧΙΑ.
Αλλάξτε τη διάταξη του οργανόγραμμα
Η τυπική διάταξη δεν εξοικονομεί πάντα χώρο. Στο παράδειγμα που φαίνεται εδώ, η διάταξη RIGHT-HANGING θα έκανε το οργανόγραμμα άσκοπα μακρύ. Οι επιλογές διάταξης STANDARD ή BOTH είναι πιο κατάλληλες, καθώς κατανέμουν τα στοιχεία με τρόπο που εξοικονομεί περισσότερο χώρο.
Για να αλλάξετε τη διάταξη:
- Κάντε κλικ στο σχήμα στο διάγραμμα org που θέλετε να εφαρμόσετε διαφορετική διάταξη. Στο παράδειγμα, το σχήμα στο κόκκινο πλαίσιο θα πρέπει να επιλεγεί για αυτό.
- Στην καρτέλα SMART TOOLS / DESIGN, στην ομάδα ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΓΡΑΦΙΚΩΝ, κάντε κλικ στο LAYOUT και ορίστε την επιλογή DEFAULT ή BOTH.