Διευκρινίστε τις δομές σε σύντομο χρονικό διάστημα με οργανόγραμμα

Τα οργανωτικά διαγράμματα χρησιμοποιούνται μόλις οι ιεραρχικές δομές πρόκειται να εκπροσωπούνται σε μια εταιρεία. Δείχνουν με μια ματιά ποιος είναι υπεύθυνος για τις διάφορες περιοχές ή τμήματα και πόσα επίπεδα υπάρχουν.

Ποιο οργανόγραμμα είναι κατάλληλο;

Ξεκινώντας από το PowerPoint 2007, υπάρχουν διάφοροι τύποι οργανικών γραφημάτων που διατίθενται στη συλλογή γραφικών SmartArt. Ακολουθεί μια σύντομη επισκόπηση των οποίων είναι ιδιαίτερα κατάλληλα.

• Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα κλασικό οργανόγραμμα, το γραφικό SmartArt που ονομάζεται ORGANIZATION CHART είναι το καλύτερο.
• Οι επιλογές HORIZONTAL ORGANIZATION CHART (από το PowerPoint 2010) και HORIZONTAL HIERARCHY είναι ιδιαίτερα κατάλληλες εάν έχετε πολλά στοιχεία σε λίγα επίπεδα.
• Με την επιλογή LABELED HIERARCHY, τονίζετε επίσης το επίπεδο στο οποίο ανήκετε.

Πώς να δημιουργήσετε το οργανόγραμμα

• Στην καρτέλα INSERT, στην ομάδα ILLUSTRATIONS, κάντε κλικ στο SMARTART.
• Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα HIERARCHY και επιλέξτε τη διάταξη οργανωτικού γραφήματος της επιλογής σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
• Κατά την εισαγωγή κειμένου, έχετε δύο επιλογές:
• Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα σχήματα στο γραφικό SmartArt και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενό σας.
• Στην περιοχή κειμένου στα αριστερά, κάντε κλικ στο [Κείμενο] και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το κείμενο. Στο γραφικό ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ SmartArt υπάρχουν ήδη σημεία για τον επικεφαλής του τμήματος, τον βοηθό και πολλούς υπαλλήλους:
  

Προσθέστε περισσότερα σχήματα στο οργανόγραμμα

• Κάντε κλικ σε ένα υπάρχον σχήμα που είναι πιο κοντά στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε το νέο σχήμα.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα SMART TOOLS / DESIGN στο βέλος πίσω (ή κάτω) της ΠΡΟΣΘΗΚΗΣ ΜΟΡΦΗΣ. Υπάρχουν πέντε επιλογές για να διαλέξετε.
• Η επιλογή ADD SHAPE AFTER δημιουργεί ένα σχήμα στο ίδιο επίπεδο με το επιλεγμένο σχήμα αλλά πίσω από αυτό.
• Με την ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΡΙΝ δημιουργείτε επίσης ένα σχήμα στο ίδιο επίπεδο με το επιλεγμένο σχήμα, αλλά μπροστά από αυτό.
• Κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΑΝΩ για να προσθέσετε ένα σχήμα ένα επίπεδο πάνω από το επιλεγμένο σχήμα.
• Κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΧΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΚΑΤΩ για να προσθέσετε ένα σχήμα ένα επίπεδο κάτω από το επιλεγμένο σχήμα.
• Για να δημιουργήσετε μια φόρμα οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΟΓΟΥ. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για διατάξεις οργανόγραμμα, όχι για διατάξεις ιεραρχίας, όπως π.χ. Β. ΕΤΙΚΕΤΙΚΗ ΙΕΡΑΡΧΙΑ.

Αλλάξτε τη διάταξη του οργανόγραμμα

Η τυπική διάταξη δεν εξοικονομεί πάντα χώρο. Στο παράδειγμα που φαίνεται εδώ, η διάταξη RIGHT-HANGING θα έκανε το οργανόγραμμα άσκοπα μακρύ. Οι επιλογές διάταξης STANDARD ή BOTH είναι πιο κατάλληλες, καθώς κατανέμουν τα στοιχεία με τρόπο που εξοικονομεί περισσότερο χώρο.

Για να αλλάξετε τη διάταξη:

• Κάντε κλικ στο σχήμα στο διάγραμμα org που θέλετε να εφαρμόσετε διαφορετική διάταξη. Στο παράδειγμα, το σχήμα στο κόκκινο πλαίσιο θα πρέπει να επιλεγεί για αυτό.
• Στην καρτέλα SMART TOOLS / DESIGN, στην ομάδα ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΓΡΑΦΙΚΩΝ, κάντε κλικ στο LAYOUT και ορίστε την επιλογή DEFAULT ή BOTH.